Ako odoslať hromadnú korešpondenciu v programe Microsoft Word?
1. Otvorte prázdny dokument v programe Microsoft Word.
2. Kliknite na kartu Poštové schránky.
3. Kliknite na tlačidlo Vybrať príjemcov a potom kliknite na tlačidlo použiť existujúci zoznam....
4. Vyberte súbor hromadnej korešpondencie a potom kliknite na položku Otvoriť.
5. Po zobrazení výzvy kliknite na tlačidlo OK.
Ako môžem dokument hromadnej korešpondencie odoslať takým spôsobom, aby som mohol po dokončení zlúčenia upravovať jednotlivé dokumenty?
Táto príručka vás naučí používať funkciu „Hromadná korešpondencia“ v programe Microsoft Word. Hromadná korešpondencia vám umožňuje použiť tabuľku kontaktných informácií na automatické priradenie inej adresy, mena alebo inej informácie ku každej kópii dokumentu. Je to užitočné pri prispôsobovaní bulletinov alebo vyhlásení, pretože v hornej časti každého dokumentu nemusíte ručne písať meno alebo adresu každej osoby.
Časť 1 z 3: Vytvorenie kontaktného listu
- 1Otvorte program Microsoft Excel. Ikona aplikácie programu Microsoft Excel pripomína biele „X“ na tmavozelenom pozadí. Otvorí sa stránka „Nové“ programu Excel.
- Ak už v programe Excel máte list kontaktov, preskočte radšej na import kontaktov programu Excel.
- 2Kliknite na položku Prázdny zošit. Nachádza sa v ľavej hornej časti stránky „Nové“. Otvorí sa nový, prázdny dokument programu Excel.
- 3Pridajte svoje hlavičky kontaktov. Začnite v bunke A1 a pokračujte priamo odtiaľto, zadajte nasledujúce hlavičky:
- Meno - v tomto stĺpci (bunka A1) budú uvedené krstné mená vašich kontaktov.
- Priezvisko - v tomto stĺpci (bunka B1) budú uvedené priezviská vašich kontaktov.
- Tel - V tomto stĺpci (bunka C1) budú uvedené telefónne čísla vašich kontaktov.
- StreetAddress - V tomto stĺpci (bunka D1) budú uvedené adresy vašich kontaktov.
- Mesto - V tomto stĺpci (bunka E1) budú uvedené mestá bydliska vašich kontaktov.
- Štát - Do tohto stĺpca (bunka F1) sa uvedú stavy pobytu vašich kontaktov.
- ZIP - Do tohto stĺpca (bunka G1) pôjde PSČ vašich kontaktov.
- E -mail - Do tohto stĺpca (bunka H1) prejdú e -mailové adresy vašich kontaktov.
- 4Zadajte informácie o svojich kontaktoch. Začnite v stĺpci A bunke 2 a začnite zadávať kontaktné informácie pre všetkých ľudí, pre ktorých chcete vytvoriť hromadnú korešpondenciu.
- Pred pokračovaním sa uistite, že sú tieto informácie správne.
Ako môžem vykonať hromadnú korešpondenciu v programe MS Word? - 5Uložte dokument. Urobiť tak:
- Windows - Kliknite na položku Súbor, kliknite na položku Uložiť ako, dvakrát kliknite na položku Tento počítač, kliknite na umiestnenie uloženia na ľavej strane okna, zadajte názov dokumentu do textového poľa „Názov súboru“ a kliknite na položku Uložiť.
- Mac - Kliknite na položku Súbor, kliknite na položku Uložiť ako..., do poľa „Uložiť ako“ zadajte názov dokumentu, kliknutím na pole „Kam“ a kliknutím na priečinok vyberte miesto na uloženie a kliknite na položku Uložiť.
- Pamätajte si svoje zvolené miesto uloženia- tabuľku programu Excel budete musieť nájsť neskôr.
- 6Zavrieť excel. Kliknite na X v pravom hornom rohu programu Excel (Windows) alebo na červený kruh v ľavom hornom rohu (Mac). Teraz môžete pristúpiť k vytváraniu hromadnej korešpondencie v programe Microsoft Word.
Časť 2 z 3: import kontaktov do programu Word
- 1Otvorte aplikáciu Microsoft Word. Ikona aplikácie Word vyzerá ako biele „W“ na tmavomodrom pozadí. Rovnako ako v programe Excel sa otvorí stránka „Nové“.
- Ak máte existujúci dokument programu Microsoft Word, do ktorého chcete importovať kontakty programu Excel, otvoríte ho dvojitým kliknutím a preskočíte ďalší krok.
- 2Kliknite na položku Prázdny dokument. Je to biele pole v ľavej hornej časti stránky. Otvorí sa prázdny dokument programu Microsoft Word.
- 3Kliknite na kartu Poštové schránky. Táto karta je v hornej časti okna programu Microsoft Word. Tu sa tesne pod radom kariet zobrazí panel s nástrojmi.
- 4Kliknite na položku Vybrať príjemcov. Nachádza sa v časti „Spustiť hromadnú korešpondenciu“ na paneli s nástrojmi korešpondencie. V takom prípade sa vyvolá rozbaľovacia ponuka.
- 5Kliknite na tlačidlo Použiť existujúci zoznam.... Túto možnosť nájdete v rozbaľovacej ponuke. Otvorí sa nové okno.
- Ak niekedy budete chcieť namiesto toho použiť kontakty v programe Outlook, môžete v rozbaľovacej ponuke vybrať možnosť Vybrať z kontaktov v programe Outlook.
- Do programu Word môžete tiež napísať dočasný zoznam kontaktných informácií výberom možnosti Zadajte nový zoznam. Je to užitočné, keď potrebujete vytvoriť iba niekoľko kontaktných informácií.
Ako získam informácie zo svojho excelového zošita, aby som ich mohol zlúčiť s dokumentom programu Word? - 6Vyberte svoj list kontaktov programu Microsoft Excel. V ľavej časti okna kliknite na priečinok, do ktorého ste uložili hárok programu Excel, potom ho vyberte kliknutím na hárok programu Excel.
- 7Kliknite na položku Otvoriť. Nachádza sa v pravom dolnom rohu okna.
- 8Potvrďte rozhodnutie. Kliknutím na Excel list, s meno v pop-up okne, kliknite na tlačidlo OK v dolnej časti okna. Váš hárok programu Excel bude vybratý ako umiestnenie, z ktorého sa načítajú vaše kontakty.
- Uistite sa, že je začiarknuté políčko „Prvý riadok údajov obsahuje hlavičky stĺpcov“ v spodnej časti tohto okna.
Časť 3 z 3: používanie hromadnej korešpondencie
- 1Prejdite na miesto, do ktorého chcete vložiť kontaktné informácie. Nájdite miesto, kam chcete vložiť kontaktné informácie (napr. Horná časť dokumentu), a kliknutím naň umiestnite kurzor na toto miesto.
- 2Kliknite na položku Vložiť zlučovacie pole. Je to možnosť v sekcii „Pole na zápis a vloženie“ na karte Poštové schránky. Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka.
- Predtým budete musieť znova kliknúť na kartu Poštové schránky.
- 3Vyberte typ informácií. V rozbaľovacej ponuke kliknite na názov jednej z hlavičiek dokumentu programu Excel a vložte ho.
- Ak by ste napríklad chceli vložiť značku pre krstné mená kontaktov, v rozbaľovacej ponuke by ste klikli na meno.
- 4Podľa potreby pridajte ďalšie informácie. Môžu to byť adresy kontaktov, priezviská, telefónne čísla atď.
Ako urobím samostatný dokument pre každého príjemcu pri hromadnej korešpondencii v programe MS Word? - 5Kliknite na Dokončiť a zlúčiť. Nachádza sa úplne vpravo na paneli s nástrojmi karty Poštové schránky. Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka.
- 6Vyberte možnosť zlúčenia. Kliknite na jednu z nasledujúcich možností:
- Upraviť jednotlivé dokumenty - otvorí dokument každého príjemcu, čo vám umožní ďalšie prispôsobenie dokumentov.
- Tlač dokumentov... - Umožňuje vám vytlačiť kópiu dokumentu pre každú osobu uvedenú v zozname kontaktov.
- Odosielať e -mailové správy... - Umožňuje odosielať dokumenty ako e -maily. E -mailové adresy kontaktov budú vybraté ako cieľové e -mailové adresy.
- 7Postupujte podľa pokynov na obrazovke. V závislosti od vybratej možnosti budete mať k dispozícii ďalší formulár na kontrolu (napríklad ak ste vybrali možnosť E -mail, budete musieť zadať predmet a potom kliknúť na tlačidlo OK). Tým sa dokončí proces hromadnej korešpondencie.
- Hromadná korešpondencia je obzvlášť užitočná pri vytváraní faktúr, výpisov, správ alebo iných foriem hromadne vyrábanej dokumentácie, ku ktorej musíte uviesť osobné mená, adresy atď.
- Pred importovaním do programu Word vždy skontrolujte svoje kontaktné informácie. Ak tak neurobíte, môže to mať za následok čokoľvek od použitia nesprávneho mena po odosielanie dokumentov na nesprávne e -mailové adresy.
Prečítajte si tiež: Ako vytvárať faktúry vo Worde?
Otázky a odpovede
- Ako môžem dokument hromadnej korešpondencie odoslať takým spôsobom, aby som mohol po dokončení zlúčenia upravovať jednotlivé dokumenty?Kliknite na „ukážku výsledkov“ a listujte v dokumentoch alebo zmeňte zoznam príjemcov, aby ste vybrali iba tie, ktoré je potrebné zmeniť, a potom si zobrazte ukážku výsledkov, ktoré chcete zmeniť. Po vykonaní zmien nezabudnite znova vybrať všetky potrebné položky.
- Ako získam informácie zo svojho excelového zošita, aby som ich mohol zlúčiť s dokumentom programu Word?Kopírovanie a potom špeciálne prilepenie ako obrázok funguje úžasne. V opačnom prípade môžete vložiť dokument alebo súbor z karty vkladania alebo niekedy z karty korešpondencie vyhľadaním súboru programu Excel.
- Chcem vytlačiť list štítkov, ale „Hromadná korešpondencia“ vloží každý štítok na novú stránku. Dá sa to opraviť?Po naformátovaní štítka a pred tlačou musíte kliknúť na „Aktualizovať štítky“. Pred tlačou skontrolujte „Ukážka“, aby ste zistili, či funguje správne.
- Ako môžem vykonať hromadnú korešpondenciu v programe MS Word?Prejdite na kartu Poštové schránky a kliknite na kartu „Spustiť hromadnú korešpondenciu;“ malo by byť na ľavej strane panelu Poštové schránky. Potom vyberte príjemcov a vytvorte si zoznam alebo nájdite súbor, ak ste ho už vytvorili, výberom možnosti Použiť existujúci zoznam. Napíšte svoje písmeno a kliknite na položku „Pridať zlúčené pole“, kedykoľvek potrebujete použiť niečo zo svojho zoznamu. Vykonajte potrebné dodatočné zmeny, stlačte „Dokončiť a zlúčiť“ a v prípade potreby vytlačte.
- Ak nepoužívam aplikáciu Outlook, môžem aj naďalej odosielať hromadnú korešpondenciu?Áno. Môžete skopírovať a prilepiť, vytlačiť alebo kliknúť na položku Dokončiť a zlúčiť a potom prejsť na nastavenia týkajúce sa toho, kam chcete odoslať dokumenty, a vybrať cieľové miesto. Tiež môžete uložiť na inom mieste počítača a odtiaľ ho odoslať.
- Aké sú funkcie programu Microsoft Excel?K dispozícii sú stovky vzorcov a nástroj na kopírovanie údajov, pokračujúce vzorce údajov (12,3 alebo pondelok, utorok, streda atď.). Môžete tiež prevádzať údaje do grafov alebo importovať a upravovať súbory z iných programov.
- Ako sa vyhnem tlači prázdnych strán?Svoju tlač môžete upraviť tak, aby sa tlačili určité strany, nie iné. Keď napríklad kliknete na položku Tlačiť, zobrazí sa ukážka dokumentu. Povedzte, že jedna a dve strany výtlačku majú text, ale na tretej strane nie je nič. V ukážke pred tlačou by mala byť možnosť vytlačiť iba strany 1 a 2.
- Ako môžem odoslať hromadnú korešpondenciu bez toho, aby príjemca zmenil dokument?Prejdite na dokument a kliknite na tlačidlo „zdieľať“. Akonáhle na to kliknete, malo by vás to požiadať, aby ste „zadali e -mailovú adresu/meno“; urobte to a malo by vám to pomôcť odoslať.
Nezodpovedané otázky
- Ako urobím samostatný dokument pre každého príjemcu pri hromadnej korešpondencii v programe MS Word?
- Čo mám robiť, ak pri použití hromadnej korešpondencie dôjde k duplikácii alebo duplikácii názvov a nakoniec som získal oveľa viac štítkov, ako som mal?
- Prečo je zlúčenie s e -mailom zablokované pri hromadnej korešpondencii v programe MS Word?
- Môžem pridať CC do hromadnej korešpondencie v programe MS Word?
- Ako vylúčim členov zo zoznamu kontaktov v programe MS Word?
Komentáre (11)
- Je to skutočne užitočný článok, aby ste sa v krátkosti dozvedeli o hromadnej korešpondencii.
- To je pre mňa skutočne užitočné. Ako inžinier hľadám možnosti, ktoré pomôžu všetkým druhom. Myslím, že to dokonca pomohlo aj ostatným inžinierom. Vďaka.
- Ďakujem za to.
- Pomohlo mi to pochopiť hromadnú korešpondenciu.
- Áno, je to užitočné. Rýchlo som pochopil zlúčenie.
- Je to naozaj pekné, pomohlo to v mojom projekte. Dostal som A.
- Bolo úžasné vidieť tieto veci, veľmi sa mi to páčilo. Skvelá práca.
- Veľmi užitočné, znižuje pracovné zaťaženie!
- Je to dobré a zrozumiteľné, dobrá práca a palec hore.
- Je to veľmi nápomocné, so stručným, zrozumiteľným vysvetlením a následným postupom.
- Som v triede a chcel by som si prečítať informácie o tejto téme skôr, ako sa to naučím na hodine. Veľa pomohlo vedieť, o čom hovorí môj učiteľ.
