Ako uchovávať a ovládať záznamy pomocou prístupu spoločnosti Microsoft?
Vedenie záznamov v počítači vám umožní ľahký prístup ku všetkým vašim záznamom na požiadanie.
Vedenie záznamov v počítači vám umožní ľahký prístup ku všetkým vašim záznamom na požiadanie. Existuje mnoho počítačových programov na uchovávanie záznamov (zvyčajne sa nazývajú databázové aplikácie), ale ak máte počítač so systémom Windows, Microsoft Access je užívateľsky prívetivý natoľko, že aj domáci používateľ môže vytvárať a používať osobnú prispôsobenú databázu na vytváranie, úpravu, a ukladať záznamy o osobných údajoch. Access nie je k dispozícii v systéme Mac Office, ale Mac má vlastnú obľúbenú databázovú aplikáciu FileMaker Pro, ktorá je vytvorená dcérskou spoločnosťou Apple a má podobné funkcie ako Access.
Časť 1 z 2: Inštalácia prístupu spoločnosti Microsoft
- 1Získajte prístup spoločnosti Microsoft. Prístup je k dispozícii ako súčasť balíka Microsoft Office pre Windows. Aplikácia je k dispozícii v rôznych iteráciách, vrátane Office 365, ktorý si môžete „požičať“ za menej ako 7,50€ mesačne, kúpou balíka Microsoft Office pre Windows na disku v maloobchode alebo online alebo kúpou Accessu ako samostatnej položky online aplikácia od spoločnosti Microsoft. Prístup nie je dostupný v žiadnom inom operačnom systéme okrem systému Windows.
- Všetky najnovšie informácie o Office sú k dispozícii na Office.com.
- Ak chcete verziu Office pre Windows pre Mac, získajte kompatibilnú kópiu systému Windows a spustite ju spolu s OS X so softvérom Boot Camp pre Mac.
- 2Rozhodnite sa, kam budete ukladať súbory databázy. Môžete použiť cloudové úložisko, ako napríklad Microsoft OneDrive alebo DropBox, aby boli vaše súbory dostupné odkiaľkoľvek, kde máte prístup na internet, ukladajte svoje súbory lokálne do počítača alebo do inej siete alebo ukladajte kópie na viacero miest, aby ste boli skutočne zabezpečení.
- 3Nainštalujte kancelársky balík. Pokiaľ nemáte disk CD, budete si musieť stiahnuť a spustiť (dvojitým kliknutím na súbor) inštalačný súbor a potom ho nainštalovať cez internet. Môžete si vybrať, ktoré aplikácie sa majú nainštalovať - Office obsahuje Access v hlavnom balíku, pokiaľ ho vedome nezrušíte. Váš počítač sa môže počas procesu jeden alebo viackrát reštartovať.
Získajte prístup spoločnosti Microsoft.
Časť 2 z 2: Vytvorenie jednoduchej databázy
- 1Spustite prístup spoločnosti Microsoft. Ak chcete nájsť program, kliknite na ikonu "Prístup" v zozname Všetky aplikácie v ponuke Štart. Zobrazí sa aplikácia, ktorá vám dáva na výber, aký typ projektu chcete. S prázdnou databázou môžete uchovávať správy o ľuďoch, ktorým dlhujete peniaze - alebo o ľuďoch, ktorí dlhujú peniaze vám - alebo o zoznamoch faktúr, veľkých databáz poštových alebo e -mailových adries alebo o inom veľkom množstve údajov.
- Access je pre tieto úlohy oveľa výkonnejší nástroj ako Microsoft Excel. Access môže s Excelom fungovať jednoducho tak, že importujete údaje z (a exportujete do nich údaje) pomocou tlačidiel na karte Externé údaje programu Access.
- Aby ste v budúcnosti uľahčili spustenie programu, kliknite pravým tlačidlom myši na ikonu a zvoľte „Pripnúť na panel úloh“, čím ikonu pripnete na panel úloh.
- 2Vyberte „prázdnu databázu pre stolné počítače“ a potom kliknite na „vytvoriť“. Keď získate ďalšie skúsenosti so základmi, môžete sa pohrať s ostatnými možnosťami. Program sa spustí s novým súborom s predvoleným nastavením „Database1“ a úplne novou tabuľkou pred vami s názvom „Tabuľka1“.
- Databázy ukladajú údaje v nespracovanom formáte do tabuliek, ktoré informujú Access, kde má alokovať miesto na pevnom disku pre údaje, ktoré vložíte do každej bunky tabuľky.
- Na ďalšie pole sa môžete dostať aj pomocou klávesu „Tab“ alebo pomocou klávesov so šípkami.
- 3Kliknite na žlté pole „kliknutím pridať“. Zobrazí sa ponuka; z tejto ponuky vyberiete typ údajov pre pole; možnosti zahŕňajú „krátky text“ pre krátke textové polia, napríklad pre mená alebo poštové adresy, „číslo“, „menu“, „dátum a čas“ alebo jednu z ďalších možností.
- 4Pomenujte nový stĺpec. Všimnite si toho, že prvé pole v tabuľke sa vyplňuje automaticky identifikačnými číslami pri pridávaní položiek do riadkov a stĺpcov vpravo, odtiaľ pochádza aj jeho názov „ID“ - toto správanie môžete zmeniť, keď získate skúsenosti s používaním softvéru.
Prístup je k dispozícii ako súčasť balíka Microsoft Office pre Windows. - 5Zadajte ďalšie údaje. Konkrétne vytvorte nové stĺpce, pridajte údaje do riadkov a stĺpce premenujte podľa potreby.
- 6Uložte svoj záznam. Ak to chcete urobiť, kliknite na kartu "Súbor" a potom kliknite na položku "Uložiť ako". Nechajte voľby predvolené a znova kliknite na „Uložiť ako“. Keď sa Access opýta, či môže zavrieť všetky objekty, ktoré sa majú uložiť, kliknite na „Áno“. Súbor sa uloží.
- Ak sa niekedy rozhodnete presunúť svoju databázu do cloudu alebo iného zariadenia, Access vám môže pomôcť s formátovaním údajov pre novú platformu. Stačí kliknúť na „Súbor“ a potom na „Uložiť ako“ a na table v pravom okne sa zobrazia dostupné formáty.
Prečítajte si tiež: Ako pridať stopky k powerpointu?
Súvisiace články
