Ako určiť prioritu v zozname úloh?
Stanovenie priorít v zozname úloh si vyžaduje sústredenie sa na najdôležitejšie a najmenej dôležité.
Stanovenie priorít v zozname úloh si vyžaduje sústredenie sa na najdôležitejšie a najmenej dôležité. Je to užitočná zručnosť, či už doma alebo v kancelárii, pretože vám umožňuje zvládnuť činnosti čo najefektívnejšie a zabezpečí, aby sa venovala pozornosť predovšetkým urgentným alebo naliehavým záležitostiam. Ak po dokončení týchto úloh stále zostáva čas, môžete v zozname vyhľadať priority nižšej úrovne.
Časť 1 z 2: Príprava zoznamu priorít
- 1Vyberte formát zoznamu. Ako najradšej pripravujete zoznamy? Myslíte si, prednosť digitálny zoznam pomocou aplikácie, dokumentu textového procesora, alebo inú podobnú formátu? Alebo ste niekým, kto sa viac uspokojí s papierovým zoznamom, napríklad v denníku, poznámkovom bloku alebo na listoch papiera? Možno sa vám páči kombinácia oboch. Dôležité je, že formát za vás funguje tak, že si ho pozriete, použijete a budete sa naň pravidelne spoliehať.
- Formát zoznamu by mal obsahovať stĺpec s informáciami o tom, čo je potrebné urobiť, políčko s poznámkami a na konci začiarkavacie políčko pre slovo „hotovo“. Podľa potreby môžete zahrnúť ďalšie veci.
- Upozorňujeme, že digitálny zoznam môže byť jednoduchší, pretože rýchlejšie a jednoduchšie je meniť priority úloh podľa toho, ako sa menia priority, bez toho, aby ste museli prečiarknuť niektoré veci. Na druhej strane, prepísanie zoznamu rukou môže byť skvelým spôsobom koordinácie medzi ľuďmi, ktorý vám pomôže jasne sa na veci sústrediť a lepšie si ich zapamätať. Naozaj je to na vašom preferovanom spôsobe vytvárania zoznamov.
- 2Vyberte úrovne priority. Je to pomerne základné a rozdelenie bude závisieť od toho, na aké úlohy sa zameriavate, či už sa jedná o pracovisko, domáci život, štúdium alebo spoločenské / športové / hobby / klubové záležitosti. Rozpis by mal pozostávať z niečoho ako:
- Najvyššia priorita (bude vykonané v priebehu najbližších niekoľkých hodín alebo dní); rozdeliť na urgentné / dôležité, polo urgentné / dôležité a trochu urgentné / dôležité.
- Stredná priorita (bude vykonané v priebehu najbližších dní alebo týždňov); rozdeliť na naliehavé / nevyhnutné, vyžaduje dokončenie, ale môže čakať a trochu naliehavé / nevyhnutné.
- Nízka priorita (bude vykonané v priebehu najbližších niekoľkých týždňov alebo mesiacov); rozdeliť na
- Najnižšia priorita (treba urobiť nejaký čas, ale nie je to nič veľké, ak to počká niekoľko týždňov alebo dokonca mesiacov).
- Pekné, ale nie nevyhnutné: Veci, ktoré by ste chceli robiť, ale ktoré môžu čakať veľmi dlho, kým nezostane voľný čas. Napríklad vypratanie kartotéky, zmena usporiadania šatníka alebo rozpredanie starej zbierky platní.
- Pomocou číslovania udržujte zoznam úloh v poriadku.
- 3Použite farbu. Farba vám pomôže rýchlo zistiť, čo je najdôležitejšie a čo je potrebné vyriešiť ako prvé. Môžete si zvoliť vlastný farebný rozsah, ale odporúča sa mať farby, ktoré znamenajú úroveň priority. Farbu je možné pridať zvýraznením pomocou rôznych farieb pera, pomocou kariet farieb alebo poznámok, farebným podčiarknutím, zmenou farby písma atď. Budete musieť zosúladiť techniku s typom zoznamu, ktorý udržiavate.
- Napríklad: Žltá žltá je prioritou jedna; oranžová je priorita dva; červená je priorita tri; fialová je priorita štyri; a modrá je najnižšia priorita. Môžete si vybrať farby, ktoré vám najviac vyhovujú, a môžete ich mať toľko alebo toľko, koľko potrebujete.
Ak po dokončení týchto úloh stále zostáva čas, môžete v zozname vyhľadať priority nižšej úrovne. - 4Naučte sa usporiadať zoznam, keď sú úlohy hotové a blížia sa termíny. Každý deň znova určte prioritu toho, čo je na zozname, aby ste zabezpečili, že najdôležitejšie záležitosti budú vždy na vrchole a budú dokončené ako prvé. To si vyžaduje vyhradiť si päť minút na začiatku dňa, aby ste sa sústredili na tento aspekt. Bude to dobre strávených päť minút, aby ste sa uistili, že ste na správnej ceste a sústredili sa na úlohy, na ktorých záleží.
