Ako viesť ťažké rozhovory?

Aj keď náročné rozhovory môžu byť stresujúce, môžete ich pokojne navigovať tým, že budete mať zvedavý prístup a budete sa úprimne zaujímať o to, čo ten druhý hovorí.

Ťažké rozhovory sú nešťastnou, ale nevyhnutnou súčasťou života. Najťažšie je nabrať odvahu a pustiť sa do takejto nervy drásajúcej diskusie. Keď už toho toľko zvládnete, musíte sa postarať o to, aby ste si zachovali pokojnú, otvorenú myseľ a hovorili spôsobom, ktorý povzbudzuje druhého človeka k otvoreniu sa a zároveň minimalizuje nepriateľstvo.

Časť 1 zo 4: časť prvá: príprava na rozhovor

1
Ujasnite si svoj vlastný cieľ. Položte si otázku, čo chcete týmto rozhovorom dosiahnuť. Buďte čo najúprimnejší a dbajte na to, aby vaše konečné ciele boli šľachetné a nie samoúčelné.
- Mali by ste byť schopní povedať, aký by bol požadovaný výsledok konverzácie.
- Očakávajte kompromisy do konca konverzácie, ale vopred si ujasnite, o ktorých bodoch sa nedá rokovať, aby ste vedeli, v čom si skutočne stojíte.
- Dávajte si pozor na svoje vlastné skryté motívy. Ak vás situácia nahnevá, môžete mať túžbu potrestať, pomstiť sa alebo strápniť druhú stranu. K týmto pocitom musíte byť úprimní, aby ste ich mohli spracovať, než sa pustíte do diskusie.
ODBORNÁ TIP

Neodkladajte tvrdé rozhovory. Podľa manželského a rodinného terapeuta Allena Wagnera: „Keď sa ľudia vyhýbajú väčším problémom a neriešia to, vždy sa to vráti. Je prirodzené, že ľudia sa stanú citlivými a obrannými, ak sa cítia ohromení a niekto ich žiada, aby zmenili svoje. návyky. Ak sa však konverzácii vyhnete zo strachu, skončí to tak, že budete mať malé spúšťače, ktoré môžu skončiť obrovskými výbuchmi, pretože tento problém neriešite.
2
Zistite základnú príčinu problému. Môžete mať všeobecný prehľad o tom, v čom je problém, ale vo väčšine prípadov sú ťažkosti spôsobené hlbšími problémami. Dosiahnutie pokroku bude vyžadovať, aby ste sa zaoberali týmito základnými príčinami.
- Presnejšie, mali by ste si položiť otázku, aké správanie spôsobuje problém a ako toto správanie ovplyvňuje vás a všetkých ostatných zúčastnených.
- Zamyslite sa nad tým, kým nemôžete zhrnúť základný problém do dvoch alebo troch stručných vyhlásení.
3
Odložte svoje predpoklady. Identifikujte všetky predpoklady, ktoré by ste mohli mať k postoju druhej osoby. Úprimne zvážte, či sú tieto predpoklady podložené skutočnosťou alebo či sú primárne poháňané emóciami. Pokúste sa odhodiť tých, ktorých poháňajú emócie.
- Opýtajte sa sami seba, ako sa cítite, keď zvažujete úmysly toho druhého. Ak máte pocit, že vás ignorujú, zastrašujú alebo nerešpektujú, pravdepodobne predpokladáte, že druhá osoba mala voči vám negatívne motívy. To však často nie je zámerom, aj keď je to výsledný vplyv jeho konania.
4
Ukľudni sa. Zachovajte pokoj. Ak vstupujete do rozhovoru vo zvýšenom emocionálnom stave, veci sa pravdepodobne vymknú spod kontroly oveľa dramatickejším tempom.
- Zvážte možnosť, že sa tlačia vaše osobné tlačidlá. Ak ste napríklad mali vždy problém s tým, že ľudia ignorujú vaše obavy, mohli by ste byť emocionálnejší, ak osoba, s ktorou hovoríte, urobila to isté. Pokúste sa odložiť dlhodobé osobné problémy a zamerajte sa iba na okolnosť.
5
Zachovajte si pozitívny prístup. Váš impulz by mohol byť zamerať sa na všetko, čo sa môže pokaziť, ale nepomôže to situácii. Je oveľa lepšie ísť do rozhovoru so zdravým, realistickým množstvom optimizmu, pokiaľ ide o úspech konverzácie.
- Na myšlienke sebanaplňujúceho sa proroctva je niečo pravdy. Ak si myslíte, že konverzácia bude náročná a skončí sa zle, pravdepodobne bude.
- Na druhej strane, ak veríte, že v konverzácii dôjde k niečomu dobrému, bez ohľadu na to, aký je konečný výsledok, váš postoj bude prirodzene pokojnejší a bude sa vám lepšie spolupracovať.
6
Rozmýšľaj z oboch strán. Dôkladne pochopte svoju pozíciu aj pozíciu druhej osoby v konflikte. Skúste si predstaviť, ako sa veci javia z pohľadu druhého človeka.
- Opýtajte sa sami seba, ako ste k problému prispeli a ako k nemu prispela druhá osoba.
- Ujasnite si sami, aké sú vaše obavy a potreby súvisiace s riešením tohto konfliktu.
- Opýtajte sa sami seba, či si ten druhý vôbec uvedomuje problém a ak áno, ako by ho mohol vnímať. Zvážte tiež obavy a potreby jednotlivca.
7
Precvičte si konverzáciu. Prebehnite konverzáciu v mysli alebo s nesúvisiacim večierkom. Opakujte toto cvičenie raz alebo dvakrát, ale nepoužívajte ho ako ospravedlnenie na odkladanie skutočnej diskusie.
- Ak cvičíte s inou osobou, uistite sa, že váš cvičný partner porozumie situácii, ale je skutočne neutrálnou stranou, ktorá neskôr nezradí vašu dôveru.
- Pri mentálnom precvičovaní konverzácie si predstavte rôzne možnosti (dobré aj zlé) a určte najlepší spôsob, ako ich zvládnuť.

