Ako vytvoriť prístupné dokumenty programu Word?
Poznámka: Aj keď nižšie uvedené snímky obrazovky a konkrétne ponuky pochádzajú z programu Microsoft Word, všeobecné zásady platia pre vytváranie prístupných textových dokumentov pomocou akéhokoľvek softvéru na spracovanie textu.
Mnoho ľudí - najmä zdravotne postihnutí - používa na prístup k počítačom a materiálu na čítanie špeciálny softvér a zariadenia vrátane čítačiek obrazovky. Či už píšete na obchodné alebo akademické účely, je dobré zaistiť, aby boli vaše dokumenty Word prístupné tomuto publiku. Existuje niekoľko jednoduchých princípov návrhu a kroky, ktoré je potrebné vykonať pri písaní dokumentov programu Word, aby ste sa uistili, že k nim má prístup každý.
Poznámka: Aj keď nižšie uvedené snímky obrazovky a konkrétne ponuky pochádzajú z programu Microsoft Word, všeobecné zásady platia pre vytváranie prístupných textových dokumentov pomocou akéhokoľvek softvéru na spracovanie textu.
- 1Na vytvorenie navigovateľnej štruktúry použite nadpisy a štýly dokumentov. Pretože softvér na čítanie z obrazovky (vrátane zakúpených možností softvéru pre počítače so systémom Windows, rovnako ako funkcia Apple VoiceOver), číta nahlas čokoľvek, čo je vidieť na obrazovke, pomocou štýlov je užitočné, pretože dáva štruktúre dokumentu. Softvér na čítanie z obrazovky bude pomocou zvuku informovať používateľov, či je konkrétna časť textu nadpis, nadpis, podnadpis alebo normálny/hlavný text. To umožňuje používateľom porozumieť dokumentu a preskočiť na určité nadpisy a témy. Aby to však softvér dokázal, autor dokumentu musí tieto rozdiely objasniť! V opačnom prípade sa celý dokument bude čítať ako jeden veľký kus základného textu „Normálneho“.
- Použite aspoň hlavné možnosti štýlu: Nadpis, Nadpis (s číslovanými úrovňami) a Normálny.
- Uistite sa, že ste nadpisy identifikovali v správnom poradí. Pomáha to vytvoriť ľahko zrozumiteľný systém pre niekoho, kto naviguje vo vašom texte. Môžete napríklad priradiť názvu príspevku štýl Nadpis, použiť štýl Nadpis 1 pre nadpisy hlavných sekcií, Nadpis 2 použiť pre nadpisy podsekcií a podobne.
- Uistite sa, že nepreskočíte úrovne nadpisov. Nadpisy umiestnite tak, aby ich čísla štýlov zodpovedali ich hierarchii (tj. Neprechádzajte z 1 na 3 alebo nepoužívajte 3 ako hlavný názov a 1 pre titulky; uistite sa, že 1 je najväčší nadpis, potom 2, potom 3 atď..).
- Nezabudnite, že môžete prispôsobiť vzhľad svojich štýlov bez toho, aby ste ovplyvnili prístupnosť. Neváhajte zmeniť písma, veľkosti a farby. Len sa uistite, že každý nadpis alebo časť textu je „označená“ správnym štítkom štýlu, aby ho čitatelia obrazovky mohli identifikovať.
- V prípade dlhších dokumentov zvážte použitie vstavanej funkcie obsahu programu Word. Vaše nadpisy sa automaticky použijú na vytvorenie prepojeného obsahu, ktorý môže všetkým čitateľom uľahčiť navigáciu v dokumente.
- 2Použite alternatívny text. Ľudia so zrakovým postihnutím, bez ohľadu na to, či sú nevidiaci alebo majú slabozraký zrak, môžu prísť o peniaze, ak vo svojich dokumentoch použijete veľa obrázkov, tabuliek, tvarov, fotografií alebo klipartov. To neznamená, že musíte tieto funkcie preskočiť - stačí pridať alternatívny (alebo „alternatívny“) text alebo titulky, aby ste vysvetlili, o aké funkcie ide. Softvér na čítanie z obrazovky bude nahlas čítať alternatívny text alebo titulky, aby používatelia so zrakovým postihnutím nepremeškali.
- Ak chcete pridať alternatívny text, začnite kliknutím pravým tlačidlom na obrázok. Prejdite na položku Formátovať obrázok a potom na položku Alt text. Do poľa pre názov a/alebo popis (v závislosti od jeho dĺžky) napíšte jednoduchý, ale úplný popis obrázku alebo iného vizuálneho prvku a kliknite na tlačidlo OK.
Softvér na čítanie z obrazovky bude nahlas čítať alternatívny text alebo titulky, aby používatelia so zrakovým postihnutím nepremeškali. - 3Zaistite, aby boli tabuľky prístupné. Tabuľky sú skvelé na organizovanie údajov a informácií, ale keď ich číta čítačka obrazovky, môžu byť mätúce. Ak budete mať na pamäti tieto zásady, môžu byť prístupnejšie:
- Používajte jasné a určené hlavičky stĺpcov. Rovnako ako v celom texte používate nadpisy štýlov, použite hlavičky stĺpcov na zaistenie konzistentnosti a jednoduchej navigácie v tabuľkách. Uistite sa, že v časti Možnosti tabuľky vyberiete Riadok hlavičky, aby čítačky obrazovky identifikovali horný riadok ako hlavičky stĺpcov.
- Urobte tabuľky čo najjednoduchšie a najlogickejšie. Ak je to možné, vyhnite sa zlúčeniu alebo rozdeleniu buniek iba v určitých stĺpcoch alebo riadkoch, pretože to bude pri čítaní obsahu mätúce. Držte sa štandardného, rovnomerne rozloženého formátu.
- Skúste, aby sa vaše tabuľky logicky čítali zľava doprava a zhora nadol (ak pracujete v angličtine). Ak chcete získať lepšiu predstavu o tom, ako sa čítačka obrazovky bude pohybovať po vašom stole, pomocou klávesu tab na klávesnici skontrolujte poradie, v ktorom kurzor prechádza vašimi stĺpcami a riadkami.
- Pomôcť môže aj použitie alternatívneho textu pre tabuľky, ako aj obrázky a grafy.
- 4Používajte zmysluplný text hypertextového odkazu. Ak do dokumentu skopírujete a prilepíte dlhú URL, čítačka obrazovky sa pokúsi prečítať každé písmeno - čo môže byť bolestivé. Lepší prístup zahŕňa použitie zmysluplného textu hypertextového odkazu.
- Ak chcete pridať hypertextový odkaz, kliknite pravým tlačidlom myši na riadok, na ktorý chcete vytvoriť odkaz, a vyberte možnosť Hypertextový odkaz (alebo prejdite na položku Vložiť a potom na hypertextový odkaz).
- Skopírujte alebo zadajte adresu URL do adresy alebo odkazu do textového poľa.
- Pod displej alebo text na zobrazenie zahrňte jednoduchý, ale zmysluplný popis. Toto je písmo, ktoré bude skutočne viditeľné vo vašom dokumente, a po kliknutí naň čitateľa zavedie na webovú adresu URL.
- 5Na vytváranie formátovania alebo medzery nepoužívajte prázdne medzery ani riadky. Ak máte tendenciu opakovane stláčať „Tab“ alebo „Enter“, aby ste vytvorili požadované formátovanie, pokúste sa zbaviť tohto zlozvyku. Počúvanie veľa prázdneho miesta (ktoré čítačka obrazovky označí ako „prázdne“) môže byť nepríjemné a môže u používateľov so zdravotným postihnutím vyvolávať dojem, že dokument sa skončil.
- Namiesto toho použite formátovanie dokumentu. Spoľahnite sa na priehlbiny, riadkovanie a štýly, aby ste vytvorili požadovaný efekt.
- Ak chcete vytvoriť ďalší riadok za riadkami bez stlačenia klávesu Enter, kliknite pravým tlačidlom myši a prejdite na odsek. V časti Medzery upravte podľa potreby možnosti pred, po a riadkovanie, aby ste získali požadované rozloženie.
- Jeden zo spôsobov, ako skontrolovať, ako by váš dokument mohol „vyzerať“ v čítačke obrazovky, je vybrať možnosť zobraziť všetky netlačené znaky, aby ste videli symbol odseku, ktorý sa zobrazí pri každom stlačení klávesu Enter, a bodku, ktorá sa zobrazí vždy keď narazíte na medzerník. V ideálnom prípade by sa tieto mali objaviť iba vtedy, ak skutočne zastavujete staré slovo alebo odsek a začínate nové. Nemali by tam byť, keď chcete len vytvoriť ďalší priestor.
- 6Vyhnite sa plávajúcim predmetom. Keď pridávate obrázky, grafy alebo iné objekty, buďte opatrní pri zalamovaní textu. Ak používate plávajúce objekty, softvér na čítanie z obrazovky ich môže úplne ignorovať alebo môže čítať ich alternatívny text v zlom poradí.
- Namiesto toho použite možnosti zalamovania textu „hore a dole“ alebo „v súlade s textom“.
Existuje niekoľko jednoduchých princípov návrhu a kroky, ktoré je potrebné vykonať pri písaní dokumentov programu Word, aby ste sa uistili, že k nim má prístup každý. - 7Nezabudnite poskytnúť alternatívy pre zvukový obsah. Ak máte zvukové klipy alebo videá, ktoré by mohli byť neprístupné hluchým ľuďom, skúste poskytnúť skryté titulky alebo prepisy, aby ste tiež zaistili prístup k uvedenému obsahu.
- 8Píšte a navrhujte so zreteľom na všetky druhy používateľov v závislosti od vášho publika. Niektorí používatelia môžu mať kognitívne poruchy a ťažiť z jasného jazyka. Niektoré môžu mať farbosleposť alebo iné poruchy zraku, kvôli ktorým je ťažké oddeliť text s nízkym kontrastom od pozadia. Niektorí používatelia, ktorí sa spoliehajú na čítačky obrazovky, budú musieť počúvať každú časť dokumentu, niekedy znova a znova. Ak máte nepotrebný obsah, pokúste sa ho odstrániť. Buďte dôslední so svojim obsahom, ale pokiaľ je to možné, zostaňte vo svojom prístupe jednoduchí.
- Názvy by mali byť krátke, najmä ak sa objavujú často.
- Ak používate farby, nedávajte na seba veľmi podobné farby. Kontrast uľahčuje čítanie textu pre každého, obzvlášť pre tých, ktorí majú problémy so zrakom.
- Nespoliehajte sa iba na farebné kódovanie. Pre používateľov, ktorí nedokážu vnímať farby alebo používajú čítačky obrazovky, sa ubezpečte, že informácie sú prenášané rôznymi spôsobmi, nielen farbou textu. Vyhnite sa napríklad dlhému zoznamu položiek, kde červený text označuje jednu vec a modrý druhú.
- Majte na pamäti svoje publikum. Na to, aby ste vytvorili dokument, ktorý bude vyhovovať vášmu publiku, nemusí byť potrebné vykonať všetky tieto kroky. Aplikácia týchto základných zásad však môže pomôcť zaistiť, aby bol váš dokument prístupný širšiemu okruhu ľudí.
Či už píšete na obchodné alebo akademické účely, je dobré zabezpečiť, aby vaše textové dokumenty boli prístupné tomuto publiku. - Ak je pre daný projekt prístupnosť dôležitá, požiadajte niekoho so zdravotným postihnutím alebo so znalosťami čítačiek obrazovky a ďalších pomocných technológií, aby dokument „otestovali“ a poskytli vám spätnú väzbu.
- Nie všetky metódy vytvárania súborov PDF vedú k skutočne prístupným dokumentom. Uistite sa, že preskúmate svoje, pretože v opačnom prípade môže byť starostlivá práca, ktorú ste vykonali v programe Word, zbytočná pri prevode dokumentu do formátu PDF.
Prečítajte si tiež: Ako pridať stopky k powerpointu?
Súvisiace články
