Ako urobiť hromadnú korešpondenciu?

Otvorte podokno úloh hromadnej korešpondencie. V primárnom dokumente ho kliknutím na tablu otvorte. Ak ho nevidíte, otvorte ponuku Nástroje a v zozname vyberte položku Hromadná korešpondencia.

Odpovedzte na otázky MS Office. Nástroj hromadnej korešpondencie v Office má niekoľko krokov navrhnutých tak, aby vám uľahčili život tým, že vaše súbory spoja šikovnejšie a presnejšie.

• Začnite tým, že mu poviete, aký druh dokumentu píšete. Kliknite na najvhodnejšie a potom kliknite na Ďalej.
• Povedzte mu, aký „počiatočný dokument“ (primárny dokument) chcete použiť. Ak ste dodržali tieto kroky, mali by ste byť schopní vybrať „použiť tento dokument“. Kliknite na Ďalej.

Vyberte súbor, ktorý chcete zlúčiť. Toto je údajový súbor, ktorý ste vytvorili predtým. Vyberte príslušný prepínač a kliknutím na Ďalej vyhľadajte súbor a pripojte ho k primárnemu dokumentu.

• Ak dávate prednosť použitiu adresára programu Outlook, kliknite na túto možnosť.

Vyberte, ktoré údaje chcete použiť. Office vám umožňuje ľubovoľne vyberať alebo odznačovať riadky informácií. To vám umožní vybrať si, ktoré položky informácií v dátovom súbore chcete zlúčiť do primárneho dokumentu, takže údajový súbor bude časom užitočnejší, pretože ho budete používať na rôzne veci. Keď ste spokojní, kliknite na Ďalej.

• Údaje je možné triediť kliknutím na hlavičky každého stĺpca. To môže byť užitočné, ak potrebujete rýchlo vyhľadať veľa informácií.

Vložte dátové polia. Na ďalšej strane panela úloh sa zobrazí výzva na napísanie dokumentu, ak ste to ešte neurobili, a zobrazí sa vám množstvo možností na vloženie údajov zo súboru do dokumentu.

• Vložiť údajové pole umiestnením kurzora na miesto, kam pôjde, a kliknutím na príslušné tlačidlo na paneli úloh ho tam vložiť.
  • Chybne umiestnené alebo duplicitné údajové polia môžete odstrániť stlačením klávesu Delete, rovnako ako obyčajné písmeno alebo číslo.
• Tieto prednastavené voľby sa mení len nepatrne založený na tom, aký typ dokumentu, ktorý povedal, Office ste písali. Office sa všemožne snaží vyplniť príslušné informácie z údajov, ktoré im poskytnete. Ak napríklad píšete obchodný list vo formulári, môže sa vám zobraziť možnosť vložiť blok s adresou, ktorý obsahuje krstné meno a priezvisko každého príjemcu a prehľadne usporiadané do niekoľkých riadkov.
  • Niektoré z prednastavených možností vám otvoria ďalšie okná na vyplnenie príslušných informácií. Všetky sú viac -menej jednoduché a ľahko zrozumiteľné.
  • Ak používate predvoľbu a zdá sa, že nemôže nájsť správne informácie, kliknutím na tlačidlo s názvom „Zodpovedajúce polia“ naučíte program, ktoré názvy vašich polí zodpovedajú jeho štandardným názvom. Môžete mu napríklad ukázať, že by mal vo vašom dátovom súbore používať kategóriu „Priezvisko“ na vyplnenie údajov „Priezvisko“ do bloku adresy.
• Ak chcete použiť svoje vlastné polia, kliknite na položku „Ďalšie možnosti“. Budete môcť vidieť názvy, ktoré ste dali každému stĺpcu, a namiesto toho ich použiť.

Skontrolujte svoje listy. Hromadná korešpondencia nezobrazí konkrétne informácie v poliach, ktoré použijete na svoj primárny dokument, kým ho nevytlačíte, ale Office ponúka funkciu ukážky, ktorá vám umožňuje skontrolovať a uistiť sa, že sa informácie zobrazujú správne podľa toho, ako ste umiestnili polia vo vašom dokumente. Pokojne ho používajte, kým nebudete spokojní, že je všetko v poriadku.

Dokončite zlúčenie. Záverečná obrazovka podokna úloh hromadnej korešpondencie vás informuje, že je všetko na svojom mieste, a je pripravená na tlač dokumentov. Na vytlačený dokument sa zobrazí jedna sada informácií a program vytlačí toľko kópií, koľko je sady informácií.

• Ak chcete vykonať konkrétne úpravy konkrétnych písmen, môžete to urobiť aj z tejto obrazovky na paneli úloh najskôr kliknutím na položku „Upraviť jednotlivé písmena“.

Vytvorte databázu. V OpenOffice.org je pre hromadnú korešpondenciu vždy potrebný databázový súbor; údaje však môžete najskôr vytvoriť v tabuľke.

• V primárnom dokumente otvorte ponuku Súbor a zvoľte vytvoriť nový databázový súbor.
• V zobrazenom okne vyberte možnosť „pripojiť sa k existujúcej databáze“. V rozbaľovacej ponuke vyberte položku „Tabuľka“ a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.
• Na ďalšej obrazovke nasmerujte OpenOffice.org na tabuľkový súbor, ktorý chcete použiť. Začiarknutím políčka pod umiestnením súboru sa môžete rozhodnúť, či chcete databázu chrániť heslom. Keď ste pripravení, kliknite na Ďalej.
• Na tejto obrazovke vyberte, či chcete neskôr zaregistrovať databázu, aby ste k nej mali ľahší prístup, a rozhodnite sa, či chcete databázový súbor otvoriť alebo nie, aby ste ho mohli hneď upraviť. (Pravdepodobne nebudete musieť, ak ste práve vytvorili tabuľkový súbor.) Kliknutím na Dokončiť uložíte databázu.
  • Uistite sa, že dáte databáze názov, ktorý si ľahko zapamätáte.

Vložte svoje polia. Teraz, keď ste prepojili svoje informácie s databázou, ktorej dokáže porozumieť server OpenOffice.org, je jednoduché túto databázu použiť na zlučovanie pošty, pokiaľ viete, kde hľadať.

• V ponuke Vložiť vyberte z podmenu položku „polia“ a potom „ďalšie...“. Alternatívne môžete zadať príkaz Ctrl-F2.
• V zobrazenom okne kliknite na kartu „databáza“.
• Kliknite na tlačidlo Prehľadávať v pravej dolnej časti okna a vyhľadajte databázový súbor, ktorý ste práve vytvorili.
  • Hneď ako vyberiete svoju databázu, zobrazí sa v zozname s názvom „výber databázy“ na pravej strane okna.
• V zozname „typ“ na ľavej strane okna vyberte „polia hromadnej korešpondencie“.
• Kliknite na znamienko + vedľa vašej databázy a pod ňou by sa mal objaviť tabuľkový súbor. Kliknite na + vedľa toho a zobrazia sa názvy polí, ktoré ste vybrali pri vytváraní tabuľky.
• Vyberte pole, ktoré chcete vložiť, a kliknutím na položku Vložiť umiestnite pole do primárneho dokumentu.
  • Pred vložením umiestnite kurzor na miesto, kam chcete vložiť pole, inak ho budete musieť vystrihnúť a vložiť, aby ste ho presunuli na správne miesto.
  • Rovnako ako v Office, s textovými poľami sa vo vašom primárnom dokumente zaobchádza ako s alfanumerickými znakmi. Môžete ich presunúť medzerníkom a odstrániť ich klávesom Delete.