Ako pozdraviť ľudí po telefóne?
Tip: Hoci vám ID volajúceho povie, komu vám telefón volá, jeho telefón môže používať niekto iný.
Vedieť pozdraviť ľudí v telefóne je prvým krokom k hladkému priebehu konverzácie. Zdvorilé pozdravy pri zdvihnutí telefónu uľahčia celý hovor, aj keď ste zodpovední iba za odovzdanie telefónu niekomu inému. Ak chcete pozdraviť ľudí po telefóne, používajte formálne úvody, keď ste v práci, alebo ich nechajte ležérne, keď sa rozprávate so svojimi priateľmi, aby vám mohli začať telefonáty, ktoré začínajú pravou nohou.
Metóda 1 z 3: uskutočňovanie osobných hovorov
- 1Ak neviete, kto to je, zdvihnite telefón a pozdravte ho. Telefónne hovory z čísel, ktoré nepoznáte, môžu zahŕňať množstvo ľudí: priateľov, susedov, rodinných príslušníkov alebo známych. Aby bol neutrálny, odpovedzte na telefón jednoduchým pozdravom? ak si nie ste istí, kto volá Volajúci má tak šancu ihneď identifikovať, kto sú.
- Pri odpovedaní na telefón udržujte svoj tón svetlý a neutrálny.
- 2Poznáte volajúceho menom, ak ho poznáte. Ak má váš telefón ID volajúceho, možno budete vedieť, kto vám volá, skôr ako odpoviete. Ak sú vašim priateľom alebo známym, pokojne ich pozdravte otázkou, ako sa im darí. Môžete tiež vyjadriť šťastie, keď ich počujete.
- Skúste povedať: „Ahoj Levi, ako sa máš?“
Tip: Hoci vám ID volajúceho povie, komu vám telefón volá, jeho telefón môže používať niekto iný.
- 3Používajte neformálny jazyk s rodinou a blízkymi priateľmi. Nie je potrebné byť profesionálnym, keď hovoríte s ľuďmi, ktorých dobre poznáte. Použite slangový jazyk a slová, ak budú vedieť, čo máte na mysli. Ak však hovoríte s niekým starším, ako so starým rodičom, nemusí byť aktuálny vo všetkých slangových jazykoch, ktoré používate.
- Môžete povedať napríklad: „Hej, čo sa deje?“ a "Čo sa deje?"
Ak má váš telefón ID volajúceho, možno budete vedieť, kto vám volá, skôr ako odpoviete. - 4Predstavte sa menom, keď zavoláte niekomu inému. Keď telefonujete, osoba na druhej linke nemusí vedieť, kto ste. Ak odpovedia „ahoj?“ vždy začnite tým, že poviete, kto ste, aj keď sú blízkymi priateľmi alebo členmi rodiny. Možno nemajú ID volajúceho alebo nemusia mať uložené vaše číslo.
- Skúste povedať: „Hej, Mike, volá Ruby.“
Metóda 2 z 3: Profesionálne pozdravenie ľudí
- 1Začnite „dobré ráno/popoludnie/večer.“ V závislosti od toho, v akom čase pracujete, začnite telefonát pozdravom, ktorý odráža dennú dobu. Toto je osobnejší spôsob, ako niekoho pozdraviť a zároveň zachovať profesionalitu. Volajúci ocenia, že im želáte pekný deň.
- Môžete tiež poďakovať tejto osobe za to, že zavolala do vašej spoločnosti a dala tak najavo, že si vážite jej firmy.
- 2Predstavte seba a prípadne názov svojej spoločnosti. Keď vám niekto volá do práce, je dôležité povedať volajúcemu, kto ste. Pri prvom vyzdvihnutí uveďte svoje meno a kontext, v ktorom sa zaoberáte prácou, ktorú robíte. Začne sa tým konverzácia a vyhnete sa príliš veľkému množstvu otázok od volajúceho.
- Skúste povedať: „Dobré ráno, toto je Jacob z Quickie's Print Shop.“
- 3Opýtajte sa, ako môžete niekomu pomôcť, ak ste zástupcom zákazníckeho servisu. Ak je vašou úlohou pomôcť zákazníkom alebo klientom, pridajte do svojho pozdravu otázku, ako môžete pomôcť. Ľudia tak budú vedieť, že dorazili na správne miesto. Pomôže vám to tiež vyhnúť sa malým rozhovorom a dostať sa priamo k bodu ich telefonátu.
Skúste povedať....
"Dobré popoludnie! Ďakujeme, že ste zavolali do advokátskej kancelárie Headley and Sons. Toto je Pete, ako vám môžem pomôcť?" alebo „Dobrý deň, ďakujem, že ste zavolali na Margaretin marketing. Toto je Sam. S čím vám dnes môžem pomôcť?“ - 4Pozorne počúvajte žiadosť volajúceho. Počas tohto krátkeho okamihu zistíte, či s vami chce volajúci hovoriť, alebo potrebujete prijať správu alebo odovzdať telefón niekomu ďalšiemu. V tomto okamihu určujúcom fakty zostaňte zdvorilí a neprerušujte ho. Ak druhá osoba neuviedla svoje meno alebo vám nie je jasná, v tomto mieste určite požiadajte o objasnenie.
- Ľudí môžete požiadať o informácie tak, že poviete napríklad „Ako môžem presmerovať váš hovor?“ alebo: „Ako vám môžem pomôcť?“
Vedieť pozdraviť ľudí v telefóne je prvým krokom k hladkému priebehu konverzácie. - 5Ak ich potrebujete podržať, zdvorilo povedzte svojmu volajúcemu. Niektorí ľudia vám začnú hovoriť o svojom probléme skôr, ako budete mať možnosť zasiahnuť. Zachovajte zdvorilosť a dajte im vedieť, že ste ich žiadosť vypočuli, ale budete ich musieť predložiť osobe, ktorej úlohou je riešiť ich záležitosti. Ak ich musíte požiadať, aby počkali, povedzte im, že ich hovor je smerovaný na správnu osobu.
- Povedzte niečo ako: „Môžem vás na chvíľu podržať, kým presmerujem váš hovor?“
Metóda 3 z 3: Cvičenie dobrej etikety v telefóne
- 1Pred prijatím hovoru prestaňte piť alebo žuvať jedlo alebo žuvačku. Každý z týchto zvukov prejde k volajúcemu na druhom konci linky a môže znieť nepríjemne. Medzi ďalšie telesné zvuky, ktorým sa pri odpovedaní alebo telefonovaní treba vyhnúť, patrí plynatosť, grganie, plácnutie si ďasien, zívanie, mrmlanie alebo vydávanie pukavých zvukov ústami. Ak vám neostáva nič iné, len kýchať alebo kašľať, ospravedlňte sa a rýchlo zakryte zvukový kus telefónu.
- Ak ste v reštaurácii alebo uprostred jedla, zvážte prijatie telefonátu von alebo nechať ho ísť do hlasovej schránky, kým sa s nimi nebudete môcť rozprávať bez jedla v ústach.
- 2Okamžite odpovedzte na telefón. Telefón, ktorý pokračuje v vyzváňaní, necháva ľuďom čas na zamyslenie, prečo naň tak pomaly odpovedáte. Keď sa k tomu konečne dostanete, je možné, že budú nahnevaní, pretože začali byť trochu netrpezliví. Toto je obzvlášť dôležité v pracovnom alebo obchodnom kontexte, ale môže to tiež záležať na domácom fronte.
- Dobrou zásadou je nenechať telefón zvoniť viac ako trikrát.
- 3Keď niekomu telefonujete, zadajte svoje meno a to, s kým by ste sa chceli rozprávať. V profesionálnom prostredí je veľmi dôležité dostať sa priamo k bodu vášho telefonátu, pretože väčšina ľudí je zaneprázdnená. Predstavte sa menom a požiadajte o osobu, s ktorou sa chcete porozprávať, hneď ako niekto zdvihne telefón.
- Skúste niečo ako: „Ahoj, toto je Hannah. Chcel by som hovoriť so Zachariahom.“
- 4Dokončite svoj hovor príjemne. Aj keď by váš hovor mohol prebehnúť lepšie, pokúste sa ukončiť telefónny hovor pozitívne, prianím volajúcemu. Povedzte im, aby si užili deň, alebo im dokonca poďakujte, že vám zavolali. To je obzvlášť dôležité v profesionálnom prostredí, pretože vaše potešenia môžu odrážať, aký dobrý zážitok mal zákazník.
- Povedzte niečo ako: „Bolo mi potešením s tebou hovoriť, Jane.“ alebo „Ďakujem za zavolanie sprievodcu, pekný deň.“
Ak chcete pozdraviť ľudí po telefóne, používajte formálne úvody, keď ste v práci, alebo ich nechajte ležérne, keď sa rozprávate so svojimi priateľmi, aby vám mohli začať telefonáty, ktoré začínajú pravou nohou. - 5V prípade potreby zanechajte zrozumiteľný a jasný záznamník. Váš záznamník alebo hlasová schránka je forma pozdravu, rovnako ako zdvihnutie telefónu a priame odpovedanie. Zanechajte stručnú, jasnú, priateľskú správu a volajúcemu pozve, aby vám zanechal správu, so sľubom, že sa vám ozvú čo najskôr.
- Skúste napríklad niečo ako: „Ahoj, dosiahli ste Gwyn Fravel z marketingového oddelenia. Momentálne tu nie som, nechajte mi prosím správu a ja sa vám ozvem, hneď ako to bude možné.“
Tip: Pre profesionálne hlasové správy je najlepšie nechať tam krátky pozdrav s vašim menom.
- Niektoré hovory budú uskutočňované z hlučného miesta alebo budú zahŕňať zlé telefónne spojenie. Buďte pripravení povedať, že sa vám ťažko počúva a počúvajte pozorne a na oplátku hovorte jasne.
- Nikdy nehovorte s klientom, šéfom alebo hodnostárom, ako by to bol váš priateľ. Správajte sa čo najlepšie a používajte svoje spôsoby a najlepší možný jazyk.
Prečítajte si tiež: Ako predchádzať šikanovaniu na pracovisku?
Otázky a odpovede
- Môžem dostať svoj telefón, aby mi oznámil, kto volá?Ak má váš telefón ID volajúceho, bude vám môcť ukázať, kto vám volá. Obvykle sa to robí slovami, ale niektoré telefóny dokážu prečítať meno toho, kto vám volá.
- Bolo by v poriadku povedať na konci telefonátu „Bolo mi potešením s tebou hovoriť, Rhoda“?Navrhujem odstrániť „skvelé“, ale inak je to v poriadku.
Komentáre (2)
- Mimoriadne zjednodušuje a vysvetľuje základné pravidlá telefónnych manierov. Česť autorovi. Článok postúpim všetkým našim účastníkom centra podpory.
- Dobrý, nápomocný článok. Ďakujem.
