Ako zmenšiť e -mail?
Napriek tomu, že webové stránky, na ktoré zadáte svoj e -mail, vám nemusia odoslať e -mail sami, môžu vašu e -mailovú adresu predať inej spoločnosti, ktorá vás spamuje.
Ak sa spoliehate na e-mail ako na hlavný komunikačný kanál, pravdepodobne ste sa ocitli tvárou v tvár stovkám neprečítaných e-mailov vo svojich doručených schránkach. Prechádzať touto horou e -mailov a zistiť, ktoré z nich stoja za prečítanie, môže byť veľmi frustrujúce. Aby ste sa vyhli tomu, že budete každý deň hromadiť hromadu e -mailov, môžete sa snažiť obmedziť množstvo e -mailov, ktoré prichádzajú do vašej doručenej pošty. Preto je dôležité obmedziť počet prijatých e-mailov na tie, na ktorých vám iba záleží.
Časť 1 zo 4: zmena prístupu
- 1Naučte svoj e -mail rozpoznávať spam. Označte správy ako spam, aby boli v budúcnosti automaticky odfiltrované z vašej doručenej pošty. Keď dostanete spam, vyberte správu a označte ju ako spam. Odosielateľ sa tým označí ako spammer a všetky nasledujúce správy budú presmerované do vášho priečinka so spamom.
- Väčšina webových poštových klientov (ako Google Mail, Yahoo! Mail, Outlook a ďalšie) už má vstavané filtre nevyžiadanej pošty, ktoré automaticky presúvajú spam do priečinka so spamom vo vašom účte. Spamové filtre dokážu rozpoznať spam podľa charakteristík textu a veľkého počtu príjemcov.
- Spamové správy sú e-maily náhodne odoslané veľkému počtu príjemcov, často na marketingové alebo podvodné účely.
- Pretože nevyžiadané správy môžu obsahovať vírusy, je vhodné sa vyhnúť otvoreniu správy, aby ste ju mohli označiť ako spam. Je lepšie správu jednoducho odstrániť, než sa pokúsiť označiť ju ako nevyžiadanú.
- 2Skúste inú e -mailovú službu. Rôzni e -mailoví klienti budú mať výkonnejšie filtre nevyžiadanej pošty a ďalšie funkcie. Ak vás vaša e -mailová služba nezaujala, skúste použiť inú.
- Gmail je všeobecne považovaný za jeden z najúčinnejších pri filtrovaní nevyžiadanej pošty a má k dispozícii veľké množstvo nástrojov na ďalšiu kontrolu e -mailov.
- Ak vaša e -mailová adresa vyžaduje, aby ste používali konkrétneho klienta, ale chcete skúsiť iného, požiadajte svojho existujúceho klienta, aby vaše e -maily preposlal na novú adresu s iným klientom.
- 3Vyhnite sa webovým stránkam a službám, ktoré vyžadujú váš e -mail. E -mail by ste mali dávať iba webom, ktorým dôverujete a ktoré majú dobrú povesť. Nechcete poskytnúť svoju e-mailovú adresu, pokiaľ to nie je skutočne dôležité. E-mailová adresa je jedným z vašich osobných kontaktných bodov, rovnako ako váš mobilný telefón alebo domáce telefónne číslo. Zodpovednosť za registráciu na webové stránky často pomôže obmedziť počet vašich e -mailov.
- Napriek tomu, že webová stránka, na ktorú zadáte svoj e -mail, vám nemusí odoslať e -mail sama, môže však predať vašu e -mailovú adresu inej spoločnosti, ktorá vás bude spamovať.
- Môžu to robiť aj firmy, ktorým v reálnom živote zadáte svoju e -mailovú adresu. Dávajte si pozor na obzvlášť pochybné odvetvia, ako sú cestovné kancelárie a svadobné show. Pretože vedia, na čo presne chcete minúť peniaze, môžu ľahko predať vašu e -mailovú adresu spriazneným spoločnostiam alebo službám.
- 4Nezverejňujte svoju e -mailovú adresu na webových stránkach. Niekedy môžete mať tendenciu zverejniť svoju e -mailovú adresu na webových stránkach. Môže to byť váš osobný web alebo to môže byť sekcia s komentármi iného webu (napríklad spravodajské weby alebo blogy). Ďalšou častou chybou je zverejnenie vašej e -mailovej adresy vo fórach. Existujú ľudia, ktorí na webe vyhľadávajú e -mailové adresy a potom ich predávajú spoločnostiam, ktoré vám chcú poslať spam. Vykonaním určitých opatrení môžete zaistiť, aby sa to nestalo.
- Bežným riešením je napísať e -mail namiesto jeho uvedenia v zozname. Napríklad z „jackjohn@email.com“ sa môže stať „jack john at email dot com“.
- Ak je webová stránka, na ktorej chcete odoslať svoj e -mail, vaša, môžete vytvoriť odkaz, ktorý vám namiesto zverejnenia adresy automaticky vygeneruje e -mail. Toto je známe ako odkaz „mailto:“.
V tomto prípade budete pravdepodobne chcieť filtrovať správy podľa e -mailovej adresy odosielateľa.
