Ako riadiť viac projektov?
Ak chcete spravovať viacero projektov, uprednostnite to, čo je splatné skôr, alebo projekt, ktorého dokončenie bude najťažšie. Každý projekt by ste mali tiež rozdeliť na zvládnuteľné kroky a úlohy, aby bolo jednoduchšie sledovať váš pokrok a určiť, na čom musíte ďalej pracovať. Aby ste zostali organizovaní, uchovávajte všetky dôležité informácie o každom projekte na určenom mieste, napríklad v zápisníku alebo tabuľke. Aby ste ušetrili čas, priraďte úlohy iným, ak je to možné, a potom naplánujte stanovený čas na príchod a zistenie, ako sa veci majú. Ak sa chcete dozvedieť, ako si udržať produktivitu pri správe viacerých projektov, posuňte sa nadol!
Ak chcete spravovať viacero projektov, uprednostnite to, čo je splatné skôr, alebo projekt, ktorého dokončenie bude najťažšie.
V dnešnom uponáhľanom svete podnikania je pravdepodobné, že budete mať v každom čase na viac ako jednej veci, na čom musíte pracovať. Aby ste boli neustále úspešní, musíte vedieť, ako riadiť viac projektov naraz. Začína sa to tým, že všetkému, na čom pracujete, priradíte priority, napíšete podrobné plány a dáte dohromady informácie o projekte. Môžete si najskôr precvičiť prácu na obávaných projektoch, prechod medzi projektmi, keď sa zaseknete, a obmedzenie nezmyselných úloh. Keď riadite iných ľudí, je dobré vedieť, ako komunikujú, a uistite sa, že delegujete a nechávate ľudí pracovať.
Metóda 1 z 3: Efektívna organizácia
- 1Uprednostnite svoje projekty, aby mali veci perspektívu. Nie všetko, na čom pracujete, má rovnakú odmenu za jeho dokončenie alebo dôsledky za jeho nedokončenie. Keď pracujete na projektoch a neustále si pridávate ďalšie do zoznamu, použite nejaký druh systému, ktorý vám pripomenie, čo je najdôležitejšie a čo môžete odložiť na dlhší čas.
- Jeden zo spôsobov, ako si stanoviť prioritu, je vziať si na vedomie, kedy sú veci splatné, a zaistiť, aby ste väčšinou pracovali na veciach, ktoré sú splatné čo najskôr. Stále budete musieť časom pracovať na dlhodobejších projektoch, a nie čakať, kým sa blíži termín.
- Môžete tiež stanoviť priority podľa veľkosti projektu alebo náročnosti jeho vykonania. Môže byť užitočné stanoviť vyššiu prioritu pre náročné projekty, aby ste ich neodkladali a neponáhľali na poslednú chvíľu.
- Vytvorte systém farebného kódovania, ktorý vám poskytne okamžitý prehľad o relatívnych úrovniach priorít. Ak sa napríklad rozhodnete priradiť priority, urobíte z červenej najvyššiu, purpurovú strednú a modrú úroveň, na ktorej sa môžete zdržať.
ODBORNÁ TIPElizabeth Douglasová, generálna riaditeľka sprievodcu, radí: „Vo všeobecnosti je pre mňa užitočné myslieť dopredu v deň, pokiaľ ide o to, ako budem tráviť čas, na základe týchto priorít. Snažím sa zmapovať, do akej miery každý projekt každodenne odo mňa potrebuje a podľa toho plánuje.
- 2Napíšte podrobný postup pre každý projekt. Každý projekt bude zahŕňať niekoľko fáz, krokov alebo aspektov. Zvyknite si rozdeľovať projekty na konkrétne kusy práce. Napíšte ich a vytvorte si plán, ako budete pracovať v každom kroku procesu. Priraďte ku každej úlohe časový limit a toho sa držte, ale preceňujte, ako dlho to bude trvať, aby ste mali nejaký vankúš.
- Je to ten druh zvyku, ktorý sa môže zdať, že používa iba čas navyše, ale ak máte podrobného sprievodcu tým, čo je potrebné urobiť predtým, ako začnete, pomôže vám to zabrániť tomu, aby ste na niečo zabudli.
- Nebojte sa prehnať detaily, pretože čím viac vecí rozbalíte, tým jasnejšie bude to, čo musíte urobiť. Navyše budete mať pocit, že počas práce na každej malej časti projektu dosiahnete viac.
ODBORNÁ TIPElizabeth Douglasová, generálna riaditeľka sprievodcu, radí: „Pokúste sa preto porozumieť tomu, aké sú potreby každého projektu na dennej, týždennej alebo dokonca hodinovej báze. Poznanie požiadaviek každého projektu vám pomôže vytvorte si lepší plán, ako stráviť čas. Tiež by ste si mali dať čas na akékoľvek náhodné, prekvapujúce potreby projektu.
