Ako zlepšiť organizačné schopnosti?
Zlepšiť svoje organizačné schopnosti môže byť naozaj ťažké, ale ak ste vytrvalí, môžete to dosiahnuť! Každý deň začnite tým, že si napíšete zoznam vecí, ktoré musíte dosiahnuť, a začiarknite to, čo urobíte. Zapíšte si do plánovača všetky schôdzky alebo termíny a plánovač si často prezerajte, aby ste vedeli, čo vás čaká. Ak si chcete usporiadať domácnosť, ukladajte dokumenty do priečinkov alebo zakladačov; vyhodiť alebo darovať veci, ktoré nepoužívate; a pomocou háčikov, políc a škatúľ udržiavajte svoje veci v poriadku. Tipy od nášho recenzenta o používaní priečinkov na usporiadanie vášho pracovného priestoru nájdete ďalej!
Zlepšiť svoje organizačné schopnosti môže byť naozaj ťažké, ale ak ste vytrvalí, môžete to dosiahnuť!
Práca na plný úväzok, rodina, priatelia, voľnočasové aktivity, a ešte oveľa viac môže vytvoriť náročný a neusporiadanú život. Pridajte do mixu dezorganizáciu a môže sa zdať nemožné dosiahnuť všetko, čo v živote dosiahnete. Organizačné schopnosti sú zásadné pre pomoc pri zvládaní vašich mnohých zodpovedností, ale často môže byť ťažké ich zvládnuť. Akonáhle to však urobíte, stanete sa efektívnejšími a budete mať väčšiu konkurenčnú výhodu, čo povedie k šťastnému a udržateľnému životu.
Metóda 1 zo 4: organizácia vášho myslenia
- 1Vytvorte zoznam úloh. Zapíšte si všetko, čo dnes musíte urobiť, a pri dokončení ich začiarknite. Keď si budete zapisovať denné úlohy, nemusíte sa stresovať tým, že si ich pamätáte. Vyčiarknutie zo zoznamu pravdepodobne spôsobí, že sa budete cítiť produktívny. Do zoznamu vložte veci, ktoré ste už urobili, len aby ste ich odškrtli.
- Zoraďte svoj zoznam úloh podľa vysokej priority k nízkej priorite. Posúďte naliehavosť a dôležitosť každého z nich, aby vám pomohol určiť priority. Popremýšľajte, „keby som dnes mohol urobiť iba jednu vec, čo by to bolo?“. To je vaša vec číslo jeden na zozname úloh.
- Ak je to možné, urobte si zoznam úloh na ďalší deň a pozrite si ho skôr, ako idete spať. Týmto spôsobom sa prebudíte s ohľadom na akčný plán.
- 2Vytvorte priebežný zoznam, do ktorého neustále pridávate. Ak si chcete prečítať knihu alebo reštauráciu, ktorú chcete vyskúšať, urobte si priebežný zoznam, ktorý máte neustále pri sebe. Ak si chcete pozrieť film, nemusíte ho vidieť dnes, a preto ho nechcete zaradiť do svojho denného zoznamu úloh. Prevádzkový zoznam vám pomôže pripomenúť vaše „extra“ úlohy.
- Priebežný zoznam môžete vytvoriť v notebooku, ktorý vždy nosíte, alebo online pomocou programov, ako je Dropbox, aby bol neustále prístupný.
- 3Robte si poznámky, keď hovoríte s ľuďmi. Robte si poznámky o konverzáciách, ktoré vediete s ľuďmi. To je obzvlášť dôležité pri obchodných rozhovoroch, ale tiež dôležité pri rozhovoroch s priateľmi a rodinou. Robenie poznámok vám pripomenie dôležitú vec, ktorú niekto povedal, úlohu dokončiť, ktorú ste nepredpokladali, alebo slúži len ako priateľské pripomenutie zábavných chvíľ so svojimi blízkymi.
- Nemusíte mať neustále pri sebe notebook a starostlivo si zapisovať každé slovo, ktoré niekto povie. Skúste si vyhradiť čas na zaznamenávanie jednej alebo dvoch dôležitých vecí z každej konverzácie, ktorú vediete.
- 4Použite plánovač. Ročný plánovač môže byť nesmierne užitočný pri spájaní vašich myšlienok. Pomocou neho si môžete zapisovať schôdzky, cestovanie a ďalšie dôležité veci. Denne na to odkazujte a zapisujte si veci, ktoré sa z dlhodobého hľadiska stanú. Ak napríklad plánujete konferenčný hovor na 6 mesiacov, napíšte si ho teraz do plánovača, aby ste nezabudli.
- 5Odstráňte neporiadok z mozgu. Rovnako ako sa zbavíte nepoužívaných alebo nedôležitých vecí vo svojej kancelárii a doma, musíte z mozgu odstrániť aj zbytočné myšlienky. Skúste meditovať, aby ste z mysle odstránili negatívne myšlienky ako strach a stres.
