Ako začať telefonický rozhovor?
Najlepším spôsobom, ako začať telefonický rozhovor, je zdvorilo pozdraviť druhú osobu a predstaviť sa, ak si myslíte, že daná osoba nevie, kto volá. Môžete napríklad povedať: „Dobré ráno. Toto je Chad z Liberty Bank.“ Prelomte ľad malými rozhovormi, ako je komentovanie počasia alebo nedávny športový zápas. Potom sa dostaňte k bodu hovoru tak, že poviete: „Volám, aby som diskutoval...“ Ak chcete získať ďalšie rady o tom, ako si dopredu naplánovať a pripraviť sa na hovor, ako je napríklad príprava rozhovorov, čítajte ďalej!
Najlepším spôsobom, ako začať telefonický rozhovor, je zdvorilo pozdraviť druhú osobu a predstaviť sa, ak si myslíte, že daná osoba nevie, kto volá.
Bez ohľadu na to, či si chcete dohodnúť rande alebo predať prácu, sú chvíle, keď musíte uskutočniť dôležitý telefónny hovor. Ak nie ste zvyknutí hovoriť s telefónom, začatie konverzácie môže byť zastrašujúce. Kľúčom k úspešnému telefonátu je zaistiť, aby sa obe strany cítili pohodlne, aby ste mohli ľahko diskutovať o danej záležitosti.
Časť 1 z 3: Plánovanie dopredu
- 1Zistite, čo od hovoru chcete. Predtým, ako zdvihnete telefón, je dôležité určiť, čo má váš telefónny hovor dosiahnuť. Ak napríklad romanticky voláte s niekým, o koho sa zaujímate, cieľom môže byť požiadať ho, aby išiel na rande. Počas pracovného hovoru môže ísť o predaj vášho tovaru alebo služieb. Opýtajte sa sami seba, čo dúfate, že z konverzácie vyjde.
- Pokiaľ je to možné, je dobré byť pri identifikácii svojho cieľa čo najkonkrétnejší. To vám môže pomôcť lepšie sa pripraviť na konverzáciu.
- V niektorých prípadoch môže byť váš cieľ hovoru všeobecnejší. Môžete napríklad zavolať do firmy a informovať sa o službách, ktoré ponúkajú, bez toho, aby ste presne vedeli, čo vás zaujíma. Informácie, ktoré získate, vám môžu pomôcť objasniť, čo presne potrebujete alebo chcete.
- 2Skúste, s kým budete hovoriť. Keď voláte, aby ste sa porozprávali s niekým konkrétnym, koho dobre nepoznáte, možno budete chcieť získať o ňom nejaké základné informácie. To vám môže pomôcť lepšie si predstaviť, čo môžete od konverzácie očakávať. Ak napríklad hovoríte s generálnym riaditeľom firmy, pravdepodobne sú veľmi zaneprázdnení a nebudú mať na rozhovor s vami veľa času. Ak voláte niekomu hanblivému, možno budete musieť väčšinu hovoru prehovoriť.
- Ak telefonujete s firmou, navštívte webovú stránku spoločnosti, pre ktorú pracuje osoba, ktorej voláte. Mali by ste byť schopní nájsť ich názov a prípadne životopis, ktorý vám môže pomôcť získať predstavu o tom, kto sú.
- Ak telefonujete, spýtajte sa pred konverzáciou priateľa, ktorý pozná osobu, ktorej voláte.
- 3Zapíšte si niekoľko hovoriacich bodov. Akonáhle budete vedieť, čo chcete a s kým budete hovoriť, bude vám lepšie, keď si napíšete niekoľko poznámok k telefonátu. Môžu to byť body, s ktorými sa chcete určite porozprávať, alebo otázky, ktoré sa chcete opýtať. Zoznam vám môže zabrániť, aby ste pri skutočnom hovore zabudli na niečo dôležité.
- Pomôcť môže vytvorenie prehľadu v poradí, čo plánujete na hovor povedať. Očividne sa budete musieť prispôsobiť na základe reakcií vášho partnera, ale to vám môže pomôcť udržať sa v poriadku, ak ste nervózni z telefonovania.
- Zamyslite sa nad tým, koľko času budete pravdepodobne mať na hovor. Najlepšie je predpokladať, že nebudete mať dlho, takže by ste sa mali zamerať na najdôležitejšie témy, o ktorých chcete diskutovať.
Ako môžem začať telefonický rozhovor s agentom starostlivosti o zákazníkov?
Časť 2 z 3: začatie konverzácie
- 1Ponúknite pozdrav a predstavte sa. Najprv by ste mali pozdraviť osobu, ktorá odpovie, napríklad ahoj alebo ahoj. V dnešnej dobe má väčšina ľudí ID volajúceho, ale mali by ste sa predstaviť, pokiaľ vás osoba na konci riadku nepozdraví menom. Ak voláte niekomu, koho poznáte celkom dobre, môže stačiť vaše meno. V iných situáciách však možno budete musieť poskytnúť viac informácií, aby vás táto osoba mohla identifikovať.
- Pokiaľ ide o pozdravy, môžete použiť aj pozdrav, ktorý je špecifický pre dennú dobu, napríklad „Dobré ráno “, „Dobré popoludnie“ alebo „Dobrý večer“.
- Ak telefonujete, mali by ste tiež ponúknuť názov spoločnosti, pre ktorú pracujete. Môžete napríklad povedať: „Dobré ráno, toto je Jessica Bryant z Grace Advertising.“
- Ak voláte niekomu, koho máte romantický záujem, môžete spomenúť, kde ste sa stretli. Môžete napríklad povedať: „Ahoj, toto je Mike Daniels. Stretli sme sa minulý týždeň v posilňovni.“
- Ak voláte niekomu, s kým zdieľate spoločného priateľa, mali by ste zadať meno svojho priateľa. Môžete napríklad povedať: „Ahoj, toto je Alice. Som Ericov priateľ... Myslím, že ti povedal, že ti zavolám.“
- Ak voláte o otvorení pracovného miesta, mali by ste spomenúť, kde ste sa o pozícii dozvedeli. Môžete napríklad povedať: „Dobrý deň, volám sa Noah Reynolds. Volám vám kvôli práci, ktorú ste včera inzerovali v novinách.“
- Ak voláte do firmy a žiadate o generické informácie, nemusíte nevyhnutne ponúkať svoje meno. Môžete len povedať: „Ahoj, mám záujem o tvoje služby vlastného ukladania.“
- 2Opýtajte sa, či je vhodné hovoriť. Ak chcete mať úspešný telefonický rozhovor, je dôležité zabezpečiť, aby sa osoba, s ktorou voláte, naň rovnako sústredila ako vy. Preto je dobré sa spýtať, či majú čas porozprávať sa, než sa pokúsite začať konverzáciu. Ak povedia, že majú čas hovoriť, môžete začať chatovať. Ak hovoria, že sú zaneprázdnení alebo sa chystajú vyraziť, mali by ste si nájsť iný čas na rozhovor.
- Ak osoba, ktorej voláte, nie je pripravená hovoriť, keď voláte, nastavte si iný čas, kým zavesíte. Môžete povedať: „Bolo by v poriadku, keby som zavolal späť popoludní? Možno o tretej?“
- Ak vám chce druhá osoba zavolať späť, ponúknite jej deň a čas, kedy budete k dispozícii. Môžete si povedať: „Zajtra ráno budem k dispozícii. Možno okolo 10?“
- 3Rozbite ľad krátkou rečou. Ak voláte, aby ste sa niečo opýtali alebo predali, nemusíte nutne ísť rovno za tým, čo chcete. To môže byť pre osobu, ktorej voláte, odradzujúce. Skúste si namiesto toho vytvoriť vzťah krátkym krátkym rozhovorom o veselých témach, ako je počasie.
- Nepokračujte však príliš dlho. Druhá osoba môže začať byť netrpezlivá.
