Ako sa rýchlo stať vynikajúcim odborníkom?
Môžete sa naučiť, ako rýchlejšie používať analýzu What-If, a vidieť príklady, ako používať mnoho rôznych vzorcov.
Excel je veľmi užitočný program, ale jeho rôzne funkcie sa môžu zdať zdrvujúce! Nebojte sa. Existuje množstvo tipov a trikov, ktoré vám môžu pomôcť rýchlo dokončiť prácu. Svoju sadu schopností môžete zvýšiť učením sa novej sady trikov. Môžete sa tiež naučiť používať kontingenčné tabuľky na lepšiu analýzu vašich údajov. Nakoniec strávte nejaký čas skúmaním nových funkcií. Existuje mnoho spôsobov, ako sa rýchlo stať vynikajúcim majstrom!
Metóda 1 zo 4: Naučte sa triky a šetriče času
- 1Na rýchlejšiu navigáciu používajte klávesové skratky. Implementujte klávesové skratky a skráťte čas potrebný na používanie myši. Ak napríklad podržíte kláves Ctrl a kliknete na tlačidlo so šípkou, vyberiete všetky bunky na konci tabuľky. Zistite, o koľko rýchlejšie môžete pracovať bez myši!
- Premeňte čísla na menu súčasným stlačením klávesov Ctrl, Shift a $.
- Konvertujte čísla na dátumy súčasným stlačením klávesov ctrl, shift a #.
- Stránky môžete rýchlo meniť stlačením a podržaním klávesu ctrl pri súčasnom stlačení stránky nahor alebo nadol v pravom hornom rohu klávesnice.
- Program Excel pre Mac bol vo všeobecnosti aktualizovaný tak, aby sa veľmi podobal programu Excel pre Windows. Ak sa pri použití týchto skratiek stretnete s problémami, môžete si prečítať pokyny pre konkrétny program.
- 2Do ponuky zoradenia sa dostanete pomocou skratky: príkaz, shift, r. Excel ponúka vlastné zoznamy v ponuke Zoradiť. Môžete sa napríklad rozhodnúť usporiadať dodanie svojich produktov podľa týždňa, mesiaca alebo priority. Keď vstúpite do tejto ponuky, môžete kliknutím otvoriť rozbaľovacie pole „Zoradiť podľa“. Tam môžete vidieť širokú škálu možností založených na vašej vlastnej tabuľke. Ako je to nápomocné?
- 3Stlačením príkazu, shift, f sa dostanete do ponuky filtra. Táto skratka vám umožní dostať sa do ponuky filtrov ešte rýchlejšie! Uvidíte rozbaľovacie ponuky, ktoré vám umožnia vybrať si, čo chcete vo svojej tabuľke zvýrazniť. Môžete tiež použiť niekoľko ďalších klávesových skratiek, aby ste filtre používali ešte efektívnejšie:
- Filtre zapnete alebo vypnete stlačením klávesov ctrl, shift, L.
- Stlačením klávesu ALT, šípky nadol zobrazíte rozbaľovaciu ponuku Filter.
- 4V dolnom rohu vyhľadajte rýchlu analýzu. Môžete rýchlejšie vykonať základnú analýzu bez toho, aby ste museli hľadať požadovanú funkciu. Rýchla analýza má malú ponuku v pravom dolnom rohu tabuľky. V tejto ponuke nájdete množstvo nástrojov, ktoré je možné použiť na spojenie rôznych častí vašich údajov. Tento šetrič času vám bráni v hľadaní konkrétnych funkcií - veľa z nich je v tejto ponuke.
- 5Prejdite na vloženie> grafy a vyhľadajte nové grafy. Vďaka grafom môžu vaše údaje vyzerať oveľa zaujímavejšie! Nenechajte sa zaseknúť v rutine používania rovnakých starých koláčových grafov. Zapôsobte na svojho šéfa a oživte svoje údaje pomocou hierarchických grafov, ako je stromová mapa. Vaše údaje sa zobrazia ako štvorec (všetky vaše údaje) zložený z menších obdĺžnikov, ktoré predstavujú jednotlivé súčasti vašich údajov.
- Ďalším novším grafom je vodopád, ktorý ilustruje, ako časti údajov prispievajú k celku. Aj tento nájdete v Grafoch.
