Ako organizovať e -maily?

Odhláste sa z odberu upozornení zo sociálnych médií, bulletinov a propagačných e -mailov, ktoré už nechcete vidieť. Vďaka tomu sa vám mnohé e -maily, ktoré čoskoro odstránite, nebudú vracať. Kandidátmi na to sú oznámenia a/alebo weby ako Facebook, Twitter a Google+, ako aj propagácie z obchodov, ktoré už nenavštevujete.

• Ak sa chcete z odberu e -mailu odhlásiť, otvorte ho kliknutím na neho. Posuňte zobrazenie nadol a vyhľadajte riadok odkazov, ktoré sú sivé a podčiarknuté.
• Kliknite na odkaz „Odhlásiť sa z odberu“. Odkazom sa otvorí nová stránka, ktorá vás buď upozorní na to, že vašej žiadosti bolo vyhovené, alebo bude od vás vyžadovať ďalšie kroky na potvrdenie vášho úmyslu zrušiť odber.

Vymažte priečinok so spamom. Spamové správy sú v podstate nevyžiadaná pošta, nevyžiadané správy, ktoré vás ľudia rozosielajú, aby vás prinútili poskytnúť im svoje osobné informácie alebo vás prinútili kliknúť na odkaz, ktorý môže do vášho počítača nahrať škodlivý softvér. Ak sa niektoré z týchto správ dostali do vašej doručenej pošty, je dôležité ich odstrániť.

• Ak vo svojej doručenej pošte nájdete e -mail, ktorý podľa vás predstavuje zjavne nevyžiadanú poštu, namiesto toho, aby ste sa pokúsili zrušiť odber, kliknite na položku „Nahlásiť spam“ v hornej časti stránky. E -mail sa tým automaticky presunie do priečinka so spamom. Vykonajte rýchle vyhľadávanie zadaním e -mailovej adresy odosielateľa, aby ste zistili, či sa ďalšie spamové správy dostali do vašej doručenej pošty a je potrebné ich nahlásiť.
• E -maily identifikované alebo nahlásené ako spam sú umiestnené v samostatnom priečinku s názvom Spam alebo Nevyžiadaná pošta. Ak chcete vymazať celý priečinok so spamom, vyberte všetky správy buď kliknutím na začiarkavacie políčko nad prvým e -mailom, alebo kliknutím na odkaz „Skontrolovať všetko“ a potom kliknite na položku „Odstrániť“. V závislosti od vášho poskytovateľa e -mailu sa vám môže zobraziť aj odkaz „Odstrániť všetky správy“.

Odstráňte e -maily, ktoré už nepotrebujete. Obvykle je možné odstrániť čokoľvek, čo ste vykonali po dobu 30 dní alebo s čím nemáte žiadne dôležité informácie. Môže to byť trochu časovo náročné, pretože budete musieť pomaly prezerať svoju doručenú poštu a odstraňovať e-maily jednotlivo, ktoré spĺňajú tieto kritériá. Môžete to však urobiť rýchlo a jednoducho odstránením niekoľkých súvisiacich e -mailov naraz.

• Niekoľko e -mailov naraz môžete izolovať zadaním mena odosielateľa do vyhľadávacieho panela. Rozbaľovacie tlačidlo vyhľadajte v blízkosti pravého okraja panela vyhľadávania a kliknite naň. Ak je vašim e -mailovým programom Outlook, pravdepodobne budete musieť kurzor vložiť do poľa, ako keby ste chceli niečo napísať, kliknutím na vyhľadávacie pole.
• Kliknite na odkaz pre možnosti „rozšíreného vyhľadávania“ a zadajte spôsob hľadania. Vyberte možnosť vyhľadávania iba podľa odosielateľa. Najlepšie výsledky dosiahnete skopírovaním a prilepením e -mailovej adresy odosielateľa. Tým sa izolujú e -maily, ktoré sa presne zhodujú.
• V závislosti od toho, ktorý e -mailový program používate, kliknutím na možnosť vyberte všetky a potom kliknite na položku „Odstrániť“.
• Táto metóda izolácie bude fungovať dobre na odstránenie e -mailov od odosielateľov, od ktorých ste sa odhlásili.

