Ako efektívne telefonovať do firmy?
Pracovné telefonáty môžu pôsobiť trochu nervózne, najmä vzhľadom na to, koľko komunikácie teraz prebieha digitálne.
Pracovné telefonáty môžu pôsobiť trochu nervózne, najmä vzhľadom na to, koľko komunikácie teraz prebieha digitálne. Nič však nemôže nahradiť zvuk ľudského hlasu a niekedy je oveľa pohodlnejšie uskutočniť hovor. Pokiaľ hovoríte zdvorilo a prirodzene, základy zvládne každý. Aby bol hovor čo najefektívnejší, musíte pred zdvihnutím telefónu identifikovať jeho účel a počas hovoru na to pamätať.
Časť 1 z 3: Príprava na hovor
- 1Identifikujte konkrétny účel svojho hovoru. Ak budete presne vedieť, prečo sa s niekým chcete porozprávať, zabránite tomu, aby ste sa cítili nervózne z toho, že ho obťažujete alebo strácate čas alebo dokonca len tak blúdite. Pred uskutočnením hovoru sa na minútu zamyslite nad jeho účelom a zapíšte si ho. Môžete si napríklad myslieť:
- Potrebujete získať informácie?
- Chcete niečo predať alebo presvedčiť osobu o nápade?
- Potrebujete požiadať osobu o pomoc alebo podporu?
- 2Pripravte si odrážky na veci, ktoré musíte spomenúť. Niekoľko poznámok vám pomôže udržať hovor v poriadku. „Cheat sheet“ vám tiež môže pomôcť cítiť sa istejšie, pretože nezabudnete, čo potrebujete spomenúť. Ak napríklad voláte niekoho a požiadate ho o stretnutie, môžete si zapísať:
- Účel stretnutia.
- Kedy a kde sa stretnutie uskutoční.
- Čo môže daná osoba urobiť pred stretnutím.
- 3Preskúmajte osobu, ktorej chcete zavolať. Toto je obzvlášť dôležité, ak volajúceho nepoznáte osobne. Zistite, čo o nich môžete, od kolegov, internetového vyhľadávania, profilov na sociálnych sieťach atď.
- Ak viete niečo o pozadí danej osoby, môžete tieto znalosti použiť na chatovanie na začiatku hovoru. Skúste povedať niečo ako: „Takže ste predtým pracovali s Lanham Industries, však? Musíte teda poznať Drewa, však?“
- Skúmanie volajúceho vám tiež pomôže vyhnúť sa faux pas. Ak napríklad zistíte, že osoba má väzby na jedného z vašich konkurentov, uistite sa, že tohto konkurenta nebudete kritizovať.
Je slušné začať trochou chit-chatu, najmä ak danú osobu poznáte, ale nepokračujte v nej.
Časť 2 z 3: Udržiavanie konverzácií účelných
- 1Začnite s nejakým žartom, ale nepreháňajte to. Zavolajte na číslo a počkajte, kým ho niekto zdvihne, niekoľkokrát zazvonia. Povedzte „ahoj“ a predstavte sa a odkiaľ voláte. Je slušné začať trochou chit-chatu, najmä ak danú osobu poznáte, ale nepokračujte v nej. Nechajte to asi minútu.
- Ak danú osobu poznáte, môžete začať niečím ako: „Takže Alyssa, minule sme sa rozprávali, že pracuješ na projekte rozšírenia. Ako to ide?“
- Ak danú osobu nepoznáte, jednoducho sa držte niečoho jednoduchého ako „dúfam, že sa ti dnes dobre darí“.
- 2Vyhnite sa premývanému jazyku. Pýtajte sa na otázky typu: „Je toto vhodné obdobie na telefonovanie? alebo povedzte veci ako „len volám...“, zdá sa, že váš hovor nemá jasný a dôležitý účel. Majte pred sebou poznámky o účele svojho hovoru a buďte si istí, že máte oprávnený dôvod na telefonovanie.
- Ak naozaj nie je vhodný čas na rozhovor, táto osoba vám to aj tak dá vedieť.
- 3Pustite sa do práce svojho hovoru. Po predstavení a žartovaní sa presuňte na skutočný účel svojho hovoru. Nerobte prechod príliš náhlym alebo zrejmým. Skúste splniť účel svojho hovoru takto:
- "No je skvelé dobehnúť Antonia. Volám k..."
- „Som rád, že sa ti darí. Volám na...“
- 4Uistite sa, že kladiete otázky. Ak osobu bombardujete informáciami, bude to mať pocit, že hovor je zdrvujúci a jednostranný. Namiesto toho sa zastavte a pýtajte sa otázky a potom, aby sa človek cítil zahrnutý a nadviazal spojenie. Skúste napríklad veci ako:
- „Rozmýšľame o tom, že by sme si naplánovali skupinové stretnutie na 28. apríla. Ako ti to znie, Beatrice?“
- Dúfame, že sa spoja všetci vedúci oddelení pobočky a prediskutujú stratégiu na nasledujúci štvrťrok. Máš na to nejaké nápady, Beatrice? "
Ak danú osobu nepoznáte, držte sa niečoho jednoduchého, ako napríklad „Dúfam, že sa ti dnes dobre darí.“. - 5Robte si poznámky počas hovoru. Poznačenie si veci, keď s osobou hovoríte, má niekoľko výhod. Môže vám napríklad pomôcť pozorne počúvať všetko, čo volajúci hovorí. Slúži tiež ako záznam o hovore, v prípade, že potrebujete vykonať akúkoľvek následnú akciu alebo ohlásiť hovor niekomu inému.
- 6Objasnite všetky následné opatrenia, ktoré sú potrebné. Ak potrebujete zistiť akékoľvek informácie a obrátiť sa na osobu, poznamenajte si to. Rovnako tak, ak potrebujete, aby osoba urobila čokoľvek, a potom sa vám ozveme, uistite sa, že tomu rozumie. V každom prípade to pred ukončením hovoru jasne uveďte. Môžete napríklad povedať:
- „Takže, Karl, overím si u našich dodávateľov časový rámec dodania a ozvem sa vám v tejto súvislosti, dobre?“
- „Dobre, Justina, ak si môžeš skontrolovať svoj rozvrh a ozvať sa mi s nejakým potenciálnym časom schôdze do konca týždňa, bolo by to skvelé, dobre?“
Časť 3 z 3: precvičovanie dobrej etikety telefónu
- 1Hovorte jasne a usmievajte sa. Je ľahké cítiť sa znepokojene, keď musíte uskutočniť dôležitý hovor. Ak však hovoríte príliš rýchlo alebo mumláte, hovor nebude úspešný. Pri rozprávaní sa uistite, že dýchate prirodzene. Úsmev pri rozprávaní vám tiež pomôže znieť prirodzenejšie, aj keď vás daný človek nevidí.
- 2Opýtajte sa danej osoby predtým, ako jej odovzdáte hovor alebo ho podržíte. Ak máte urobiť jednu z týchto vecí, opýtajte sa ich, či je to v poriadku. Nepredpokladajte, že chcú byť prevedení alebo majú čas vydržať.
- Skúste povedať niečo ako „Liam, je v poriadku, ak ťa na chvíľu podržím, kým sa o tom porozprávam s Christine?“
- Ak niekoho musíte podržať, v skutočnosti použite funkciu „podržania“ telefónu. Nikdy nenechávajte linku otvorenú.
- Pravidelne sa s touto osobou kontrolujte, či to bude na dlhé čakanie.
- Poďakujte im, že ste počkali, keď znova zdvihnete telefón.
Aby bol hovor čo najefektívnejší, musíte pred zdvihnutím telefónu identifikovať jeho účel a počas hovoru na to pamätať. - 3Povedzte osobe, že sa pozriete na všetko, v čom si nie ste istí. Môžete prísť do bodu, kedy sa vás ten človek spýta na niečo, na čo nepoznáte odpoveď. Ak sa to stane, nezľaknite sa. Nehovorte však jednoducho „neviem“, pretože je to slepá ulička. Namiesto toho osobe povedzte niečo ako „Na to práve neviem, ale skontrolujem to a ozvem sa ti“.
- Ak sľúbite, že zavoláte, sľub dodržte.
- 4Na záver poďakujte osobe za jej telefonát. Je len zdvorilé poďakovať tejto osobe za to, že si našla čas na rozhovor s vami. Ukončite niečo ako „Ďakujem vám veľmi pekne za rozhovor. Prajem vám príjemný deň!“ Ľudia si tieto malé gestá zapamätajú.
- Ak chcete zanechať odkaz, zadajte svoje meno (v prípade potreby ho vyslovte) spolu s kontaktnými údajmi.
- Vždy nezabudnite poďakovať osobe na druhej linke. To ukazuje rešpekt.
Prečítajte si tiež: Ako sa ospravedlniť svojmu najlepšiemu priateľovi?
Otázky a odpovede
- Čo mám robiť, ak daná osoba neodpovedá na hovor?Zanechajte správu s vašim menom, účelom vášho hovoru a číslom spätného volania, na ktorom vás môže osoba najskôr kontaktovať. Ak nemôžete zanechať správu, skúste zavolať neskôr.
- Ako mám odpovedať na hovor?Na prijatie hovoru stačí povedať niečo ako: „Dobré ráno/popoludnie, toto je ___“ a dať im svoje meno.
Komentáre (2)
- Tieto rady mi celkom pomohli.
- Tento článok mi skutočne veľmi pomohol, najmä tam, kde sa píše, že volajúci by nemal len povedať „neviem“, pretože je to slepá ulička; namiesto toho povedzte niečo ako „Skontrolujem to a ozvem sa vám“. To je najzaujímavejšia časť.
Súvisiace články
