Ako písať zrozumiteľne do textov a správ?
Rovnako ako pri písaní textu, poznanie bodu vašej e -mailovej správy vám pomôže sústrediť sa naň.
Jasné písanie môže byť problém, najmä keď chcete na malom mieste preniesť veľa informácií, napríklad textovú alebo e -mailovú správu. Jasné písanie môže byť nápomocné pri plánovaní s priateľmi, odosielaní e -mailov obchodným partnerom alebo kolegom a ďalších situáciách. Existujú spôsoby, ako sa v textoch objasniť, napríklad tým, že sa držíte témy a používate emotikony. V e -maile vám môžu pomôcť veci ako príslušný nadpis predmetu a používanie prispôsobovacích zámen. Ak sa po použití týchto tipov stále stretávate s ťažkým písaním, existujú spôsoby, ako môžete zlepšiť aj svoju techniku, napríklad pomocou jednoduchej vety.
Metóda 1 z 3: byť v textoch zrozumiteľný
- 1Určite svoje publikum. Publikum sa týka osoby alebo osôb, ktorým bude doručený váš text. S priateľmi a rodinou môžete byť oveľa príležitostnejší vo svojom jazyku a priateľskí vo svojich prejavoch. So známym alebo spolupracovníkom budete pravdepodobne chcieť byť formálnejší a zdvorilejší.
- 2Identifikujte účel svojho textu. Vedieť, aký je zmysel vášho textu, vám pomôže zostať pri téme a uberať sa. To neznamená, že sa musíte držať iba bodu, ale téma vášho textu by mala tvoriť jeho základ.
- Pri písaní textu si pri každej jeho časti položte otázku: „Je to skutočne dôležité? Záleží to na mojej téme?“ Ak na ktorúkoľvek z týchto otázok odpoviete nie, pravdepodobne predmetnú sekciu odstránite.
- Texty priateľom a rodine môžu znieť chladne, ak sa budete držať iba tejto témy. Môžete začať príjemne, napríklad: „Dlho sme sa nevideli“ alebo „Ako sa máš v poslednej dobe?“ Potom môžete prejsť na svoju tému.
- 3Začnite texty svojim záverom. Pri dlhších správach sa hlavný bod vášho textu niekedy môže stratiť. V niektorých prípadoch sa môže príjemca v polovici čítania rozptyľovať a zvyšok len prelistuje. Aby ste zabránili strateniu účelu svojho textu, začnite svojim záverom alebo dôvodom správy.
- Ak napríklad píšete, aby ste si vytvorili stretnutie hang-out, začnite s tým a pridajte podrobnosti po tom, ako napríklad „Hey John, want to hang out? I meet the Joe and Deborah at 16PM at arcade.“
- Ďalší príklad, ktorý začína najskôr záverom, by mohol vyzerať asi takto: „Mary nemôže prísť kempovať. Má stretnutie s lekárom a chystá sa veľká skúška. Je dosť sklamaná.“
Môžete začať príjemne, napríklad: „Dlho sme sa nevideli“ alebo „Ako sa máš v poslednej dobe?“ - 4Vyhnite sa slangu a žargónu. V niektorých prípadoch, napríklad pri rozhovore s rovesníkmi, môže byť slang užitočným spôsobom, ako vyjadriť svoje pocity a zaistiť, aby text znel konverzačnejšie. Niekedy však príjemca nemusí týmto výrazom porozumieť. Keď sa snažíte mať jasno, vynechajte zo svojich textov slang a žargón.
- Žargón je fantastické slovo pre špeciálny jazyk používaný v profesii alebo sociálnej skupine. Online hráči napríklad často používajú žargónové výrazy: noob, gank, afk, bbl, ftw a ďalšie.
- 5Korektujte svoje správy. V texte sa nemusíte plaziť po slovách, lámať si hlavu nad čiarkami a podobne. Stručný prehľad vašej správy by mal vo väčšine prípadov stačiť na to, aby ste zistili chyby alebo nejasnosti. Opravte ich, keď ich nájdete.
- Ak sa ocitnete tam a späť v otázkach, či je konkrétna časť textu správna, je to zvyčajne dobrý signál, že sa dá vylepšiť, aj keď to nie je technicky gramaticky nesprávne.
- 6Podľa potreby prenášajte tón pomocou emotikonov. Emotikony sú spôsob, ako niečo graficky komunikovať. Patria sem veci ako emócie, činnosti a ďalšie. Pridaním smajlíka alebo vráskavej tváre môžete do svojho textu pridať emocionálny aspekt, aby ste lepšie vyjadrili svoje pocity. Vo väčšine prípadov sa emotikony nepovažujú za vhodné pre formálne alebo obchodné texty. Nasleduje niekoľko príkladov emotikonov.
- Smajlíky::-),:), ^_ ^,:]
- Smiech/veľký úsmev::-D,: D, = D
- Plačúci smajlík:: '(, T_T,:*(
- Dráždený/nahnevaný:>: [,> _ <,>:(
- Počúvanie hudby: d -_- b
Metóda 2 z 3: vytváranie jasných e -mailových správ
- 1Zvážte svoj vzťah k príjemcovi správy. S blízkymi priateľmi a rodinou pravdepodobne budete chcieť správu prebrať viac konverzácie. V podnikaní sa však všeobecne očakáva, že budete komunikovať pointu svojej správy bez toho, aby ste strácali čas príjemnosťami.
- Dokonca aj s priateľmi a rodinou, ak chcete, aby bola správa čo najjasnejšia, zvážte vysadenie príjemných vecí, ako napríklad „ako sa máš“, a namiesto toho choďte rovno k veci.
