Ako používať prístup spoločnosti Microsoft?

1. 1
   Určte najlepšiu štruktúru pre svoje údaje. Ak vytvárate prázdnu databázu, budete chcieť premýšľať o najlepšom spôsobe organizácie svojich údajov a pridať vhodnú štruktúru. Existuje niekoľko spôsobov, ktorými môžete formátovať údaje a pracovať s nimi v programe Access:

   • Tabuľky - Toto je hlavný spôsob ukladania údajov do vašej databázy. Tabuľky je možné porovnať s tabuľkami v programe Excel: údaje sú usporiadané do riadkov a stĺpcov. Z tohto dôvodu je import údajov z programu Excel a iných tabuľkových programov relatívne jednoduchý proces.
   • Formuláre - Formuláre sú spôsob, akým sa údaje pridávajú do vašej databázy. Aj keď môžete zadávať údaje do databázy priamo do tabuliek, používanie formulárov umožňuje rýchlejšie a vizuálnejšie zadávanie údajov.
   • Správy - tieto sumarizujú a zobrazujú údaje vo vašej databáze. Prehľady slúžia na analýzu údajov a vracanie odpovedí na konkrétne otázky, napríklad o tom, aký veľký bol zisk alebo o tom, kde sa nachádzajú zákazníci. Spravidla sú navrhnuté tak, aby sa dali vytlačiť.
   • Dopyty - takto získavate a filtrujete svoje údaje. Dotazy môžete použiť na zobrazenie konkrétnych záznamov z viacerých tabuliek. Na vytváranie a aktualizáciu údajov môžete použiť aj dotazy.
2. 2
   Vytvorte svoj prvý stôl. Ak zakladáte prázdnu databázu, automaticky začnete s prázdnou tabuľkou. Svoje údaje môžete začať vkladať do tejto tabuľky buď ručne, alebo kopírovaním a prilepením z iného zdroja.

   • Každý údaj by mal mať svoj vlastný stĺpec (pole), pričom každý záznam by mal byť samostatným riadkom. Každý riadok bude napríklad zákazníkom, zatiaľ čo v každom poli bude iná informácia o tomto zákazníkovi (meno, priezvisko, e -mailová adresa, telefónne číslo atď.).
   • Menovky stĺpcov môžete premenovať, aby bolo jednoduchšie zistiť, čo je to za pole. Dvojitým kliknutím na záhlavie stĺpca zmeníte názov.
3. 3
   Importujte údaje z iného zdroja. Ak chcete importovať z podporovaného súboru alebo umiestnenia, môžete nastaviť prístup tak, aby získaval informácie a pridal ich do databázy. To je užitočné pri získavaní údajov z webového servera alebo iného zdieľaného zdroja.

   • Kliknite na kartu Externé údaje.
   • Vyberte typ súboru, ktorý importujete. V sekcii „Import a prepojenie“ uvidíte niekoľko možností pre typy údajov. Kliknutím na tlačidlo Viac zobrazíte ďalšie možnosti. ODBC je skratka pre Open Database Connectivity a zahŕňa databázy ako SQL.
   • Prejdite na umiestnenie údajov. Ak je na serveri, budete musieť zadať adresu servera.
   • V nasledujúcom okne zvoľte „Zadajte, ako a kam chcete uložiť údaje do aktuálnej databázy“. Vyberte „OK“. Pri importovaní údajov postupujte podľa týchto pokynov.
4. 4
   Pridajte ďalšiu tabuľku. Budete chcieť uchovávať svoje rôzne záznamy v rôznych databázach. Pomôže to zaistiť hladký chod vašich databáz. Môžete mať napríklad tabuľku s informáciami o zákazníkoch a inú tabuľku s informáciami o objednávke. Potom budete môcť prepojiť informácie o zákazníkovi s tabuľkou s informáciami o objednávke.

   • V sekcii Vytvoriť na karte Domov kliknite na tlačidlo tabuľky. Vo vašej databáze sa zobrazí nová tabuľka. Informácie môžete zadať rovnakým spôsobom, ako ste zadali do prvej tabuľky.

1. 1
   Pochopte, ako fungujú klávesy. Každá tabuľka bude mať jeden primárny kľúč, ktorý je pre každý záznam jedinečný. Access predvolene vytvára stĺpec ID, ktorý sa zvyšuje pre každý záznam. Toto je nastavené ako primárny kľúč. Tabuľky môžu mať aj cudzie kľúče. Ide o polia, ktoré sú prepojené s inou tabuľkou v databáze. Prepojené polia budú obsahovať rovnaké údaje.

   • Napríklad v tabuľke Objednávky môžete mať pole ID zákazníka na sledovanie toho, ktorý zákazník si objednal ktorý produkt. Pre toto pole môžete vytvoriť vzťah s poľom ID v tabuľke zákazníkov.
   • Používanie vzťahov pomáha udržiavať vaše údaje konzistentné, efektívne a čitateľné.
2. 2
   Kliknite na kartu databázové nástroje. Kliknite na tlačidlo Vzťahy v sekcii Vzťahy. Otvorí sa nové okno s prehľadom všetkých tabuliek v databáze. Každé pole bude uvedené pod názvom jeho tabuľky.

   • Pred vytvorením vzťahu budete musieť vytvoriť pole pre cudzí kľúč. Ak napríklad chcete použiť ID zákazníka v tabuľke Objednávky, vytvorte v tabuľke Objednávky pole s názvom Zákazník a nechajte ho prázdne. Zaistite, aby mal rovnaký formát ako pole, ktoré prepájate (v tomto prípade čísla).
3. 3
   Potiahnite pole, ktoré chcete použiť ako cudzí kľúč. Presuňte ho do poľa, ktoré ste vytvorili pre cudzí kľúč. V zobrazenom okne kliknite na Vytvoriť a nastavte vzťah pre polia. Medzi dvoma tabuľkami sa objaví riadok spájajúci polia.

   • Pri vytváraní vzťahu začiarknite políčko „Vynútiť referenčnú integritu “. To znamená, že ak sa údaje zmenia v jednom poli, druhé pole sa automaticky aktualizuje. Pomôže to udržať vaše údaje presné.

1. 1
   Pochopte úlohu dotazov. Dotazy sú akcie, ktoré vám umožňujú rýchlo prezerať, pridávať a upravovať údaje vo vašej databáze. Existuje široká škála typov dotazov, od jednoduchého vyhľadávania po vytváranie nových tabuliek na základe existujúcich údajov. Dotazy sú základnými nástrojmi na vytváranie zostáv.

   • Dopyty sú rozdelené do dvoch hlavných typov: výber a akcia. Vybrané dopyty načítajú údaje z tabuliek a môžu vykonávať výpočty. Akčné dotazy môžu pridávať, upravovať a odstraňovať údaje z tabuliek.
2. 2
   Pomocou sprievodcu dotazom vytvorte základný výberový dotaz. Ak chcete vytvoriť základný výberový dotaz, pomocou sprievodcu dotazom vás prevedie krokmi. Sprievodcu dotazom môžete otvoriť na karte Vytvoriť. To vám umožní zobraziť konkrétne polia z tabuľky.

Vytvorenie výberového dotazu s kritériami

1. 1
   Otvorte nástroj na návrh dotazu. Kritériá môžete použiť na zúženie vybraného dopytu a zobrazenie iba potrebných informácií. Ak chcete začať, kliknite na kartu Vytvoriť a vyberte položku Query Deign.
2. 2
   Vyberte si stôl. Otvorí sa pole Zobraziť tabuľku. Dvakrát kliknite na tabuľku, v ktorej chcete spustiť dotaz, a potom kliknite na položku Zavrieť.
3. 3
   Pridajte polia, ktoré sa majú načítať. Dvakrát kliknite na každé pole v tabuľke, ktoré chcete pridať do dotazu. Polia budú pridané do mriežky návrhu.
4. 4
   Pridajte svoje kritériá. Môžete použiť niekoľko rôznych typov kritérií, napríklad text alebo funkcie. Ak by ste napríklad chceli v poli „Ceny“ zobrazovať iba ceny vyššie ako 37€, zadali by ste >=50kritériá. Ak by ste chceli zobrazovať iba zákazníkov z Veľkej Británie, zadajte UKdo poľa Kritériá.

