Ako zorganizovať a vyčistiť expresný adresár programu Outlook?

Otvorte expresný adresár programu Outlook kliknutím na ikonu adresára — Začnime; otvorte expresný adresár programu Outlook kliknutím na ikonu adresára.

Mnoho adresárov je celkom neorganizovaných s adresami, ktoré sa nikdy nepoužívajú, e -mailovými adresami v stĺpci „Mená“, nesprávne napísanými menami, nekapitalizovanými menami a duplicitnými adresami alebo menami. Poznáte tu svoj adresár?

Kroky

1

Začnime; otvorte expresný adresár programu Outlook kliknutím na ikonu adresára.
2

Prezrite si zoznam a nájdite všetky e -mailové adresy, ktoré už nie sú potrebné, <vyberte> ich ľavým tlačidlom myši a potom kliknite na ikonu <delete>. Alternatívnym spôsobom <Pravá myš> kliknite na všetky nepoužívané adresy a v rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť <Odstrániť>. Opakujte, kým nezmiznú všetky nepoužívané adresy.
3

Znova skontrolujte zoznam e -mailových adries a nájdite takú, kde sa e -mailová adresa zobrazuje v poli „názov“ (stĺpček). Dvakrát kliknite na danú e -mailovú adresu a otvorí sa okno „Vlastnosti“. Všimnite si niekoľkých kariet v hornej časti, začínajúc „Súhrnom‿, potom“ Menom‿ a „Domov‿. Kliknite na kartu <Name> a v nasledujúcom okne si všimnite, že pole„Meno “je už v režime úprav, začnite písať v tom políčku s veľkým písmenom a iba ostatné krstné meno, nie priezvisko. Potom kliknite do poľa „Priezvisko‿ (alebo dvakrát na kartu, aby sa tam zobrazil blikajúci kurzor) a zadajte tam priezvisko kontaktu. E -mailová adresa zostane v e -mailovom poli. Po správnom zadaní mien kliknite na tlačidlo OK
4

Opakujte pre každú e -mailovú adresu, ktorá sa zobrazí v poli s menom. Teraz vyhľadajte všetky záznamy, v ktorých môže byť iba jedno meno, či už priezvisko alebo krstné meno, alebo nesprávne napísané alebo nekapitalizované. Dvakrát kliknite na každú z nich a upravte ich, ako je uvedené vyššie, kým váš adresár nevyzerá trochu profesionálnejšie.
5

Teraz, aby sme si to trochu viac zorganizovali, povedzme, že máte v adresári nejaké mená, ktoré používate veľmi zriedka, ale napriek tomu si ich chcete ponechať. Iným príkladom môžu byť niektoré kontakty z klubu, zboru alebo z práce, ktoré zaberajú miesto vo vašom adresári a málokedy ich používate. Tu je postup, ako ich zoskupiť do samostatných priečinkov.
6

Otvorte adresár, kliknite myšou (vyberte) „zdieľané kontakty“, potom kliknite na nový> nový priečinok do poľa, ktoré sa zobrazí, zadajte vhodný názov pre skupinu e -mailov, ktoré chcete uchovávať pohromade. Po dokončení kliknite na tlačidlo OK a všimnite si váš nový priečinok uvedený v ľavom paneli.
7

Najjednoduchší spôsob, ako dostať názvy do nového priečinka, je vybrať každé meno a pretiahnuť ich do nového priečinka jeden po druhom. Ak ste chceli názov, ktorý by ste chceli v oboch priečinkoch, podržte pri presúvaní a podržaní klávesu Ctrl ho skopírujte do nového priečinka.

Kým váš adresár nevyzerá trochu profesionálnejšie — Dvakrát kliknite na každú z nich a upravte ich, ako je uvedené vyššie, kým váš adresár nevyzerá trochu profesionálnejšie.

Tipy

Ak ste si našli čas na usporiadanie adresára, urobte si ďalšie dve minúty na „uloženie“ e -mailových adries na iné úložné médium, 3,5 -palcovú disketu, disk CD alebo na iné miesto na disku. Otvorte adresár a potom prejdite na < Súbor> <Export> <Adresár (WAB)...>, pomenujte svoj adresár niečo ako „Adresa Feb 2006“ a potom ho uložte na zvolené médium, kde bude v bezpečí, ak sa vám pokazí počítač alebo si kúpite nový počítač. toto pravidelne.

Prečítajte si tiež: Ako upraviť svoj spravodajský kanál na Facebooku?