- 2Určte zmysel svojej správy. Rovnako ako pri písaní textu, poznanie bodu vašej e -mailovej správy vám pomôže sústrediť sa naň. Medzi obľúbené témy správ patrí: vytváranie plánov, objasňovanie obchodných záležitostí, kladenie otázok a podobne. Sledujte svoju správu tak, že sa pozriete na každú časť správy a opýtate sa:
- „Je táto časť správy potrebná na komunikáciu mojej témy?“ Ak nie, mali by ste nepotrebnú časť odstrániť.
- „Zmení sa význam mojej správy, ak odstránim túto časť?“ Ak nie, pokračujte a odstráňte ho.
V podnikaní sa však všeobecne očakáva, že budete komunikovať pointu svojej správy bez toho, aby ste strácali čas na príjemných chvíľach. - 3V prípade potreby napíšte príslušný nadpis predmetu. Predmetové nadpisy môžu byť zložité. Tu je kľúčové sprostredkovať vašu tému. Nadpis vášho predmetu nemusí byť umný, ako názov knihy. Mohlo by to byť niečo také jednoduché ako:
- Rýchla otázka
- Aktualizácia stavu projektu
- RE pracovná príležitosť
- Narodeninová oslava
- 4Prispôsobte svoju správu. Správy, ktoré znejú príliš klinicky, môžu tiež znieť vzdialene. Môže to pôsobiť tak, že sa vaša správa v skutočnosti netýka príjemcu. Aby ste tomu zabránili, používajte inkluzívny jazyk, ako napríklad zámená „vy“ a „ja“.
- Napríklad namiesto toho, aby ste povedali „Klienti by mali prísť o 15 minút skôr so všetkým svojim papierovaním“, môžete povedať: „Mali by ste prísť s papiermi o 15 minút skôr“.
- Ďalším príkladom je, že namiesto „ABC Corp nevracia peniaze za položky zákazníkov po 30 dňoch“ môžete povedať „Po 30 dňoch vám nemôžeme vrátiť peniaze.“
- 5Skontrolujte pravopisné a gramatické chyby. Vo všeobecnosti by ste mali mať možnosť prezerať si e -maily a vybrať väčšinu pravopisných a gramatických chýb. Pri pracovných e -mailoch možno budete chcieť minútu alebo dve stráviť dvojitou kontrolou všetkého.
- V obchodných situáciách je správny pravopis a gramatika interpretované ako profesionálnejšie.
- Mnoho e -mailových služieb ponúka kontrolu pravopisu. Zvlášť ak si nie ste istí svojimi pravopisnými schopnosťami, je to rýchly a ľahký spôsob, ako môžete kontrolovať svoje e -maily
Metóda 3 z 3: zlepšenie vašej techniky
- 1Používajte jednoduchú vetnú štruktúru. Krátke vety sa dajú ľahšie dodržať. Dlhé vety, aj keď sú gramatické, môžu viesť k zmätku. Štruktúru viet ďalej zjednodušte pomocou štruktúry Osoba - Akcia - Predmet. Ak dávate pokyny, často môžete osobu vynechať a použiť štruktúru Action - Subject. Napríklad
- „Tom vyhral zápas.“ (P - A - S)
- „Alex sleduje televíziu.“ (P - A - S)
- „Obnovte webovú stránku.“ (A - S)
- 2Napíšte aktívnym hlasom. Aktívny hlas priblíži vykonávateľa akcie k vykonávanej akcii. Pasívny hlas, opak aktívneho hlasu, oddeľuje konajúceho od toho, čo sa deje. To môže sťažiť sledovanie písania. Vždy, ak je to možné, používajte aktívny hlas, aby ste zlepšili zrozumiteľnosť svojho písania.
- Pasívny: Hru hrali na večierku moji priatelia.
- Aktívne: Moji priatelia hrali hru na večierku.
- Pasívny: Na chlapca zaútočilo začarované mačiatko.
- Aktívne: Začarované mačiatko zaútočilo na chlapca.
Jasné písanie môže byť problém, najmä keď chcete na malom mieste preniesť veľa informácií, napríklad textovú alebo e -mailovú správu. - 3Vyberte silné slovesá. Jedným z najčastejšie používaných slabých slovies je „byť“ a jeho konjugácie (am, is, are, was, were, be, being, be). V mnohých prípadoch si môžete vybrať aktívne sloveso, ktoré je popisnejšie a jasnejšie. Nasledujú príklady:
- Slabé sloveso: Jeden spôsob, ako písať jasnejšie, je používať silné slovesá.
- Silné sloveso: Na objasnenie svojho písania používajte silné slovesá.
- „Spisovateľ príliš zjednodušuje, aké ťažké je používať silné slovesá“ by bolo silnejšie, pretože „Pisateľ príliš zjednodušuje používanie silných slovies“.
- 4Čítajte často. Čím viac budete čítať, tým viac budete vystavení novým slovám, myšlienkam, gramatike a podobne. Prirodzene sa tým zlepší vaša schopnosť písať. Dokonca aj prečítanie vášho obľúbeného hraného románu zlepší vašu schopnosť nadväzovať kontakty, čo bude mať pozitívny vplyv na vašu schopnosť písať.
- Ak nemáte čas alebo záujem prečítať si celú knihu, môžete sa prihlásiť na odber časopisu, novín alebo online verzie jednej z nich.
- Aj prečítanie niekoľkých strán denne pomôže zlepšiť vaše písacie schopnosti. Nebojte sa, že musíte knihu dokončiť v časovom limite. Každá maličkosť pomôže.
Prečítajte si tiež: Ako vyhrať súťaž vo verejnom prejave?
