Ako chrániť svoje súkromie počas sťahovania kancelárie?

Vždy pamätajte, že za svoje dokumenty nesiete zodpovednosť. Pri sťahovaní môžete použiť vlastných zamestnancov alebo si najať profesionálnu sťahovaciu službu. V oboch prípadoch je dôležité, aby organizácia, ktorá má kontrolu nad presunutými dokumentmi, vedela, že je zodpovedná za bezpečné presúvanie všetkých osobných a dôverných informácií od začiatku do konca. Napriek tomu, že sťahovači vašich kancelárií môžu byť zodpovední za mechaniku sťahovania, nie sú v konečnom dôsledku zodpovední za súkromie vašich dokumentov. Nepriaznivé opatrenie premiestňovateľa, ktoré vytvára príležitosť na porušenie ochrany údajov je pre vašu kanceláriu veľký problém. Dobrou správou je, že existujú profesionálni sťahovači kancelárií, ktorí sa zaoberajú aj správou záznamov. Tieto „hybridné“ sťahovače zamestnávajú vyškolených zamestnancov s previerkou, ktorí sú vyškolení v manipulácii s chráneným materiálom.

Porozprávajte sa so svojimi kancelárskymi partnermi o potrebe zachovať súkromie určitých citlivých materiálov a majetku. Pri presúvaní záznamov spoločnosti z jedného miesta na druhé je dôležité podpísať so sťahovacou spoločnosťou formálnu zmluvu alebo zmluvu. To je ešte dôležitejšie, ak tieto záznamy obsahujú dôverné a osobné informácie. Po dokončení presunu sa uistite, že vaši sťahováci úplne chápu svoje zodpovednosti a ďalšie úlohy.

• Ak napríklad vaša spoločnosť organizuje centralizáciu svojej prevádzky na jednom mieste, sťahujúca sa spoločnosť môže byť požiadaná o pretriedenie všetkých dokumentov a záznamov obsahujúcich osobné informácie.

Uistite sa, že urobíte likvidáciu dokumentov. Keď sa spoločnosť sťahuje, je zvyčajne ideálny čas na likvidáciu akýchkoľvek dokumentov, ktoré už nebudete potrebovať. Nehádžte dokumenty do odpadu! Akýkoľvek papier alebo iné papierové záznamy musia byť skartované alebo spálené. Je vašou zodpovednosťou zničiť akúkoľvek dôvernú dokumentáciu pred presťahovaním sa do kancelárie.

Zabaliť bezpečne. Všetky dokumenty, ktoré budú premiestnené na nové miesto, musia byť zabalené v pevných škatuliach. Nezabudnite zaznamenať obsah každého poľa ručne aj digitálne. Akonáhle sú všetky dokumenty zabalené a pripravené na presun, mali by byť uložené na bezpečnom mieste s kontrolovaným prístupom.

Spravujte likvidáciu elektronických záznamov. Ak je počas presunu potrebné trvalé zničenie elektronických dôverných údajov, mali by ste urobiť ďalšie opatrenia. Jednoduché preformátovanie nezaručuje trvalé zneškodnenie dôverných údajov. Existuje mnoho komerčných softvérových možností, ako dôkladne vymazané informácie obnoviť. Na trvalé zničenie všetkých údajov z pevných diskov a prenosných jednotiek musíte použiť špeciálne nástroje a nástroje. Potom vždy vyskúšajte, aby ste sa presvedčili, že je všetko úplne vymazané.

Nájdite vhodné skladovacie zariadenia. Uistite sa, že ste si rezervovali dostatočné úložné zariadenia na dlhodobé skladovanie dokumentov. Musia byť zabezpečené a mali by mať zodpovedajúce štandardy kontroly podnebia. Musíte si byť istí, že tieto dokumenty budú o niekoľko rokov v dobrom stave.

Zaznamenávajte elektronické záznamy. Zaistite, aby boli zaznamenané všetky elektronické údaje a úložné médiá, ktoré sa budú presúvať v novej kancelárii. Tieto protokoly vám zaistia, že s ničím nebolo manipulované a že je všetko správne posunuté.