Ako napísať tlačovú správu?

Je extrahovať z vašej tlačovej správy najdôležitejšie kľúčové slová — Najjednoduchším spôsobom, ako vytvoriť nadpis tlačovej správy, je extrahovať z vašej tlačovej správy najdôležitejšie kľúčové slová.

Začnite tlačovú správu s pútavým nadpisom tučným písmom. Začnite kópiu tela s dátumom a mestom, z ktorého vydanie pochádza. Vaša úvodná veta by mala byť stručným zhrnutím predmetu vydania. Zvyšok tela rozpráva všetky dôležité detaily vášho príbehu: kto, čo, kedy, prečo a ako. Najdôležitejšie informácie dajte na prvé miesto, za nimi nasledujú všeobecnejšie informácie a na záver nezabudnite uviesť svoje kontaktné údaje.

Metóda 1 z 2: Zabezpečenie popu

1
Napíšte skutočný nadpis. Malo by byť stručné, jasné a vecné: ultra kompaktná verzia kľúčového bodu tlačovej správy. Veľa profesionálov v oblasti PR odporúča napísať nadpis na koniec, po napísaní zvyšného vydania. Ak sa budete riadiť týmito pokynmi, pokračujte ďalej a vráťte sa k napísaniu nadpisu, keď je zvyšok hotový. Titulok je známy ako pútač pozornosti a je veľmi dôležitý pre celé vydanie.
- sprievodca uznávaný ako najspoľahlivejší zdroj informácií. Vidíte, ako to funguje? Teraz chcete vedieť viac! Titulky tlačových správ by mali mať „drapák“ na prilákanie novinárov, rovnako ako novinový nadpis má chytiť čitateľov. Môže popisovať najnovší úspech organizácie, nedávnu novinku, nový produkt alebo službu.
- Nadpisy napísané tučným písmom! Tučný nadpis tiež spravidla používa väčšiu veľkosť písma ako kópia textu. Konvenčné titulky tlačových správ používajú prítomný čas a vylučujú „a“ a „the“, ako aj tvary slovesa „byť“ v určitých kontextoch.
- Prvé slovo veľké. Rovnako ako všetky vlastné podstatné mená. Väčšina slov titulkov je napísaná malými písmenami, aj keď použitie štylizovaného štýlu písma „malé písmená“ môže vytvoriť graficky atraktívnejší vzhľad a dojem z noviniek. Nepoužívajte veľké písmená každého slova.
- Extrahujte dôležité kľúčové slová. Najjednoduchším spôsobom, ako vytvoriť nadpis tlačovej správy, je extrahovať z vašej tlačovej správy najdôležitejšie kľúčové slová. Z týchto kľúčových slov sa pokúste zostaviť logické tvrdenie a získať pozornosť. Ak za nadpis vložíte súhrnnú vetu, platia rovnaké pravidlá. Skoré používanie kľúčových slov vám poskytne lepšiu viditeľnosť vo vyhľadávačoch a pre novinárov a čitateľov bude jednoduchšie získať predstavu o obsahu tlačovej správy. Pozrite sa na akcie v tomto prvom kroku a všimnite si, že každý z nich môže byť titulkom tlačovej správy.
2
Napíšte kópiu tela. Tlačová správa by mala byť napísaná tak, ako má vyzerať v novinovom príbehu. Väčšina novinárov je veľmi zaneprázdnená; môžu sa ponoriť hlbšie do príbehu, ak to neznie dôveryhodne, ale spravidla nebudú mať čas urobiť rozsiahly prieskum veľkého oznámenia vašej spoločnosti. Väčšina z toho, čo napíšete do svojej tlačovej správy, bude to, čo novinári použijú pri písaní vašej veľkej udalosti-inými slovami, ak sú v príbehu zahrnuté dôležité detaily, ktoré chcete zahrnúť, musíte ich zahrnúť do tlačovej správy.
- Začnite dátumom a mestom, v ktorom tlačová správa pochádza. Mesto môže byť vynechané, ak bude mätúce - napríklad ak bude vydanie napísané v New Yorku o udalostiach v divízii spoločnosti v Chicagu.
- Úvodná veta alebo prvá veta by mala čitateľa chytiť a stručne povedať, čo sa deje. Ak je napríklad nadpis „Publikácia Careen vydáva nový román z 2. svetovej vojny“, prvá veta môže znieť takto: „Spoločnosť Carpren Publishing, Ltd. dnes vydala svoj prvý román od oslávenej spisovateľky Darcy Kayovej z 2. svetovej vojny.“ Rozšíri dostatočne nadpis, aby vyplnil niektoré detaily, a zavedie čitateľa ďalej do deja. Nasledujúca jedna až dve vety by sa potom mali rozšíriť o prvé slovo.