Odošlite správy, ktoré chcete zachovať. E -maily, ktorých sa možno budete chcieť držať, budú obsahovať neprečítané správy, v súvislosti s ktorými ste ešte nemali vykonať akciu, propagačné e -maily, ktoré radi dostávate, záznamy o nedávnych nákupoch alebo korešpondenciu o dôležitej záležitosti. Vedieť, kam by mala každá správa smerovať, by nemalo byť ťažké, pretože už máte vytvorené nové priečinky.

• Presunutie správy z priečinka doručenej pošty do priečinka nie je rovnaké pre všetkých poskytovateľov e -mailu, ale rovnaký základný postup môže platiť pre väčšinu.
• Vyberte správu, ktorú chcete presunúť, buď kliknutím na začiarkavacie políčko vedľa nej, alebo priamo kliknutím na správu.
• Potom sa pozrite pozdĺž panela na ľavej strane priečinka doručenej pošty alebo pozdĺž pásky v hornej časti priečinka doručenej pošty; mala by sa vám zobraziť karta „Priečinky“ alebo karta „Presunúť do“. Kliknite na ňu a potom v rozbaľovacom poli vyberte názov priečinka, do ktorého chcete odoslať správu.

Presuňte niekoľko e -mailov naraz do nového priečinka. Presúvanie e -mailov do nových priečinkov jeden po druhom môže byť skľučujúca úloha. Proces môžete zjednodušiť izolovaním niekoľkých súvisiacich e -mailov na odoslanie do priečinka naraz.

• Ak ste dostali niekoľko e -mailov od toho istého odosielateľa, môžete do vyhľadávacieho poľa napísať meno odosielateľa a zobraziť iba tieto konkrétne e -maily. Ak chcete presunúť všetky svoje e -mailové potvrdenky do konkrétneho priečinka, vykonajte všeobecné hľadanie slova „príjem“, aby sa zobrazili všetky správy obsahujúce daný výraz. Alebo ak chcete uložiť propagačné e -maily z vášho obľúbeného obchodu, zadajte do vyhľadávacieho poľa názov obchodu a kliknite na tlačidlo Hľadať.
• Keď sú súvisiace správy oddelené od zvyšku vašej doručenej pošty, môžete začiarknuť políčko alebo odkaz na položku „Vybrať všetko“, kliknúť na kartu „Presunúť do“ a potom kliknúť na názov priečinka, do ktorého chcete správy odoslať obsadiť.
• Ak nemôžete súvisiace e -maily izolovať vo vyhľadávaní, rolujte v doručenej pošte a vyberte súvisiace e -maily jednotlivo. Kliknutím na začiarkavacie políčko pri každej správe ju vyberte. Ak vedľa správy nie je začiarkavacie políčko, zvýraznite ju kliknutím na prvú správu, ktorú chcete vybrať. Ak chcete vybrať ďalšie správy, kliknite na ne a súčasne podržte stlačené tlačidlo Control (ak ste na počítači so systémom Windows) alebo tlačidlo Command (ak na počítači Mac).

Vykonajte akciu voči zostávajúcim e -mailom. Ak ste odoslali preč e -maily, ktoré ste už spracovali, ale ktoré ste si potrebovali uchovať, a vymazané e -maily, ktoré už neboli dôležité, mali by vám zostať e -maily, ktoré nie sú staršie ako 30 dní a napriek tomu si zaslúžia odpoveď alebo akciu z vašej strany. Ak je vašim cieľom organizácie doručenej pošty prázdna doručená pošta, pokračujte v odpovedi alebo odpovedaní na tieto e -maily a potom ich uložte alebo odstráňte. Ak ste spokojní s tým, že vám e -maily zostali v doručenej pošte, nechajte ich odložiť. Uistite sa však, že na ne odpoviete včas, najneskôr do 30 dní od ich prijatia.

Konsolidujte samostatné e -mailové adresy. Ak sa vám nedarí držať krok so správami z niekoľkých e -mailových adries, zlúčenie týchto e -mailových adries môže byť pre vás tou najlepšou možnosťou. Nebudete musieť aktualizovať účty s novou adresou ani hovoriť o tejto zmene priateľom, rodine alebo klientom. Aj keď sa už nebudete prihlasovať na starú e -mailovú adresu, bude stále aktívna a vaše správy budú jednoducho presmerované na adresu, ktorú chcete použiť.

• Väčšina poskytovateľov e -mailov vám umožní pridať až päť samostatných e -mailových účtov. Ak ich máte viac ako päť, môžete si nechať posielať e -maily zo svojej starej e -mailovej adresy na preferovanú adresu.
• Tento základný proces konsolidácie samostatných e -mailových adries je možné použiť pre väčšinu poskytovateľov e -mailov. Kliknite na „Nastavenia“, potom na „Účty“ a potom na „Pridať účet “. Zadajte e -mailovú adresu, ktorú chcete konsolidovať vo svojom účte, a potom kliknite na tlačidlo „Ďalej“.
• Váš poskytovateľ e -mailu spracuje vaše informácie a potom automaticky vyplní zostávajúce informácie, ktoré potrebuje. Zadajte svoje heslo a potom kliknite na „Ďalej“ alebo „Pridať“ a pripojte svoju e -mailovú adresu.
• Ak je úspešný, máte hotovo. Ak nie, môže sa vám zobraziť výzva, aby ste to skúsili znova podľa pokynov na obrazovke, alebo sa budete musieť pokúsiť manuálne pripojiť svoju e -mailovú adresu.
• Pošta iCloud vám bohužiaľ neumožňuje konsolidovať e -mailové adresy tretích strán.

Na správu budúcich prichádzajúcich správ použite filtre alebo pravidlá. Udržiavanie poriadku v priečinku doručenej pošty sa môže ľahko stať časovo náročným procesom, ak sa priečinok doručenej pošty rýchlo zaplní. Vytváranie filtrov pre prichádzajúce správy zautomatizuje organizačné úsilie, pomôže vám udržať si organizovanú doručenú poštu a uvoľní vám čas na dôležitejšie úlohy. Proces nastavenia filtrov alebo pravidiel sa bude líšiť v závislosti od toho, ktorého poskytovateľa e -mailu používate.

Vytvorte filtre v gmaile. Ak chcete v Gmaile vytvoriť filter, kliknite na šípku nadol vo vyhľadávacom poli. Zobrazí sa menšie okno, ktoré vám umožní zadať konkrétne kritériá vyhľadávania pre e -mail, ktorý chcete filtrovať.

• Povedzme, že chcete filtrovať upozornenia zo servera Netflix, napíšte „Netflix“ alebo skopírujte a prilepte e -mailovú adresu Netflixu do zodpovedajúceho poľa. Potom vyberte akcie, ktoré má filter vykonať. Chcete, aby Gmail automaticky archivoval a označoval vaše správy z Netflixu? Ak je to tak, vyberte „Preskočiť doručenú poštu (archivovať ju)“ a „Použiť štítok. Potom kliknite na tlačidlo„Vytvoriť filter “.
• Môžete tiež filtrovať konkrétne e -maily priamym prístupom k e -mailu. Pokračujeme príkladom s e -mailmi Netflix, vyberte starý e -mail Netflix, kliknite na „Viac“ a potom na „Filtrovať správy ako tieto“. Znovu sa otvorí okno s kritériami filtra, ktoré vám umožní vyplniť príslušné informácie.

Vytvorte pravidlá v programe Outlook. V programe Outlook sú filtre identifikované ako pravidlá. Môžete vytvoriť pravidlá na automatické odosielanie prichádzajúcich e -mailov do konkrétneho priečinka alebo na vykonanie akcie, napríklad odstránenia určitých správ.

• Ak chcete vytvoriť nové pravidlo, otvorte program Microsoft Outlook, kliknite na kartu „Súbor“ a potom kliknite na položku „Spravovať pravidlá a upozornenia“. Zobrazí sa okno Sprievodca pravidlami, ktoré vás prevedie vytvorením nového pravidla.
• Vyberte podmienky, ktoré má e -mail spĺňať, aby sa uplatnilo pravidlo, alebo akcie, ktoré má aplikácia Outlook vykonať voči e -mailu, a potom kliknite na „Vytvoriť pravidlo“.

Vytvárajte filtre v pošte Yahoo! Ak chcete v službe Yahoo Mail vytvoriť filter, vyberte na paneli s nástrojmi vyššie položku „Možnosti“ a potom kliknite na položku „Možnosti pošty“. V kategórii „Filtre“ kliknite na tlačidlo „Pridať“ a vytvorte nový filter.

• Filter môžete označiť tak, že do poľa „Názov filtra“ zadáte, čo chcete, a potom do poľa „Odosielateľ: Obsahuje“ požadovanú e-mailovú adresu odosielateľa. Nezačiarknite políčko „Prípad zhody odosielateľa“, kvôli ktorému bude Yahoo Mail vo všeobecnosti používať filter.
• Môžete vybrať (alebo v prípade potreby vytvoriť) priečinok, do ktorého sa má správa automaticky odoslať, výberom „Potom doručiť e-mail do nasledujúceho priečinka“. Keď skončíte, kliknite na „Uložiť“.

Vytvorte pravidlá v iCloud. Pošta iCloud tiež používa na správu e -mailov namiesto filtrov pravidlá.

• Ak chcete vytvoriť nové pravidlo, zvoľte „Pošta“, potom „Predvoľby“ a potom „Pravidlá“. Kliknite na položku „Pridať pravidlo“ a potom vytvorte názov pravidla. Vyberte, či musí byť pravidlo, ktoré sa má použiť v správe, splnené jednu alebo všetky podmienky. Vyberte podmienky, ktoré má pravidlo mať, a potom zadajte požadované akcie. chcete, aby iCloud prijímal správy, ktoré tieto podmienky spĺňajú.
• Pridajte ďalšie akcie kliknutím na „Pridať“ alebo na znamienko plus (+). Ak chcete na správy použiť pravidlá, vyberte správu, kliknite na položku Správa a potom na položku Použiť pravidlá.

Vytvorte si pravidlá, ktoré môžete dodržiavať, aby boli vaše e -maily v poriadku. Možno ste už nastavili systémy na smerovanie e -mailov na archiváciu, ukladanie alebo odstraňovanie určitých e -mailov, ale stále musíte vykonať akciu v prípade archivovaných alebo odoslaných správ alebo správ, ktoré nemusia zodpovedať filtrom alebo pravidlám, ktoré ste vytvorili.

• Rozhodnite sa udržať svoj primárny cieľ. Ak bolo vašim cieľom prázdna doručená pošta alebo aspoň zobrazenie spodnej časti doručenej pošty, snažte sa, aby to každý dosiahol každý týždeň.
• Vyberte si deň v týždni, aby ste si prešli priečinok doručenej pošty a vyčistili ho.
• Začnite okamžite konať. Ak je e-mail citlivý na čas alebo naliehavý, je zrejmé, že si rýchlo zaslúži vašu odpoveď a pozornosť. Zvyknite si zaobchádzať s e-mailami, ktoré nie sú citlivé na čas, rovnako. Buď ihneď zareagujte, alebo urobte opatrenia, alebo to naplánujte do nasledujúceho dňa alebo dvoch.
• Rýchlo sa zbavte e -mailov, ktoré nevyžadujú akciu. Nastavte si každý deň čas na prehľad svojich nových správ. Odstráňte tie, ktoré sú nedôležité alebo nevyžadujú odpoveď.
• Vyberte si jeden deň v týždni na odosielanie e -mailov, ktoré je potrebné uchovávať. To závisí od toho, koľko e -mailov dostanete denne. Ak sa vám veci môžu vymknúť z rúk do niekoľkých dní, možno budete chcieť urobiť zvyk na konci každého dňa podávať e -maily.