Ako ukladať podľa abecedy?

Napríklad „Jane A. Doe Mining Company“ sa bude ukladať za „Jane A. Doe Mfg.“.

Abecedné ukladanie je základný spôsob organizovania dokumentov, ktorý umožňuje rýchle ukladanie, prístup a správu vašich osobných a obchodných súborov. Implementáciou abecedného ukladania do svojho života zabezpečíte, že všetky dokumenty sú chránené a ľahko dostupné. Existuje veľa pravidiel, ako ukladať abecedne v angličtine, aby sa zachoval rozumný systém archivovania. Našťastie je ľahké začať s novými dokumentmi a napriek tomu nie je náročná zmena, ak je potrebné uskutočniť novú organizáciu!

Časť 1 z 2: podanie abecedne

1
Rozhodnite sa, aký abecedný systém budete používať. Aj niečo tak zdanlivo priame, ako je abecedné podanie, ponúka niekoľko možností na výber. Je dôležité, aby ste si vybrali jeden systém a používali ho dôsledne.
- Podávanie listov po písmenách berie do úvahy každé písmeno v každom slove v poradí, v akom sa objavujú, pričom ignoruje všetky medzery medzi slovami.
- Podávanie slov po slovách objednáva položky na základe prvého písmena každého slova za sebou.
- Podávanie po jednotkách berie do úvahy každé slovo, skratku a začiatočné poradie položiek podľa nich. Všeobecne sa odporúča systém po jednotke.
2
Zoskupiť položky. Keď máte všetky položky, ktoré potrebujete uložiť, rozhodnite sa, ako chcete súbory zoskupiť. Môžete si zvoliť formát slovníka, v ktorom sú všetky súbory zoradené v abecednom poradí, bez ohľadu na typ súboru alebo položky, ktoré obsahuje. Môžete tiež použiť formát encyklopédie, v ktorom sú položky zoskupené podľa typu alebo predmetu a potom je každá skupina usporiadaná podľa abecedy.
- Ak máte veľa rôznych druhov položiek na uloženie (recepty, daňové doklady, listy atď.), Môže byť užitočné použiť formát encyklopédie. Najskôr zoskupte položky podľa typu a potom položky v každej skupine usporiadajte podľa abecedy. Skupiny majte oddelené pomocou oddeľovačov alebo farebného kódovania.
3
Indexujte svoje súbory. Indexovanie je spôsob umiestnenia každej časti titulu do správnej jednotky. Ak chcete indexovať položky pred ich zaradením, musíte rozobrať prvky názvu každej položky a vytvoriť nový abecedný názov, ktorý sa môže líšiť od štandardného názvu. Napríklad:
- Predpokladajme, že máte na indexovanie a archiváciu nasledujúce položky: článok o aardvarkoch s názvom „Nočné kŕmenie aardvarkov“, biografia známej odborníčky na aardvarkky Jane A. Doe a propagačná brožúra k výstave aardvarkskej zoo v Detroite.
- Biografia Jane A. Doe by mala byť indexovaná ako „Doe, Jane A.“, pretože priezviská sú na prvom mieste pri registrácii. Bolo by podané pod písmenom „D.“
- Ak si vyberiete zoskupenie v štýle slovníka, bude možné článok „Nočné kŕmenie Aardvarkov“ indexovať tak, ako je. Prihlásiť sa dalo pod písmenom „N“ (pre „Nocturnal“) pomocou tohto zoskupenia.