- Telo copy Tlačová správa by mala byť kompaktný. Nepoužívajte veľmi dlhé vety a odstavce. Vyhnite sa opakovaniu a nadužívaniu vymysleného jazyka a žargónu. Snažte sa o jednoduchosť a žiadne zbytočné slová.
- Prvý odsek (dve až tri vety) by mal zhrnúť tlačovú správu a ďalší obsah ju musí rozpracovať. V uponáhľanom svete by novinári ani iní čitatelia neprečítali celú tlačovú správu, ak by začiatok článku nevzbudil záujem.
- Zaoberajte sa skutočnými skutočnosťami - udalosťami, produktmi, službami, ľuďmi, cieľmi, cieľmi, plánmi, projektmi. Pokúste sa poskytnúť maximálne využitie konkrétnych faktov. Toto je novinka. Jednoduchou metódou na napísanie efektívnej tlačovej správy je zostaviť zoznam nasledujúcich objasnení: Kto, čo, kedy, kde, prečo a ako.
3
Jasne komunikujte „5 w“ (a H). Kto, čo, kedy, kde, prečo - a ako - by mal čitateľovi povedať všetko, čo potrebuje vedieť. Kontrolný zoznam zvážte v kontexte s nižšie uvedenými bodmi a pomocou vyššie uvedeného príkladu vygenerujte našu tlačovú správu:
- O koho ide? Vydavateľstvo Carpren.
- Aké sú skutočné správy? Vydavateľstvo Carpren vydáva knihu.
- Kedy sa to vôbec stane? Zajtra
- Kde sa to vôbec deje? Zajtra na všetkých hlavných trhoch.
- Prečo je to novinka? Autorom je renomovaný autor Arcy Kay.
- Ako sa to deje? Hlavnou udalosťou je autogramiáda v Chicagu, po ktorej nasleduje knižná prehliadka všetkých hlavných metropolitných oblastí.
  - Po definovaní základov vyplňte medzery informáciami o ľuďoch, produktoch, položkách, dátumoch a ďalších veciach súvisiacich so správami.
  - Ak vaša spoločnosť nie je hlavným predmetom správ, ale je zdrojom tlačovej správy, dajte to v tele jasne najavo.
- Nech je to krátke a vecné. Ak odosielate tlačenú kópiu, text by mal obsahovať medzery.
- Čím viac urobíte kópiu tlačovej správy, tým väčšia je šanca, že ju novinár vyberie na nahlásenie. Zistite, čo znamená „novinka“ pre daný trh, a využite tieto znalosti na prepojenie redaktora alebo reportéra.
4
Uistite sa, že je čistý, ostrý a použiteľný pre vaše publikum. Kurzy sú ten, komu ste poslali svoju tlačovú správu, a má tucet, ktoré sa mu páčia, v doručenej pošte, ktoré čakajú na ignorovanie. Ak chcete, aby bol vybratý ten váš, musí to byť dobré. Musí byť nielen dobrý, ale musí byť čo najbližšie k „pripravenosti na tlač“.
- Keď sa redaktor pozrie na vaše dielo, od prvej sekundy premýšľa o tom, ako dlho im bude trvať vytlačenie. Ak je vaša práca plná chýb, chýba jej obsah alebo ju potrebujete len revidovať, nemrhajú časom. Uistite sa teda, že máte dobrú gramatiku, všetky základy a máte o čom písať.
- Prečo by týchto ľudí malo zaujímať, čo hovoríte? Ak to pošlete správnemu publiku, bude to zrejmé. Ak nie ste, prečo strácate čas? Poskytnite správnym ľuďom novinku (správy, nie reklamu) a ste na dobrej ceste.
  - Viac sa budú starať, ak to pošlete ráno. To im dáva čas, aby vložili váš kúsok do toho, na čom už pracujú. Buďte ohľaduplní.
Kópia tela tlačovej správy by mala byť kompaktná.
5
Spojte to dohromady. Poskytnite niekoľko ďalších informačných odkazov, ktoré podporujú vašu tlačovú správu. Má spoločnosť, ktorú predávate, online ďalšie informácie, ktoré môžu čitatelia považovať za užitočné? Skvelé. Pridajte to.
- Ak ste nervózni z toho, čo máte, urobte malý prieskum toho, čo už existuje. Niekto pravdepodobne napísal niečo o udalosti, ako je tá, o ktorej hovoríte. PR Web a PR Newswire sú dobrými miestami na začiatok.

