Ako vytvoriť kancelársky registračný systém?
Ako vytvorím životaschopný evidenčný systém, ak môže prísť odstrániť súbory viac ako jeden jednotlivec?
Niekoľko vecí je pre bezproblémový chod kancelárie dôležitejších ako fungujúci registračný systém. Bez ohľadu na to, či k súborom pristupujete iba vy alebo zdieľate so zamestnancom, vami zvolený registračný systém musí byť organizovaný, aby každý mohol nájsť to, čo hľadá. Ak je používanie registračného systému náročné, zavesíte sa na papiere zo strachu, že o ne prídete v súboroch, a čoskoro budete mať na stole hromady papierov.
- 1Rozhodnite sa pre registračný systém. Nech je to čokoľvek, musí to dávať zmysel, aby ste presne vedeli, kde je každý kus papiera. Vaše možnosti sú:
- Abecedne. Tento systém je najvhodnejší, keď väčšina vašich súborov bude obsahovať mená klientov, pacientov alebo zákazníkov.
- Predmet alebo kategória: Väčšina súborových systémov je usporiadaná podľa predmetu alebo kategórie, čo funguje správne, ak je správne nastavené, ale môže byť aj najzložitejšie, keď nie je.
- Numerické/chronologické. Najlepšie je to vtedy, ak vaše súbory pozostávajú hlavne z očíslovaného alebo datovaného materiálu, ako sú nákupné objednávky alebo potvrdenia.
- 2Naplňte svoje priečinky súbormi závesnými priečinkami. Závesné priečinky nebudú nikdy odstránené, pretože slúžia ako držiaky miest na manilské obálky, ktoré vyberiete zo zásuvky.
- 3Zoraďte svoje papiere na hromady podľa kategórie. Ak je hromada vysoká viac ako palec alebo dva, rozdeľte ju do podkategórií. Ak je hromada príliš tenká, skombinujte ju s inou hromadou a premenujte ju. Názvy hromád by mali uľahčiť určenie, na ktorú hromadu každý kus papiera ide.
- 4Každú hromadu umiestnite do priečinka s manilami a zreteľne ju označte. Najlepšie je používať priečinky s kartami, ktoré sú v strede, a nie striedavo, pretože súbory pôsobia úhľadnejšie.
- 5Manilové priečinky vložte do závesných priečinkov. Pre väčšinu súborov budú fungovať bežné visiace priečinky, ale pre hrubé súbory alebo súbory, ktoré ste museli rozdeliť do podkategórií, použite priečinky v spodnej časti poľa. Priečinky si môžete objednať, ako len chcete, ale väčšina ľudí v tejto chvíli používa abecedný systém.
- 6Zavesené priečinky označte rovnakými názvami ako priečinky manila. Umiestnite všetky plastové úchytky naľavo od priečinka, pokiaľ nepoužívate bočnú kartotéku. Pri bočných súboroch, ktoré sa spúšťajú zľava doprava, keď otvárate zásuvku, nie spredu dozadu, umiestnite zarážky na pravú stranu.
- 7V blízkosti súborov umiestnite zásoby závesných a manipulačných priečinkov, aby ste priečinok mohli jednoducho pridať, ak sa ocitnete s kúskom papiera, ktorý nepatrí do existujúceho priečinka. Vyhnite sa príliš hrubým alebo príliš tenkým priečinkom. Môžete tiež chcieť znova označiť priečinky a znova distribuovať papiere, ak sa rozhodnete, že je potrebné zmeniť kategorizáciu.
- 8Na konci roka odstráňte všetky priečinky, označte čerstvé priečinky z Manily rovnakými názvami kategórií a umiestnite ich do súborov. Prejdite starými priečinkami, aby ste zistili, či je potrebné niečo preniesť do aktuálnych súborov, a ostatné umiestnite do svojho archívu.
Keď vytvoríte registračný systém, musíte s podaním držať krok.
- Môžete byť v pokušení farebne kódovať súbory, používať počítač na tlač štítkov súborov alebo inak zatraktívniť súbory. Keď však budete musieť vykonať zmenu, napríklad pridať jeden priečinok, budete nešťastní, ak zistíte, že ste v priečinkoch s nesprávnymi farbami alebo budete musieť ručne napísať štítok súboru. Najlepšie je udržať veci jednoduché.
- Nikdy nevytvárajte rôznu hromadu toho, čo nemôžete kategorizovať, pretože tam všetko skončí.
- Keď vytvoríte registračný systém, musíte s podaním držať krok. Vyhraďte si každý deň čas na to, aby ste vybrali papiere zo svojho stola a založili ich. Odolajte pokušeniu nastaviť na svoje súbory hlboký kartotékový kôš, pretože ho iba naplníte a stane sa ďalším súborom.
Prečítajte si tiež: Ako sa zbaviť prachu z vinylu?
