Ako odosielať adresné štítky hromadnej korešpondencie pomocou programov Excel a Word?
Ak nie, urobte to a kliknite na OK. 8 Kliknite na tlačidlo Ďalej: „Usporiadať štítky“.
Naučiť sa používať hromadnú korešpondenciu v programe Microsoft Word môže byť skľučujúca úloha, ak sa pokúšate použiť pomocníka spoločnosti Microsoft. Načrtneme oveľa lineárnejší proces - vytvorenie súboru s adresou v programe Excel, zlúčenie v programe Word a pridanie zámerov a jemnejších podrobností. Tento jednoduchý proces vám môže ušetriť hodiny hádania sa so štítkami, a zaistí, že sa neskôr neuchýlite k ich písaniu rukou!
Na vytvorenie štítkov môžete použiť aj hromadné online nástroje na hromadnú korešpondenciu.
Poznámka: Toto je pre Office 2003; pokyny pre iné verzie sa môžu líšiť.
- 1Vytvorte súbor s adresou v programe Microsoft Excel vložením mien a adries nasledujúcim spôsobom:
- 2Riadok 1 by mal mať nadpisy predtým, ako začnete pridávať adresy od riadka 2 a ďalej
- Umiestnite krstné mená do stĺpca A.
- Priezviská umiestnite do stĺpca B.
- Ulice zadajte do stĺpca C.
- Umiestnite mestá do stĺpca D.
- Umiestnite kraj do stĺpca E.
- Poštové smerovacie čísla zadajte do stĺpca F.
- Uložte súbor. Zapamätajte si umiestnenie a názov súboru.
- Zatvorte Excel.
- 3Otvorte Word a prejdite na „nástroje/listy“ a „korešpondenciu/hromadnú korešpondenciu“.
- Ak tabla úloh nie je otvorená na pravej strane obrazovky, prejdite na tablu Zobraziť/Úlohu a kliknite na ňu. Mala by sa objaviť tabla úloh.
- 4Na paneli úloh vyplňte prepínač Štítky.
- 5Kliknite na možnosti štítka a v zozname vyberte štítok, ktorý používate. Keď ste sa rozhodli, kliknite na tlačidlo OK.
- 6Kliknite na ďalej: „Vybrať príjemcov“.
- 7Kliknite na „prehľadávať“ a vyhľadajte súbor, ktorý ste práve uložili v programe Excel a uložili ho do mojich dokumentov. Otvorte tento súbor a otvorí sa dialógové okno. Predvolene by mali byť vybraní všetci príjemcovia. Ak nie, urobte to a kliknite na OK.
- 8Kliknite na tlačidlo Ďalej: „Usporiadať štítky“.
- 9Kliknite na „viac položiek...“ Ponechajte vybraté polia databázy (vpravo hore) a kliknite na polia, ktoré chcete vložiť. Kliknite na ne v poradí, v akom sa zobrazia na štítku. Obvykle je to krstné meno, priezvisko, adresa, mesto, kraj, PSČ. Ignorujte skutočnosť, že všetky skončia na jednom riadku. Keď skončíte s výberom, môžete na štítok pridať medzery a znaky na konci vozíka. Keď sú zadané všetky polia, kliknite na tlačidlo OK. Ak zabudnete jedno miesto, na ktoré chcete umiestniť kurzor (pole napravo od kurzora pravdepodobne zošedne-to je v poriadku), potom znova kliknite na „Viac položiek...“ a vyberte pole, ktoré chcete pridať. Akonáhle dokončíte vkladanie všetkých požadovaných polí, v okne kliknite na ZATVORIŤ.
- 10Pridajte medzery a konce vozíka, aby štítok vyzeral správne. Ignorujte to, keď pole za umiestnením ktoréhokoľvek z nich zošedne, namiesto nahradenia poľa sa pridá priestor.
- 11Celú adresu mierne postrčíme doprava tak, že raz „zväčšime zarážku“. To závisí od veľkosti štítka, ktorý používate, ale vyzerá lepšie!
- Ak je všetko tam, kde chcete, kliknite na Aktualizovať všetky štítky. Polia by ste mali vidieť skopírované na všetky štítky.
- 12Kliknite na ďalej: „Ukážka vašich štítkov“.
- 13Ak ste spokojní, kliknite na tlačidlo Ďalej: „Dokončiť zlúčenie“. Na tejto obrazovke môžete upravovať jednotlivé štítky alebo tlačiť. stojí za to kliknúť na UPRAVIŤ INDIVIDUÁLNE ŠTÍTKY a kliknúť na VŠETKO a OK, aj keď ste s ním spokojní, aby ste mali prístup na všetky stránky štítkov.
- Uložte súbor skôr, ako urobíte čokoľvek iné!
- 14Na vytvorenie štítkov môžete použiť aj hromadné online nástroje na hromadnú korešpondenciu. Výhodou je, že ich použitie je jednoduchšie a rýchlejšie.
Prečítajte si tiež: Ako otvoriť súbor VSDX v systéme Android?
Otázky a odpovede
- Čo keď nechcem, aby všetky adresy v hromadnej korešpondencii boli?Vytvoril by som druhú kópiu zoznamu mien, pričom by som vymazal mená, ktoré v súčasnosti nechcete používať, ale pôvodný súbor by zostal nezmenený. Niečo také by malo fungovať.
- Keď som to urobil, vytlačila sa iba jedna adresa. Ako vytlačím všetky adresy?Potom, čo ste sa dostali do bodu, kedy ste klikli na „Blok adries“, potom na „Zodpovedajúce polia“ a každému povedali, že je v poriadku, kliknite na tlačidlo „Aktualizovať všetky štítky“. To by malo problém vyriešiť.
- Čo mám robiť, ak sa prvá číslica môjho PSČ (napr. 04107) netlačí?Excel číta ZIP ako číslo, nie ako reťazec čísel. Skúste na začiatku PSČ umiestniť značku úvodzovky alebo bunku naformátujte na „text“.
Nezodpovedané otázky
- Ako zarovnám riadky pri tlači štítkov v programe Excel a Word?
- Prečo dostávam duplikáty?
- Prečo je v prvom riadku na prvom riadku prázdne miesto?