Metóda 2 z 2: zvládnutie formátu

1
Získajte základnú štruktúru. Dobre, keď už máte mäso z neho spolu, ako ho dáte na papier? Na začiatok to skrátte. V takom prípade by mala mať maximálne jednu stránku. Nikto nebude strácať čas v 5 odsekoch, pokiaľ nepokračujete o druhej svetovej vojne. Čo potrebujete (niektoré z nich sme už pokryli):
- PRI OKAMŽITOM UVOĽNENÍ by malo ísť v hornej časti stránky na ľavom okraji.
  - Ak je na vydanie uvalené embargo, zadajte „EMBARGOED AIL...“ s dátumom, kedy chcete príbeh vydať. Vydanie bez dátumu vydania sa považuje za vydanie s okamžitým uvoľnením.
- Nadpis, zvyčajne tučný, by mal byť vycentrovaný pod ním.
  - Ak chcete, zadajte podnadpis kurzívou (stručný popis nadpisu).
- Prvý odsek: najdôležitejšie informácie. Môže to byť celkom novinky, začína sa to dátumom alebo odkiaľ správy pochádzajú.
- Druhý (a pravdepodobný tretí) odsek: sekundárne informácie. Mal by obsahovať citáty a fakty.
- Informácie o kotli: viac o vašej spoločnosti. Kto vlastne si? Aké úspechy máte? Aké je tvoje poslanie?
- Kontaktné informácie: viac o spisovateľovi (pravdepodobne vy!). Ak niekoho zaujmete, bude chcieť vedieť viac!
- Multimédiá: v dnešnej dobe je vždy potrebné zvládnuť Twitter.
2
Pod telo uvoľnenia napíšte varnú dosku. To znamená, že je načase zahrnúť informácie o vašej spoločnosti. Keď si novinár preberie vašu tlačovú správu k príbehu, logicky by musel spoločnosť spomenúť v spravodajskom článku. Novinári potom môžu z tejto sekcie získať informácie o spoločnosti.
- Názov tejto sekcie by mal byť „O [XYZ_COMPANY]“.
- Za nadpisom použite jeden alebo dva odseky na opis svojej spoločnosti pomocou 5 alebo 6 riadkov. Text musí popisovať vašu spoločnosť, jej hlavnú činnosť a obchodnú politiku. Mnoho spoločností už má profesionálne napísané brožúry, prezentácie, obchodné plány atď. Tento úvodný text je možné vložiť sem.
- Na konci tejto sekcie ukážte na svoj web. Odkaz by mal byť presnou a úplnou adresou URL bez akéhokoľvek vkladania, aby sa odkaz vytlačil tak, ako je, aj keď sa vytlačí táto stránka. Napríklad: http://example.com, nie Kliknutím sem navštívite webovú stránku.
- Spoločnosti, ktoré na svojich webových stránkach vedú samostatnú mediálnu stránku, musia na túto adresu URL odkazovať tu. Mediálna stránka obvykle obsahuje kontaktné informácie a tlačové zostavy.
3
Pridajte svoje kontaktné informácie. Ak je vaša tlačová správa skutočne novinkou, novinári by určite chceli viac informácií alebo by chceli urobiť rozhovor s kľúčovými ľuďmi, ktorí s nimi súvisia. Ak vám vyhovuje myšlienka nechať sa priamo kontaktovať s vašimi kľúčovými ľuďmi prostredníctvom médií, môžete poskytnúť ich kontaktné údaje na samotnej stránke tlačovej správy. V prípade inovácie môžete napríklad poskytnúť kontaktné informácie svojho inžinierskeho alebo výskumného tímu pre médiá.
- Ak nie, musíte v sekcii „Kontakt“ poskytnúť údaje o svojom mediálnom/PR oddelení. Ak pre túto funkciu nemáte špecializovaný tím, musíte vymenovať niekoho, kto bude pôsobiť ako spojovací článok medzi médiami a vašimi ľuďmi.
- Kontaktné údaje musia byť obmedzené a špecifické iba pre aktuálnu tlačovú správu. Kontaktné údaje musia obsahovať:
  - Oficiálny názov spoločnosti
  - Oficiálny názov a kontaktná osoba mediálneho oddelenia
  - Adresa kancelárie
  - Telefónne a faxové čísla so správnymi kódmi krajiny/mesta a číslami pobočky
  - Číslo mobilného telefónu (voliteľné)
  - Časy dostupnosti
  - Emailové adresy
  - Webová adresa
4

Ak je to možné, zahrňte odkaz na online kópiu rovnakého vydania. Je osvedčené uchovávať denník všetkých svojich tlačových správ umiestnených na vašom vlastnom webe. To môže uľahčiť vytváranie takéhoto odkazu a uchovávanie záznamov na historické účely.
5

Signalizujte koniec tlačovej správy tromi symbolmi # (hash). Vycentrujte ich priamo pod posledný riadok vydania. Toto je novinársky štandard. Zdá sa, že prehnane tweetujete, ale nie je to tak. Takto sa to robí.

Nerobte z predmetu svojho e -mailu „tlačovú správu“ — Keď posielate e -mailom tlačovú správu, nerobte z predmetu svojho e -mailu „tlačovú správu“.

Tipy

Zahrňte do svojho vydania „výzvu na akciu“. Toto sú informácie o tom, čo má verejnosť robiť s informáciami, ktoré zverejňujete. Chcete napríklad, aby si čitatelia kúpili produkt? Ak je to tak, uveďte informácie o tom, kde je produkt dostupný. Chcete, aby čitatelia navštívili váš web, aby sa zapojili do súťaže alebo sa dozvedeli viac o vašej organizácii? Ak je to tak, zadajte adresu webovej stránky alebo telefónne číslo.
Nestrácajte čas písaním nadpisu, kým sa vydanie nedokončí. Redaktori kópií píšu skutočné titulky do novín a časopisov, ale je dobré vymyslieť pútavý názov alebo „nadpis“ vydania. Tento nadpis môže byť jedinou šancou. Nech je to stručné a vecné. Je dobré to napísať až potom, ako dokončíte tlačovú správu. Ešte neviete, čo presne poviete - alebo tí, s ktorými robíte rozhovor. Po dokončení konceptu vydania sa môžete rozhodnúť, či svoj záujem zrevidujete alebo nie. Potom a iba potom sa zamyslite nad nadpisom.
Ako predmet e -mailu použite nadpis. Ak ste napísali dobrý „uchopovací“ nadpis, pomôže to vyniknúť vašej správe v e -mailovej schránke redaktora.
Preskúmajte aktuálne tlačové správy na webe, aby ste získali predstavu o tóne, jazyku, štruktúre a formáte tlačovej správy.
Vyhnite sa používaniu žargónu alebo špecializovaných odborných výrazov. Ak presnosť vyžaduje použitie výrazu špecifického pre dané odvetvie, definujte ho.
Vytvorte každé vydanie tak, aby bolo zacielené na konkrétny mediálny výstup, a pošlite ho konkrétnemu reportérovi, ktorý daný úder pokryje. Tieto informácie možno zvyčajne nájsť na webovej stránke predajne. Vstrekovanie identickej tlačovej správy do viacerých predajní a viacerých reportérov v tej istej predajni je znakom toho, že namiesto zacielenia na konkrétny trh používate skratky.

