Ako ukončiť list so žiadosťou?
Spôsob, akým ukončíte svoj list, závisí od účelu listu a od osoby, ktorej píšete.
Formálny list so žiadosťou môžete napísať z mnohých dôvodov, napríklad po tom, aby ste niekoho požiadali o peniaze alebo inú pomoc alebo aby požiadali o vykonanie konkrétnej akcie. Váš list by mal byť spravidla stručný - nie dlhší ako strana - a priamo a sebavedomo by mal vysvetliť, čo chcete. Spôsob, akým ukončíte svoj list, závisí od účelu listu a od osoby, ktorej píšete. Spravidla by ste zatvorili osobný list niekomu, koho poznáte, ležérnejšie, ako by ste zatvorili list napísaný na obchodné alebo profesionálne účely.
Metóda 1 z 2: zatvorenie osobného listu
- 1Pri formulovaní žiadosti použite zdvorilý jazyk. Osobným listom spravidla uvediete základné informácie o tom, prečo žiadosť podávate, a potom svoju požiadavku priamo uveďte. Fráza ako „chceli by ste“ alebo „mohli by ste“ dáva príjemcovi vedieť, že neberiete ako samozrejmosť, že splní vašu požiadavku.
- Môžete napríklad napísať „Boli by ste ochotní sprevádzať moju sestru vo finančnej zbierke, aby nemusela ísť sama?“
- 2Začnite nový odsek pre každú následnú žiadosť. Ak potrebujete odpoveď príjemcu do určitého dátumu alebo potrebujete, aby urobili čokoľvek iné, čo súvisí so žiadosťou, nechajte ju oddelenú od hlavnej žiadosti. To dáva príjemcovi vedieť, že následná žiadosť je podriadená hlavnej požiadavke.
- Ak chcete pokračovať v predchádzajúcom príklade, následnou požiadavkou môže byť „Boli by sme tiež vďační, keby ste boli ochotní ju na podujatie odviezť a následne priviesť späť domov.“
- 3Vopred ďakujeme príjemcovi za splnenie vašej požiadavky. Potom, čo uvediete svoju požiadavku, pripojte jednoduché vyhlásenie a poďakujte príjemcovi. Môžete tiež zahrnúť vetu o tom, koľko by pre vás ich pomoc znamenala.
- Môžete napríklad napísať „Vopred vám ďakujem, že ste nám tu pomohli. Znamenalo by to svet, keby sa moja sestra zúčastnila zbierky.“
Prednostne by ste svoju konkrétnu požiadavku zahrnuli do prvej vety svojho listu, nie na koniec listu. - 4Zahrňte všetky dodatočné informácie, ktoré môže príjemca potrebovať. Ak je potrebné žiadosť splniť konkrétnym spôsobom alebo v konkrétnom čase a na inom mieste, pokračujte a po poďakovaní zadajte tieto informácie. Môžete tiež uviesť kontaktné informácie, ak predpokladáte, že sa s vami príjemca bude chcieť najskôr porozprávať.
- Môžete napríklad napísať „Moja sestra by sa chcela dostať k finančnej zbierke aspoň o hodinu skôr, aby mohla hovoriť s organizátormi“.
Tip: Ak uvediete ďalšie informácie, môžete tiež pridať ďalší riadok, ktorý jednoducho hovorí „ešte raz ďakujem!“ To posilňuje, že odpoveď príjemcu neberiete ako samozrejmosť.
- 5Pred svoje meno pridajte bezplatnú uzávierku. Na osobné listy dobre funguje jednoduché zatváranie ako „S pozdravom váš“. V závislosti od toho, ako dobre poznáte príjemcu a povahu vášho vzťahu, si môžete vybrať niečo teplejšie, napríklad „Láska“ alebo „Láska vždy“.
- Po zatvorení zadajte čiarku a ponechajte dvojbodku na podpis. Potom zadajte svoje meno nižšie.
Metóda 2 z 2: ukončenie obchodného listu
- 1Do tela listu uveďte svoju konkrétnu požiadavku. Ak píšete list so žiadosťou z obchodných, profesionálnych alebo akademických dôvodov, vopred uveďte účel tohto listu. Prednostne by ste svoju konkrétnu požiadavku zahrnuli do prvej vety svojho listu, nie na koniec listu.
- Pretože ste svoju požiadavku uviedli konkrétne v prvej vete listu, nie je potrebné ju opakovať na konci listu.
- 2Ďakujem príjemcovi za čas a pozornosť. Začnite novým odsekom a potom napíšte jednu vetu s poďakovaním príjemcovi, že si našiel čas na prečítanie vášho listu a zváženie vašej žiadosti. Príjemca je pravdepodobne zaneprázdnený človek a jeho čas je cenný. Dajte im vedieť, že si ich vážite.
- Môžete napríklad napísať „Ďakujem, že ste si našli čas na zváženie mojej žiadosti. Naozaj si to vážim.“
Tip: Po poďakovaní príjemcovi za čas a pozornosť môžete v prípade potreby pridať aj ďalšie ospravedlnenie, napríklad „ospravedlňujem sa za nepríjemnosti“.
Pretože ste svoju požiadavku uviedli konkrétne v prvej vete listu, nie je potrebné ju opakovať na konci listu. - 3Dajte príjemcovi vedieť o akýchkoľvek termínoch. Ak potrebujete poznať odpoveď príjemcu do určitého dátumu, zadajte mu presný dátum a čas. V niektorých situáciách môže byť vhodné poskytnúť stručný dôvod, prečo je tento termín dôležitý.
- Môžete napríklad napísať „Ospravedlňujem sa za krátke oznámenie, ale potrebujem odpoveď do pondelka 22. apríla. V ten deň som si rezervoval let z mesta a budem preč 2 týždne.“
- 4Ak má príjemca akékoľvek otázky, uveďte kontaktné údaje. Poskytnite príjemcovi spôsob, ako sa s vami môže rýchlo spojiť, najmä ak potrebujete odpoveď do niekoľkých dní. Zaistite, aby vami poskytovaný kontaktný spôsob bol bežne dostupný počas bežných pracovných hodín.
- Môžete napríklad napísať „Ak máte nejaké otázky, neváhajte mi zavolať na číslo mojej práce, 222-123-4567.“
- 5Uzavrite formálnym a úctivým záverom. Záver ako „úprimne“ alebo „s úctou“ je vhodný pre list formálnej žiadosti napísaný z obchodného dôvodu. Po zatvorení zadajte čiarku a potom ponechajte dvojbodku na podpis. Pod medzeru zadajte svoj podpis.
- Ak sú potrebné ďalšie informácie, ako napríklad pracovné zaradenie alebo identifikačné číslo, uveďte ich v riadku priamo pod zadaným menom.
Osobným listom spravidla uvediete základné informácie o tom, prečo žiadosť podávate, a potom svoju požiadavku priamo uveďte.
- Pred vytlačením a podpisom list starostlivo upravte a skontrolujte. Akékoľvek chyby spôsobia, že budete pôsobiť nedbalo a môžu mať za následok, že vaša požiadavka nebude splnená.
- Vytvorte si kópiu listu a uschovajte si ho pre svoju evidenciu, aspoň dovtedy, kým sa záležitosť neskončí alebo kým nebude vaša žiadosť splnená.
- Ak plánujete odoslať list skôr e -mailom než tlačenou kópiou, formát je vo všeobecnosti úplne rovnaký. Nechali by ste miesto na svoj podpis, ale v skutočnosti ho nepodpisujte (pokiaľ nemáte súbor s digitálnym podpisom).
Prečítajte si tiež: Ako napísať osnovu príbehu?