Časť 2 zo 4: Redukcia hromadných e -mailov
- 1Zrušiť odber noviniek. Okrem spamu sú bulletiny jedným z hlavných faktorov, ktoré prispievajú k veľkému prílivu e -mailov. Keď vytvárate účty na rôznych stránkach (ako Amazon, eBay atď.), Na ktorých ste povinní zadať e-mailovú adresu, tieto stránky vás automaticky uvedú ako predplatiteľa ich bulletinov.
- Ak chcete prestať dostávať bulletiny, všetko, čo musíte urobiť, je otvoriť ho a posúvať nadol na koniec správy. Spravodaje podľa amerického zákona obsahujú tlačidlá „Odhlásiť sa z odberu“ alebo odkazy, pomocou ktorých ich môžete prestať dostávať. Stačí kliknúť na tlačidlo/odkaz „Odhlásiť sa z odberu “, aby ste odstránili svoju adresu zo zoznamu adries, a už z tohto webu nebudete dostávať bulletiny.
- Váš filter nevyžiadanej pošty nebude tieto správy filtrovať, pretože tieto správy pochádzajú z legitímnych webových stránok.
- 2Zmeňte nastavenia sociálnych médií. Účty sociálnych médií, ako napríklad Facebook a Twitter, sú často zriadené tak, aby vám odosielali e -maily vždy, keď vám príde správa, zmienka, označenie páči sa mi, obľúbený alebo komentár. Ak vás unavuje strácať čas pozeraním telefónu pri každom lajku, skúste zmeniť nastavenia sociálnych médií tak, aby vás upozorňovali iba na dôležité interakcie, alebo ho zmeňte tak, aby vás neinformoval vôbec.
- Namiesto toho, aby ste dostávali tieto neustále oznámenia, vyhraďte si na konci každého dňa niekoľko minút na manuálnu kontrolu aktivity vo svojom účte. Je to lepšie, ako keď sa musíte brázdiť morom e -mailov.
- 3Nastavte rôzne e -maily na rôzne účely. Ďalšou možnosťou, ak často používate stránky, ktoré vás požiadajú o registráciu, alebo napriek tomu chcete dostávať štandardné hromadné správy, je získať nový e -mailový účet a používať ho iba na prijímanie spamu. Poskytnite túto e -mailovú adresu webovým stránkam a firmám a uložte si svoj osobný alebo pracovný e -mail na osobné a pracovné použitie.
- Ak je čas na inováciu z „wolfmoon92@unprofessional.com“, môžete to tiež zmeniť a nastaviť si novú osobnú alebo pracovnú e -mailovú adresu.
Poskytnite túto e -mailovú adresu webovým stránkam a firmám a uložte si svoj osobný alebo pracovný e -mail na osobné a pracovné použitie.
Časť 3 zo 4: Nastavenie filtrov
- 1Zvážte vytvorenie vlastného filtra. Väčšina webových e-mailových klientov má možnosť filtra, ktorú môžete použiť na triedenie správ. Filtre správ fungujú rovnako ako filtre nevyžiadanej pošty, jediným rozdielom je, že filtre správ nastavujú používatelia ručne. Môžete vytvoriť filter pre konkrétne e-mailové adresy tak, aby sa pri každom prijatí správy z tohto účtu automaticky presmerovalo do koša.
- Ak chcete vytvoriť filtre, jednoducho prejdite na nastavenia e-mailu svojho účtu a vyberte možnosť „Filter“. Odtiaľ môžete nakonfigurovať e-mailovú adresu, ktorú chcete odfiltrovať, a na aké miesto vo vašom účte má byť správa presmerovaná (napríklad do koša alebo vlastného priečinka vo vašom účte).
- 2Filtrovať podľa odosielateľa. Ak neustále dostávate nechcené e-maily z osobných e-mailových účtov (napríklad tie otravné každodenné vtipy, ktoré dostávate od svojej veselej kancelárie alebo od spolužiaka), môžete zvážiť ich odfiltrovanie z doručenej pošty. V tomto prípade budete pravdepodobne chcieť filtrovať správy podľa e -mailovej adresy odosielateľa. Nechajte svojho klienta filtrovať podľa vami zvoleného e -mailu, smerovať všetky tieto správy do samostatného priečinka alebo dokonca do nevyžiadanej pošty.
- 3Filtrovať podľa témy. Ak sa nevyžiadaná pošta spamu obvykle dostáva prostredníctvom prirodzených filtrov vašej e -mailovej služby, mali by ste zvážiť nastavenie vlastného filtra, ktorý zachytí najbežnejšie frázy používané v spame, ktorý dostanete. V takom prípade budete chcieť filtrovať podľa obsahu predmetu e -mailu.
- Príklady fráz môžu zahŕňať „Cialis“, „Viagra“ alebo „penis“.
- Dávajte pozor, aby ste doň nezahrnovali frázy, ktoré sú niekedy dobré a niekedy zlé. Môžete byť napríklad unavení z e -mailov o výpredajoch, ale nastaviť slovo „výpredaj“ ako spúšťač odosielania správ do spamu je zlý nápad. Niekedy môžete chcieť vedieť o konkrétnom predaji.
- 4Filtrovať podľa obsahu. Ďalšou možnosťou je, ak nechcete dostávať žiadne e -maily s konkrétnym obsahom. Môžete nastaviť filtre tak, aby v sekcii obsahu e -mailu vyhľadávali kľúčové slová alebo frázy, a potom tieto správy presmerovali inam. Je to praktické, ak vás už unavuje zasielanie e -mailov o určitom aktuálnom probléme alebo ak viete, že vám príde veľa e -mailov o niečom, čo sa deje.
- Povedzme napríklad, že prevádzkujete odevnú spoločnosť a práve ste vydali nové tričko pre hitovú show „Rainbow Unicorn Fighting Squad “. Možno budete chcieť vytvoriť filter, ktorý odosiela všetky e -maily o tričku do iného priečinka, aby ste sa s nimi mohli vysporiadať bez toho, aby ste stratili zo zreteľa dôležité e -maily vo svojej hlavnej doručenej pošte.
Časť 4 zo 4: zmena vašich návykov
- 1Nastavte konkrétne časy kontroly e-mailu. Je ľahké stráviť veľa času počas dňa kontrolou e -mailu. Toto je bežný problém najmä v kancelárskych nastaveniach. Z tohto dôvodu je vhodné pokúsiť sa zmeniť svoje návyky, aby ste skrátili čas, ktorý strávite riešením svojho e -mailu. Nastavte limity a dajte si tak iba dve alebo tri krátke periódy v priebehu dňa, kedy máte „povolené“ kontrolovať svoj e -mail.
- Skontrolujte si napríklad svoj e -mail o 9:00, 13:30 a 17:00 a nevenujte sa svojim správam v týchto časoch viac ako 10 minút.
- Ak ste vlastníkom alebo manažérom firmy, môžete tieto pravidlá pre svojich zamestnancov nastaviť tak, aby to zvýšilo aj produktivitu.
- 2Vyhnite sa odosielaniu e -mailov z dôvodu „slušnosti“. Jeden zlozvyk, ktorý má veľa ľudí, je odpovedať na e -mail, aby boli zdvorilí. Berú to ako konverzáciu, ale v skutočnosti to znamená, že vytvoríte viac e -mailov pre všetkých. Nebojte sa odpovedať na e -mail pomocou odpovedí ako „pekný deň“ alebo „ďakujem“.
- Vo všeobecnosti by ste mali odpovedať na prijatie správy iba vtedy, ak je dôležité, aby druhá osoba vedela, že ste ju dostali. Ak vám napríklad niekto pošle nejaké papiere, je lepšie odpovedať vyplneným papierom alebo správou, kedy môže papiere očakávať.
- 3Skúste komunikovať prostredníctvom iných kanálov, ak môžete. E -maily sú určené na rýchle, jednorazové správy. Typ veci, kde si na dokončenie konverzácie musíte vymeniť najviac dve alebo tri správy. Ak potrebujete odoslať veľa správ alebo máte väčšiu konverzáciu, osobné stretnutie alebo telefonovanie vám obom ušetrí čas a výrazne zníži počet e -mailov, ktoré je potrebné skontrolovať.
- 4Obmedzte počet správ, ktoré môžete odoslať za deň. Ak chcete prispieť k zníženiu času, ktorý strávite so svojim e -mailom, a tiež k zníženiu množstva e -mailov, ktoré musia ostatní ľudia čítať, skúste nastaviť limit pre počet správ, ktoré môžete odoslať za deň. Vďaka tomu sa trochu zamyslíte nad tým, aká dôležitá je správa a či je skutočne potrebné ju odoslať.
- Ak napríklad viete, že musíte svojmu šéfovi poslať správu neskôr, možno nebudete ochotní posielať všetkým e -maily o pohonoch vašej dcéry v konzervách.
- Ak chcete všetkým posielať hromadné správy, existujú lepšie kanály. Skúste napríklad dať post-it každému na obed v chladničke.
Ak chcete prispieť k zníženiu času, ktorý strávite so svojim e -mailom, a tiež k zníženiu množstva e -mailov, ktoré musia ostatní ľudia čítať, skúste nastaviť limit pre počet správ, ktoré môžete odoslať za deň.
- Existujú prípady, keď aj po odhlásení z odberu noviniek budete stále dostávať bulletiny. Keď sa to stane, možno sa budete chcieť prihlásiť priamo na webovú stránku, z ktorej pochádza bulletin, a manuálne spravovať nastavenia účtu pre tento web, aby ste prestali dostávať e-maily.
- Pretože väčšina webových e-mailových klientov je bezplatných, je k dispozícii iba určité množstvo úložného priestoru, ktorý môže vaša e-mailová adresa zaberať na ich serveroch. To je dôvod, prečo udržiavanie čistej doručenej pošty vám pomôže ušetriť drahocenný priestor v pamäti a umožní vám využiť všetky výhody dátového limitu.
- Nezabudnite každú chvíľu skontrolovať priečinok so spamom, či vám nič dôležité neuniklo.
Prečítajte si tiež: Ako prekonať závislosť na chatovaní?
