Ako uskutočniť výstupný pohovor?
Ak chcete dosiahnuť najlepšie výsledky, snažte sa vykonať výstupný pohovor počas posledných 2 dní ich zamestnania.
Keď zamestnanec opustí organizáciu, je dôležité vykonať výstupný pohovor. Pohovor dáva zamestnávateľovi príležitosť zistiť, prečo zamestnanec odchádza a čo je možné urobiť, aby sa zabránilo budúcim odchodom. Kľúčom k úspešnému výstupnému pohovoru je však vytvorenie príjemnej atmosféry, kladenie správnych otázok a používanie vhodnej reči tela.
Metóda 1 z 3: Vytvorenie príjemnej atmosféry
- 1Pohovor si naplánujte tesne pred odchodom zamestnanca. Najlepší čas na pohovor je hneď na konci času zamestnanca v spoločnosti. Ak chcete dosiahnuť najlepšie výsledky, snažte sa vykonať výstupný pohovor počas posledných 2 dní ich zamestnania.
- Vyhnete sa tak príliš skorému pohovoru, ktorý by mohol zamestnancovi spôsobiť nepohodlie, alebo príliš neskorému pohovoru, čo môže mať za následok polovičaté reakcie.
- 2Vyberte si na pohovor súkromné, osobné prostredie. Keď sa viacerí anketári opýtajú odchádzajúcich zamestnancov na otázky, môže v nich vyvolať pocit, že sú „zoskupení“. Choďte do uvoľneného, ale súkromného prostredia, kde sa zamestnanec bude cítiť príjemne a nie príliš odhalene.
- Na výstupný pohovor by napríklad veľmi dobre poslúžila napríklad konferenčná miestnosť s dobrým prirodzeným osvetlením a súkromím z okolitých hál.
- Ak sa pohovor vedie niekde, kde sa zamestnanec necíti byť úprimný k anketárovi, odpovede na otázky na pohovore nemusia byť úplne úprimné.
- Ak máte obavy z nepríjemnej alebo nepriateľskej interakcie, môžete zamestnancovi poskytnúť aj písomný dotazník, ktorý je potrebné vyplniť. Tento formát však môže byť v porovnaní s osobným rozhovorom interpretovaný ako chladný a bezstarostný.
- 3Pohovor nechajte viesť zástupcom HR alebo externým konzultantom. Môže sa zdať, že vedúci pohovoru odchádzajúceho zamestnanca by bol najlepšou voľbou na uskutočnenie pohovoru. Zamestnanec sa však nemusí so svojim nadriadeným cítiť úplne pohodlne, pretože môžu byť jedným z dôvodov, prečo v prvom rade odchádzajú.
- Zástupcovia ľudských zdrojov sú zvyčajne najvhodnejší na výstupné pohovory, pretože sa dokážu zamerať na problémy špecifické pre úlohu a veci, ktoré sú dôležité pre spoločnosť ako celok.
Keď zamestnanec opustí organizáciu, je dôležité vykonať výstupný pohovor. - 4Nezabudnite zamestnancovi vysvetliť účel výstupného pohovoru. Cieľom výstupného pohovoru je zistiť, či je dôvodom odchodu zamestnanca niečo, čo môže spoločnosť v budúcnosti napraviť. Ak zamestnanec pochopí, že pohovor má byť konštruktívny, bude ochotnejší úprimne sa podeliť o svoje myšlienky.
- Pripomeňte sebe a anketárovi (ak sú niekým iným), že účelom nie je pokúsiť sa zabrániť zamestnancovi opustiť spoločnosť.
- 5Vopred uveďte, že ich odpovede zostanú dôverné. Cieľom je, aby zamestnanec poskytol otvorenú a úprimnú spätnú väzbu o tom, ako si spoločnosť počína a čo je možné urobiť pre zlepšenie prostredia na pracovisku. Pripomenutie, že k ich odpovediam nebude pripojené ich meno, je najlepší spôsob, ako zaistiť, aby bol zamestnanec s anketárom úprimný.
