Ako zlepšiť písanie súvisiace s prácou?
Nasledujúce kroky, ako vylepšiť písanie súvisiace s prácou, sa zaoberajú plánovaním písania firmy a vývojom vhodného štýlu.
Efektívna komunikácia je kľúčom k riadeniu firmy. Efektívne obchodné písanie vo forme listov, brožúr, tlačových správ, informačných bulletinov, blogových záznamov a obchodných správ pomáha zákazníkom pochopiť podstatu vášho podnikania a povzbudzuje ich k nákupu toho, čo predávate. Efektívne písanie súvisiace s prácou, vo forme zásad, postupov a poznámok, umožní vašim zamestnancom vedieť, aké sú ciele vašej spoločnosti a čo od nich očakávate, aby tieto ciele splnili. Nasledujúce kroky, ako vylepšiť písanie súvisiace s prácou, sa zaoberajú plánovaním písania firmy a vývojom vhodného štýlu.
Metóda 1 z 2: Plánovanie toho, čo píšete
- 1Naplánujte si, čo chcete povedať. Zvyčajne, pokiaľ nie je vyžadovaná okamžitá odpoveď na e-mail, máte čas premýšľať o tom, čo píšete a ako najlepšie povedať. Nájdite si čas a určte, čo máte povedať, a správne poradie, v ktorom to chcete povedať.
- 2Pochopte rozsah a štruktúru toho, čo píšete. Ak odpovedáte na písomnú žiadosť, z otázok v tejto žiadosti môžete zozbierať požiadavky na to, čo napísať. ak nie, môžete žiadateľa požiadať o vysvetlenie skôr, ako odpoviete. Pokiaľ ide o dlhšie časti, ako napríklad príručku zásad alebo obchodnú správu, môžete sa pozrieť na príklady predchádzajúcich dokumentov a zistiť, čo by malo a nemalo obsahovať a ako to sformulovať.
- Ak má vaše oddelenie sprievodcu štýlmi pre typy písania súvisiaceho s prácou, konzultujte ho s ním počas procesu plánovania a písania tak často, ako je to potrebné.
Keď sa zdokonalíte v písaní do práce, budete musieť svoju prácu prechádzať menej často. - 3Poznajte svoje publikum. Písanie pre riadiacich pracovníkov spoločnosti sa líši od písania pre zákazníkov a obe sa líšia od písania pre priameho nadriadeného alebo spolupracovníkov. Aj keď musíte neustále vytvárať profesionálny tón, každé publikum hľadá iné informácie a každé publikum prináša do svojho čítania iný rozsah znalostí a očakávaní.
- Pokúste sa riadiť stredným kurzom medzi tým, ako byť príliš tuhý a príliš ležérny v tom, ako píšete. Ak to obsah vašej správy umožňuje, môžete byť voči zákazníkom a spolupracovníkom neformálnejší, ale pri písaní pre vedúcich pracovníkov a akcionárov spoločnosti by ste mali byť formálnejší.
Metóda 2 z 2: písanie do práce
- 1Buď priamy. Písomným cieľom pre podnikateľské publikum, či už v spoločnosti alebo mimo nej, je jasne oznámiť vašu správu. Aj keď potrebujete zaujať obchodný tón, váš štýl by nemal prekážať vašej skutočnej správe.
- 2Buď stručný. Kým sa snažíte prísť na to, čo chcete povedať, môžete do svojho bodu napísať viac slov, ako potrebujete. Príliš veľa z týchto slov môže vášho čitateľa frustrovať, viesť ho k tomu, že vašu správu prelistuje alebo ju jednoducho ignoruje. Zatiaľ čo sa snažíte porozumieť tomu, čo chcete povedať svojim čitateľom, pokračujte a odložte slová tak, ako vás napadnú, potom sa vráťte a upravte, čo nepotrebujete. Pri úpravách je potrebné vyhľadávať niekoľko vecí:
- Klišé. Nadmerne používané frázy sa po chvíli ignorujú, čo vedie k vytváraniu nových fráz, ktoré sa naopak samy nadmerne používajú. Vyhnite sa klišé ako mor; vyberte si jasný a presný popis a snažte sa byť chytrý.
- Nadmerné používanie kvalifikácií. Ak použijete slová ako „veľa“, „väčšina“, „všeobecne“ alebo „veľmi“, nie je nič zlé, ale príliš často ich používanie oslabuje vplyv vášho písania. Niektoré slová nepotrebujú kvalifikáciu; mimo marketingovej kópie neexistuje žiadna výzva na „veľmi unikátne“ a dokonca to môžu urobiť aj obchodníci bez toho, aby to povedali.
- Skladové frázy. Rovnako ako v prípade kvalifikátorov, frázy ako „skutočnosť,“ „dôvod“, „vo svetle“ a „z dôvodu, že“ oslabujú vaše pracovné písanie, keď ich používate príliš často. Mnoho základných fráz môžete nahradiť jednoduchšími slovami, napríklad povedaním „môže“ namiesto „má schopnosť“, a dlhšiu frázu použite, iba ak chcete upozorniť na vetu.
- Nadbytočné slová. Niekedy sa spoja dve slová, ktoré znamenajú zhruba to isté, ako napríklad „nádeje a sny“, aby sa dosiahol väčší význam. Toto funguje pri miernom použití; väčšinou by ste však mali ponechať slovo, ktoré zodpovedá významu vašej vety, a odstrániť druhé.
Písanie pre vedúcich spoločností sa líši od písania pre zákazníkov a oba sa líšia od písania pre vášho bezprostredného šéfa alebo vašich spolupracovníkov. - 3Použite aktívny hlas. Aktívny hlas, v ktorom predmet vety predchádza silnému akčnému slovesu a za ktorým nasleduje predmet, je silnejší než pasívny hlas, v ktorom predmet prichádza ako posledný a predchádza mu forma „byť“ („am, "" sú, "" je, "" bolo, "" boli "). Porovnajte „Zásoby vzrástli o 42 bodov po víťazstve Packers v Super Bowle“ (aktívny hlas) s „Víťazstvo Packers v Super Bowle bolo zodpovedné za nárast akcií o 42 bodov“ (pasívny hlas).
- Niektoré pasívne hlasové frázy ako „Toto je“, „To znamená“, „Existuje“ a „Je to“ sú potrebné s odkazom na predchádzajúcu vetu.
- Je tiež možné nadužívať formy „byť“ a „mať“ bez toho, aby ste niečo formulovali pasívnym hlasom. Kontrast „Víťazstvo Packers 'Super Bowl malo pozitívny vplyv na ceny akcií“ s „Ceny akcií vzrástli potom, čo Packers vyhrali Super Bowl.“
- 4Nerobte slovesá a prídavné mená v podstatných menách. Používanie podstatných mien slov bežne používaných ako slovesá alebo prídavné mená spôsobí, že to, čo hovoríte, bude znieť abstraktnejšie a menej konkrétne. Túto formu písania je možné požadovať v niektorých akademických a vládnych prostrediach alebo pri oslovovaní vedúcich pracovníkov spoločností, ale nie vtedy, ak oslovujete svojich spolupracovníkov jasným a jednoznačným spôsobom.
- 5Používajte slová, ktorých význam poznáte, a používajte ich správne. Vaším cieľom je komunikovať zreteľne, nie na ľudí zapôsobiť slovami, ktoré môžu odviesť pozornosť od toho, čo sa pokúšate komunikovať. To je obzvlášť dôležité pri podávaní správ akcionárom spoločnosti alebo pri vydávaní pokynov zamestnancom spoločnosti.
Ak má vaše oddelenie sprievodcu štýlom pre typy písania súvisiacich s prácou, poraďte sa s ním počas plánovania a písania tak často, ako je to potrebné.
- Ak je to možné, pred odoslaním si nahlas prečítajte, čo ste napísali. Chyby často odhalíte jednoduchšie, keď ich budete počuť, a nie keď ich uvidíte.
- Na začiatku bude možno potrebné, aby ste si niekoľkokrát prečítali, čo ste napísali, a hľadali miesta, ktoré porušujú všetky kroky uvedené v časti „Písanie do práce“. Keď sa stanete lepším v písaní do práce, budete si musieť svoju prácu prepracovávať menej často.
- Ak váš sprievodca štýlom oddelenia alebo spoločnosti nesúhlasí s niektorým z tvrdení v tomto článku, riaďte sa tým, čo je vo vašom sprievodcovi štýlom. Tento článok bol napísaný s cieľom poskytnúť všeobecné rady a splniť konkrétne potreby vašej spoločnosti.
Prečítajte si tiež: Ako napísať knihu ako tínedžer?