Že konverzácia bude náročná a skončí sa zle — Ak si myslíte, že konverzácia bude náročná a skončí sa zle, pravdepodobne bude.

Časť 2 zo 4: časť druhá: začatie rozhovoru

1
Udržujte konverzáciu na neutrálnej zemi. Nepozývajte druhú stranu do svojho priestoru a nepribližujte sa k druhej strane v jej priestore. Namiesto toho pozvite druhú osobu na miesto, kde by ste mohli považovať neutrálny priestor-miesto, ktoré nepatrí ani jednému z vás.
- Nepozývajte napríklad druhú stranu do svojej kancelárie alebo neponúkajte, že by ste viedli konverzáciu v jej kancelárii.
- Uvažujte o konverzácii v zasadacej miestnosti (ak obaja pracujete v tej istej spoločnosti), obývačke (ak obaja žijete v tom istom dome) alebo vo verejných priestoroch s jednoduchým prístupom, ako je park alebo kaviareň.
- Vyhnite sa publiku. Aj keď máte rozhovor na verejnom mieste, je najlepšie vybrať sa niekde s obmedzeným publikom. Ani vy, ani druhá osoba v rozhovore sa nemusíte cítiť dostatočne pohodlne, aby ste boli úprimní, keď sa na vaše pohyby a vety pozerajú diváci.
2
Nastavte časový limit. V ideálnom prípade by ste sa mali snažiť konverzovať, kým títo dvaja problém nedokážu vyriešiť. Niektoré konverzácie sa však môžu ponoriť do nekonečnej slučky, čím sa zabráni skutočnému pokroku. Aby ste tomu zabránili, môže byť užitočné nastaviť časový limit konverzácie pred jej začatím.
- Každá situácia je iná, ale 30 až 60 minút je zvyčajne dobrý časový limit, ktorého sa musíte držať. Ak je po tomto čase ešte čo povedať, rozlúčte sa a riešte to ďalší deň.
3
Použite priamu, ale nekonfliktnú otváraciu čiaru. K téme, o ktorej chcete diskutovať, buďte priami a úprimní, ale túto tému predstavte pokojne, bez obviňovania, aby druhá osoba automaticky nezdvihla strážcu.
- Zamyslite sa nad riadkom typu: „Myslím, že sa na ___ prázdne pozeráme inak, a rád by som si pár minút pohovoril a zistil, či si dokážeme lepšie porozumieť.“
- Buďte vopred informovaní o danej záležitosti. Nevyvolávajte dojem, že konverzácia je menej dôležitá, ako v skutočnosti je, inak riskujete, že sa druhý človek bude cítiť oklamaný a uväznený v rohu.

Niektoré konverzácie sa však môžu ponoriť do nekonečnej slučky, čím sa zabráni skutočnému pokroku.

