Ako byť v práci efektívnejší?

Udržujte čistý, usporiadaný pracovný priestor. Dosiahnutie efektivity v práci môže byť niekedy také jednoduché ako odstránenie neporiadku z pracovného priestoru.

• Neusporiadaný pracovný priestor je pracovný priestor, ktorý môže brániť vašej produktivite. Ak neustále bojujete s hľadaním konkrétnych nástrojov alebo dokumentov v hore neporiadku, zbytočný pracovný čas sa stráca. Uchovávajte iba veci, ktoré denne používate, všetko ostatné by ste mali strieľať preč, kde nie je, ale aj rýchlo.
• Ak pracujete v kancelárii, usporiadajte si kancelársky priestor a stôl, aby ste rýchlo a ľahko našli všetko, čo k práci potrebujete. Ak nepracujete v kancelárii, stále platia rovnaké zásady. Ak napríklad pracujete v opravovni bicyklov, udržujte svoje nástroje čisté a usporiadané tak, aby ste ich mohli okamžite nájsť, keď ich budete potrebovať. Takmer každá pracovná oblasť ťaží z toho, že sa udržiava v čistote.
• Kancelárski pracovníci a ďalší ľudia, ktorí manipulujú s veľkým počtom dokumentov, by mali vytvoriť logický a organizovaný registračný systém. Majte často používané dokumenty poruke. Uložte ďalšie dokumenty podľa abecedného (alebo iného logického) poradia.

Udržujte svoje pracovisko dobre zásobené. Uistite sa, že máte zásoby a nástroje potrebné na vykonanie vašej práce. V kancelárii to znamená, že by ste mali mať pripravené veci ako dierkovače, odstraňovače sponiek, kalkulačky atď. Mimo kancelárskeho prostredia sú nástroje odlišné, ale základné princípy sú rovnaké - veci, ktoré potrebujete na efektívnu prácu, si dajte skôr, ako začnete pracovať. Vedci pracujúci s komplexnými grafickými aplikáciami a mechanici pracujúci s nástrčnými kľúčmi budú mať prospech z toho, že budú mať svoje nástroje vopred pripravené a pripravené.

• To tiež znamená zaistiť si dobrú zásobu spotrebného materiálu, ktorý vaša práca vyžaduje - zošívačky potrebujú sponky, tesári klince, učitelia kriedu atď.
• Zaistite, aby boli vaše nástroje dobre udržiavané. Jeden zásadný nefunkčný nástroj môže obmedziť zvyšok vášho pracovného toku, ak bez neho nemôžete pokračovať! Šetrite čas z dlhodobého hľadiska tým, že budete pravidelne venovať niekoľko minút čisteniu a údržbe svojich nástrojov.

Dodržiavajte konsolidovaný rozvrh. Ak ste doteraz lietali v sedle nohavíc, vynaloženie akéhokoľvek úsilia na naplánovanie dňa pravdepodobne zvýši vašu pracovnú efektivitu. Aby ste si však udržali skutočne efektívny rozvrh, obmedzte sa na jedného komplexného plánovača (voliteľne doplneného o jeden kalendár vo vašej kancelárii alebo kabíne pre dlhodobé ciele.) Nekomplikujte si zbytočne prácu tým, že si ponecháte viac ako jeden rozvrh alebo si načrtnete obrovská zbierka poznámok, ktoré nevyhnutne stratíte. Chcete sa pozrieť na jedno konkrétne miesto a zistiť, čo musíte urobiť.

• Organizujte každý deň vytvorením zoznamu úloh. Začnite s najvyššími prioritami dňa, aby boli s najväčšou pravdepodobnosťou hotoví. Na koniec zoznamu dajte menej dôležité úlohy. Začnite na začiatku zoznamu na začiatku pracovného dňa. Ak zoznam nedokončíte do konca dňa, vyriešte nedokončené položky nasledujúci deň.
• Nastavte si časový rámec a termín pre svoje najdôležitejšie projekty a realisticky si predstavte dĺžku ich trvania. Nechcete sa pripraviť na to, že neuspejete - je lepšie požiadať o viac času na začiatku projektu, než tesne pred jeho splatnosťou.

Odstráňte svoje osobné rušenia. Rôzne pracovné miesta majú rôzne rušivé vplyvy - na niektoré práce môže prísť obzvlášť zhovorčivý spolupracovník, ktorý vás nenechá len tak. Ostatní môžu byť tísnivo tichí, čo spôsobí, že vás vyrušia aj tie najtichšie zvuky. Urobte všetko, čo musíte, aby ste sa mohli sústrediť na svoju prácu. Ak vám vaša práca umožňuje bezpečne počúvať hudbu, vezmite si so sebou prehrávač MP3. Môžete dokonca zvážiť zverejnenie poznámok na pracovisku a upozornenie spolupracovníkov, aby vás nerozptyľovali. Mohlo by sa to zdať neslušné, ale nie je to - je to rozumná a účinná metóda, ako prinútiť ľudí, aby vás nechali na pokoji, kým pracujete. Pamätajte si, že počas prestávok a jedla sa môžete do sýtosti socializovať.

• Veľmi častým rozptýlením je trávenie času na rekreačných internetových stránkach. Jedna štúdia ukázala, že asi dve tretiny zamestnancov trávia každý deň aspoň trochu času na webových stránkach, ktoré nesúvisia s ich prácou. Našťastie väčšina prehliadačov vám umožňuje stiahnuť si bezplatné pomôcky na zvýšenie produktivity, ktoré vám umožňujú blokovať problémové webové stránky. V obchode s rozšíreniami prehliadača vyhľadajte výraz „blokovanie webových stránok“ alebo „pomoc s produktivitou“. Pravdepodobne získate aspoň niekoľko bezplatných a efektívnych výsledkov.
• Ďalšími dobrými spôsobmi, ako sa vyhnúť rušeniu, je preverenie vašich hovorov (aby ste sa vyhli zbytočným telefonickým rozhovorom) a minimalizácia schôdzí, ktoré nie sú k dispozícii.

Využívajte prestávky na riešenie osobných záležitostí. Zvláštne je, že prestávky môžu zvýšiť efektivitu vášho pracoviska , a nie byť prekážkou. Po prvé, prestávky vám ponúkajú veľmi potrebný odpočinok. Bez tohto odpočinku môžete byť unavení, pracovať pomalšie alebo menej zdatne. Za druhé, prestávky vám dajú šancu vysporiadať sa so svojimi rušivými vplyvmi. Využite prestávky na všetko, čo by vás inak mohlo odviesť od práce. Zdá sa vám, že snívate o príbuznom, s ktorým ste sa chceli obrátiť, keď by ste mali pracovať? Zavolajte im na prestávku, čím eliminujete rozptýlenie!