Ako organizovať kancelárske súbory?
Ak chcete organizovať kancelárske súbory, začnite vývojom kategórií a podkategórií, ktoré pokryjú všetky dokumenty, ktoré musíte uložiť. Potom uľahčite vyhľadávanie súborov pomocou inej farby priečinka pre každú kategóriu, ktorú ste vytvorili, a každý priečinok označte. Okrem toho zabráňte vydutiu priečinkov tým, že uložíte všetky dokumenty rozložene. Nakoniec v každej zásuvke na spisy ponechajte niekoľko palcov extra priestoru, aby priečinky mali priestor časom rásť. Pokračujte v čítaní tipov na spoluprácu s ostatnými, aby boli organizovaní.
Ak chcete organizovať kancelárske súbory, začnite vývojom kategórií a podkategórií, ktoré pokryjú všetky dokumenty, ktoré musíte uložiť.
Organizácia kancelárskych súborov môže byť náročná úloha, najmä ak máte veľké množstvo súborov a dokumentov, ale nemusí to byť bolestivý proces. Plánovanie dopredu a rozhodovanie o súborovom systéme vám môže pomôcť usporiadať súbory tak, aby vyhovovali vašej firme, a zaistiť, že budete dôležité dokumenty nachádzať efektívnejšie. Akonáhle budete mať svoje súbory v poriadku, potom sa musíte držať konzistentného systému, aby ste ich takto udržovali.
Metóda 1 z 3: vývoj systému
- 1Vytvorte kategórie súborov. Prvá vec, ktorú musíte urobiť, ak chcete usporiadať súbory, je rozhodnúť sa, aké hlavné kategórie použijete na triedenie. Rôzne druhy kancelárií budú mať rôzne druhy kategórií, ale všeobecný systém je rovnaký. Musíte vymyslieť systém, ktorý zmysluplne triedi vaše súbory.
- Ak napríklad pracujete v advokátskej kancelárii a potrebujete organizovať klientske súbory, môžete ich zoradiť podľa všeobecných typov prípadov: súdne spory, dedičské, podnikové, administratívne a ďalšie.
- 2Nastavte podkategórie. V rámci každej jednotlivej kategórie sa môžete stať konkrétnejšími vytvorením zoznamu podkategórií. Každý jednotlivý kus papiera, ktorý je potrebné podať, je možné definovať dvoma pojmami - všeobecnou kategóriou a potom podkategóriou.
- Ak napríklad nastavujete registračný systém pre finančné záležitosti, môžete mať všeobecnú kategóriu „Odchádzajúce platby“ a potom nastaviť podkategórie dodávateľov, dodávateľov, služieb, profesionálov a administratívne náklady.
- 3Použite systém farebného kódovania. Znie to jednoducho, ale môže to byť veľmi efektívny spôsob usporiadania súborov pre rýchly prístup. Rozhodnite sa, koľko rôznych kategórií budete mať vo svojom informačnom systéme, a potom použite toľko rôznych farebných priečinkov.
- Namiesto použitia priečinkov, ktoré sú úplne farebné, môžete použiť bežné priečinky z Manily a získať farebné nálepky. Samolepky potom môžete nalepiť na hornú záložku, na okraj priečinka alebo na obe, aby boli lepšie viditeľné.
Keď budete mať svoje súbory v poriadku, budete sa musieť držať konzistentného systému, aby ste ich takto udržovali. - 4Označte súbory. Každý súbor vo vašej kancelárii má teraz jasné miesto. Štítok by ste mali napísať na kartu každého priečinka jasne a úhľadne, aby ste vedeli, kam patrí. Štítok v každom jednotlivom priečinku by mal začínať všeobecnou kategóriou a potom by mal nasledovať konkrétna podkategória. Priečinok obsahujúci záznamy o platbách vašim dodávateľom by napríklad mohol mať štítok „Odchádzajúce platby / dodávatelia“.
- Štítky na každom súbore by mali byť vytlačené čo najpresnejšie a najkonzistentnejšie. Veľmi jednoducho si môžete kúpiť softvérový balík, ktorý vám umožní formátovať štítky, aby ste ich mohli písať a tlačiť pomocou počítača.
- Ak tlačíte štítky pomocou počítača, mali by ste používať konzistentnú veľkosť a štýl písma. Ak tlačíte ručne, mali by ste sa snažiť byť dôslední a čo najčistejší.
- 5Zoraďte súbory podľa abecedy. Keď je váš registračný systém zavedený a máte vytvorené všetky priečinky, dajte ich do poriadku. Všeobecné priečinky by ste mali zoradiť podľa abecedy. V rámci každého všeobecného priečinka by mali byť všetky podkategórie zoradené aj podľa abecedy.
- Niektoré informácie môžete zoradiť podľa dátumu, a nie podľa štítku témy. Ak je to tak, potom sa budete musieť sami rozhodnúť, či má zmysel triediť súbory podľa najnovších položiek vpredu a prejsť k najstarším alebo naopak.
- 6V každej zásuvke na spisy nechajte niekoľko palcov priestoru. Pri vytváraní systému spisov musíte nechať priestor na rast súborov. Postupom času nepochybne dostanete viac papierov, ktoré môžete pridať do každého priečinka. Nechajte priestor na rozšírenie svojich súborov. V opačnom prípade budete mať neskôr náročnú úlohu presunúť celé sekcie alebo zásuvky na súbory, aby ste uvoľnili miesto.
Metóda 2 z 3: triedenie nesúrodých súborov
- 1Zhromaždite všetky potrebné materiály. Ak začínate so zbierkou papierov, ktoré neboli zorganizované a sú v neporiadku, budete musieť začať ťahaním papierov k sebe. Nájdite si pracovisko a zozbierajte všetko na jednej hromade. Potom budete môcť pracovať na organizovaní.
- 2Papiere rozdeľte do dvoch skupín na „akciu“ a „registráciu “. Ako prvý krok by ste mali vytvoriť priečinok alebo hromadu pre všetko, čo vyžaduje okamžitú akciu. Tieto dokumenty by nemali byť podané, alebo si možno nepamätáte, že máte robiť prácu, ktorú je potrebné vykonať. Odložte tento priečinok „akcie“, aby ste ho mohli čoskoro riešiť. Potom pokračujte v podávaní zvyšných dokumentov.
- Usporiadajte súbor „akcia“. Papiere, s ktorými sa treba ihneď zaoberať, by ste mali roztriediť do menších skupín na základe práce, ktorú musíte vykonať. Nastavte napríklad podkategórie ako telefonovanie, písanie, doručovanie a platenie.
ODBORNÁ TIPNáš odborník súhlasí: Zoraďte svoje dokumenty podľa toho, čo vyžaduje okamžitú akciu, napríklad podľa účtov alebo formulárov, ktoré je potrebné vyplniť, a podľa toho, čo sa nevyžaduje, ale v budúcnosti môže, napríklad daňové formuláre a iné právne dokumenty. Strednou kategóriou papierov sú tie, ktoré vytiahnete podľa potreby, napríklad príručky a adresáre. Zoraďte súbory do zásuvky podľa toho, aký typ akcie vyžadujú, a vpredu umiestnite dokumenty s okamžitou odpoveďou.
Organizácia kancelárskych súborov môže byť náročná úloha, najmä ak máte veľké množstvo súborov a dokumentov, ale nemusí to byť bolestivý proces. - 3Každý papier vyberte raz. Pri triedení voľných dokumentov, ktoré podávate, sa rozhodujte o každom z nich pri jeho kontrole. Vyberte si papier, prečítajte si ho, rozhodnite sa, do ktorej kategórie a podkategórie patrí do vášho informačného systému, a potom ho odložte. Táto práca vám pomôže s konzistentnosťou podávania a pomôže vám ušetriť čas tým, že sa s každou položkou budete zaoberať iba raz.
- Pri kontrole každej položky by ste mali zistiť, či si ju vôbec musíte nechať. Ak je papier niečím, čo už bolo prerokované a nie je to niečo, čo by ste si mali uchovávať ako záznam, potom zvážte jeho vyradenie a nie podanie.
- 4Rozbaľte každú položku. Väčšina papierov, ktoré máte, bude pravdepodobne doručená korešpondenčne a pravdepodobne bude v obálkach a založených. Vyberte papier z obálok, otvorte ich naplocho a potom založte. Ak týmto spôsobom založíte každý papier, vaše priečinky sa zmestia rovnomerne do zásuvky na spisy bez toho, aby došlo k vydutiu tam, kde sa skladané papiere skladajú.
- Rozhodnite sa, či si chcete nechať nejaké obálky. Vo väčšine prípadov sú obálky nepotrebné a je ich možné vyhodiť. Ak sa však domnievate, že budete potrebovať doklad o doručení alebo poštovú pečiatku, mali by ste obálku zošiť na papier a držať ich pohromade.
- Viaceré papiere by mali byť zošité dohromady. Zabráni sa tým oddeleniu alebo strate vecí. Sponky sú vhodnejšie ako kancelárske sponky, pretože (a) zapadajú do spisov rovnomernejšie a (b) nemajú problém skĺznuť.
Metóda 3 z 3: Údržba súborov
- 1Použite košík „do súboru“. Keď do vašej kancelárie vstúpi nová korešpondencia alebo sa vytvorí nové papierovanie, možno ho nebudete môcť ihneď podať. Všetko, čo je potrebné podať, by ste mali umiestniť na jedno miesto, kde to bude možné. Košík na vašom stole s označením „Do súboru“ je dobrý spôsob, ako tieto papiere odložiť, kým nebudete pripravení.
- 2Určte si konzistentný čas na prácu na podaní. Ak môžete, naplánujte si každý deň alebo týždeň konzistentný čas, počas ktorého môžete pracovať na podávaní nových dokumentov. Ak urobíte z podávania pravidelnú súčasť svojej rutiny, je väčšia pravdepodobnosť, že s ním budete držať krok.
- Môžete si napríklad vyhradiť poslednú polhodinu každého dňa na predloženie denných papierov. Ak to nie je dosť času, môžete sa pokúsiť podať žiadosť dvakrát denne, tesne pred tým, ako pôjdete na obed a potom tesne pred odchodom.
- Kľúčom k úspechu je dôslednosť a opakovanie.
- 3Zaistite, aby ostatní s prístupom k súborom systému rozumeli. Ak ste jedinou osobou, ktorá používa vaše súbory, mali by ste byť ľahko schopní udržať poradie, ktoré ste vytvorili. Ak však iní ľudia potrebujú použiť dokumenty vo vašich súboroch, mali by ste sa uistiť, že rozumejú - a dodržujú - systém, ktorý ste vytvorili. Zavedený registračný systém nie je nápomocný, ak dôjde k nesprávnemu zaradeniu dokumentov a ich vloženiu do nesprávnych priečinkov.
- Ak to môže byť efektívnejšie a efektívnejšie, ak ponúknete získanie niečoho, čo by niekto iný vo vašej kancelárii mohol potrebovať, a potom ich požiadajte, aby vám všetko vrátili. Potom si môžete byť istí, že sa všetko znova správne prefiltruje.
Ak napríklad pracujete v advokátskej kancelárii a potrebujete organizovať súbory klientov, môžete ich zoradiť podľa všeobecných typov prípadov: súdne spory, dedičské, podnikové, administratívne a ďalšie. - 4Uchovávajte dôležité dokumenty na bezpečnom mieste. Niektoré špeciálne materiály môže byť potrebné uchovávať na oddelených, špeciálnych miestach. Niektoré papiere môžu byť napríklad uložené v trezore alebo v ohňovzdornej schránke. Možno budete dokonca musieť niektoré materiály uchovávať mimo pracoviska, v bezpečnostnej schránke banky alebo v advokátskej kancelárii vašej spoločnosti.
- 5Pravidelne kontrolujte svoje súbory. Minimálne raz za rok alebo v prípade potreby častejšie, by ste si mali vyhradiť čas na kontrolu svojich súborov. Cieľom tejto recenzie je rozhodnúť, či existujú dokumenty alebo celé priečinky, ktoré je možné zahodiť alebo prípadne presunúť do úložiska mimo podniku. Ak už niečo nebude nikdy potrebné, mali by ste to zahodiť. Ak je to niečo, čo neočakávate, že budete používať pravidelne, ale možno to bude potrebné viesť ako záznam, mali by ste to poslať do úložiska.
- Tento článok sa zaoberá organizovaním a ukladaním fyzických kópií korešpondencie, účtov a iných materiálov v papierovej forme. Tu uvedené princípy fungujú rovnako dobre pri organizovaní počítačových súborov. Môžete vytvárať priečinky a podpriečinky a ukladať elektronické súbory rovnako ako fyzické papiere.
- Kartotéka
- Vešanie súborov
- Priečinky
- Štítky
- Značkovače
Prečítajte si tiež: Ako odstrániť farbu zo štetca?
Otázky a odpovede
- Priečinky súborov: Mali by to byť Smith, John & Anderson, Julie ALEBO Smith, John & Julie Anderson?V oboch príkladoch, ktoré ste uviedli, je krstné meno „Smith“, takže položka bude uložená na rovnakom mieste. Dôležitejšou otázkou je, či by ste mali danú položku označiť ako „Smith & Anderson“ alebo „Anderson & Smith“, pretože to ovplyvní miesto podania. Na tieto otázky skutočne neexistuje žiadna „správna“ odpoveď, pokiaľ ste dôslední.
- Aké tri typy registračných systémov je možné použiť?Tri hlavné typy sú abecedné, číselné a alfanumerické. Môžete vytvárať podskupiny, ako napríklad Abecedné aktuálne, Abecedné encyklopédie, Abecedné geografické, Duplexné číselné a Chronologické.
- Sú záznamy v obchodnej spisovni (fyzické priečinky) s mobilným stenovým systémom archivované spredu dozadu (ako v skrini) alebo bokom (zprava doľava v poradí čítania)?Zo strany na stranu (zľava doprava, pokiaľ nepoužívate jazyk, ktorý číta sprava doľava, napr. Arabčinu).
- Ak je názov spoločnosti „The Mug Co.“, zaevidujem ho pod „M“?Akákoľvek spoločnosť, ktorá začína na „The“, by mala byť pod nasledujúcim slovom, takže „The Mug Co.“ mali by ste uložiť pod „M.“
- Ako môžem zmeniť svoje súbory Microsoft Word na nové kategórie a názvy súborov, keď sú staré a zmenili sa?Znie to ako skľučujúca úloha a môže to byť časovo náročné, ale systém je skutočne rovnaký ako pri reorganizácii papierových súborov. Určte nové kategórie, ktoré budete používať, a názvy súborov, ktoré do nich patria. Potom môžete veľmi jednoducho použiť tlačidlo pravým tlačidlom myši na presúvaní súborov do nových umiestnení. Namiesto kliknutia pravým tlačidlom myši môžete zvýrazniť názov súboru a vybrať „Vystrihnúť“. Potom presuňte kurzor na požadované nové miesto a kliknite na položku „Prilepiť“.
Nezodpovedané otázky
- Ako prinútim priečinky tlačovej dosky postaviť sa do súboru?
- Ako môžem nechať priečinky tlačovej dosky postaviť sa v zásuvke na súbory?
Komentáre (6)
- Som nadšený, že môžem svojmu manželovi (šéfovi) pomôcť zorganizovať jeho kanceláriu. To mi to skutočne zjednodušilo.
- Pomohlo mi to, pretože som práve začal s novou spoločnosťou a systém je len neporiadny.
- Tento článok mi veľmi pomohol, pretože mi poskytol predstavu o tom, ako začať organizovať šéfovu kanceláriu, od vyčlenenia času na triedenie až po vytváranie mesačných spisov. Bolo to veľmi nápomocné.
- Výborný nápad. Jednoduché a úhľadné.
- Veľká pomoc, tieto nápady. Vďaka.
- Máte pár užitočných rád.