Časť 3 zo 4: časť tretia: udržanie koncentrácie konverzácie

1
Zachovajte si postoj vyšetrovania. Posuňte otázku ďalej tým, že položíte otázky a budete sa úprimne zaujímať o reakcie druhej osoby vrátane verbálnych aj neverbálnych odpovedí.
- Stručne vysvetlite problém a potom sa druhého opýtajte, ako sa na to pozerá.
- Namiesto toho, aby ste predpokladali, že o situácii viete všetko, povedzte si, že nič neviete. Skúste sa toho druhého naučiť čo najviac.
- Musíte počúvať, čo ten druhý hovorí, ale musíte tiež sledovať, čo ten druhý robí. Pozrite sa na reč tela a počúvajte energiu a emócie. Opýtajte sa sami seba, čo ten druhý nevokalizuje.
2
Monitorujte emocionálne reakcie. Aj keď obaja chcete byť počas rozhovoru bez emócií, je veľká šanca, že niečo v určitom okamihu spustí emocionálnu reakciu. Identifikujte tieto emocionálne reakcie a odzbrojte ich bez toho, aby ste ich prerušili.
- Keď sa zaoberáte svojimi vlastnými emocionálnymi reakciami, ako napríklad obranou, môžete priamo uviesť, že túto emocionálnu odpoveď zažívate, a ponúknuť rýchle vysvetlenie, prečo by to tak mohlo byť - bez toho, aby ste na druhú osobu ukazovali prstom ako na príčinu.
- Pri riešení emocionálnych reakcií druhého človeka ich zdvorilo uznajte. Môžete napríklad povedať „uvedomujem si, že si naštvaný“, keď niekto začne kričať alebo plakať, namiesto toho, aby ho požiadal, aby sa „upokojil“.
3
Uznajte druhú stranu. Preformulujte argument druhej osoby vlastnými slovami, aby ste demonštrovali porozumenie jeho alebo jej strane. Ľudia sú vo všeobecnosti menej nepriateľskí, ak majú pocit, že sú vypočutí a porozumení.
- Okrem parafrázovania argumentu druhej osoby by ste mali tiež vysvetliť, čo si myslíte, že skutočne myslí, a na konci rozhovoru sa odvážte hádať, v čo dúfa.
- Ak sú vaše odhady nesprávne, nesnažte sa ich brániť. Nechajte druhú osobu, aby vás opravila a zopakujte túto opravu, keď skončí.
4
Ujasnite si svoju pozíciu. Keď dostanete príležitosť hovoriť, zopakujte názor druhej osoby a potom objasnite svoj vlastný protichodný názor. Buďte úprimní a presní v tom, ako veci vyzerajú z vášho pohľadu.
- Pred predstavením svojho vlastného pohľadu počkajte, kým druhá osoba neprehovorí. Nikdy neprerušujte druhú osobu uprostred reči.
- Potvrďte jeho perspektívu a uznajte, že existujú niektoré platné body. Keď dosiahnete bod, v ktorom nesúhlasíte, vysvetlite, prečo nesúhlasíte, a ponúknite vysvetlenie, ako k rozdielu alebo nedorozumeniu mohlo dôjsť.
5
Na útoky a triky reagujte pokojne. Niekedy možno budete musieť mať náročný rozhovor s niekým, kto sa vás pokúsi napadnúť osobne alebo použiť emocionálny trik, aby vás odviedol od problému, ktorý máte poruke. Zostaňte pokojní a neberte si ich osobne, berte tie útoky a triky ako to, čím sú.
- Zápletky môžu zahŕňať veci ako obvinenia a sarkazmus.
- Keď sa stretnete s takýmto problémom, riešte ho úprimne a zvedavo. Ak napríklad druhá osoba nereaguje, môžete uznať: „Neviem, ako reagovať na tvoje mlčanie“.
6
Prijmite obdobia ticha. V určitom okamihu môže na konverzáciu prirodzene spadnúť ticho. Namiesto toho, aby ste sa prinútili zaplniť nepríjemné ticho niečím nezmyselným, sa pozastavte a využite to ako príležitosť nechať veci pohltiť.
- V skutočnosti môže byť malé ticho vo vážnom rozhovore dobrá vec. Pomáha obom stranám upokojiť sa a zamyslieť sa nad všetkým, čo bolo doteraz povedané.

Pomstiť sa alebo strápniť druhú stranu — Ak vás situácia nahnevá, môžete mať túžbu potrestať, pomstiť sa alebo strápniť druhú stranu.

Časť 4 zo 4: časť štyri: riešenie problémov

1
Opýtajte sa druhého človeka na nápady. Predtým, ako sa pustíte do vlastných myšlienok, ako najlepšie vyriešiť konflikt, požiadajte druhého človeka o nápady, ako veci napraviť. Počkajte na úprimnú odpoveď, a nie na to, aby ste sa pokúsili nájsť odpoveď, ktorú chcete počuť.
- Požiadanie druhého človeka o návrhy ho najskôr udrží v kontakte a uistí ho, že si vážite nápady, ktoré môže ponúknuť.
2
Stavte na každom návrhu. Pokiaľ druhá osoba nenavrhne niečo, čo ste už mali na mysli, budete musieť použiť jej nápady ako východiskový bod pre svoje vlastné. Potvrďte návrh druhej osoby a urobte protinávrh na základe tohto návrhu.
- Možno sa vám nepáči veľa z toho, čo ten druhý hovorí, ale mali by ste sa pokúsiť nájsť aspoň jeden bod, na ktorom by ste sa mohli zhodnúť. Držte sa tohto bodu a pokračujte v tom.
3
Kompromis. Nečakajte, že na konci konverzácie dostanete všetko, čo chcete. Buďte pripravení robiť kompromisy, pokiaľ prídete na konečné riešenie.
- Zamyslite sa nad nevyjednateľnými bodmi, ktoré ste určili predtým, ako sa pustíte do konverzácie. Zaistite, aby boli všetky tieto body vyriešené a aby ich konečný záver dodržal.
- Na ďalších podrobnostiach, než sú vaše body, s ktorými sa nedá vyjednať, bude pravdepodobne potrebné vyjednať. Kompromis však neznamená „prehrať“. Namiesto toho považujte kompromis za spôsob, ako nechať obidve strany spokojné.
4
V prípade potreby sa ospravedlňte. Odhoďte hrdosť a položte si otázku, či existujú body, v ktorých ste sa skutočne mýlili. Ospravedlňte svoje vlastné chyby a ukážte svoju úprimnosť a ochotu urobiť kompromis.
- Nikto nie je dokonalý a nikto nemôže mať 100 percent pravdu. Majte otvorenú myseľ, aby ste videli svoje vlastné nedostatky a opravili ich. Cieľom je dospieť k správnemu záveru, nie k záveru, vďaka ktorému budete vyzerať správne.
5
Zostaňte konzistentní. Riešenia, ktoré navrhujete, by mali byť v súlade s typmi riešení, ku ktorým ste dospeli s inými ľuďmi za podobných okolností. Ak sa vám vaše návrhy zdajú byť drsnejšie, ako boli minulé uznesenia, druhá osoba by si mohla myslieť, že ho vyčleňujete negatívne.
- Niekto, kto je dôsledný, bude pôsobiť dôveryhodnejšie a spravodlivejšie. Ľudia budú spravidla ochotnejší pracovať s niekým než s niekým, kto sa zdá byť nespravodlivý.
6
Vyhnite sa spáleniu mosta. Aj keď nemôžete dospieť k riešeniu, ktoré by vás oboch uspokojovalo, mali by ste urobiť všetko pre to, aby ste sa vyhli úplnému zničeniu vzťahu medzi vami.
- Zastavte sa skôr, ako urobíte akékoľvek vyhlásenie alebo rozhodnutie, ktoré vytvorí trvalé nepriateľstvo alebo stenu medzi vami a druhou osobou. Vymyslite spôsob, ako ho preformulovať alebo reštrukturalizovať menej škodlivým spôsobom.
7
Dotiahnuť do konca. Akonáhle dosiahnete riešenie, uistite sa, že splníte svoje sľuby. Jedine tým, že dodržíte svoje sľuby, môžete požadovať to isté od druhej strany.
- Môže byť vhodné naplánovať si následnú konverzáciu na niekoľko dní, týždňov alebo mesiacov, aby ste zistili, ako sa veci vyvíjajú a či je potrebné vykonať ďalšie zmeny alebo nie.

Prečítajte si tiež: Ako zastaviť zívanie?

Ako viesť ťažké rozhovory?

Kroky

Časť 1 zo 4: časť prvá: príprava na rozhovor

Časť 2 zo 4: časť druhá: začatie rozhovoru

Časť 3 zo 4: časť tretia: udržanie koncentrácie konverzácie

Časť 4 zo 4: časť štyri: riešenie problémov

Prečítajte si tiež: