Ako evidovať dochádzku zamestnancov?

Dajte zamestnancom možnosť „potiahnuť prstom“ a „von“ svojimi občianskymi preukazmi. Toto je v podstate moderná verzia, kedy majú zamestnanci „vchádzať“ a „von“ papierový dierny lístok. Výhodou je, že údaje sa na účely ukladania a analýzy odosielajú priamo do vašej podnikovej infraštruktúry alebo infraštruktúry uchovávania záznamov tretích strán.

• Stanice s kartou Swipe pracujú najlepšie so zamestnancami, ktorí sa zdržiavajú na jednom mieste a pracujú pravidelne počas bežného pracovného dňa - napríklad administratívni pracovníci, učitelia alebo pracovníci továrne.

Použite biometriu alebo video na obmedzenie „dierovania kamarátov“ na ID skeneroch. Aj keď je načasovanie neskorého alebo neprítomného spolupracovníka nazývaného „buddy punch“ jednoduchšie pomocou diernych kariet, je stále možné pre neho prejsť identifikačným číslom spolupracovníka a dosiahnuť rovnaký účel. Ak sa obávate, že to predstavuje problém medzi vašou pracovnou silou, zvážte investovanie do opatrení, ako sú napríklad videokamery alebo biometrické skenery, na zvýšenie bezpečnosti a presnosti staníc kariet na ťahanie prstom.

• Biometrické skenery, ktoré zvyčajne vyžadujú autorizáciu odtlačkov prstov, sa dajú použiť v spojení so skenery identifikačných kariet.
• Inštalácia bezpečnostných kamier na stanice s kartami na potiahnutie prstom vám pomôže identifikovať podozrivých „dierovačov“.

Sledujte hodiny zamestnancov mimo kancelárie pomocou telefónnej aplikácie. Karty potiahnutia prstom nefungujú dobre pre zamestnancov, ktorí pracujú z domu alebo z viacerých miest. Namiesto toho ich nechajte „punch in“ a „out“ pomocou aplikácie nainštalovanej v pracovnom alebo osobnom telefóne. V mnohých prípadoch budú musieť jednoducho stlačiť tlačidlo na spustenie a zastavenie bežiacich hodín, ktoré sledujú ich dochádzku a hodiny.

• Ak vaša firma už externe zaisťuje vedenie záznamov u tretej strany, tento typ aplikácie môže byť zahrnutý ako súčasť balíka. V takom prípade by sa vaše vlastné údaje o dochádzke vašich zamestnancov mali bezproblémovo integrovať do vášho celkového vedenia záznamov.

Zvážte GPS polohu a sledovanie času pre zamestnancov, ktorí často cestujú. Tento typ sledovacieho systému funguje dobre, ak máte zamestnancov, ktorí vo svojich pracovných dňoch cestujú medzi konkrétnymi miestami. GPS ich pracovných telefónov bude sledovať, kedy sa nachádzali v určených pracovných zónach, ktoré sa zase dajú použiť na stanovenie ich celkového pracovného času.

• Sledovanie GPS je voliteľná funkcia u niektorých aplikácií využívajúcich „časové karty“. Táto funkcia je určite najlepšie zachovaná pre použitie s telefónom vydanými v práci, pretože sledovanie zamestnancov na ich osobných telefónoch sa môže javiť ako príliš „veľký brat“.

Zlomte čísla a zistite, ako problémy s dochádzkou ovplyvňujú vaše podnikanie. Vedenie presných záznamov o dochádzke zamestnancov vám umožňuje vypočítať, ako pozitívne a negatívne vzory dochádzky ovplyvňujú váš spodný riadok. Tieto údaje zase môžete použiť na prispôsobenie svojich stratégií na pracovisku a HR pre vyššiu efektivitu.

• Niektoré rýchle výpočty vám môžu napríklad poskytnúť „incidenciu“ - počet neprítomností na 100 zamestnancov za stanovené časové obdobie. Podobné údaje, ako napríklad „miera nečinnosti“ a „miera závažnosti“, sa dajú použiť aj na stanovenie ekonomického vplyvu účasti a neprítomnosti.

Uznávajte zamestnancov, ktorí dodržiavajú správne dochádzkové postupy. Trochu pozitívneho posilnenia môže prejsť dlhú cestu! Použite svoje zhromaždené údaje na identifikáciu zamestnancov s hviezdnymi záznamami dochádzky. Dajte im verejné uznanie, pochvalu a prípadne odmeny - dokonca aj niekoľko darčekových kariet alebo malý bonus môže pomôcť povzbudiť ostatných, aby ich nasledovali.

• Majte na pamäti, že „dobrá dochádzka“ nemusí nutne znamenať, že zamestnanec nikdy nezmešká prácu. Znamená to tiež byť dôsledný v oblasti čerpania voľna, napríklad dať mu náležitú výpoveď pred dňom voľna alebo zostať doma, keď sa zotavuje z choroby.

Pred podniknutím krokov sa stretnite so zamestnancom, ktorý má problémy s dochádzkou. Kedykoľvek vaše údaje identifikujú zamestnanca, ktorý má problém s dochádzkou, neskočte priamo na disciplínu alebo ukončenie. Namiesto toho sa s nimi (a zástupcom HR alebo podobnou príslušnou stranou) stretnite, aby ste o tejto záležitosti diskutovali. Vypracujte písomne akčný plán, ktorý poskytne zamestnancovi jasné pokyny a kritériá pre splnenie očakávaní týkajúcich sa účasti.

• Môžete mať do činenia napríklad s oddaným zamestnancom, ktorý doma bojuje s niektorými naliehavými problémami. V takom prípade možno budete môcť urobiť nejaké úpravy plánovania alebo pracovného zaťaženia namiesto toho, aby ste neuvoľnene uvoľnili hodnotného pracovníka.