- Ak poznáte osobu, ktorá vám volá, prispôsobte si vtipkovanie záujmami, o ktorých viete, že ich majú. Ak napríklad voláte niekomu, o kom viete, že je športovým fanúšikom, môžete povedať: „To bol zápas niektorých kardinálov včera večer, však?“
- Ak nepoznáte osobu, ktorej voláte, ponechajte si žartovanie všeobecnejšie. Môžete si napríklad povedať: „V poslednej dobe je naozaj horúco, však? Nepamätám si, že by to bolo v lete také zlé.“
- 4Dostaňte sa k bodu hovoru. Akonáhle budete mať pocit, že sa vy a druhý človek cítite pohodlnejšie a uvoľnenejšie, je načase dostať sa k jadru veci. Povedzte osobe, prečo voláte. Buďte čo najjasnejší a najstručnejší, pretože budete pôsobiť sebavedomejšie, ako keby ste sa túlali.
- Aj keď chcete vzbudiť dôveru, uistite sa, že ste zdvorilí, ak niečo požadujete od osoby, ktorej voláte.
- Ak hovoríte príliš dlho bez zastavenia, druhá osoba vás môže začať naladiť. Je dobré zastaviť sa a získať spätnú väzbu, ak máte dosť vecí, ktoré chcete povedať.
- Nemajú priamej konzumácii alebo žuť žuvačku, zatiaľ čo hovoríte na telefóne. Hluky môžu budiť dojem, že do konverzácie skutočne nie ste investovaní.
Ak nie ste zvyknutí hovoriť s telefónom, začatie konverzácie môže byť zastrašujúce.
Časť 3 z 3: príprava na hovor
- 1Nájdite si pokojné miesto. Keď je čas na uskutočnenie hovoru, chcete si byť istí, že bude čo najúspešnejší. To znamená, že chcete vytvoriť prostredie vhodné pre konverzáciu, a preto si nájdite pokojné miesto na používanie telefónu. Chcete obmedziť hluk v pozadí na minimum, aby ste toho druhého nemuseli žiadať, aby sa opakoval alebo kričal, aby vás počul.
- Najlepším miestom na telefonovanie je prázdna miestnosť so zatvorenými dverami. Tak máte zaručený tichý priestor.
- Ak musíte telefonovať v kancelárii s otvorenými kabínami, kde môžete počuť svojich spolupracovníkov, možno budete chcieť načasovať hovor, aby kancelária nebola taká plná. Hovor môžete napríklad uskutočniť počas obeda alebo na konci dňa, keď sa ľudia vracajú domov.
- Pokiaľ je to možné, vyhýbajte sa telefonovaniu na verejných miestach, ako je reštaurácia alebo obchod, dôležité hovory. Spravidla sú plné rušenia a príliš hlasné na úspešný rozhovor. Ak musíte niekomu zavolať, keď ste vonku, pokúste sa nájsť pokojné miesto, ako je chodba mimo kúpeľne v reštaurácii alebo prázdna ulička v obchode.
- 2Skontrolujte dobrý signál. V dnešnej dobe mnoho ľudí používa ako hlavný telefón mobilné telefóny. Ak je to váš prípad, uistite sa, že v telefóne máte silný signál, aby ste vedeli, že kvalita bude dobrá. Prejdite sa, kým nebudete mať signál, ktorý vám vyhovuje. Ak ho nemôžete získať pomocou mobilného telefónu, môžete použiť pevnú linku.
- Zvuková kvalita hovoru na pevnej linke bude zvyčajne lepšia ako na mobilnom telefóne, takže ak je váš hovor veľmi dôležitý, možno budete chcieť použiť pevnú linku, ak je to možné. To platí najmä vtedy, ak voláte niekomu, kto je starší a ktorého sluch nemusí byť taký dobrý.
- Keď používate mobilný telefón, podržte ho, aby interný mikrofón bez problémov zachytil váš hlas. Najlepšie je nerobiť dôležité hovory s reproduktorom.
- 3Uistite sa, že ste v pohodlí. Predtým, ako začnete vytáčať, sa chcete uistiť, že ste pripravení plne sa sústrediť na svoju konverzáciu. Mali by ste napríklad skontrolovať, či nemusíte ísť na toaletu a či máte v blízkosti nápoj, ak by ste dostali smäd. Tiež je dobré mať poruke vreckovky pre prípad, že by ste počas hovoru museli kýchať.
- Rozhodnite sa, či vám bude pohodlnejšie sedieť alebo stáť pri hovore. Ak ste nervózni, možno zistíte, že mierna stimulácia počas rozhovoru vám môže pomôcť upokojiť sa.
Predtým, ako zdvihnete telefón, je dôležité určiť, čo má váš telefónny hovor dosiahnuť.
- Ak ste nervózni z konkrétneho telefonátu, môžete si zacvičiť. Požiadajte priateľa alebo člena rodiny, aby vystupovali ako volaná osoba, aby ste mohli vykonať testovaciu jazdu.
- Ak telefonujete s niekým v osobnom alebo sociálnom postavení, možno budete chcieť začať textom, ktorý uvádza: „Máte pár minút na telefonovanie?“ Môžu sa cítiť pokojnejšie, ak vedia, že očakávajú vaše volanie.
- Počas hovoru sa snažte prejaviť pozitívny prístup. Aj keď vás druhá osoba nevidí, pri rozprávaní s úsmevom môžete v telefóne znieť nadšenejšie a pozitívnejšie.
- Počas telefonického rozhovoru dávajte pozor, aby ste ho opatrne vyslovili. Chcete, aby ten druhý bez problémov porozumel tomu, čo hovoríte.
- Dávajte si tiež pozor na tempo svojho prejavu. Ak hovoríte príliš rýchlo, môže byť tiež ťažké porozumieť.
Prečítajte si tiež: Ako sa ospravedlniť svojmu najlepšiemu priateľovi?
Otázky a odpovede
- Aké dobré otázky si položiť po telefóne?Opýtajte sa jej, ako sa má. Opýtajte sa jej, čo robí. Opýtajte sa jej, čo rada robí. Nechajte ju hovoriť o svojej vášni, ale buďte jemní.
- Ako môžem viesť zaujímavý rozhovor so svojim priateľom, bez toho, aby som bol nervózny?Nad konverzáciou nepremýšľajte, kým zavoláte. Naplánované konverzácie nikdy nejdú tým smerom, akým by ste chceli, aby ste ich sledovali. Myslite na toho chlapca alebo dievča ako na svojho najlepšieho priateľa; rozprávajte sa s nimi tak, ako by ste ich poznali celý život (možno poznáte!). Nenúťte konverzáciu. Nebuďte nervózni; je väčšia pravdepodobnosť, že sa tak pokazíte. Nechajte konverzáciu pôsobiť prirodzene.
- Môžem pri telefonickom rozhovore kričať?Nie je jasné, prečo by ste chceli do telefónu škrípať, ani aký úžitok si myslíte, že by to prinieslo vám alebo poslucháčovi. Pretože to pravdepodobne rozruší poslucháča tým, že je to strašný zvuk, neodporúča sa vôbec škrípať. Ak to urobíte, očakávajte, že poslucháč zavesí.
Nezodpovedané otázky
- Ako môžem začať telefonický rozhovor s agentom starostlivosti o zákazníkov?
- Aký je dobrý spôsob, ako zvýšiť svoju investíciu po tom, ako som sa predstavil?
Komentáre (6)
- Veľmi mi to pomohlo, ďakujem.
- Váš článok mi pomohol vybudovať si sebavedomie. Ďakujem!
- Dobrý úvod pre telefonické konverzácie.
- Dáva mi to dobrý nápad a materiál na precvičenie.
- Mnohokrat dakujem. Bol som trochu nervózny z toho, ako začať rozhovor s cudzími ľuďmi, ale po prečítaní tohto článku sa cítim sebavedomo. Tieto články sú veľmi nápomocné. Rád by som v nasledujúcich dňoch sledoval ďalšie články o rozhovoroch od sprievodcu.
- Ďakujem veľmi pekne. Počas telefonátu so svojimi obchodnými partnermi som bol veľmi nervózny, ale teraz, keď som si prečítal článok a nasledoval som ho, cítim sa veľmi sebavedomý a komunikatívny.
Prečítajte si tiež:
Súvisiace články
