Ako kúpiť kopírku?
0,70€ Výpožičky vám umožnia kúpiť kopírku za 0,70€ na konci lízingu.
Každá kancelária potrebuje kopírku a často vynaloží veľa peňazí na jej získanie. Vykonajte dôkladný prieskum a pred podpisom si pozorne prečítajte zmluvy o nájme a službách. Drahšia alebo dokonca kvalitná kopírka nie je nevyhnutne najlepšou voľbou pre vašu kanceláriu.
Časť 1 z 2: výber modelu
- 1Kúpte si stolný model pre domáce kancelárie. Ak kupujete kopírku na domáce použitie alebo pre firmu, ktorá robí menej ako 700 kópií mesačne, kúpte si model pre stolné počítače. Sú oveľa lacnejšie a jednoduchšie ako veľké stojace zariadenia. Ostatné informácie v tomto článku sa zameriavajú na potreby väčších kancelárií.
- Laserová kopírka/tlačiareň/skener obvykle stojí od 110€ (iba čiernobielo) do 370€ (rýchlo, kvalitná farba).
- Atramentové kopírky môžu stáť už od 45€, dokonca aj pre farebné kopírky. Ich prevádzka však môže stáť dva až trikrát toľko ako laserové kopírky. Očakávajte, že zaplatíte 20 centov za čiernobielu stránku.
- 2Poznať základy. Aj keď je na trhu stále niekoľko typov kopírok, väčšina firiem nebude mať problém s výberom potrebnej možnosti:
- Laserové kopírky sú z dlhodobého hľadiska rýchlejšie a lacnejšie na prevádzku. Atramentové kopírky sa neodporúčajú pre firmy.
- Digitálne kopírky sú oveľa pohodlnejšie a bežnejšie ako staré analógové kopírky.
- Farebné kopírky sú výrazne drahšie a majú poruchu častejšie ako čiernobiele kopírky. Ak potrebujete iba občasný farebný dokument, zvážte lacnejšiu hybridnú kopírku.
- 3Zvážte multifunkčné zariadenie. Takmer každá moderná kopírka je tiež tlačiarňou a niektoré môžu skenovať alebo faxovať aj dokumenty. Zvážte výhody a nevýhody jedného „multifunkčného zariadenia“ oproti jednoduchej kopírke a ďalším strojom:
- Jedno zariadenie je spravidla lacnejšie ako samostatné stroje za predpokladu, že potrebujete všetky funkcie.
- Používanie niekoľkých strojov znižuje vplyv poruchy.
- Veľké kancelárie by mali používať viacero strojov, aby sa vyhli čakacím časom na jeden stroj.
Ak potrebujete iba občasný farebný dokument, zvážte lacnejšiu hybridnú kopírku. - 4Odhadnite veľkorysý mesačný objem kópií. Prispôsobenie kopírky vašim potrebám ušetrí peniaze, zabráni zdržaniu a dokonca zníži frekvenciu porúch. Tento zásadný krok vykonajte takto:
- Pozrite sa do svojich záznamov o kopírovaní, najlepšie za posledných 6-12 mesiacov. Ak žiadne nemáte, požiadajte súčasného správcu kopírky o kópie minulých faktúr. Tieto by mali zahŕňať počet vyhotovených kópií.
- Zistite priemerný počet kópií vytvorených za mesiac.
- Vynásobte to 1,2, aby ste boli v bezpečí, alebo až 1,5, ak je váš odhad neistý. To poskytuje nárazník proti prepätiu pri použití a proti zavádzajúcim reklamám. Hľadaj kopírku s mesačným objemom o niečo vyšším, ako je údaj, ktorý si vypočítal.
- 5Pozrite sa na rýchlosť kopírky. Preskúmajte rýchlosť tlače - ale nepredpokladajte, že čím rýchlejšie, tým lepšie. Kopírky, ktoré dlho sedia medzi zamestnaniami, majú tendenciu mať viac porúch. Vytvorte rovnováhu medzi čakacou dobou a zdravím kopírky pomocou týchto zásad hrubého priemyslu:
- 11-20 strán za minútu („Segment 1“): odporúča sa pre domáce kancelárie alebo veľmi malé kancelárie.
- 21-30 str./min (S2): Väčšina malých kancelárií so 6000 kópiami mesačne alebo menej. Majte na pamäti, že táto „pomalá“ rýchlosť je stále jedna stránka každé dve alebo tri sekundy.
- 31-44 str./min (S3): Malé až stredne veľké kancelárie (až 12000 kópií mesačne). Tento segment alebo vyšší použite, ak potrebujete pripojiť kopírku k kancelárskej sieti.
- 45-69 str./min (S4): Stredné až veľké kancelárie. Obvykle je potrebné iba pre právnické firmy, účtovné firmy a ďalšie kancelárie s vysokými špičkami v kopírovaní a neustálym a náročným používaním.
- 70-90 strán za minútu (S5): Kancelárie s extrémnymi požiadavkami na kopírovanie alebo kancelárie, ktoré potrebujú dočasný prenájom na tlač.
- 6Informácie o finišéri výskumu. Väčšina kancelárskych kopírok automaticky triedi viacstranové dokumenty. Ďalšie funkcie môžu byť dodávané s kopírkou alebo v prídavnej jednotke „finišera“. Vyšetrite nasledujúce:
- Počet košov (koľko rôznych dokumentov je možné naraz zoradiť)
- Kapacita každého zásobníka (koľko hotových strán môže uložiť)
- Môže automaticky zošívať alebo dierovať dokumenty? To môže byť nevyhnutné pre kancelárie s vysokým počtom výtlačkov viacstránkových dokumentov.
- 7Dokončite svoj výskum. Predtým, ako urobíte konečné rozhodnutie, skontrolujte nasledujúce:
- Podporuje kopírka obojstrannú tlač (možnosť tlače na obe strany strany)?
- Ako veľmi môže kopírka zmenšiť alebo zväčšiť dokument?
- Ak používate neštandardné veľkosti papiera, podporuje ich kopírka?
- Väčšina vysokokvalitných farebných kopírok je vybavená vstavaným rastrovým obrazovým procesorom (RIP). Ak to tak nie je, možno budete musieť kúpiť externý RIP.
- Aký je čas prvého kopírovania (čas potrebný na vytlačenie prvej kópie)? Ak vaša kancelária bežne robí iba jednu kópiu, je to dôležitá štatistika.
Ak žiadne nemáte, požiadajte súčasného správcu kopírky o kópie minulých faktúr.
Časť 2 z 2: zmluvy o nákupe a servise
- 1Prenajmite si kopírku na krátkodobé použitie. Zmluvy o prenájme sú jednoduché: každý mesiac zaplatíte určitú čiastku a potom kopírku vrátite. Toto je najhoršia hodnota za vaše peniaze, preto je zvyčajne vyhradená pre spoločnosti s náhlym nárastom požiadaviek na kopírovanie.
- Vyhnite sa zložitým nájomným zmluvám s dodatočnými poplatkami. Mali by ste byť schopní nájsť službu s paušálnym poplatkom a bez komplikácií.
- 2Kúpte si kopírku priamo, ak je dostupná. Pri nákupe to vyžaduje najviac peňazí. Mali by ste si byť istí, že túto kopírku budete používať viac ako pár rokov. Ak máte finančné prostriedky, existujú dve hlavné výhody tejto taktiky:
- Možno budete môcť odpísať výdavok v jednom daňovom roku, čo by vám mohlo poskytnúť krátkodobú finančnú výhodu. Poraďte sa s miestnym daňovým právnikom.
- Nebudete sa držať zmluvy o prenájme, ktorá vám môže ušetriť malé peniaze, ak neskôr vymeníte kopírky.
- 3Zvážte kúpu použitej kopírky. Použitá kopírka obvykle stojí asi 0,2 -násobok ceny novej. Ak začínate s novým podnikaním a neviete, aký bude váš objem kópií, je to investícia s najnižším rizikom. Požiadajte o „počet kópií“ alebo počet vytlačených kópií. Vysokokvalitná tlačiareň s rýchlosťou 45+ strán za minútu môže stačiť na 15 alebo 20 miliónov kópií. Pomalšia, staršia alebo menej kvalitná tlačiareň môže klesnúť po 1 až 5 miliónoch.
Takmer každá moderná kopírka je tiež tlačiarňou a niektoré môžu skenovať alebo faxovať aj dokumenty. - 4Pozorne si prečítajte nájomné zmluvy. Leasing je spoločným stredným bodom medzi kúpou a prenájmom. Za používanie kopírky po dobu jedného až piatich rokov platíte mesačný poplatok. Na konci tejto doby máte možnosť ho kúpiť natrvalo. Po podpísaní zmluvy je veľmi ťažké uniknúť, preto si ich dôkladne prečítajte.
- Prenájmy na základe reálnej trhovej hodnoty (FMV) zvyčajne stoja 75€ až 490€ mesačne, v závislosti od kvality kopírky. Hneď ako sa skončí, banka stanoví cenu kopírky podľa aktuálnej trhovej hodnoty.
- 0,70€ Výpožičky vám umožnia kúpiť kopírku za 0,70€ na konci lízingu. Ide v podstate o nákup na splátky, s vyššími mesačnými poplatkami.
- Ak ste novým podnikateľom, bude možno potrebné, aby vlastník podpísal osobnú záruku. To znamená, že v prípade, že to podnik nemôže, bude musieť vlastník zaplatiť nájomné z vlastného vrecka.
- 5Získajte samostatnú zmluvu o servise. Aby ste ušetrili, držte sa ďalej od výhodných balíkov leasingu + služieb. Namiesto toho si najmite inú spoločnosť, aby mala kopírku skladovú a opravenú. V servisnej zmluve nájdete nasledujúce informácie:
- Zistite cenu služby za kópiu. Vynásobte to svojim mesačným objemom kópií a zistíte mesačný poplatok.
- Hľadaj minimálny mesačný poplatok. Počas pomalých mesiacov môžete namiesto služby za kópiu nakoniec zaplatiť tento poplatok. Odhadnite dodatočné náklady na základe objemu kópií za posledných dvanásť mesiacov.
- V prípade núdzových opráv hľadajte v ideálnom prípade štyri hodiny maximálnej doby odozvy.
- Ak vaša kancelária funguje mimo bežných pracovných hodín, zaistite, aby boli v týchto časoch zahrnuté núdzové opravy.
- Nakupujte od osvedčených a dôveryhodných spoločností. Ak je to možné, vyhľadajte si posudky a recenzie od tretích strán.
- Požiadajte pracovníkov IT, aby zaistili sieťové pripojenie tlačiarne a zablokovali neoprávnený prístup.
Prečítajte si tiež: Ako implementovať podporu výkonu?
Otázky a odpovede
- Aká kopírka je najlepšia na hranie hier v rozlíšení 1080p?Osobne som zistil, že laserová multifunkčná tlačiareň Xerox Workcentre 3655 mi najlepšie vyhovuje v hrách Runescape a pôvodných hrách Fallout. Ale ak je to na vás príliš, navrhujem inú kopírku Xerox alebo Canon.
