Ako zlepšiť svoju e -mailovú etiketu?

Odošlite ďalší e -mail a oznámte príjemcovi — Ak nie sú uvedené žiadne pokyny, odošlite ďalší e -mail a oznámte príjemcovi, že odošlete e -mail s prílohou.

Otvorenie doručenej pošty môže byť ako otvorenie Pandorinej skrinky s nevhodnou gramatikou, zlým pravopisom a zlým vkusom. Zvážte, aké dojmy urobia vaše e -maily pre ostatných; vždy je ten správny čas, aby ste svoje e -maily odlišovali od balíka. Postupujte podľa týchto krokov a zlepšite svoju e -mailovú etiketu.

Kroky

1
Udržujte svoj e -mail stručný, konverzačný a koncentrovaný. Je ťažšie čítať písmená na obrazovke počítača ako na liste papiera, preto majte e -maily krátke a vecné. Aj keď neexistuje ideálna dĺžka e-mailu, ponechajte vety krátke, približne 8-12 slov a medzi odsekmi ponechajte medzeru.
- V pracovnom e -maile sa dostanete priamo k veci: „Dúfam, že budete...“ „Myslím, že by sme mali....“ atď. Priamo vpredu, čo je prípad v nasledujúcich riadkoch. Mnoho ľudí si prečíta iba prvých pár riadkov, než sa rozhodne odpovedať alebo si odloží na neskôr. Tieto riadky by mali dávať dostatok „mäsa“, aby bolo možné urobiť informované rozhodnutie. Pri osobných e -mailoch je často dobré otvoriť si ich stručnou osobnou poznámkou, než sa dostanete k hlavnému bodu svojho e -mailu.
2

Vyhnite sa efektnému formátovaniu. Zmena písma a farieb, vkladanie zoznamov odrážok alebo používanie HTML môže spôsobiť, že e -mail bude vyzerať bizarne alebo bude pre príjemcu nečitateľný, aj keď formátovanie vo vašom počítači vyzerá dobre. Nech je to jednoduché.
3
Obmedzte prílohy. Nepridávajte prílohu, pokiaľ to nie je skutočne nevyhnutné. Prílohy ponechajte čo najmenšie. Väčšina e -mailových aplikácií môže odosielať a prijímať prílohy až do veľkosti 1 MB, ale čokoľvek, čo môže byť pre vás alebo pre príjemcu náročné, a dokonca aj menšie súbory sa môže otvárať dlho, ak je pomalé e -mailové pripojenie príjemcu. Ak potrebujete odoslať väčší súbor, skomprimujte ho alebo skomprimujte alebo používajte online služby, ktoré vám pomôžu odoslať veľké súbory, ako napríklad YouSendIt.com. Ak potrebujete odoslať viac strán, napríklad plány schôdzí alebo veľké opravy textu, odošlite fax alebo napísanú sadu stránok v liste.
- Prílohy e -mailov nekomprimujte, pokiaľ to nie je nevyhnutné. Pokiaľ nie je príloha príliš veľká na odoslanie inak, riskujete stratu času príjemcu a prípadne mu zabránite v prístupe k vašim prílohám. Mnoho mobilných zariadení nemôže dekomprimovať súbory zip. Navyše je nadbytočný, pretože mnohé bežné súbory ako.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word a Powerpoint) sú už v komprimovanom formáte.
- Majte na pamäti, že mnoho ľudí alebo firiem neotvorí prílohy od niekoho, koho nepozná, a niektoré e -mailové účty sú nastavené tak, aby automaticky odosielali e -maily s prílohami do priečinka so spamom, takže ak sa uchádzate o prácu napr. dodržujte pokyny príjemcu týkajúce sa príloh. Ak nie sú uvedené žiadne pokyny, odošlite ďalší e -mail a oznámte príjemcovi, že odošlete e -mail s prílohou.
4
Pred odoslaním premýšľajte. Neposielajte e-maily, ak ste emocionálni. Neváhajte napísať predmet a text e -mailu a potom ho uložiť. Pridajte iba príjemcov a odošlite ich, až keď budete mať čas premýšľať o tom, čo odosielate; možno zmeníš názor a budeš na tom lepšie.
- E-mail sa stal tiež nástrojom na pýtanie sa alebo rozprávanie ľudí o veciach, ktoré by ste za normálnych okolností nikdy nepovedali z očí do očí (zaujímalo by vás, prečo sa inštinktívne online stanete inou osobou?). Ak niekomu niečo posielate, prečítajte si to znova a položte si otázku, či by ste mu to povedali, ak by bol hneď vedľa vás, alebo tvárou v tvár. Ak ide o citlivú tému, prečítajte si ju dvakrát.
5
Buďte opatrní pri používaní skratiek a emotikonov. To môže byť prijateľné v neformálnom e-maile, napríklad s priateľom. Formálnym listom by ste však niekomu nemuseli hovoriť, že sa „smejete nahlas“, ľuďom to môže pripadať nevhodné a mohli by cítiť, že ste frivolní.
- Niektoré skratky, ako napríklad „BTW“ pre „Mimochodom“, sa bežne používajú v e -mailoch a sú vo všeobecnosti prijateľné s výnimkou formálnych profesionálnych e -mailov.

Metóda 1 z 3: písanie nových e-mailov

1
Polia príjemcov používajte správne. Od adresátov v oblasti „do“ sa očakáva, že podniknú opatrenia, a od osôb v kategórii „CC“ slúži na informovanie kolegov alebo šéfov.
- Buďte opatrní, pokiaľ ide o vyžiadanie AKCIE od viac ako jednej osoby v poli „Komu:“. To môže viesť k viacnásobnému úsiliu o rovnakú úlohu alebo k žiadnemu úsiliu, pretože sa predpokladá, že žiadosť spracováva niekto iný.
- Ak odosielate e-mail zoznamu ľudí, ktorých adresy chcete ponechať ako súkromné, zadajte ich všetky do poľa BCC a do poľa „komu“ zadajte svoju vlastnú adresu.
- Ak chcete niekoho vyradiť z vlákna (napríklad ak vás zoznámil s niekým iným a teraz vy a ten človek riešite niektoré detaily a nechcete zapadnúť do doručenej pošty zavádzača), presuňte sa adresa osoby z poľa „do“ alebo CC do poľa BCC.
2
Nech je predmet správy užitočný. Dobrý predmet poskytuje užitočný súhrn obsahu e -mailu, ktorý čitateľa rýchlo pripraví. E -mailové schránky sú často zaplnené, takže dobrý predmet môže príjemcovi pomôcť určiť prioritu vášho e -mailu. Pomáha tiež zabrániť vymazaniu vášho e -mailu ešte predtým, ako bol prečítaný. Keďže predmet je prvou vecou, ktorú príjemca vidí, ponechajte ho bezchybný, výstižný a vyhýbajte sa všeobecným riadkom, ako sú „Ahoj“, „Čo sa deje“ alebo meno príjemcu (druhé môže byť zablokované filtrami proti spamu).
- Vyhnite sa uprednostňovaniu správ pre príjemcu. Zvyknite si označovať každý e -mail ako „naliehavý!“ alebo „s vysokou prioritou“ alebo s vašimi e -mailami bude zaobchádzať ako s chlapcom, ktorý plakal vlka, a všetci budú ignorovaní. Je dráždivé a trúfalé predpokladať, že vaša e-mailová žiadosť je vo fronte vyššia ako ktokoľvek iný, najmä v pracovnom kontexte. Buďte dostatočne milosrdní, aby ste príjemcovi poskytli kredit za to, že sám vypracoval, ako prioritu vašej správy.

Zlepšite svoju e -mailovú etiketu — Postupujte podľa týchto krokov a zlepšite svoju e -mailovú etiketu.

Metóda 2 z 3: odpovedanie na e-maily

1

Dávajte si pozor na to, koho pri odpovediach kopírujete. Ak odpoviete na správu a potom na CC: tretia strana, ktorú pôvodný odosielateľ neuviedol, v mysli si buďte istí, že pôvodný odosielateľ z toho nebude naštvaný. Tieto informácie mohli byť „len pre vaše oči“. Toto je obzvlášť dôležité, ak je pôvodným odosielateľom váš vedúci práce. Pri používaní BCC: buďte opatrní. To sa môže obrátiť, ak osoba, ktorá je BCC: „odpovie späť, pretože nevidela, že ich kópia bola slepá.
2

