Ako si vybrať obchodný softvér?

Urobte si celkový obraz. Aké sú vaše dôvody pre nákup nového softvéru? Vytvorte si zoznam výziev, ktorým by mal softvér čeliť, a rozdeľte ho do dvoch kategórií; Potrebuje a chce. Váš zoznam potrieb by mal byť veľmi stručný a mal by obsahovať iba funkcie, ktoré sú nevyhnutné na to, aby softvér vo vašej spoločnosti fungoval. Váš zoznam želaní môže byť oveľa širší a funkcie by mali byť zoradené podľa dôležitosti, zahŕňajúce všetky možnosti, ktoré vám uľahčia život. Môžete napríklad potrebovať segmentovanú hlavnú knihu na sledovanie výkonnosti pre jednotlivé divízie, ale môže to byť len chcieť uzavrieť štvrťrok pre každú divíziu v oddelených časoch.

Určite svoj rozpočet. Vypočítajte si, koľko si môžete dovoliť minúť, vrátane nového potrebného hardvéru, implementácie a podpory v prvom roku. Náklady na softvér sú dôležité, ale rovnako dôležité je vedieť, aké budú vaše opakujúce sa náklady. Budete potrebovať niekoho na nastavenie nového hardvéru? Môžete používať všeobecnú účtovnú aplikáciu alebo budete potrebovať rozsiahle prispôsobenie? Poradenstvo a prispôsobenie databázy je spravidla 75€-150€ za hodinu v závislosti od platformy a skúseností konzultanta, takže čím ďalej v zozname želaní budete, tým drahšia bude implementácia softvéru.

Zúžte hracie pole. Keď budete mať k dispozícii zoznam potrieb a predbežný rozpočet, mali by ste byť schopní rýchlo odstrániť mnoho produktov na základe nedostatku funkcií alebo príliš vysokej ceny. Existuje veľa zoznamov stránok dostupné účtovné softvérové balíky a umožňujú vám vyhľadávať podľa funkcií alebo platformy. Mnoho z týchto stránok obsahuje aj informácie o cenách, takže je oveľa jednoduchšie rýchlo si zredukovať zoznam potenciálnych dodávateľov. Vyberte si 4-5 balení, ktoré vyzerajú ako vhodné, na základe faktorov, ako je špecializácia na podporu vašej veľkosti alebo typu podnikania, dlhovekosť, hĺbka produktového radu a šírka podpory produktu. Zamerajte sa na spoločnosti, ktoré jasne navrhujú výrobky jedným okom do budúcnosti. Je to zrejmé, ak stavajú produkty, ktoré sa dajú ľahko integrovať s inými softvérovými balíkmi, a používajú platformy a technológie, ktoré podporujú vedúci predstavitelia priemyslu. Vyberte si platformu, ktorá má širokú základňu používateľov (napríklad Microsoft Access alebo Visual Basic), aby ste vyhrali 'Nemáte problém nájsť zdroje, ktoré vám pomôžu udržať ho po ceste.

Zhodnoťte vlastnosti semifinalistov. Ktoré balíčky ponúkajú najviac funkcií z vášho zoznamu Wants? Aj keď teraz nie sú v rámci vášho rozpočtu, možno si budete môcť kúpiť doplnkové moduly po ceste. Aké vylepšenia produktu sú plánované? Sú to funkcie, ktoré budú pre vás užitočné a ako rýchlo budú dostupné? Často môžete pred oficiálnym vydaním vyjednať zľavu na ďalšie moduly.

Vyberte svojich finalistov. Väčšina softvérových spoločností vám umožní stiahnuť ukážky svojho softvéru alebo požiadať o ukážku na disku CD. To vám umožní zoznámiť sa s rozhraním a zistiť, ako fungujú niektoré z kľúčových funkcií. Hľadaj dobrý dizajn a jasne označené funkcie. Je ľahké zistiť, ako zadať objednávku? Môžete ľahko prepínať funkcie a umožňuje vám softvér flexibilitu pri vytváraní nových záznamov, alebo musíte dodržiavať prísny postup zadávania údajov? Toto je skutočný test, ktoré výrobky budú vhodné. Môžete vylúčiť výrobky, ktoré sú pre vašu firmu nedostatočne alebo nadmerne kvalifikované, a zúžte počet 2 alebo 3 produktov, s ktorými sa vám páči.

Získajte informácie od svojich interných používateľov. Ľudia, ktorí budú používať softvér, sú často vašim najlepším zdrojom pri rozhodovaní. Opýtajte sa svojho špecialistu na zadávanie objednávok na obmedzenia vášho súčasného systému; trvá fakturácia príliš dlho, čo má za následok zníženie produktivity? Aké ďalšie funkcie by chceli mať vaši interní používatelia? Ako ušetria čas a zvýšia ziskovosť? To rýchlo poukáže na akúkoľvek neefektívnosť vášho aktuálneho balíka a upozorní vás na funkcie, ktoré by ste v potenciálnych balíkoch mali hľadať. Navyše to má ďalšiu výhodu v urýchlení interného buy-inu, keď začnete implementovať svoj nový softvér. Zamestnanci budú oveľa vnímavejší k balíku, ktorý zlepšuje ich pracovný tok.

Vykonajte konečný výber. Predtým než to urobíte, uistite sa, že sa s výrobkom, ako aj s dodávateľom, cítite dobre. Ak je predajca príliš dotieravý alebo máte pocit, že vám nemôže poskytnúť potrebné informácie, nebojte sa požiadať o rozhovor s niekým iným. Je dôležité, aby ste sa so svojim rozhodnutím cítili dobre, pretože budete míňať peniaze a, čo je dôležitejšie, čas pri implementácii vášho nového softvéru.

Vyberte poskytovateľa implementačných služieb. Poskytovateľov služieb môžete nájsť prostredníctvom odporúčaní iných vlastníkov firiem a priateľov, najmä ak je vami zvolený balík napísaný v široko podporovanej databáze, ako je Microsoft Access. Aj keď je to tak, často je vhodné vyžiadať si od dodávateľa softvéru nejaké odporúčania. V mnohých prípadoch vám to môže ušetriť peniaze tým, že vás predstavím konzultantovi, ktorý je už oboznámený s produktom, ktorý ste si vybrali, a môže to skrátiť čas potrebný na uvedenie do prevádzky. Je dôležité spolupracovať s niekým, s kým môžete ľahko komunikovať, a stanoviť si očakávania a rozpočet na začiatku, aby sa náklady nevymkli spod kontroly.

Vykonajte záverečné vyhodnotenie. Skontrolujte informácie, ktoré ste dostali od predajcu a poskytovateľa implementačných služieb, aby ste sa uistili, že produkty, ktoré kupujete, zodpovedajú službám, ktoré ste naplánovali. To zaistí, že po prechode do fázy implementácie nebudú žiadne medzery, a poskytne vám šancu dokončiť počiatočné náklady a tiež každoročne projektovať svoje priebežné náklady na školenie, podporu a údržbu.