Aby ste boli neustále úspešní, musíte vedieť, ako riadiť viac projektov naraz. - 3Uchovávajte dôležité informácie na jednom určenom mieste. Ukladanie dôležitých informácií o vašich rôznych projektoch na jedno miesto vám pomôže zaistiť, aby ste o nich nikdy nestratili prehľad. To môže znamenať jeden poznámkový blok alebo tabuľku alebo jeden konkrétny priečinok pre všetky projektové dokumenty. Toto jediné miesto by mohlo mať sekcie pre základné informácie o všetkých projektoch a konkrétne informácie o každom jednotlivom projekte.
- Ak nemá zmysel ukladať informácie z oddelených projektov na centrálne miesto, aspoň uložte všetky informácie o každom jednom projekte na jedno miesto.
- Keď pracujete s tímom, ktorý všetky potrebuje prístup k množine dokumentov, uistite sa, že majú potrebné heslá alebo kópie fyzických dokumentov.
- Po dokončení projektu zvážte prehodenie jeho dokumentov (ak to má zmysel) alebo premiestnenie všetkých informácií o projekte. Možno by ste nikdy nevyhodili alebo neodstránili prácu, ktorú ste urobili, ale môžete ju aspoň uložiť na oddelené miesto určené špeciálne pre hotové položky.
Metóda 2 z 3: udržanie produktivity
- 1Vyberte si niečo, čoho sa bojíte, a ráno sa do toho pusťte. Vyhýbanie sa veciam, ktorých sa desíte, nikdy ich uľahčenie neurobí. Prinútite sa zvládnuť ťažké veci skoro ráno, kým ste trochu svieži. Málokedy sa prestanete niečoho báť, ak to budete odkladať dlhšie. Akonáhle sa obávanej úlohy dopracujete, budete cítiť bremeno zdvihnuté a bude vás to povzbudzovať po zvyšok dňa.
- Obávané úlohy nemusia vždy predstavovať najvyššiu prioritu, ale je to výnimka z pravidla priority.
- Ak máte strach z niečoho, čo je tiež časovo náročná úloha, zvážte to. Môžete jeden deň zvládnuť značnú časť procesu ráno a dokončiť ho ráno nasledujúci deň.
ODBORNÁ TIPElizabeth douglas, generálna riaditeľka sprievodcu, dodáva: "Zvážte zoznam úloh, ktorý vás bude motivovať aj tu. Zoznam úloh vám umožní mať radosť z toho, že veci budete označovať, keď ich dokončíte, čo vás môže motivovať prejsť cez tie ťažké úlohy.
- 2Vykonajte opravy kurzu, keď narazíte do steny. Budete mať časy, keď pracujete na niečom dôležitom, ale jednoducho narazíte do steny a prestanete robiť pokroky. Hľadieť do steny a mlátiť sa nie je užitočné, urobte preto hladký prechod na inú prácu. Možno sa budete musieť rýchlo vrátiť, ale prestávka vám pomôže udržať si produktivitu.
- Vypnutie na inú úlohu nemusí byť vždy možné, najmä ak ste v časovej tiesni. Zvážte svoju situáciu a postupujte podľa toho. Možno nemáte čas úplne prejsť na iný projekt, ale môžete si oddýchnuť na päť minút a znova sa zamerať.
- Ak máte čas vypnúť na iný projekt, venujte mu celú svoju pozornosť. Nemá zmysel meniť projekty, ak sa vaša myseľ zasekne na prvom z nich.
V prípade krátkych projektov to môže byť denne alebo v prípade prebiehajúcich projektov raz za týždeň. - 3Odstráňte nepotrebné aspekty práce. Pri práci na projektoch môžete mať návyky, ale uvedomujete si, že tieto veci priamo neprispievajú k práci, ktorú máte po ruke. Nerobte si pre seba prácu navyše. Vyhodnoťte svoje procesy a hľadajte veci, ktoré môžete prestať robiť. Tým sa uvoľní čas na dôležité veci a zefektívni sa vaše úsilie.
- Možno napríklad vždy vytvoríte tematickú nástenku pre nové projekty, čo je skutočne len taktika, ako odložiť začiatok. Alebo možno vymyslíte vtipné kódové názvy pre členov tímu, ale počas projektu ich nikdy vlastne nepoužívate.
- Nechcete začať vyraďovať veci, ktoré majú zmysel, za praktiky, ale snažte sa byť úprimní v tom, čo veci prispievajú a čo nie.
Metóda 3 z 3: práca s ostatnými
- 1Stanovte limity a povedzte nie. Máte prah, koľko môžete reálne zvládnuť. Je dôležité poznať túto hranicu a zostať na sladkom mieste. Ak máte maximálnu kapacitu a naskytne sa vám iná príležitosť, naučte sa povedať nie. Možno je lepšie nechať si niečo ujsť a skutočne dokončiť to, čo už máte, ako začať ďalší projekt a zlyhať vo všetkých.