- 5Nechajte sa viesť zoznamom úloh. Zoznam si nerobte a potom ho zastrčte do vrecka alebo na dno tašky. Využite to a vykonajte jeho vedenie. Celkom vám uľahčí deň a po odbavení splnených úloh vám poskytne pocit spokojnosti a dobrých výsledkov.
Časť 2 z 2: stanovenie priorít
- 1Naučte sa, ako určiť, čo je priorita a čo nie. Môže to znieť zjavne, ale keď žonglujete s mnohými úlohami, môže sa z toho občas stať výzva, najmä ak sa sústredíte na skupinu rôznych vecí vo vašom živote, ako je práca, domáci život a štúdium. Je to však možné s trochou zamerania a zmyslom pre detail.
- 2Zamerajte sa najskôr na veci, ktoré spôsobia problémy alebo nežiaduce dôsledky, ak nebudú ponechané. Zvážte, čo sa stane, ak úloha nebude dokončená do určitého času, napríklad zmeškanie práce alebo termíny štúdia alebo to, že nebudete mať večerné jedlo.
- Napríklad ak máte doma problém s inštalatérstvom, stane sa prioritou vyhnúť sa premočeniu vášho domu - môže to mať dokonca prednosť pred pracovným termínom, pretože namočený dom je drahý, časovo náročný a deštruktívny, zatiaľ čo oneskorený pracovný termín možno zvyčajne vysvetliť z hľadiska tejto núdzovej situácie.
- 3Berte do úvahy očakávania iných ľudí. Je to dôležité tam, kde sa na vaše podklady spoliehajú ostatní, napríklad váš šéf, vaši spolupracovníci, vaši kamaráti zo skupiny alebo vaša rodina. Najmä v práci musíte zistiť, aké očakávania majú ostatní prispievajúci k vašej práci v termínoch; môže existovať jeden jediný termín na dokončenie diela, ale veľa dočasných lehôt, aby sa zabezpečilo, že všetci spolupracovníci túto záležitosť uvidia a budú na nej pracovať. Toto je potrebné zahrnúť do vášho uvažovania o stanovení priorít.
Som vlastník malej firmy. Ako zistím, ktoré veci sú najdôležitejšie a ako ich potom stanovím podľa priorít? - 4Naučte sa meniť priority pri zmene okolností. To, čo bolo urgentné včera, môže byť nahradené niečím oveľa urgentnejším dnes. Naučte sa degradovať položky, ktoré sa zmenami okolností stávajú menej dôležitými, a posúvať veci, ktoré sa z rovnakého dôvodu stali dôležitejšími. Zmena usporiadania zoznamu musí byť pravidelná úloha, aby sa zabezpečilo, že priority sú vždy v čo najužitočnejšom poradí.
- 5Nájdite si čas na veci, ktoré nie sú dôležité, ale ktoré by ste chceli dokončiť. Život nie je iba naliehavosť a rýchlosť. Musí byť čas aj na ďalšie veci, na ktorých záleží; určite občas obehni tých, keď ostatné veci nerozžuvajú tvoj drahocenný čas.
- Pomocou odrážok alebo čísel udržujte položky oddelené, a nie miliónkrát používajte čiarky a slovo. Týmto spôsobom môžete ľahko pozrieť dole a zistiť, koľko vecí vám ešte zostáva.
- Udržujte zoznam čistý. Ak sa vám páči, vložte ho do chrániča plachty, aby zostal bez rozliatia alebo škvŕn. Nepoužívajte tento zoznam na doodle a na napísanie poznámky, ktorú pošlete svojmu priateľovi.
- Ak si chcete všimnúť vrchnú položku, umiestnite okolo nej hviezdičky, ale nedávajte toľko na to, aby ste nedokázali prečítať svoj text alebo aby vás pozornosť upútala na vaše sviatočné logá, ktoré zodpovedajú vašim úlohám.
Upozorňujeme, že digitálny zoznam môže byť jednoduchší, pretože rýchlejšie a jednoduchšie je meniť priority úloh podľa toho, ako sa menia priority, bez toho, aby ste museli prečiarknuť niektoré veci. - Neškrtajte veci tak tmavo, aby ste ich po prečítaní nedokázali prečítať. Nikdy neviete, kedy sa budete musieť vrátiť a niečo zopakovať. Namiesto toho za každú položku vložte malú škatuľku a po dokončení začiarknite políčko alebo znak X.
- Vedúci pracoviska a zamestnávatelia všeobecne radi vedia, že ste zruční v určovaní priorít vecí, ktoré musíte urobiť. Ukazuje im to, že ste kompetentní a schopní prísť na to, na čom záleží najviac. V skutočnosti vás môže požiadať, aby ste vysvetlili stanovenie priorít v scenári pohovoru.
Prečítajte si tiež: Ako rýchlo nájsť nesprávne umiestnený objekt?
Otázky a odpovede
- Som vlastník malej firmy. Ako zistím, ktoré veci sú najdôležitejšie a ako ich potom stanovím podľa priorít?Popremýšľajte nad výhodami plynúcimi z vykonávania vecí a následkami toho, že ich nebudete robiť okamžite. Ktorýkoľvek z nich má najlepšie výhody / najhoršie následky, je najdôležitejší a mal by sa uprednostniť.
Súvisiace články