- Prípadne môžete indexovať „Nočné kŕmenie žralokov“ ako „Aardvarks, Nočné kŕmenie“. To by malo zmysel, ak by ste používali zoskupenie v štýle encyklopédie a nielen ukladanie predmetov súvisiacich s aardvarkami. Položka by potom bola zaradená pod „A.“
- Propagačná brožúra mohla byť označená ako „Aardvarks, exhibits (Detroit Zoo)“. To by malo zmysel, ak očakávate, že na exponátoch aardvark budete mať niekoľko materiálov - napríklad môžete mať inú položku, ktorá bude indexovaná ako „Aardvarks, exhibitions (Toledo Zoo)“.
- Alternatívne by sa propagačná brožúra mohla označiť indexom ako „Zoo Detroit (výstava Aardvark)“. To by mohlo mať zmysel, ak očakávate, že budete mať niekoľko položiek súvisiacich so zoo v Detroite, alebo ak chcete na zoskupenie položiek podľa geografického umiestnenia použiť zoskupenie v štýle encyklopédie.
Biografia Jane A. Doe by mala byť indexovaná ako „Doe, Jane A.“, pretože priezviská sú na prvom mieste pri registrácii.
4
Usporiadajte súbory abecedne podľa ich indexovaného názvu. Všeobecným pravidlom pre abecedné ukladanie je usporiadanie položiek v poradí od A (prvý) do Z (posledný). Na rozlíšenie a objednávanie samostatných položiek používajte čoraz konkrétnejšie informácie. Napríklad:
- Poradie vašich indexovaných súborov v predchádzajúcom kroku by potom mohlo byť (v závislosti od použitého systému): „Doe, Jane A.“, „Detroit Zoo (výstava Aardvark)“ a „Nočné kŕmenie štítkov“ ALEBO „štítky, exponáty (zoologická záhrada v Detroite), „Aardvarks, nočné kŕmenie“ a „Doe, Jane A.“
- Súbor pre „Wallaby“ by nasledoval po súbore pre „Emu“. Medzi nimi by prišiel súbor pre „Klokana“ a pred „Aardvarkom“ by predšiel jeden pre „Medveď“ a jeden pre „Emu“. Získate tak nasledujúce poradie súborov: „Aardvark“, „Medveď“, „Emu“, „Klokan“, „Klokan“.
- Ak ste potom pridali súbor pre „Mravenečník“, bude nasledovať po všetkých súboroch pre „Aardvark“. Pretože obe sa začínajú písmenom „A“, musíte určiť druhé písmeno každého slova („N“ a „A“), aby ste určili poradie, a potom na základe toho usporiadať súbory. Nové poradie by bolo: „Aardvark“, „Mravenečník“, „Medveď“, „Emu“, „Klokan“, „Klokan“.
5
Označte priečinky so súbormi štítkom. Na uľahčenie lokalizácie položiek označte každý priečinok so súbormi správnym indexovaným názvom položiek, ktoré obsahuje. Toto tiež uľahčí zavádzanie nových súborov v správnom poradí.
- Položky vložte do priečinka, ktorý je pre ne určený.
- Môže sa vám tiež hodiť farebné vyfarbenie súborov, aby sa zlepšila použiteľnosť. Napríklad ak používate zoskupenie v štýle encyklopédie, dajte každej skupine samostatnú farbu a každú položku / súbor v každej skupine označte príslušnou farbou.
6

Zdokumentujte systém indexovania a registrácie. Buďte v súlade so svojím indexovacím a registračným systémom, nech je akýkoľvek. Zaistite, aby ktokoľvek s prístupom k súborom poznal systém. Môžete napríklad vytvoriť a zdieľať dokument, ktorý podrobne popisuje vaše pravidlá registračného systému. Pomôže to každému byť schopný efektívne využívať registračný systém.
7

Správne ukladajte nové položky. Umiestnite súbory do skrinky na základe indexovaných mien a abecedného poradia podľa systému, ktorý používate. Podľa potreby posuňte súčasné súbory, aby ste nové súbory umiestnili na správne miesto.

Časť 2 z 2: riešenie zvláštnych prípadov

1
Založte položky pod ich významnou dobou platnosti. Niekedy má zmysel ukladať položky na základe kľúčových slov bez ohľadu na poradie, v akom sa slová v názve alebo mene vyskytujú. To zaisťuje, že súbor je možné indexovať a lokalizovať pomocou najlogickejšieho výrazu. Napríklad
- „Prvú banku v Chicagu“ možno indexovať a registrovať ako „Prvú banku v Chicagu v Chicagu“. Kľúčovým pojmom v tejto položke je „Chicago“, a nie „First“ alebo „Bank“, najmä ak by ste mohli mať ďalšie položky s podobnými názvami, ako napríklad „First Bank of Tulsa“ alebo „Chicago Bank and Trust“.
Napríklad výraz „Jane A. Doe Pest Control“ bude zaradený do priečinka „J“ a NEindexovaný ako „Doe, Jane A. Doe Pest Control“.
2
Poradie mien podľa priezviska. Typické štandardy registrácie odporúčajú indexovať jednotlivcov najskôr podľa priezviska, pretože priezvisko sa považuje za významný výraz.
- Teda výraz „Jane A. Doe“ by bol indexovaný a uložený ako „Doe, Jane A.“
- Na koniec dajte tituly (Dr., pani, major atď.). Napríklad „Dr. Jane A. Doe“ bude indexovaná a uložená ako „Doe, Jane A., Dr.“
- Názvy objednávok sú spravidla pravopisné tak, ako sú napísané. Napríklad „MacDonald“ by mal prísť pred „McDonald“. Rovnako „D“, „„L “,„Le “,„de “atď. Sa považujú za súčasť názvu, nie za samostatné jednotky. Napríklad objednajte súbory „Heinlein“, „Le Guin“, „L'Engle“ a „Wolfe“ v uvedenom poradí (NIE ako „L'Engle“, „Le Guin“, „Heinlein“, „Wolfe“).
- Spoločnou výnimkou z týchto pravidiel o menách je, keď je meno jednotlivca súčasťou názvu firmy alebo organizácie. V týchto prípadoch zaobchádzajte s menom jednotlivca ako s jednotkami v rámci obchodného mena. Napríklad výraz „Jane A. Doe Pest Control“ bude zaradený pod „J“ a NEindexovaný ako „Doe, Jane A. Pest Control “.
3
Články, spojky a predložky ignorujte. Články (napríklad „a“, „an“ a „the“), spojky (napríklad „a“, „ale“, „a“ alebo „) a predložky (napríklad„pre “,„z “, a „in“) sa pri indexovaní a archivovaní podľa abecedy zvyčajne vynechajú, pretože sa to nepovažuje za významné. To platí aj v prípade, že tvoria začiatok názvu položky. Napríklad:
- „Vyšetrovanie kŕmnych praktík Emu“ by bolo zaradené do priečinka „E“ pre „Emu“ (významné slovo v nadpise tejto položky), namiesto „A“ pre „an“.
- „Doe and Smith Pest Control“ bude uložený za „Doe, Jane A.“ Obidva indexované názvy začínajú slovom „Srnka“, takže v každom z nich („Smith“ a „Jane“) prejdete na ďalší významný výraz, ktorý určí poradie súborov. Slovo „a“ ignorujte, pretože nie je významné.
4
Zaobchádzajte so skratkami, akoby boli vysvetlené. Pri indexovaní a ukladaní položiek sa môžete stretnúť so skratkami ako „Mfg“. (pre „výrobu“) alebo „Inc.“ (pre „Incorporated“). Položky by ste mali všeobecne indexovať a ukladať tak, ako by boli tieto skratky vysvetlené, a nie iba ako reťazce písmen.
- Napríklad „Jane A. Doe Mining Company“ sa bude ukladať za „Jane A. Doe Mfg“.
5
Číslovanie spisov obyčajne. Pri abecednom ukladaní položiek sa v ich názvoch môžete stretnúť s číslicami. Čísla spisov obyčajne raději obyčajne, ako keby boli vysvetlené. Pred písmená sa tiež ukladajú čísla.
- Napríklad „3M Company“ by bola podaná pred „100 Great Business Ideas“ (pretože „3“ je pred „100“).
- „Great Business Ideas“ a „Great Business Leaders“ by sa ukladali po „100 Great Business Ideas “, pretože čísla sú usporiadané pred písmenami.
- Čísla, ktoré sú už vysvetlené, sa považujú za slová a nie za číslice. Napríklad v tomto poradí ukladajte položky „100 skvelých podnikateľov “, „Skvelé podnikateľské nápady“ a „Dve stovky skvelých podnikateľských nápadov “.
- Ak to však slúži na vaše účely registrácie, môžete urobiť výnimku a vždy vložiť číslice, akoby boli uvedené v riadku.
6
Zaoberajte sa akýmikoľvek špeciálnymi znakmi. Je potrebné vziať do úvahy všetky znaky, ktoré nie sú abecedné, ani číselné znaky, s ktorými sa stretnete pri indexovaní a ukladaní položiek. Čo však robiť s týmito znakmi, závisí od ich typu:
- Pri indexovaní a ukladaní položiek sa interpunkcia (napríklad apostrofy, bodky a čiarky) všeobecne ignoruje. Napríklad v tomto poradí zadajte „Washingtonova najlepšia káva“ a „Washington State Fair“.
- S diakritikami sa zaobchádza ako s príslušným písmenom bez diakritiky. Napríklad súbory „Éclair“ ako „Eclair“ a „Über“ ako „Uber“. Výnimkou je prípad, keď priraďujete dokumenty podľa abecedy jazyka, ktorý používa diakritiku. V takom prípade by ste sa mali riadiť bežným abecedným poradím daného jazyka.
Ak chcete veci zoradiť abecedne, začnite zoskupením všetkých položiek, ktoré chcete ukladať, podľa typu, napríklad potvrdenky, listy a dokumenty, aby sa dali ľahšie vyhľadať.
7
V prípade potreby použite všeobecné pravidlo „nič pred niečím“. Medzery (vrátane interpunkcie a ďalších vynechaných prvkov) sa pri abecednom podaní spravidla ignorujú. Avšak v prípadoch, keď máte položky, ktoré sa začínajú rovnakým spôsobom, použite na určenie poradia podania medzeru alebo pravidlo „pred ničím nič“.
- Napríklad v tomto poradí zadajte „North East Bank“, „North East Manufacturing“ a „Northeast Bank“.
- Rovnako tak „Doe, Jane A.“ bude podané pred „Doe, Jane A., Dr.“
8
V prípade potreby rozlišujte súbory podľa podrobnejších informácií. V zriedkavejších prípadoch abecedné informácie nestačia na určenie poradia súborov. V týchto prípadoch musíte na indexovanie a objednanie položiek použiť ďalšie informácie. Označte tieto ďalšie informácie o príslušných súboroch, aby ste ich mohli lepšie rozlíšiť. Napríklad:
- Ak ste mali predmety pre dve rôzne osoby menom Jane A. Doe, môžete si ich objednať do dátumu narodenia. Spis „Doe, Jane A. (nar. 1853)“ by teda prišiel pred spisom „Doe, Jane A. (nar. 1967).
- Môžete si tiež objednať položky podľa zemepisu, keď potrebujete rozlišovať. Ak máte súbory pre tri rôzne banky na troch rôznych miestach a každá banka sa volá „First United Bank and Trust“, môžete ich zoradiť abecedne v poradí „First United Bank and Trust (Georgia)“, „First United Bank and Trust (Oklahoma) “a„First United Bank and Trust (Južná Dakota) “.
- Rovnako, ak by ste mali predmety pre dvoch rôznych medveďov alebo typy medveďov, budete ich ďalej rozlišovať na základe druhov, geografických polôh atď. Môžete mať napríklad súbory „Medveď, Brown“ a „Medveď, Grizzly“ (v uvedenom poradí) alebo súbory „Medvede (európske)“ a „Medvede (severoeurópske)“ (v uvedenom poradí).
9

Propagujte výnimky a špeciálne pravidlá. Uistite sa, že každý, kto používa vaše súbory, vie o akýchkoľvek výnimkách zo štandardných pokynov, ktoré sa zohľadňujú vo vašom registračnom systéme. Pomôže to zabezpečiť, aby každý mohol správne a efektívne používať registračný systém.

Tipy

Ak hľadáte pokyny k zložitejším alebo špecializovanejším problémom s abecedným ukladaním, obráťte sa na inštitúcie, ako sú Národná organizácia pre informačné štandardy (NISO),€ópska asociácia knižníc (ALA), Asociácia manažérov a správcov záznamov (ARMA) alebo Kongresová knižnica.

Prečítajte si tiež: Ako sa zbaviť prachu z vinylu?

Ako ukladať podľa abecedy?

Kroky

Časť 1 z 2: podanie abecedne

Časť 2 z 2: riešenie zvláštnych prípadov

Tipy

Otázky a odpovede

Komentáre (7)

Prečítajte si tiež: