Ako plánovať akcie na opätovné stretnutie na vysokej škole?
Organizovaním vášnivého a angažovaného tímu dobrovoľníkov a delegovaním práce pri plánovaní a organizovaní akcií v dostatočnom predstihu si môžete byť istí, že naplánujete akcie, vďaka ktorým bude vaše stretnutie na vysokej škole zábavné a nezabudnuteľné.
Plánovanie úspešného stretnutia na vysokej škole si vyžaduje rozsiahlu komunikáciu a koordináciu. Vyžaduje si to aj určitú kreativitu, aby sa vytvoril vyvážený program, ktorý sa bude páčiť každému. Organizovaním vášnivého a angažovaného tímu dobrovoľníkov a delegovaním práce pri plánovaní a organizovaní akcií v dostatočnom predstihu si môžete byť istí, že naplánujete akcie, vďaka ktorým bude vaše stretnutie na vysokej škole zábavné a nezabudnuteľné.
Časť 1 z 3: Organizácia
- 1Kontaktujte asociáciu absolventov vašej vysokej školy. K ich kontaktným informáciám máte prístup prostredníctvom webových stránok vašej vysokej školy. Asociácia absolventov bude mať k dispozícii mnoho užitočných zdrojov, ktoré vám pomôžu pri procese plánovania, vrátane zoznamov tried, online archívov a pomoci na akademickej pôde. Spojte sa s asociáciou čo najskôr, aby ste čo najlepšie využili to, čo ponúkajú.
- 2Vytvorte výbor. Požiadajte svojich spolužiakov o pomoc pri rozdeľovaní práce pri plánovaní akcií. Pracujte prostredníctvom Alumni Association a nájdite ďalších ľudí, ktorí sú vášniví plánovaním stretávania. Do svojho výboru budete chcieť zaradiť najmenej 10-15 jednotlivcov a plánovací proces budete chcieť začať kdekoľvek od 9 do 12 mesiacov vopred.
- Vymenujte riaditeľa, ktorý bude dohliadať na logistiku veľkých obrazov.
- Delegujte pomocné funkcie pre ostatných členov výboru vrátane pokladníka, styčného združenia absolventov, organizátora podujatí a koordinátorov miesta konania, zábavy a dekorácií.
- Ak sa váš výbor nemôže stretnúť osobne, budú fungovať aj konferenčné hovory alebo stretnutia Skype.
- 3Vyberte dátum alebo dátumy. Komunikujte so svojou vysokou školou, aby tieto dátumy neboli v rozpore s inými udalosťami spojenými so školou. Čím skôr si zabezpečíte rande, tým väčšia je pravdepodobnosť, že ľudia budú môcť vyčistiť svoje plány a zariadiť účasť.
- Využite výhody stránok s online prieskumom, ako napríklad Survey Monkey alebo Google Forms, na meranie záujmu a dostupnosti medzi svojimi spolužiakmi.
- Zvážte usporiadanie stretnutia počas futbalovej sezóny alebo týždňa, keď sa vraciate domov, keď sa mnoho absolventov rozhodne napriek tomu vrátiť.
- Môžete tiež zvážiť výber dátumu cez letné alebo zimné prestávky, keď budú areály relatívne otvorené a dostupné na usporiadanie veľkej skupiny návštevníkov.
- 4Stanovte si realistický rozpočet. Váš rozpočet by mal zahŕňať náklady na rezervácie miest, stravovacie a upratovacie služby, zábavu a dekorácie. Zvážte subvencovanie nákladov na dopravu a nocľah, aby ste zvýšili návštevnosť. Nezabudnite zaúčtovať miestne dane a odmeny.
- 5Rozhodnite sa, akým spôsobom budete získavať peniaze na opätovné stretnutie. Medzi obľúbené prístupy patrí žiadanie o dary, usporiadanie zbierok, predaj lístkov na špeciálne akcie alebo stanovenie stanoveného poplatku pre všetkých účastníkov. Aby ste získali finančné prostriedky pre váš plánovaný rozpočet, môžete použiť viacero taktík, ako je napríklad kampaň na získanie finančných prostriedkov a predaj lístkov na večere. Zvážte zriadenie bankového účtu v triede s cieľom centralizovať proces získavania peňazí a veľkých platieb.
Pri organizovaní školských stretnutí sa riaďte školským protokolom.
Časť 2 z 3: Vymýšľanie udalostí
- 1Vytvorte vyvážený program. Budete chcieť vyvážiť sociálne funkcie s podujatiami založenými na zábave, ako aj funkcie vhodné pre rodiny s podujatiami neskorej noci, ktoré sú určené iba pre dospelých. Okrem toho určite ponúknite celý rad akcií vo dne aj v noci. Takýmto spôsobom určite oslovíte potreby a preferencie čo najväčšieho počtu účastníkov.ODBORNÁ TIP
Nech je všetko inkluzívne, ako je to možné. Keď plánujete udalosť ako stretnutie, je ťažké vedieť veľa o preferenciách všetkých, preto sa snažte byť čo najviac ústretoví. Zahrňte napríklad potraviny vhodné pre alergikov a vegetariánske jedlá v prípade, že má niekto diétne obmedzenia, a poskytnite množstvo nealkoholických nápojov. Tiež, ak existuje nejaká zábava, nechajte ju ľahkú a zábavnú a vyhnite sa všetkému, čo je príliš polarizačné.
- 2Naplánujte si akcie zamerané na jedlo. Centrovanie akcie okolo obeda alebo večere je skvelý spôsob, ako podporiť veľkú účasť. Zvážte atmosféru každej akcie a naplánujte si podľa toho večere, obedy alebo koktailové hodiny.
- Ak sa vaše stretnutie uskutoční na jar alebo v lete, vonkajšie obedy sú skvelým spôsobom, ako si užiť počasie - nezabudnite však, že máte záložný plán pre prípad, že bude pršať!
- Večery v sede sú vhodnejšie pre formálne večere, zatiaľ čo bufety sú vhodnejšie pre ležérnejšie prostredie.
- Koktejlové hodiny s hor d'oeuvres môžu pomôcť vyplniť čas medzi obedom a večerou.
- Hostiteľ nedeľného bruncha, ktorý uspokojí cestovné plány ľudí.
- 3Vytvorte nastavenia vhodné pre prelínanie. Udalosti skôr v programe by sa mali zamerať na vytvorenie priestorov pre starých priateľov, aby sa znova spojili. Zamerajte sa na vytvorenie nálady, ktorá povzbudí ľudí, aby si pamätali na spoločné časy na vysokej škole. Majte na dverách menovky, ktoré pomôžu starým priateľom rozpoznať sa navzájom, a viesť činnosti ľadoborca počas predchádzajúcich udalostí v programe.
- 4Ukážte prezentáciu nezabudnuteľných momentov z vašich maturitných rokov. Prezentácia môže zahŕňať fotografie vašich spolužiakov a profesorov, ako aj dokumentáciu významných medzníkov vašich vysokoškolských skúseností, vrátane návratu domov, športových udalostí, života na internáte a začiatku podnikania. Facebook a ďalšie formy sociálnych médií môžu byť skvelým zdrojom na zhromažďovanie obrázkov.
- 5Hrajte skupinovú hrozbu, ktorá obsahuje otázky týkajúce sa vašich vysokoškolských skúseností. Náhodne priraďte tímy, aby ste povzbudili viac miešania medzi svojimi spolužiakmi, a ponúknite cenu (napríklad oblečenie do školy alebo poukážky na nápoje na neskoršie akcie), aby ste podnietili zdravú konkurenciu. Medzi ukážkové otázky môže patriť „Názov jedálne, v ktorej sa konala Štvrtková noc krídel a hranoliek“ alebo „Súperiaci tím, ktorého sme nakoniec porazili na domácom zápase '91."
- 6Vytvorte si zoznam skladieb populárnej hudby z vysokoškolských čias. Vytvorte online prieskum, ktorý povedie k vášmu opätovnému stretnutiu, aby účastníci mohli odosielať svoje obľúbené melódie a zostavte svoje odpovede do zoznamu skladieb. Zvážte usporiadanie karaoke noci!
- 7Využite aktivity na akademickej pôde. V prípade, že sa stretnete počas športovej sezóny, rezervujte si určitý počet lístkov na futbalové alebo futbalové zápasy. Pozrite sa na predstavenia na akademickej pôde, ako sú koncerty, hry a študentské vitríny, a nezabudnite vo svojom programe zverejniť ich čas a miesto.
- 8Vykonajte prehliadky svojho kampusu alebo mesta. Najmä ak sa vaše vysokoškolské mesto od ukončenia štúdia výrazne zmenilo, je prehliadka tejto oblasti skvelou dennou aktivitou, ktorou na tieto zmeny upozorníte. Bez ohľadu na to turné pravdepodobne prinesie väčšiu nostalgiu a konverzáciu medzi vašimi návštevníkmi.
- 9Usporiadajte akciu zameranú na získanie finančných prostriedkov. Zvlášť ak je vaše stretnutie spojené s Alumni Association, veľké stretnutia sú hlavným časom pre organizovanie akcií na získanie peňazí pre vašu školu. V spolupráci s asociáciou naplánujte špeciálne jedlo alebo udalosť, ktoré povzbudia vašu triedu k darovaniu peňazí za darček pre vašu alma mater.
- 10Ukážte klasický film z vašich vysokoškolských čias. Prenajmite si divadlo v meste a pred podujatím urobte anketu, aby ste určili, ktorý film prinesie najväčšiu účasť. Projekcia filmu je skvelou udalosťou „po večeri“, ktorá pomôže ľuďom večer sa zastaviť.
Budete chcieť vyvážiť sociálne funkcie s podujatiami založenými na zábave, ako aj funkcie vhodné pre rodiny s podujatiami neskorej noci, ktoré sú určené iba pre dospelých.
Časť 3 z 3: organizovanie akcií
- 1Nájdite miesta na akademickej pôde. Priestory prepojené s vysokou školou budú pravdepodobne lacnejšie ako súkromné lokality. Vyberte si priestor, ktorý bude vyhovovať vášmu plánovanému počtu účastníkov stretnutia. Pri zabezpečovaní miesta konania sa opýtajte na parkovanie, stravovacie služby, audiovizuálne zdroje a postupy čistenia.
- 2Rezervujte si skupiny študentov, ktoré sa zabavia. Vytvorte vyvážený program organizovaním celého radu spoločenských aktivít a kultúrnych podujatí. Skúmajte minulé stretnutia na svojej vysokej škole a získajte inšpiráciu a komunikujte s rôznymi organizáciami v areáli, aby ste zapojili študentské skupiny z oblasti umenia a hudby. Rezervácia študentských interpretov je nákladovo efektívna stratégia na poskytovanie zábavy a predvádzanie súčasných talentov z vašej alma mater.
- 3Ukážte miestne špeciality. Kontaktujte miestne reštaurácie a obľúbených hostí na akademickej pôde, aby ste našli kuchárov, ktorí vyhovujú potrebám vašich akcií. Pokiaľ je to možné, zvážte osobné stretnutie s kuchármi a ochutnajte ich ponuky skôr, ako zamknete ponuky. Ak je to vhodné, dohodnite sa na prenájme barmana alebo na hromadnom nákupe vína a piva.
- 4Rezervujte si ubytovacie priestory pre návštevníkov mimo mesta. Stanovte maximálny počet návštevníkov a potvrďte, že miestne hotely budú schopné ubytovať všetkých. Ak sa vaše stretnutie uskutoční cez letné prázdniny, rozhodnite sa, či vám vaša vysoká škola umožní prenájom internátov v areáli kampusu za výhodné ubytovanie.
- 5Zorganizujte dekorácie, ktoré zvýšia nostalgiu. Skvelé dekorácie budú inšpiráciou pre konverzáciu alebo komentovanie medzi vašimi rovesníkmi; niektoré sa dajú dokonca využiť ako suveníry, keď sa stretnutie znova skončí. Kontaktujte Alumni Association a požiadajte o informácie o minulých stretnutiach o možných ponukách veľkoobchodných dekorácií s vysokoškolskou tematikou a zvážte kombináciu kúpených a domácich dekorácií, aby ste ušetrili peniaze.
- Nastavte tabuľky s ročenkami z vašej triedy. Táto dekorácia slúži ako ľadoborec na dva účely.
- Vytvorte nástenku „vtedy a teraz“, ktorá predstaví minulé a súčasné fotografie účastníkov stretnutia.
- Vytvárajte koláže z novinových výstrižkov z internátu a správ z národných správ z vašich vysokoškolských čias.
- Ako stredové prvky používajte oblečenie na vysokú školu, ako sú tričká, športové dresy a vlajky.
Zvlášť ak je vaše stretnutie spojené s Alumni Association, veľké stretnutia sú hlavným časom pre organizovanie akcií na získanie peňazí pre vašu školu.
- Pri organizovaní školských stretnutí sa riaďte školským protokolom. Aby ste boli považovaní za stretnutie schválené školou, budete musieť dodržiavať určité postupy týkajúce sa súkromia, dostupnosti a vhodnosti.
- Počas celého procesu plánovania udržujte otvorené linky komunikácie s manažérmi miest, stravovacími službami a poskytovateľmi zábavy. Všetky opatrenia písomne potvrďte.
- Najmite si fotografa, ktorý vám pomôže dokumentovať udalosť.
- Asociácia absolventov vysokých škôl
- Získavanie finančných prostriedkov
- Zoznam tried
- Uložiť dátum
- Pozvánky/Registrácia
- Dobrovoľnícky výbor
- Miesto konania
- Program
Prečítajte si tiež: Ako zbaliť školskú tašku (dospievajúce dievčatá)?