- 6Robte spoľahlivé predpovede pomocou prognóz na jedno kliknutie. Vďaka tomuto nástroju sa budete cítiť ako profesionál. Vyberte údaje, ktoré chcete analyzovať. Prejdite na kartu Údaje a zadajte skupinu Predpoveď. Vyberte Predpoveď a preskúmajte možnosti v dialógovom okne.
- Môžete sa napríklad rozhodnúť, že chcete, aby sa vaše informácie zobrazovali ako čiarový alebo stĺpcový graf.
- Môžete si tiež vybrať možnosť prognóz v závislosti od sezónnosti.
Existuje mnoho spôsobov, ako sa rýchlo stať vynikajúcim majstrom!
Metóda 2 zo 4: Použitie kontingenčných tabuliek
- 1Prejdite na údaje v programe Excel a vyberte kontingenčné tabuľky. Ovládanie kontingenčných tabuliek môže byť pre používateľov Excelu skutočným meničom hier. Kontingenčné tabuľky vám pomôžu reorganizovať údaje a pozrieť sa na ne rôznymi spôsobmi. Excel automaticky naplní vaše údaje, ale môžete ich ľubovoľne presúvať. Po vytvorení tabuľky si môžete vybrať, ako ju chcete usporiadať, a to tak, že vyberiete jednu zo štyroch možností:
- Report Filter, ktorý vám umožní pozrieť sa iba na určité riadky.
- Menovky stĺpcov, ktoré môžu fungovať ako hlavičky.
- Menovky riadkov, ktoré môžete použiť na pomenovanie svojich riadkov.
- Hodnota, ktorá vám umožní vybrať si, či chcete údaje počítať alebo sčítať, a ponúka rôzne ďalšie manipulácie.
- 2Pridajte viac riadkov a stĺpcov súčasne. Pri pohľade na tabuľku si môžete vybrať, ktoré riadky alebo stĺpce chcete pridať. Zvýraznite riadky/stĺpce, ktoré chcete vložiť, kliknite pravým tlačidlom myši a zvoľte „Vložiť“. To ušetrí čas, pretože je to oveľa rýchlejšie ako pridávanie jednotlivých stĺpcov alebo riadkov.
- 3Porovnajte svoje údaje pomocou filtrov. Keď v tabuľke kliknete na kartu Údaje, zvoľte „Filter“. Potom si môžete vybrať, či chcete stĺpce zobrazovať zostupne alebo vzostupne, kliknutím na šípku vedľa hlavičky stĺpca. Môžete to tiež urobiť, aby ste vybrali, ktoré riadky chcete zobraziť.
- 4Zvýraznite stĺpec, ktorý chcete transponovať. V niektorých prípadoch možno budete chcieť zmeniť údaje z riadkov na stĺpce alebo naopak. Zvýraznite riadok alebo stĺpec, ktorý chcete zmeniť, a kliknite pravým tlačidlom myši. Potom zvoľte „Kopírovať“. Vyberte bunku, v ktorej chcete začať nový riadok alebo stĺpec. Potom kliknite pravým tlačidlom myši a zvoľte „Prilepiť špeciálne“. Zobrazí sa nová možnosť a môžete kliknúť na „Transponovať“.
- 5Ak chcete odstrániť duplikáty, zvýraznite riadok alebo stĺpec. Ak pracujete s veľkým súborom údajov, vaše údaje sa môžu často opakovať. Vyberte riadok alebo stĺpec, ktorý chcete spresniť, a zvýraznite ho. Na karte Údaje vyhľadajte položku „Nástroje“ a vyberte položku „Odstrániť duplikáty “.
- Vyskakovacie okno vás požiada o potvrdenie, s ktorými údajmi chcete manipulovať. Znova vyberte možnosť „Odstrániť duplikáty“.
Existuje množstvo tipov a trikov, ktoré vám môžu pomôcť rýchlo dokončiť prácu.
Metóda 3 zo 4: Pridanie nových vzorcov a funkcií do vášho repertoáru
- 1Použite nástroj na vloženie vzorca. Nebojte sa vyskúšať niektoré nové vzorce. Ak chcete zadať funkciu, zvýraznite bunku, ktorá bude funkciu obsahovať. Potom kliknite na kartu Vzorec na páse s nástrojmi v hornej časti tabuľky a zvoľte „Vložiť funkciu“. Ak poznáte presný vzorec, ktorý chcete použiť, môžete ho zadať. Môžete tiež zadať kľúčové slová ako „počet buniek “. Excel vám môže pomôcť nájsť vzorec, ktorý potrebujete, čo je skutočne užitočné.
- 2Precvičte si používanie SUMPRODUCT v Exceli. Táto funkcia sa používa na vynásobenie polí alebo rozsahov a získanie súčtu produktu. Syntax je: = SUMPRODUCT (pole1, [pole 2],...)
- V rámci SUMPRODUCT existujú rôzne funkcie. Ak napríklad potrebujete pridať najnižšie hodnoty vašich údajov, môžete si vybrať funkciu MALÉ v rámci funkcie SUMPRODUCT.
- 3Použite funkciu COUNTIF. Je to užitočné, ak chcete zistiť, koľkokrát sa číslo alebo slovo objaví vo vašej tabuľke. Vzorec je = COUNTIF (rozsah, kritériá).
- Ak by ste napríklad chceli vedieť, ako často sa vyskytuje slovo „Kalifornia“, zadajte = COUNTIF (B: B, „Kalifornia“).
- 4Na skombinovanie údajov použite funkciu VLOOKUP. Môžete si myslieť, že VLOOKUP je podobný použitiu telefónneho zoznamu na nájdenie jeho telefónneho čísla pomocou mena osoby. Táto funkcia vám umožňuje pozrieť sa na jednu informáciu a nájsť jej zodpovedajúcu hodnotu v rovnakom alebo inom riadku alebo stĺpci.
- Môžete prísť na to, že chcete skombinovať 2 alebo viac tabuliek do 1. Najprv sa uistite, že máte aspoň 1 stĺpec, ktorý je v oboch tabuľkách úplne identický. Vzorec je: = VLOOKUP (hodnota vyhľadávania, pole tabuľky, číslo stĺpca, [vyhľadávanie rozsahu]).
- Keď napríklad zadávate vlastné premenné, môže to vyzerať takto:
- = VLOOKUP (C2, List2! A: B, 2, FALSE)
- To by pomohlo, ak by ste mali číslo dielu zariadenia a potrebovali by ste poznať cenu dielu.
Stránky môžete rýchlo meniť stlačením a podržaním klávesu ctrl pri súčasnom stlačení stránky nahor alebo nadol v pravom hornom rohu klávesnice.
Metóda 4 zo 4: Konzultácia s inými zdrojmi, aby ste sa dozvedeli viac
- 1V prípade zložitých problémov sa obráťte na pána Excel. Aj expert na Excel môže naraziť na problémy. To je v poriadku! Excel má toľko funkcií, že by bolo ťažké ich všetky poznať. Ak sa ocitnete zaseknutý, navštívte stránku www.mrexcel.com. Najprv sa môžete pokúsiť nájsť odpoveď na svoju otázku na nástenkách. Iné použitia vám môžu skutočne pomôcť.
- Ak potrebujete odbornú pomoc, môžete sa zaregistrovať na konzultáciu od pána Excela. Možno budete musieť minúť trochu peňazí, ale pravdepodobne získate prispôsobené riešenie, ktoré vám môže skutočne pomôcť.
- 2Využite bezplatný online návod. Či už hľadáte nové skratky, alebo sa len chystáte ohromiť svojho šéfa novými schopnosťami, tutoriál vám môže skutočne pomôcť vstať. GCF Learn Free ponúka skutočne dôkladný kurz, ktorý sa zaoberá rôznymi problémami programu Excel. Môžete sa naučiť, ako rýchlejšie používať analýzu What-If, a vidieť príklady, ako používať mnoho rôznych vzorcov.
- 3Skúste rýchlo vyhľadať na internete triedu vo svojej oblasti. Do vyhľadávača zadajte „excel class“ a miesto, kde žijete. Môžete napríklad napísať „excel class in Chicago“. Za poplatok sa môžete zaregistrovať na osobné alebo online hodiny. Budete môcť požiadať odborného inštruktora, aby vám ukázal najnovšie triky.
- Kurzy v Exceli môžete absolvovať online alebo osobne na miestnej komunitnej škole.
- Tiež by mohlo byť užitočné stiahnuť si niektoré šablóny Excelu a precvičiť si používanie svojich nových schopností.
Prečítajte si tiež: Ako odinštalovať Avast Free Antivirus 2014?