Ak chcete napísať tlačovú správu, začnite pútavým a výstižným titulkom, ktorý čitateľom umožní vedieť, o čom tlačová správa je.
Načasovanie tlačovej správy je veľmi dôležité. Musí to byť relevantná a najnovšia správa, nie príliš stará a nie príliš vzdialená.
Následná výzva môže pomôcť rozvinúť tlačovú správu do úplného príbehu.
V záujme lepšej viditeľnosti prostredníctvom vyhľadávacích nástrojov a profesionálov v oblasti spravodajstva a ďalších čitateľov zahrňte názov spoločnosti do nadpisu, ľubovoľných podnadpisov a do tela prvého odseku. Ak posielate tlačenú kópiu, môžete ju dať na hlavičkový papier spoločnosti.
Odošlite svoje vydanie e -mailom a formátovanie používajte striedmo. Obrovský typ a viac farieb nevylepšujú vaše správy, ale odvádzajú pozornosť. Vydanie vložte do tela e -mailu, nie ako prílohu. Ak musíte použiť prílohu, urobte z nej obyčajný text alebo súbor vo formáte RTF. Dokumenty programu Word sú vo väčšine predajní prijateľné, ale ak používate najnovšiu verziu (.docx), uložte si verziu (.doc). Zvlášť noviny majú obmedzený rozpočet a mnohé z nich neaktualizovali. Používajte súbory PDF iba vtedy, ak odosielate kompletnú súpravu médií s veľkým počtom grafických prvkov. Nezadávajte uvoľnenie na hlavičkový papier, potom ho naskenujte a odošlite e -mail vo formáte jpeg zo skenovania - je to strata času a času redaktora. Stačí napísať vydanie priamo do e -mailovej správy.
V záujme lepšej viditeľnosti prostredníctvom vyhľadávacích nástrojov a spravodajských profesionálov a ďalších čitateľov zahrňte názov spoločnosti do nadpisu, akýchkoľvek podnadpisov a do tela prvého odseku. Ak posielate tlačenú kópiu, môžete ju dať na hlavičkový papier spoločnosti.

Varovania

Vždy majte na pamäti, že mnoho tímov redaktorov je prepracovaných a nedostatočne obsadených. Ak im môžete uľahčiť život, je väčšia pravdepodobnosť, že sa k nim dostanete. Ak napíšete tlačovú správu, ktorá je blízka spôsobu, akým ju editor v skutočnosti zverejní, môže sa jej zobraziť publikácia s minimálnymi úpravami. Ale ak ho naplníte nadýchanou reklamnou kópiou, nepoužívajte správny štýl AP atď., Editor tento druh vata určite odstráni. Všetci hovoria, že oni sú vodcovia. Nestrácajte čas redaktora. Miesto na vloženie popisu je v sekcii s informáciami o spoločnosti vo vydaní. Ale majte to presné a vecné.
Keď posielate e -mailom tlačovú správu, nerobte z predmetu svojho e -mailu „tlačovú správu“. Budete len splývať v dave. Upútajte pozornosť redaktora tým, že z predmetu urobíte „titulný“ titulok, napríklad „Brand Co. vyhráva štátnu zákazku vo výške 22 miliárd EUR“.

Potom napíšte krátky odsek 2-3 vety, ktorý sumarizuje hlavný bod tlačovej správy.
Články by mali byť maximálne pozitívne a pozitívne. Vyhnite sa frázam ako „po odstúpení predchádzajúceho predsedu“ alebo „po období nečinnosti“. Novinár sa môže rozhodnúť, že tieto záležitosti vyšetrí, namiesto toho, aby informoval o tom, čo je v tlačovej správe, a - aj keby boli okolnosti úplne neškodné, napríklad ak by predseda odstúpil pre zlý zdravotný stav - výsledná kópia sa vám nemusí páčiť.
Neuvádzajte kontaktné údaje iných osôb bez ich súhlasu. Okrem toho musia byť k dispozícii vo všetkých primeraných hodinách v dňoch nasledujúcich po vydaní.
Vždy priložte cenovú ponuku - ideálne od vedúceho jednotlivca zapojeného do predmetu vydania. Text nemusí byť skutočným citátom, ale mal by byť vierohodný. V každom prípade je nevyhnutné skontrolovať, či je citovaná osoba spokojná. Citát umožňuje zaneprázdnenému novinárovi pripraviť kompletný článok bez toho, aby absolvoval následný rozhovor.

Prečítajte si tiež: Ako napísať knihu ako tínedžer?

Ako napísať tlačovú správu?

Kroky

Metóda 1 z 2: Zabezpečenie popu

Metóda 2 z 2: zvládnutie formátu

Tipy

Varovania

Otázky a odpovede

Prečítajte si tiež: