Ako vytvoriť časový rozvrh?
Ak vám používanie tabuľkového programu nevyhovuje, alebo dávate prednosť niečomu automatizovanému, existuje množstvo bezplatných služieb časového rozvrhu, ktoré vám ušetria niekoľko krokov.
Ako vlastník malej firmy sa môžete rozhodnúť, že necháte svojich zamestnancov vyplniť rozvrhy, a nie dávať hodiny, alebo môžete chcieť, aby vaši zamestnanci sledovali, koľko času strávia prácou na rôznych projektoch. Namiesto použitia štandardných formulárov, ktoré nie sú špecifické pre vašu firmu, si môžete vytvoriť vlastný rozvrh hodín pomocou textového procesora a tabuľkového procesora.
- 1Vytvorte dokument v textovom procesore. V hornej časti umiestnite názov svojej firmy a ak máte súbor k dispozícii, pridajte logo svojej firmy.
- 2Pridajte riadky pre svojich zamestnancov, aby zadali ich mená, dátumy, na ktoré sa vzťahuje časový rozvrh, a ďalšie informácie, napríklad meno ich nadriadeného.
- 3Otvorte tabuľkový procesor. Niektoré textové procesory vám umožňujú otvoriť tabuľku v dokumente a poskytnú vám príslušné ponuky na vytvorenie a formátovanie pracovného hárka.
- 4Na ľavej strane tabuľky zadajte dni v týždni.
- 5V hornej časti každého stĺpca označte kategórie práce, za ktorú platíte svojim zamestnancom. Môžete napríklad zadať pravidelnú otváraciu dobu, nadčasovú dobu, nemocenské a dovolenku. Posledný stĺpec označte celkovým počtom odpracovaných hodín za deň. Môžete tiež vytvoriť samostatné stĺpce na zaznamenanie hodín práce dokončenej na konkrétnych projektoch alebo pre konkrétnych klientov.
- 6V spodnej časti tabuľky zadajte riadok pre celkový počet odpracovaných hodín v každej kategórii.
V hornej časti umiestnite názov svojej firmy a ak máte súbor k dispozícii, pridajte logo svojej firmy. - 7Ak chcete, pridajte riadok, aby zamestnanec zadal svoju hodinovú sadzbu za pravidelnú pracovnú dobu, voľno a nadčasy. Ak je kompenzácia dôverná a iný rozvrh než účtovník a vedúci zamestnanca uvidí rozvrh, nechajte tento riadok vypnutý alebo dajte svojim zamestnancom pokyn, aby tento riadok nevyplňovali.
- 8Skončite riadkom pre celkový počet hodín vynásobeným mzdou pre každú kategóriu práce a bunkou pre celkový súčet za týždeň, ktorá bude hrubým platom zamestnanca.
- 9Vylepšite vzhľad tabuľky pomocou hrubej tlače štítkov a farebného tieňovania v riadkoch štítkov.
- 10Vystrihnite a prilepte tabuľku do dokumentu textového procesora. Väčšina softvérových balíkov vám umožňuje odoslať tabuľku do iného dokumentu a tabuľku orezá a upraví veľkosť. Ak nie, musíte prispôsobiť veľkosť riadkov a stĺpcov, aby sa tabuľka zmestila.
- 11Pod tabuľku zahrňte riadky, ktoré zamestnanec a nadriadený podpíše a overí, či sú uvedené hodiny správne.
- 12Dokument uložte a vytlačte, urobte kópie a rozdajte ich svojim zamestnancom. Môže byť užitočné použiť žltý zvýrazňovač na napísanie „ORIGINÁL“ do hlavnej kópie, aby ju zamestnanci nepoužili, a prinúti vás vytlačiť ďalšiu kópiu.
- 13Pozvite svojich zamestnancov, aby ponechali svoje výkazy v počítači, a sprístupnite kópiu súboru na svojom sieťovom serveri. Uistite sa, že chrániť pôvodný súbor, takže vaši zamestnanci nemožno použiť alebo je poškodený to.
- 14Ak chcete, aby program sčítal počet hodín v každom riadku a stĺpci a použil výsledok v celkovom riadku a stĺpci, použite funkciu rýchleho súčtu alebo automatického súčtu tabuľky.
- 15Vytvorte vzorec alebo funkciu na vynásobenie celkového počtu hodín pre každú kategóriu práce jej mzdou a pomocou funkcie rýchleho súčtu a automatického súčtu určte celkový súčet za týždeň.
V spodnej časti tabuľky zadajte riadok pre celkový počet odpracovaných hodín v každej kategórii. - 16Nájdite funkciu tabuľky, ktorá vám umožní chrániť menovky a vzorce vo výkaze pred úpravou alebo vymazaním. Zadajte, že tieto bunky nemožno zmeniť, ale že vaši zamestnanci môžu vyplniť ďalšie bunky.
- 17Vložte tabuľku do dokumentu textového editora a otestujte ju, aby ste sa presvedčili, že sa automaticky prepočíta po vyplnení zamestnancom.
- Ak máte skúsenosti s vytváraním tabuliek, je možné, že budete môcť vytvoriť časový rozvrh úplne v tabuľkovom programe. Ak nemáte veľa skúseností, môžete si stiahnuť bezplatnú šablónu, ktorú si môžete prispôsobiť.
- Ak vám používanie tabuľkového programu nevyhovuje, alebo dávate prednosť niečomu automatizovanejšiemu, existuje množstvo bezplatných služieb časového rozvrhu, ktoré vám ušetria niekoľko krokov.
- Program textového procesora
- Tabuľkový program
- Tlačiareň
- Kopírka
Prečítajte si tiež: Ako zrušiť archiváciu súborov?