Keď vložíte svoje veci do škatúľ a nádob, ktoré ste získali, vyhoďte veci, ktoré nepotrebujete.
Metóda 2 zo 4: organizovanie doma
- 1Vyhoďte nepotrebné veci. Odstránenie neporiadku je nevyhnutným prvým krokom pri usporiadaní domácnosti. Vysypte zásuvky a vyberte nepotrebné veci, vyhoďte expirované jedlo, vyhoďte alebo darujte oblečenie a obuv, ktoré ste nenosili viac ako rok, správne zlikvidujte expirované lieky, vyhoďte alebo skonsolidujte prázdne alebo poloprázdne toaletné potreby a akékoľvek ďalšie predmety, ktoré bezpodmienečne nepotrebujete.ODBORNÝ TIP
Darčekový kôš vložte do skrinky na chodbe a ďalší do šatníka. Zakaždým, keď nájdete položku, ktorú už nechcete, vložte ju do darovacieho koša. Ak si oblečiete odev, ktorý už správne nepasuje, vložte ho do darovacieho koša. Darovacie koše vám poskytujú stratégiu ukončenia prebytku.
- 2Vytvorte zakladače dôležitých vecí vo vašom živote. Vytvorte označené zakladače pre „Auto poistenie “, „Prázdniny“, „Príjmy“, „Rozpočet“ a ďalšie dôležité položky alebo dokonca aj pre váš život.
- Skúste farebné kódovanie vašich spojív. Modrá pre príjmy (plyn, potraviny, oblečenie), červená pre poistenie (auto, domácnosť, život) atď.
- Udržujte zakladače na usporiadanej poličke.
- 3Na steny dajte háčiky a police. Využite doma často nevyužívaný vertikálny priestor. Zakúpte si háčiky na zavesenie bicyklov v garáži a samostatné (plávajúce) police, aby ste vytvorili efektívne a ozdobné organizačné priestory.
- 4Investujte do zásobníkov. Rovnako ako organizácia vašej kancelárie, nákup košov a košov, do ktorých môžete vložiť všetky svoje veci. Vložte podobné predmety do rovnakého koša a vytvorte systém na ukladanie vašich košov. Kúpte si koše a koše všetkých veľkostí, aby ste si usporiadali všetko vo svojej domácnosti vrátane riadu, make-upu, plyšových zvierat, jedla, obuvi a drobností.
Každý deň začnite tým, že si napíšete zoznam vecí, ktoré musíte dosiahnuť, a začiarknite to, čo urobíte.
Metóda 3 zo 4: zlepšenie organizácie na pracovisku
- 1Koše organizácie nákupu. Navštívte obchod, ktorý predáva organizačné koše (The Container Store, Walmart, Target, The Home Depot, Lowes, IKEA, dollar stores, Bed Bath & Beyond, atď.) A vyzdvihnite si najmenej desať. Kúpte si koše rôznych veľkostí, do ktorých sa zmestia perá, papiere a väčšie predmety.
- Kúpte si koše, koše, zásuvky na spisy a akýkoľvek iný predmet, ktorý môže obsahovať vaše veci.
- 2Kúpte si etiketovací stroj. Aký to má zmysel, keď máte všetky svoje veci v pekných zásobníkoch, ak neviete, čo je v každom koši? Na správne označenie každého koša použite etiketovací stroj. Napríklad mať jeden kôš označený ako „Písacie potreby“, kde máte perá, ceruzky a zvýrazňovače, a ďalší kôš označený ako „Náradie“, ktorý má nožnice, zošívačky, odstraňovače sponiek a dierovače.
- Označte absolútne všetko vrátane svojich šanónov, zásuviek a skriniek.
- 3Uveďte svoje informácie podľa toho, „ako ich použijete“. Namiesto toho, aby ste položku vložili do súboru podľa toho, kde ste ho dostali, uložte ho podľa toho, ako ho v budúcnosti použijete. Napríklad, ak máte dokumentáciu k hotelu, v ktorom budete na služobnej ceste ubytovaní v New Yorku, vložte ho do súboru „New York“ namiesto do súboru „Hotel“.
- Vytvorte čiastkové súbory. Majte súbor „Hotel“, ale potom majte viac súborov „Mesto“ pre miesta, kam často cestujete.
- 4Vytvorte obrys alebo „obsah“ svojej organizovanej kancelárie. Možno máte všetko usporiadané, ale možno si nepamätáte, kde bola každá položka umiestnená. Napíšte zoznam všetkých polí alebo priečinkov, ktoré ste vytvorili, a toho, čo je v nich, pre rýchlu budúcu potrebu.
- Tento zoznam vám tiež pomôže po odstránení vecí vrátiť ich tam, kam patria.
- 5Vytvorte na svojom stole medzery „urobiť“ a „urobiť“. Majte na stole dve konkrétne oblasti pre veci, ktoré je potrebné urobiť (papiere na podpis, správy na prečítanie atď.) A hromadu vecí, ktoré ste dokončili. Vytvorením samostatných oblastí sa nebudete mýliť s tým, čo ste urobili alebo neurobili.
- 6Vyhoďte veci, ktoré nepotrebujete. Keď vložíte svoje veci do škatúľ a nádob, ktoré ste získali, vyhoďte veci, ktoré nepotrebujete. Zlikvidujte veci, ktorých ste sa nedotkli alebo neotvorili za rok, všetky rozbité veci a vráťte ďalšie zásoby.
- Môžete skartovať staré papiere a opýtať sa svojich spolupracovníkov, či majú záujem o niečo z vecí, ktorými disponujete.
- Ak sa snažíte niečo vyhodiť, skúste to radšej darovať.
- 7Usporiadajte si počítač. Môžete usporiadať hmotné objekty okolo seba, ale mať neusporiadaný počítač obmedzí produktivitu a spôsobí, že sa budete stále cítiť neusporiadane. Vytvorte nové priečinky a podpriečinky, do ktorých môžete súbory ukladať, usporiadajte si pracovnú plochu, aby ste mohli ľahko nájsť konkrétne položky, odstrániť duplicitné súbory, pomenovať dokumenty s podrobnými názvami a odstrániť nepotrebné aplikácie a dokumenty.
Organizačné schopnosti sú zásadné pre pomoc pri zvládaní vašich mnohých zodpovedností, ale často môže byť ťažké ich zvládnuť.
Metóda 4 zo 4: zostať organizovaný
- 1Strávte desať minút denne rýchlym vyzdvihnutím. Strávili ste čas organizovaním a ukladaním všetkého na svoje správne miesto, takže to tak majte. Každú noc nastavte budík, ktorý signalizuje desaťminútové obdobie, v ktorom ste odkladali predmety, a zabezpečte, aby boli koše a koše stále usporiadané.
- 2Ak do svojho života pridávate nový predmet, zbavte sa starého. Pred zakúpením novej knihy prejdite svojou poličkou na knihy a vyberte z nich knihu, ktorú ste nečítali alebo nečítate. Darujte alebo vyhoďte ho, aby váš nový predmet zaujal miesto.
- Choďte o krok ďalej a zbavte sa dvoch alebo troch predmetov pre každú novú položku.
- 3Neustále majte krabicu „darovať“. Vždy majte po ruke krabicu, do ktorej môžete vhadzovať predmety, ktoré môžete darovať. Keď zbadáte položku, ktorú už nechcete, okamžite ju odneste do darovacej schránky.
- Ak máte nežiaduci predmet, ktorý nemožno darovať, ihneď ho odneste do koša.
- 4Keď uvidíte otvorenú zásuvku, zatvorte ju. Nečakajte na svoj desaťminútový upratovací čas, aby ste zostali organizovaní. Ak vidíte niečo mimo miesta, ihneď to vráťte späť. Ak prechádzate okolo celého koša, vyprázdnite ho. Keď uvidíte, že sú papieriky nemiestne, odložte ich. Vytvorte z organizácie zvyk, aby bola čo najefektívnejšia.
- Nestrávte príliš veľa drahocenných minút svojho dňa vykonávaním malých uprataných prác. Nevychádzajte von, aby ste zatvorili otvorenú zásuvku. Ak vstávate, aby ste šli na schôdzku a otvorený priečinok je na ceste, zatvorte ho. Ak prerušíte pracovný postup a zatvoríte zásuvku, znížite svoju celkovú produktivitu o 25%!
- 5Využite technológiu, ktorá vám pomôže zostať v organizácii. Existujú doslova tisíce aplikácií, ktoré môžete použiť na zabezpečenie svojej organizácie. Existuje veľa aplikácií, ako je Evernote, aplikácie na pripomenutie, ako je Beep Me, cestovné organizátory, ako je TripIT, a aplikácie, ktoré vám pomôžu usporiadať dôležitosť vašich úloh, napríklad Last Time.
- Vyhľadajte aplikácie, ktoré sa budú synchronizovať medzi vašimi zariadeniami, aby boli prístupné bez ohľadu na to, kde sa nachádzate.
Prečítajte si tiež: Ako rýchlo nájsť nesprávne umiestnený objekt?
Otázky a odpovede
- Aké položky na pracovnej ploche môžete získať, aby ste mali prehľad?Závisí to od toho, aké položky musíte usporiadať. Ak sú to papiere, potom by mohli byť užitočné priečinky na spisy, držiak súborov a štítky. Ak potrebujete usporiadať väčšie a objemnejšie položky, ako sú mapy pacientov alebo knihy, budete potrebovať kartotéku alebo poličku na knihy s nejakým spôsobom ich usporiadania, ktorý vám dáva zmysel, napríklad podľa abecedy alebo podľa predmetu. Ak potrebujete harmonogram zladiť, môže vám pomôcť stolný kalendár alebo kniha schôdzok.