- Tiež môže byť užitočné zopakovať tento bod niekoľkokrát počas pohovoru, len aby ste posilnili bod, že je pre nich v poriadku byť otvorený s anketárom.
- Zároveň upozornite, že akékoľvek informácie, ktoré zamestnanec poskytne, budú veľmi dôležité a spoločnosť to bude brať vážne pri zvažovaní, či potrebuje zmeniť nejaký aspekt svojho podnikania.
- 6Pravidelne im pripomínajte, že nie sú povinní odpovedať. Výstupné pohovory nie sú zo zákona povinné ani zamestnanci nie sú povinní sa ich zúčastniť, pokiaľ to nie je uvedené v ich zmluve. Navyše, ak zamestnanec odíde zo spoločnosti so zlými podmienkami, upozornenie, že nie je povinné odpovedať, ak nechce, pomôže predchádzať potenciálne nepriateľskému pohovoru.
Metóda 2 z 3: kladenie správnych otázok
- 1Zistite, prečo odchádzajú, ak sú ochotní sa podeliť. Toto je obzvlášť dôležité, ak je zamestnanec váženým členom vašej organizácie a nie je jasné, prečo zo zamestnania odchádza. Možno však nebudú chcieť zdieľať svoje dôvody, preto sa uistite, že je táto otázka položená veľmi zdvorilo.
- Napríklad, namiesto toho, aby ste povedali „Povedz mi, prečo to s nami vzdávaš“, sa ich opýtajte: „Cítite sa príjemne, keď sa podelíte o svoj dôvod odchodu?“
- 2Opýtajte sa, ako sa cítia, že s nimi spoločnosť a jej zamestnanci zaobchádzajú. Je pre vás dôležité zistiť, či pracovné prostredie vašej organizácie prispelo k rozhodnutiu zamestnanca odísť. Opýtajte sa, či majú pocit, že s nimi ich nadriadený zaobchádza spravodlivo, alebo sa im páčia ich zamestnanci.
- Dobrý spôsob, ako formulovať túto otázku, by mohol byť: „Ako sa cítite, že sa k vám správal váš nadriadený a vaši spolupracovníci? Bolo by niečo, v čom by ste si priali, aby sa líšilo?“
- Opýtajte sa zamestnanca, ako si myslia, že jeho spolupracovníci vnímajú ich odchod. Získate tak dobrý prehľad o tom, akú úlohu (ak vôbec) zohral pri ich odchode ich vzťah s ostatnými zamestnancami.
Na výstupný pohovor by napríklad veľmi dobre poslúžila napríklad konferenčná miestnosť s dobrým prirodzeným osvetlením a súkromím z okolitých hál. - 3Zistite, ako si myslia, že by sa pracovné podmienky dali zlepšiť. K tomu, že zamestnanec chcel odísť, mohli prispieť zlé pracovné podmienky, preto je dôležité to vedieť, aby ste predišli ďalším odchodom. Aj keď pracovné podmienky neovplyvnia odchádzajúceho zamestnanca, môžu mať dobré nápady, ako zlepšiť podmienky na pracovisku!
- Pristupujte k tejto otázke neutrálne. Namiesto otázky „Čo sa stalo s pracoviskom?“ namiesto toho sa opýtajte „Máte prehľad o tom, ako by sa dali zlepšiť podmienky na pracovisku?“
- Opýtajte sa ich, ako si myslia, že si spoločnosť celkovo počína. Pokúste sa získať čo najväčší prehľad, ktorý potom môžete použiť na zlepšenie svojej organizácie.
- 4Zistite, či majú pocit, že sú na svoju prácu dostatočne vyškolení. Zamestnanec môže odchádzať, pretože sa cítil zahltený prácou, ktorá sa od neho očakávala. Uistiť sa, že sa všetci vaši zamestnanci cítia pripravení na svoju prácu, je veľmi dobrý spôsob, ako zabrániť vysokej miere fluktuácie.