Otázky a odpovede
- Ak je splatný šek napísaný „Mesto Addis“, mal by byť zaevidovaný v rôznych súboroch T alebo A?Pod „T“ potom v abecednom poradí podľa názvu mesta: Mesto Addis, Mesto Ahoskie atď.
- Pri podávaní dokumentov pre klienta mám použiť jeho meno alebo priezvisko?Prihláste sa podľa priezviska klienta.
- Čo by som mohol použiť pri sťahovaní súboru?Na odhlásenie súborov zvážte v každom priečinku kartu „Out“ (veľkú indexovú kartu). Osoba, ktorá preberá spis, musí napísať svoje iniciály a dátum na kartu. To vám umožní sledovať stratené alebo chýbajúce súbory.
- Ako vytvorím životaschopný evidenčný systém, ak môže prísť odstrániť súbory viac ako jeden jednotlivec?Systém je možné prispôsobiť tak, že každá osoba vloží miestnu kartu alebo zástupný symbol so svojim menom. Ak vezmú súbor, môžu napísať názov súboru na zástupný symbol a nechať ho na mieste odstráneného súboru. Týmto spôsobom, kedykoľvek a keď iná osoba potrebuje tento súbor, uvidí, že ho prevzal „John Smith“, a odtiaľ bude pokračovať. Tieto miestne karty sú bežnou kancelárskou položkou a dajú sa kúpiť v obchodoch s kancelárskymi potrebami.
- Ak potrebujem niečo podať pre William John Associates, mám to podať pod W alebo J?Najprv musíte rozhodnúť o poradí zoradenia. Ak podávate krstné meno, použite W. Ak podávate priezvisko, použite J. Prípadne zadajte buď pod W alebo J a uveďte krížový odkaz na iné miesto podania.
- Môžem súbory zaradiť do kategórií podľa predmetu?Áno! Účelom kategorizácie súborov je, aby ste ich mohli ľahko nájsť. Ak je pre vás kategorizácia súborov podľa predmetu jednoduchšia, mali by ste to urobiť!
- Aké sú niektoré výhody registračných systémov?Registračný systém umožňuje firme sledovať dôležité dokumenty a rýchlo ich nájsť. Pomáha tiež bezproblémovému a efektívnemu fungovaniu podniku.
- Podám žiadosť z prvého alebo posledného mesiaca?Pri registrácii dávam na začiatok posledný mesiac, čo mi umožňuje najskôr vidieť najnovšie transakcie. Svoj registračný systém však môžete nastaviť tak, ako vám to najviac vyhovuje.
- Čo keď súbor môže byť zaradený do viac ako jednej kategórie? Poistenie auta môže ísť napríklad do priečinka „Auto“ alebo „poistenie“. Ako môžem tento systém zjednodušiť?Skutočný priečinok založte do poistenia a do priečinka „auto“ vložte list papiera s textom „Informácie o poistení auta nájdete v súbore„poistenie “.
- Prečo je registračný systém potrebný?Registračný systém umožňuje podniku sledovať dôležité dokumenty a rýchlo a ľahko ich nájsť, keď sú potrebné. Zaisťuje, že podnik funguje hladko a efektívne.
Nezodpovedané otázky
- Mám podávať za indexovými písmenami alebo pred nimi?
Komentáre (12)
- Pomohlo nám to overiť ľahký systém nastavenia nášho systému domácich záznamov. Použili sme to ako kontroly a váhy, aby sme sa uistili, že nevynechávame nič alebo nám niečo nechýba.
- Umiestnenie záložiek iba na jednu stranu bolo veľmi užitočné! Dať zmysel označiť priečinok manila rovnako ako priečinok so závesnými súbormi malo zmysel. Uľahčuje to, keď odstránite priečinok manila, teraz budete rýchlo vedieť, kam ide.
- Práve začínam domácu kanceláriu. To mi dalo dobré, praktické nápady pri podávaní papierov.
- Páčilo sa mi, ako si nastavil tému. Sledovanie bolo jednoduché a obrázky boli nápomocné.
- Je to veľmi nápomocný a veľmi užitočný článok, len tak ďalej, vďaka!
- Rada mala zmysel a je veľmi flexibilná. Obzvlášť sa mi páčila rada, aby ste nemali rôzne. priečinok, ktorý som vždy mal. Ako hovoríte, môj rôzny. priečinok sa vždy rýchlo zaplnil nesúvisiacimi položkami, ktoré bolo ťažké nájsť.
- Myšlienka umiestnenia záložiek záložných súborov na LHS sa zdá byť zrejmá, keď to uvediete, ale ak ste pravák, karty stále vidíte, keď vkladáte ruku do súborov. Dobré veci!
- Musím to použiť pre našu kanceláriu.
- Jednoduché! Ak to neviete, veci nie sú také jednoduché.
- Veľmi oceňované.
- Teraz viem, kto má urobiť registračný systém. Ďakujem za poznámky.
- Pomohlo mi to v triednej prezentácii o tom, ako efektívne a efektívne spravovať súbory v kancelárii.