- Naučiť sa, kde je presne váš limit, môže trvať niekoľko pokusov a omylov. Ak to na prvý raz nepochopíte, nevzdávajte sa. Musíte nejako nájsť svoj limit, aj keď to znamená odhodiť loptičku raz alebo dvakrát.
- Novo ponúkaný projekt možno nie je niečo, čo si môžete dovoliť nechať ujsť. Starostlivo zvážte, kedy je to tak. Most môžete spáliť tým, že pustíte niečo, na čom ste sa už zaviazali pracovať.
- 2Zadávajte úlohy a nerobte mikromanažment. Keď máte tím, s ktorým pracujete alebo na ktorý dohliadate, je vždy najlepšie delegovať čo najviac práce. Môžete mať tendenciu chcieť mať všetko pod kontrolou, ale ľudia vám pomáhajú z nejakého dôvodu. Hneď na začiatku projektu dajte ľuďom úlohy a nechajte ich robiť to, čo im je pridelené. Nepreberajte späť kontrolu.
- Keď máte dobrých pracovníkov, skupina ľudí dokáže urobiť viac, ako môžete sami. Ak máte tendenciu vykonávať všetku prácu, ale je možné delegovanie, zvážte časť práce. Ak máte k dispozícii pracovníkov, nenechajte ich pomoc plytvať.
- Ak to máte na starosti, je stále vašou zodpovednosťou zaistiť, aby bolo všetko hotové. Nastavte si časové intervaly, v ktorých budete kontrolovať priebeh, a potom nechajte svoj tím osamote, okrem týchto konkrétnych časov.
Môžete si najskôr precvičiť prácu na obávaných projektoch, prechod medzi projektmi, keď sa zaseknete, a obmedzenie nezmyselných úloh. - 3Naučte sa komunikačné štýly členov svojho tímu a pracujte s nimi. Môžete mať na starosti ľudí, ktorí pracujú úplne inak ako vy. Aby ste boli efektívni, musíte to akceptovať. Vedieť, ako každý člen vášho tímu najlepšie komunikuje, vám pomôže zvládnuť viac. Bez toho, aby ste to preháňali, vyjdite každému trochu v ústrety, aby ste z neho mohli dostať čo najlepšiu prácu.
- To by sa mohlo vzťahovať konkrétne na formy komunikácie, ako sú telefón a e -mail. Niektorí členovia tímu môžu uprednostniť hovor, keď im dávate spätnú väzbu. Ostatní ocenia efektívnosť e -mailu.
- Platí to aj pre tých, ktorí radi vtipkujú, ktorí uprednostňujú serióznosť a ako potrebujete spätnú väzbu. Chcete so svojim tímom vychádzať čo najviac, aby s vami chceli pracovať.
- Robte si poznámky o svojich ľuďoch, aby ste si mohli byť istí, že použijete to, čo sa o nich dozviete. Môžete sa ich priamo opýtať na niektoré z ich preferencií, alebo urobíte lepšie, ak na to časom prídete.
- 4Zostaňte v komunikácii ohľadom pokroku. Či už to máte na starosti vy, alebo sa hlásite niekomu inému, aktualizácie priebehu sú dôležité. Nastavte si časy s ľuďmi, ktorých máte na starosti, aby vás aktualizovali. Proaktívne podávajte správy svojmu nadriadenému, keď budete veci vykonávať. Konzistentné, ak nie konštantné aktualizácie, zaistia plynulý pohyb projektu.
- Môže byť užitočné mať stanovené termíny správy o pokroku v rôznych fázach projektu. V prípade krátkych projektov to môže byť denne alebo v prípade prebiehajúcich projektov raz za týždeň.
- Toto je obzvlášť dôležité, ak jedna časť projektu nadväzuje na časť pred ním. Ak Tom čaká na Leslie, aby dokončila svoju časť, než bude môcť pracovať na svojom, musí vedieť, ako ďaleko je od nej.
- Je dôležité stanoviť si na začiatku očakávania, ako budú spracované aktualizácie pokroku. Nechcete sa dostať do polovice projektu a prekvapiť ľudí kontrolou postupu.
- Stanovte si cieľ, aby ste každý deň niečo dokončili.
- Keď môžete, nechajte členov tímu, aby si vybrali, na čom pracujú, aby ste mali plný buy-in.
- Ponechajte vo svojich plánoch určitú flexibilitu pre prípad nepredvídaných udalostí, ktoré môžu prísť.
Prečítajte si tiež: Ako zlepšiť vzťahy s médiami v reklamnej agentúre?
Komentáre (2)
- Príbeh projektového manažéra bol užitočný, pretože sa chystám čoskoro vstúpiť do tejto kariéry. Podrobné informácie mi poskytli ideály, ako byť úspešný v tejto kariére.
- To mi pomohlo uvedomiť si dôležitosť odmietnutia niektorých vecí, ktoré sa zrazu objavia. Tiež stanoviť priority.