- Ak odpovedia, že sa necítia dostatočne vyškolení, opýtajte sa ich, aké konkrétne typy školení by im uľahčili výkon ich práce.
- 5Opýtajte sa zamestnanca, čo ho na jeho práci najviac baví. Je rovnako dôležité naučiť sa, čo vaša spoločnosť robí správne, ako aj to, čo robí organizácia zle. Pýtať sa na pozitívne skúsenosti zamestnanca je tiež dobrý spôsob, ako vniesť do výstupného pohovoru pozitivitu.
- Dobrý spôsob, ako formulovať túto otázku, by mohol byť: „Ktoré tri veci vás na práci tu najviac bavili?“
- 6Vyhnite sa cielenému alebo negatívnemu kladeniu otázok o konkrétnych ľuďoch. Nielenže by tento typ otázok spôsobil, že výstupný pohovor bude negatívnejší; dalo by sa to chápať aj ako ohováranie. Niektoré príklady otázok, ktorým sa treba vyhnúť, sú:
- „Myslíš si, že by mal namiesto teba odísť niekto iný?“
- „Bol niekto, s kým si nenávidel spolupracovať?“
- „Aké najhoršie veci ste museli riešiť, keď ste tu pracovali?“
Metóda 3 z 3: používanie vhodnej reči tela
- 1Nezabudnite sa usmiať a nadviažte očný kontakt so zamestnancom. Pozerajte sa im do očí, ako rozprávajú, aj ako sa s nimi rozprávate. Vyhnite sa im však pohľadom, pretože im to môže spôsobiť nepohodlie alebo pocit, že sa ich pokúšate zastrašiť.
- Ak chcete dosiahnuť najlepšie výsledky, udržujte po väčšinu očného kontaktu očný kontakt, ale pravidelne žmurkajte a odvracajte zrak, aby ste sa na nich nemohli pozerať.
- Tým, udržiava očný kontakt a šťastný vystupovanie, necháš know zamestnancov, že máte záujem o to, čo majú na srdci, ktoré na ne bude cítiť pohodlnejšie o otvorení na vás.
Cieľom výstupného pohovoru je zistiť, či je dôvodom odchodu zamestnanca niečo, čo môže spoločnosť v budúcnosti napraviť. - 2Držte uvoľnený postoj, aby ste uvoľnili upokojujúcu atmosféru. Chrbát majte vystretý, ale nie stuhnutý a uvoľnite ramená. To bude klásť dôraz na to, aby ste sa vo svojom okolí cítili príjemne a rovnako by mal aj zamestnanec.
- To je obzvlášť dôležité, ak stojíte, pretože je oveľa jednoduchšie pôsobiť impozantne a rezervovane, ak stojíte s pevným držaním tela.
- 3Počas rozprávania sa zapájajte do kladných, empatických pohybov. Patria sem veci ako kývnutie hlavou, úsmev alebo dokonca smiech, keď je to vhodné. Tento druh pohybu signalizuje druhému človeku, že sa stotožňujete s jeho ťažkou situáciou a že sa okolo vás môže cítiť uvoľnene.
- Prikyvovanie je z týchto pohybov najefektívnejšie. Buďte opatrní, keď sa usmievate alebo smejete, pretože to môže byť interpretované ako nevhodná reakcia na čokoľvek, čo hovoria.
- 4Počas pohovoru venujte všetku pozornosť zamestnancovi. Vyhnite sa kontrole času, pozeraniu sa do zeme alebo robeniu niečoho iného, čím dávate najavo, že vás nezaujíma, čo hovorí. Zároveň sa vyhnite tomu, aby ste sa rozptyľovali od konverzácie, ktorú máte po ruke.
- Rozptyľovanie môže zahŕňať vyzdvihnutie niečoho, poklepanie na stôl alebo kontrolu telefónu počas pohovoru.
Prečítajte si tiež: Ako sa brániť proti verbálnej šikane?
