Ako byť tajomníkom organizácie?
Akú úlohu má organizačný tajomník v organizácii?
Či už hovoríte o študentskej rade, politickej skupine alebo špeciálnej pracovnej skupine, všetky organizácie vyžadujú tajomníka. Tajomník je pravdepodobne najdôležitejším úradníkom, pretože je zodpovedný za organizáciu, asimiláciu a šírenie informácií v rámci organizácie aj mimo nej. Musia byť organizovaní, pracovití, inteligentní a majú vynikajúce spisovateľské schopnosti.
- 1Rozhodnite sa, že je to pre vás tá správna práca. Niektorí ľudia si myslia, že je jednoduchšie byť tajomníkom ako pokladníkom alebo prezidentom, ale mnoho stretnutí veteránov vám povie, že práca sekretárky je oveľa ťažšia.
- 2Ak je to možné, stretnite sa s odchádzajúcou sekretárkou. Nechajte ho, aby vám poskytol zápisnice, korešpondencie, správy, administratívne príkazy atď. Z predchádzajúcich stretnutí. S trochou šťastia budú tieto už dobre zorganizované a pripravené na ich prevzatie; ak nie, prečítajte si ďalší krok.
- 3Zaobstarajte si kartotéku alebo kufrík. Tie by mala poskytnúť vaša organizácia, ale ak nie sú, nákup použitých je dobrým prvým krokom a predstavuje vynikajúci spôsob, ako znížiť zbytočné výdavky na vašej strane alebo na strane vašej organizácie. Existuje mnoho informačných systémov, ktoré je možné použiť na administratívne dokumenty, ako sú zápisnice zo schôdzí, stanovy a podobne; Prečítajte si ich a určte, ktorý je najľahšie dodržateľný a najlacnejší na implementáciu, a držte sa tohto systému. Ak ste dostali súbory neorganizovane, nechcete ich nechať tak pre budúceho tajomníka, keď bude vaše funkčné obdobie ukončené.
- 4Naučte sa, že dobré organizačné schopnosti robia dobrého sekretára. Ak kancelária vašej organizácie nie je dobre organizovaná, mali by ste to ihneď riešiť. Použite kanceláriu na uloženie všetkej relevantnej dokumentácie a pokúste sa použiť ten istý registračný systém, ktorý ste použili vo svojej kartotéke.
Akú úlohu má organizačný tajomník v organizácii? - 5Pri organizovaní súborov a dokumentov prejdite od malých k veľkým. Začnite vložením všetkej relevantnej dokumentácie do kartotéky alebo aktovky a potom zorganizujte celú kanceláriu a organizáciu pomocou rovnakého systému, ale vo väčšom rozsahu. Vďaka tomu bude kancelária veľmi užívateľsky prívetivá a poskytne vám a vášmu nástupcovi veľa pokoja.
- 6Rozvíjajte dobré kontakty a používajte ich múdro. Priateľské a profesionálne správanie je pre tajomníka organizácie veľmi dôležité. Veľmi rýchlo sa naučíte, že väčšina sekretárok sa pri každodennom podnikaní spolieha na zložitú sieť priateľov a kontaktov.
- Nepoužívajte zdroje svojej spoločnosti alebo organizácie (napr.: kancelárske potreby, e -mailový server, prenosný počítač atď.) Na osobné činnosti. Aj keď ste dobrovoľníkom, organizácia vám nič nedlhuje a to je veľmi zle.
- Tieto pokyny sa riadia Robertovými „Pravidlami poriadku“, jednou z najznámejších sekretárskych príručiek súčasnosti. Odporúča sa vyhľadať tieto cenné zdroje; veľká časť je zverejnená na internete zadarmo.
- Pri organizovaní akcie majte vždy plán B, pretože nikdy neviete, čo sa stane. Toto je obzvlášť dôležité, ak organizujete akciu alebo očakávate, že sa objavia rečníci a/alebo zábava. Nie je nič horšie, ako sa zúčastniť akcie a nechať sa kolosálne pokaziť. Ak sa stravovanie neukáže, uistite sa, že ste vopred kontaktovali miestnu pizzeriu a dali im vedieť. (poznámka: miestna pizzeria by pravdepodobne mala byť tiež v zozname vašich kontaktov).
- Informujte členov o aktivitách, udalostiach a plánoch a zaistite, aby bola verejnosť informovaná o nadchádzajúcich udalostiach.
- Pamätajte si, keď sa pokúšate organizovať schôdze a akcie, že organizovanie iných ľudí môže byť prinajlepšom náročné.
- Tým, pričom dobrých zápisníc a poskytovania týchto včas (jednu hodinu zhromaždenie by malo mať 1-2 strán minút maximum, ktoré by mali byť predložené do skupiny pre spätnú väzbu do 5 pracovných dní) zabezpečuje, že členovia organizácie sú na „rovnakú stránku“ a je schopný podniknúť účinnejšie opatrenia skôr.
Priateľské a profesionálne správanie je pre tajomníka organizácie veľmi dôležité. - Vždy sa správajte zdanlivo, profesionálne.
- Plánovať vopred. Úlohou tajomníka je koordinovať akcie spoločnosti/organizácie. Jednoducho nemôžete spustiť udalosť podľa plánu na poslednú chvíľu. Ak potrebujete niečo naplánovať na poslednú chvíľu, menej formálna udalosť môže zmierniť tlak pre vašich hostí aj pre vás.
- Jednou z najdôležitejších funkcií, ktoré sekretár plní, je komunikácia so svojimi členmi a širokou verejnosťou.
- Tajomník dbá na to, aby každý vedel, kedy sa koná určité stretnutie. Tiež dbajú na to, aby boli na schôdzi všetci. Tiež zadávajú dôležité dátumy pre organizáciu alebo firmu.
- Uložte súbory, dokumenty, poštu a peniaze na bezpečnom mieste!
Prečítajte si tiež: Ako byť úspešným predajcom obytných automobilov?
Otázky a odpovede
- Akú úlohu má tajomník?Úloha sekretárky je podpornou funkciou. Slúžia ako sprostredkovateľ medzi zákazníkom a výrobkami vašej spoločnosti. Pomáhajú tiež zamestnancom na vyššej úrovni uspieť vo svojich povinnostiach. Povinnosti tajomníka zahŕňajú všetky konkrétne úlohy zahrnuté v popise vašej práce od zamestnávateľa, ako aj obecné kancelárske úlohy.
- Ako napísať také listy?Nech už ste tajomníkom čokoľvek, budú existovať súbory, ktoré budete udržiavať. Prezrite si súborové kópie písmen napísaných v minulosti a použite ich ako vzory pre nové písmená, ktoré generujete. Knižnice majú knihy, ktoré obsahujú vzorové obchodné listy, preštudujte si ich. A/alebo požiadajte niekoho vo vašej organizácii, aby „pozrel na oči“ vášmu návrhu listu, ktorý sa chystáte odoslať. Získajte pomoc, najmä ak je vaša angličtina neistá. Ten druhý vám pravdepodobne rád pomôže. Dobrý a správny list spôsobí, že budete dobre vyzerať aj vaša organizácia a ktokoľvek ho podpíše.
- Aké sú kroky k tomu, aby ste sa stali tajomníkom?Pripravte si profesionálny životopis. Vyhľadajte a navštívte miesta, pre ktoré chcete pracovať. Buďte príjemní vo vzhľade a v komunikácii. Dajte im vedieť, čo môžete organizácii priniesť. Buďte optimistickí a riadení. Zahrňte do životopisu svoje vzdelanie a predchádzajúce pracovné skúsenosti, ktoré ukazujú vaše schopnosti. Zabezpečte si pohovory na niekoľkých miestach a vyberte si to, ktoré najlepšie vyhovuje vašim potrebám.
- Kto menuje sekretárku v organizácii?Členovia organizácie by volili tajomníka.
- Prečo je pre organizáciu dôležité mať tajomníka?Je dôležité, aby si organizácia alebo skupina mohla viesť záznam o všetkom, čo sa v skupine deje.
Nezodpovedané otázky
- Akú úlohu má organizačný tajomník v organizácii?
- Akú úlohu má organizačný tajomník v organizácii?
- Aké sú rôzne oznámenia napísané tajomníkom?
Komentáre (2)
- Získal som dobré informácie, ktoré mi pomôžu viac o tom, že som tajomníkom v organizácii.
- Veľmi mi to pomohlo. Bol som veľmi zmätený z úlohy generálneho sekretára, ale teraz som v pohode. Vďaka.
