Ako archivovať dokumenty?
Ak viete, ako archivovať dokumenty, môžete uvoľniť miesto, aby váš počítač narábal s aktuálnymi dokumentmi efektívnejšie.
Archivácia je uchovávanie alebo uchovávanie informácií. Organizácie každý deň prevádzajú papierové dokumenty na digitálne, aby predĺžili životnosť dokumentov. To spolu s obrovským množstvom údajov, ktoré dnes generujú počítače, znamená, že archivácia dokumentov bude mať stále väčší význam. Ak viete, ako archivovať dokumenty, môžete uvoľniť miesto, aby váš počítač narábal s aktuálnymi dokumentmi efektívnejšie.
- 1Archivujte dokumenty v súbore zip. Súbory zip, obzvlášť užitočné pri dôležitých, ale zriedka potrebných súboroch, zmenšujú miesto, ktoré dokumenty zaberajú na vašom pevnom disku.
- Jednoducho zvýraznite súbory, ktoré chcete previesť do formátu zip.
- Kliknite pravým tlačidlom myši a potom zvoľte „Odoslať“.
- Súbory chcete odoslať do „komprimovaného priečinka (vo formáte ZIP)“.
- Dvojitým kliknutím na priečinok zip skontrolujte, či sa tam súbory skutočne nachádzajú. Ak sú, môžete pôvodné súbory odstrániť.
- 2Migrujte svoje dokumenty na samostatné úložné médium. Populárnymi možnosťami digitálnej archivácie sú externé páskové jednotky, externé pevné disky alebo flash disky.
- 3Zálohujte dokumenty na disk CD alebo DVD, ak máte rekordér diskov CD alebo DVD. Zálohy sú ďalším spôsobom archivácie, aj keď túto metódu pravdepodobne poznáte pod iným názvom - napaľovanie disku. Napríklad systém Windows používa na kopírovanie súborov na disky CD alebo DVD systém Live File System a Mastered (lepšie kompatibilné s inými zariadeniami).
- Vložte zapisovateľný disk CD alebo DVD do rekordéra diskov CD alebo DVD vo vašom počítači pre Live File System.
- Keď sa zobrazí dialógové okno, kliknite na položku „Napáliť súbory na dátový disk“.
- Pomenujte disk a kliknite na „Ďalej“.
- Počkajte, kým sa neobjaví prázdny priečinok. To znamená, že disk je naformátovaný a pripravený na kopírovanie súborov.
- Otvorte priečinok s dokumentmi, ktoré chcete archivovať, a presuňte súbory do prázdneho priečinka na disku.
- Pri formáte Mastered vložte zapisovateľný disk CD alebo DVD do rekordéra diskov CD alebo DVD v počítači.
- Keď sa zobrazí dialógové okno, kliknite na položku „Napáliť súbory na dátový disk“.
- Disk pomenujte a kliknite na „Zobraziť možnosti formátovania “.
- Vyberte „Zvládnuté“ a kliknite na „Ďalej“.
- Počkajte, kým sa neobjaví prázdny priečinok. To znamená, že disk je naformátovaný a pripravený na kopírovanie súborov.
- Otvorte priečinok s dokumentmi, ktoré chcete archivovať, a presuňte tieto súbory do prázdneho priečinka na disku.
- 4Odosielanie dokumentov do úložiska mimo pracoviska.
- Okrem toho, že zabezpečené miesta mimo pracoviska slúžia ako miesto pre archivované súbory, chránia údaje pred katastrofami, ako sú požiar a zlyhania pevného disku.
- Keďže toľko spoločností ponúka túto službu, musíte sa obrátiť priamo na spoločnosť a získať konkrétne informácie o tom, ako fungujú a aké záruky obsahuje archivácia dokumentov mimo pracoviska.
- 5Na digitálnu archiváciu používajte softvér.
- Jednou z najznámejších metód zachovania vzhľadu a dojmu dokumentu je vytvorenie súboru PDF. Tento softvér, známy ako Adobe Acrobat, ponúka spoločnosť Adobe a uľahčuje prevádzanie dokumentov do formátu PDF z rôznych softvérových programov. Existuje aj niekoľko bezplatných programov, ktoré tieto súbory vytvoria.
- Skutočnosť, že špecifikácie sú verejné, znamená, že budúce verzie softvéru spoločnosti Adobe budú schopné čítať predchádzajúce verzie dokumentov.
- Okrem toho sú čítačky PDF ľahko dostupné na bezplatné stiahnutie z webovej stránky spoločnosti Adobe.
- 6Zostaňte v obraze vďaka technológii archivácie dokumentov. S rýchlym rozvojom technológie môže byť to, čo je dnes aktuálne, zajtra zastarané. To môže byť problém pri migrácii archivovaných súborov do nového systému.
Otvorte priečinok s dokumentmi, ktoré chcete archivovať, a presuňte tieto súbory do prázdneho priečinka na disku.
- Vytvorte si katalóg archivovaných súborov, aby ste vy alebo iní ľudia mohli časom nájsť potrebné súbory. To môže byť také jednoduché ako pomenovanie súborov alebo priečinkov s názvom obsahu a dátumami, ktoré súbory obsahujú. Ak napríklad archivujete obchodné záznamy, môžete jeden priečinok pomenovať „Obchodné súbory 1. štvrťrok 1997“. Vo väčších systémoch archívy s najväčšou pravdepodobnosťou používajú metadáta na účely katalogizácie.
- Ďalším dôvodom archivácie súborov je to, že niekedy existujú zákonné požiadavky, ktoré vyžadujú ukladanie informácií.
Otvorte priečinok s dokumentmi, ktoré chcete archivovať, a presuňte súbory do prázdneho priečinka na disku.
- Multimediálne údaje sú často prepojené s konkrétnym hardvérom alebo softvérom a nemusia byť dostupné mimo vlastných systémov.
- Jedným z rizík je riziko poškodenia súboru. Na zálohovanie svojich informácií používajte osvedčený systém.
- Absencia systému na archiváciu dokumentov môže viesť k neúmyselnej strate súborov, najmä ak sú omylom vymazané.
- Ak chcete dokumenty archivovať na iné médium, oddeľte úložný systém.
Prečítajte si tiež: Ako pridať textové prechody v programe Powerpoint?
Otázky a odpovede
- Chcem vložiť naskenovaný prenájom do priečinka. Ako to urobím?Kliknite ľavým tlačidlom myši na dokument. Vyberte položku „Kopírovať“. Potom prejdite do priečinka, kam ho chcete vložiť. Opäť kliknite ľavým tlačidlom. Tentoraz vyberte vložiť. Dokument by mal byť v priečinku.
Nezodpovedané otázky
- Ako môžem vytvoriť čitateľný dokument PDF?
- Ako môžem previesť inzerát v novinách a prilepiť ho na môj web pre verejnosť?