   • Na jeden dotaz môžete použiť viacero kritérií.
5. 5
   Výsledky zobrazíte kliknutím na položku Spustiť. Tlačidlo Spustiť sa nachádza na karte Návrh. V okne sa zobrazia vaše výsledky dotazov. Dotaz uložte stlačením klávesov Ctrl + S.

Vytvorenie výberového dotazu s parametrami

1. 1
   Otvorte nástroj na návrh dotazu. Parametrový dotaz vám umožní určiť, čo chcete načítať pri každom spustení dotazu. Ak máte napríklad databázu so zákazníkmi z rôznych miest, môžete spustiť parametrický dotaz a opýtať sa, pre ktoré mesto chcete zobrazovať výsledky.
2. 2
   Vytvorte výberový dotaz a zadajte tabuľky. Polia, ktoré sa majú načítať v dotaze, pridajte dvojitým kliknutím na ne v prehľade tabuľky.
3. 3
   Pridajte parameter do sekcie kritérií. Parametre sú okolo parametra označené „[]“. Text v zátvorkách sa zobrazí vo výzve, ktorá sa zobrazí pri spustení dotazu. Ak chcete napríklad zadať výzvu pre mesto, kliknite na bunku Kritériá pre mesto a napíšte [Which city?].

   • Parametre môžete ukončiť pomocou „?“ alebo „:“, ale nie pomocou „!“ alebo "."
4. 4
   Vykonajte viacparametrový dotaz. Na vytvorenie vlastného rozsahu pre výsledky dotazov môžete použiť viacero parametrov. Ak je pole napríklad poľom Dátum, môžete vrátiť rozsah dátumov zadaním. Po spustení dotazu dostanete dve výzvy. Between [Enter starting date:] And [Enter ending date:]

Vytvorenie dotazu na vytvorenie tabuľky

1. 1
   Kliknite na kartu vytvoriť a vyberte návrh dotazu. Pomocou dotazov môžete vytiahnuť konkrétne údaje z existujúcich tabuliek a vytvoriť novú tabuľku s týmito údajmi. To je obzvlášť užitočné, ak chcete zdieľať konkrétne časti databázy alebo vytvárať konkrétne formuláre pre podmnožiny databázy. Najprv budete musieť vytvoriť pravidelný výberový dotaz.
2. 2
   Vyberte tabuľky, z ktorých chcete získavať údaje. Dvakrát kliknite na tabuľky, z ktorých chcete získať údaje. V prípade potreby môžete ťahať z viacerých stolov.
3. 3
   Vyberte polia, z ktorých chcete načítať údaje. V prehľade tabuliek dvakrát kliknite na každé pole, ktoré chcete pridať. Bude pridaný do vašej mriežky dotazov.
4. 4
   Nastavte si kritériá. Ak chcete z poľa zadať konkrétne údaje, nastavte filter pomocou sekcie kritérií. Ďalšie podrobnosti nájdete v časti „Vytvorenie výberového dopytu s kritériami“ vyššie.
5. 5
   Otestujte svoj dotaz, aby ste sa uistili, že vracia požadované výsledky. Pred vytvorením tabuľky spustite dotaz, aby ste sa presvedčili, že ťahá všetky správne údaje. Upravte svoje kritériá a polia, kým nezískate všetky požadované údaje.
6. 6
   Uložte dotaz. Stlačením Ctrl + S uložte dotaz na neskoršie použitie. Zobrazí sa vo vašom navigačnom rámci na ľavej strane obrazovky. Kliknutím na dotaz ho znova vyberiete a potom kliknite na kartu Návrh.
7. 7
   V skupine typov dotazov kliknite na tlačidlo „vytvoriť tabuľku“. Zobrazí sa okno so žiadosťou o názov vašej novej tabuľky. Zadajte názov tabuľky a kliknite na tlačidlo OK.
8. 8
   Kliknite na tlačidlo Spustiť. Vaša nová tabuľka bude vytvorená pomocou vami zadaného dopytu. Tabuľka sa zobrazí v navigačnom rámci vľavo.

Vytvorenie doplnkového dotazu

1. 1
   Otvorte predtým vytvorený dotaz. Pripojovací dotaz môžete použiť na pridanie údajov do tabuľky, ktorá už existuje z inej tabuľky. To je užitočné, ak potrebujete pridať viac dát do tabuľky vytvorené pomocou tabuľky make dotazu.
2. 2
   Na karte návrhu kliknite na tlačidlo Pripojiť. Tým sa otvorí dialógové okno Pripojiť. Vyberte tabuľku, ktorú chcete pripojiť.
3. 3
   Zmeňte kritériá dopytu tak, aby zodpovedali tomu, čo chcete pridať. Ak ste napríklad vytvorili tabuľku s kritériami „2010“ pre pole Rok, zmeňte ju na rok, ktorý chcete pridať, napríklad „2011“.
4. 4
   Nastavte, kam chcete údaje pripojiť. Uistite sa, že ste nastavili správne polia pre každý stĺpec, ktorý pripájate. Keď napríklad použijete vyššie uvedené zmeny, údaje by mali byť pripojené k poľu Rok v riadku Pripojiť k.
5. 5
   Spustite dotaz. Kliknite na tlačidlo Spustiť na karte Deign. Dotaz sa spustí a údaje sa pridajú do tabuľky. Tabuľku môžete otvoriť a overiť, či boli údaje správne pridané.

1. 1
   Vyberte tabuľku, pre ktorú chcete vytvoriť formulár. Formuláre vám umožňujú jednoducho vidieť údaje pre každé pole a tiež rýchlo prepínať medzi záznamami alebo vytvárať nové. Formuláre sú nevyhnutné pre dlhšiu dobu zadávania údajov, pretože väčšine ľudí sa s nimi pracuje oveľa jednoduchšie ako s tabuľkami.
2. 2
   Na karte Vytvoriť kliknite na tlačidlo formulára. Automaticky sa tak vytvorí formulár na základe polí obsiahnutých v tabuľke. Access robí celkom dobrú prácu pri automatickom vytváraní polí so správnou veľkosťou, ale môžete zmeniť veľkosť a premiestniť všetky prvky vo formulári, ktoré chcete.

   • Ak nechcete, aby sa vo formulári zobrazovalo konkrétne pole, kliknite naň pravým tlačidlom myši a vyberte príkaz Odstrániť.
   • Ak majú vaše tabuľky vzťahy, pod každým záznamom sa zobrazí údajový hárok s prepojenými údajmi. Pripojené údaje môžete týmto spôsobom upravovať oveľa jednoduchšie. Každý obchodný zástupca vo vašej databáze môže mať napríklad k záznamu pripojenú databázu zákazníkov.
3. 3
   Navigujte v novom formulári. Tlačidlá šípok v spodnej časti sa pohybujú od záznamu k záznamu. Polia budú vyplnené vašimi záznamovými údajmi pri prepínaní medzi nimi. Na prvý alebo posledný záznam môžete použiť tlačidlá na okrajoch.
4. 4
   Tabuľku použijete kliknutím na tlačidlo údajového hárka. Nachádza sa v ľavom hornom rohu a umožní vám začať meniť hodnoty tabuľky pomocou formulára.
5. 5
   Vykonajte zmeny v existujúcich záznamoch. Údaje v tabuľke môžete zmeniť v ľubovoľnom poli každého záznamu. Zmeny sa automaticky prejavia v tabuľke, ako aj vo všetkých prepojených tabuľkách.
6. 6
   Pridajte nové záznamy. Kliknutím na tlačidlo „Pridať záznam“ v blízkosti navigačných tlačidiel vytvoríte nový záznam na konci zoznamu. Polia potom môžete použiť na zadanie údajov do prázdneho záznamu v tabuľke. Je to oveľa jednoduchší spôsob, ako pridať nové informácie, ako prostredníctvom zobrazenia tabuľky.
7. 7
   Po dokončení uložte formulár. Uistite sa, že ste formulár uložili stlačením klávesov Ctrl + S, aby ste k nemu mohli neskôr znova ľahko pristupovať. Zobrazí sa vo vašom navigačnom rámci na ľavej strane obrazovky.

1. 1
   Vyberte tabuľku alebo dopyt. Prehľady vám umožňujú rýchlo zobraziť súhrny vašich údajov. Často sa používajú na správy o príjmoch a odoslaní a dajú sa prispôsobiť takmer akémukoľvek použitiu. Prehľady čerpajú údaje buď z tabuliek, alebo z dotazov, ktoré ste vytvorili.
2. 2
   Kliknite na kartu vytvoriť. Vyberte typ prehľadu, ktorý chcete vytvoriť. Existuje niekoľko rôznych spôsobov, ako môžete vytvoriť zostavu. Access vám môže vytvoriť prehľad automaticky, alebo si môžete vytvoriť vlastný.

   • Report - Vytvorí sa automatický report so všetkými údajmi z vášho zdroja. Nič nebude zoskupené, ale pre malé databázy to pravdepodobne stačí na zobrazenie toho, čo potrebujete.
   • Prázdna správa - Vytvorí sa prázdna správa, ktorú môžete podľa potreby vyplniť svojimi údajmi. Budete si môcť vybrať z akéhokoľvek dostupného poľa a vytvoriť si vlastný prehľad.
   • Sprievodca zostavou - Sprievodca zostavou vás prevedie procesom vytvárania zostavy, umožní vám vybrať a zoskupiť údaje a podľa toho ich formátovať.
3. 3
   Nastavte zdroj pre prázdnu správu. Ak ste sa rozhodli vytvoriť prázdnu správu, budete pre ňu musieť vybrať zdroj. Najprv kliknite na kartu Usporiadať a potom vyberte položku Hárok vlastností. Prípadne môžete tiež stlačiť Alt + Enter.

   • Kliknite na šípku nadol vedľa poľa Zdroj záznamu. Zobrazí sa zoznam dostupných tabuliek a dotazov. Vyberte jeden a bude priradený k správe.
4. 4
   Pridajte polia do svojho prehľadu. Keď máte zdroj, môžete z neho začať pridávať polia do svojho prehľadu. Kliknite na kartu Formát a potom kliknite na položku Pridať existujúce polia. Zoznam polí sa zobrazí v pravom rámčeku.

   • Kliknite a presuňte polia, ktoré chcete pridať, do rámca návrhu. Záznam sa zobrazí v správe. Keď pridáte ďalšie polia, automaticky sa zarovnajú s existujúcimi poliami.
   • Polia môžete zmeniť tak, že kliknete na okraje a potiahnete myš.
   • Polia zo správy vymažete kliknutím na nadpis a stlačením klávesu Delete.
5. 5
   Pridajte skupiny do svojho prehľadu. Skupiny vám umožňujú rýchlo analyzovať informácie v zostave, pretože vám umožňujú organizovať súvisiace informácie. Môžete napríklad chcieť zoskupiť predaj podľa regiónu alebo predajcu. Skupiny vám to umožňujú.

   • Kliknite na kartu Návrh, kliknite na tlačidlo Zoskupiť a zoradiť.
   • Kliknite pravým tlačidlom myši na ktorúkoľvek časť poľa, ktoré chcete pridať do skupiny. V ponuke vyberte položku Skupina zapnutá.
   • Pre skupinu sa vytvorí hlavička. Hlavičku môžete prispôsobiť ľubovoľnému názvu skupiny.
6. 6
   Uložte a zdieľajte svoj prehľad. Keď je správa dokončená, môžete ju uložiť a potom zdieľať alebo vytlačiť ako akýkoľvek dokument. Použite to na zdieľanie výkonnosti spoločnosti s investormi, kontaktné informácie na zamestnancov a mnoho ďalších.