Rozhodnite sa, komu by ste mali odpovedať. E -maily odoslané výlučne vám spravidla vyžadujú, aby ste odpovedali iba odosielateľovi, ale v prípade e -mailov odoslaných viacerým ľuďom bude možno potrebné vybrať možnosť „Odpovedať všetkým“, aby ste všetkým odoslali svoju odpoveď. Buďte rozumní; Neustále používanie funkcie „Odpovedať všetkým“ prináša hojnosť výnosov a zanecháva správy, ktoré uvádzajú v schránkach mnohých ľudí. Zvážte dôsledky prijatia e -mailu, trafenia odpovede na všetky a prejde na dvadsať ľudí a potom na týchto dvadsať ľudí odpovie všetkým; môže sa veľmi rýchlo zlúčiť do stoviek tisíc e -mailov a každý sa cíti nútený zasiahnuť „odpovedať všetkým“ ako spôsob, ako udržať každého v obraze, pretože nikto nevie, kto si to má prečítať a kto nie.
3

Dobre rozmyslieť odpoveď na len povedať ďakujem. Niektorí ľudia nechcú e -mail s nápisom „Ďakujem“. Otvorenie e -mailu a jeho prečítanie trvá ďalší čas, kým sa prečítate to, čo už poznáte. Niektorí ľudia uvádzajú riadok s textom „NTN“ - „Nie, ďakujem.“
4

Zhrňte dlhé diskusie. Rolovanie po stránkach odpovedí, aby ste pochopili diskusiu, je nepríjemné. Namiesto toho, aby ste pokračovali v preposielaní reťazca správ, nájdite si chvíľu na to, aby ste ho zhrnuli pre svojich čitateľov.
5

Nezabudnite uviesť informácie, na ktoré reagujete. Mnoho ľudí a spoločností píše a odpovedá na stovky e -mailov každý deň. Vyhnite sa odosielaniu nevýrazného e -mailu, ktorý hovorí iba „Áno“. Zahrňte otázku, ktorú položil príjemca, aby vedel, na čo reagujete. Vyhnite sa tomu, aby príjemca posúval nadol viac ako jednu správu v histórii.
6

Promptne odpovedz. Ak potrebujete pred odpoveďou na e -mail urobiť nejaký prieskum alebo premýšľanie, alebo ak ste príliš zaneprázdnení na to, aby ste rýchlo napísali úplnú odpoveď, odošlite krátku odpoveď a dajte odosielateľovi vedieť, že ste e -mail dostali, a poradí, kedy odpoviete.
7

Buďte proaktívni. Pri odpovedi na e -mail môžete každému ušetriť čas tým, že predvídate akékoľvek otázky alebo obavy, ktoré môže vaša odpoveď vyvolať. Adresujte ich vo svojej odpovedi skôr, ako vám niekto bude musieť poslať nový e -mail.

Metóda 3 z 3: Niektoré základné nerobenia

1

Neposielajte e -maily, ktoré sú súkromné. Vyhnite sa napríklad preposielaniu e-mailov obsahujúcich tajomstvo, najmä ak to osoba, ktorej posielate e-maily, nechce. Mohlo by to spôsobiť, že príjemca k vám stratí dôveru a váš vzťah by sa mohol pokaziť. Určite nechcete, aby sa to stalo.
2

Nešírte klebety o ľuďoch. Ak ťa to láka, vži sa do kože toho druhého a zamysli sa nad tým, ako by si sa cítil, keby o tebe ten človek šíril zvesti. Napríklad, ak je váš priateľ povestný tým, že je zlý a panovačný, zamyslite sa nad tým, ako by ste sa cítili, keby váš priateľ povedal ostatným priateľom o jednom z vašich vtipov. Neboli by ste veľmi šťastní, však?
3

Vyhnite sa diskusii o súkromnom podnikaní ľudí. Vyhnite sa napríklad tomu, aby ste svojej priateľke oznámili, že sa jej priateľka rozišla s bývalým priateľom. E -mail nie je úplne súkromný, takže je možné, že osoba, o ktorej firme diskutujete, môže tieto e -maily vidieť a nahnevať sa na vás a/alebo sa hanbiť, čo môže narušiť váš vzťah s touto osobou.
4

Vyhnite sa horeniu. Plamene sú v podstate urážky odoslané online, aby vás urazili, preto je dôležité neposielať plamene iným ľuďom ani nezačínať plameňové vojny. Druhá osoba by sa z toho mohla zblázniť a tiež vám za to môže byť pozastavený účet.
5

Vyhnite sa zdieľaniu osobných informácií ostatných bez povolenia. Môže to byť čokoľvek, od veku osoby po názov školy, do ktorej chodí. Vžite sa do kože druhého človeka - ako by ste sa cítili, keby vášmu priateľovi niekto dal adresu vášho domu? Neboli by ste veľmi šťastní, preto si pred zdieľaním osobných údajov niekoho iného s inými prostredníctvom e -mailu zaobstarajte povolenie alebo to nerobte vôbec.
6

Neposielajte e -maily, keď ste nahnevaní. Ukáže vám, že ste nahnevaní a môžete osobu rozrušiť. Ak sa napríklad na niekoho v práci hneváte a pošlete mu e -mailom veľké žvásty, môže to spôsobiť podráždenie osoby, ktorej ste poslali e -mail. To isté platí pre odpovede na e -maily; ak sa na niekoho hneváte, že vám poslal konkrétnu správu, odpovedzte, kým sa neupokojíte.

Otvorenie doručenej pošty môže byť ako otvorenie Pandorinej skrinky s nevhodnou gramatikou, zlým pravopisom a zlým vkusom.

Tipy

Ak vám bude zaslaný plameň, ihneď ho odstráňte, aby ste sa vyhli plameňovej vojne.
Pamätajte si, že váš tón nie je v e-maile počuť. Pokúsili ste sa niekedy o sarkazmus v e-maile a príjemca to vzal nesprávne? E-mailové správy nedokážu sprostredkovať nuansy verbálnej komunikácie. V snahe odvodiť tón hlasu niektorí ľudia používajú emotikony, ale používajte ich striedmo, aby ste nepôsobili neprofesionálne.

Prečítajte si tiež: Ako zabrániť Firefoxu v spotrebe cyklov CPU?

Tiež nepredpokladajte, že používanie emotikonu s úsmevom skrotí náročnú správu.

Vyhnite sa používaniu elektronickej pošty ako prostriedku na vylúčenie osobného kontaktu. „Chceme, poslal som ti e -mail“ môže byť pre každého často najnepríjemnejšou vetou. E-maily by sa nemali vyhýbať myšlienke osobného kontaktu alebo dokonca telefonickým rozhovorom. Zdržte sa tiež používania e-mailu na vyhýbanie sa nepríjemnej situácii, ako je ospravedlnenie alebo zakrytie chyby.
Štandardné písma uľahčujú čítanie. Napríklad Arial, Cambria a Narrow. Veľkosť písma udržujte na normálnej úrovni, spravidla nie väčšiu ako 15. Ak potrebujete upútať pozornosť špeciálnym alebo dôrazným spôsobom, použite tučné alebo kurzívne písma. To je nekonečne lepšie ako kričať všetkými hlavnými písmenami.
Ukončite svoj e -mail zdvorilo. Záver s vyhlásením ako „Všetko najlepšie“, „Veľa šťastia“ alebo „Ďakujem vopred za pomoc“ môže zmierniť aj drsný e -mail a môže vyvolať priaznivejšiu odpoveď.
Buďte opatrní pri hľadaní potvrdení. Aj keď existujú určité prípady, keď na účely uchovávania záznamov alebo potvrdenia o prijatí môže byť potrebné požadované prijatie, vo väčšine prípadov je to len dráždivé a núti čitateľa vykonať ďalšie opatrenia na riešenie vášho e -mailu. Ak je niečo skutočne naliehavé alebo sa skutočne musíte uistiť, že príjemca dostal vašu správu, zdvihnite telefón a použite ho.
Ak vám bude odoslané niečo, čo vám je nepríjemné, napríklad preposielaná fáma, odstráňte to. Nemali by ste chcieť byť súčasťou tohto.

Aj keď neexistuje ideálna dĺžka e-mailu, ponechajte vety krátke, približne 8-12 slov a medzi odsekmi ponechajte medzeru.

Varovania

Vyhnite sa kyberšikane. Je to nezákonné a môže to veľmi ovplyvniť ostatných ľudí, najmä teenagerov (napríklad by to mohlo spôsobiť samovraždu).
Nepoužívajte všetky vrchnáky. Je to zbytočná praktika a môže príjemcu naštvať, pričom vám na oplátku vyslúži plameňový list. Všetky veľké písmená sa považujú za ekvivalent „kriku“.
Zdržte sa preposielania reťazovej pošty. Bolo by veľmi málo ľudí, ktorí by radi dostávali neustále nepotrebné správy. Tieto typy e-mailov sú preslávené zafarbovaním nebezpečných a škodlivých vírusov, ktoré je možné prenášať do a z počítačov. Zamerajte sa na preposielanie iba správ, ktoré ste dostali priamo od konverzujúcich adresátov.
Nepoužívajte svoj pracovný podpis na osobné e -maily - budete pôsobiť nepriateľsky.