Ako byť kancelárskym manažérom?
Ak chcete byť vedúcim kancelárie, pracujte na rozvoji vynikajúcich organizačných schopností, pretože budete zodpovedať za vedenie záznamov a udržiavanie čistej a organizovanej kancelárie. Nezabudnite tiež na vynikajúce verbálne a písomné komunikačné schopnosti, ktoré vám pomôžu byť efektívnym lídrom a komunikovať so svojimi zamestnancami. Ako vedúci kancelárie budete pracovať s viacerými oddeleniami a zaoberať sa rôznymi projektmi, takže pracujte na tom, aby ste sa dokázali adaptovať na nové situácie a efektívne vykonávať viac úloh naraz. Ak sa chcete dozvedieť, ako získať správne vzdelanie a skúsenosti s vedením kancelárie, posuňte sa nadol!
Ako vedúci kancelárie budete zodpovedný za všetky činnosti, projekty a zamestnancov v kancelárii.
Ako vedúci kancelárie budete zodpovedný za všetky činnosti, projekty a zamestnancov v kancelárii. To si vyžaduje vynikajúce organizačné schopnosti, vedenie a schopnosť riešiť problémy. Je to veľká zodpovednosť, ktorú by ste nemali brať na ľahkú váhu. Našťastie so správnym vzdelaním, skúsenosťami a vedomosťami sa môžete stať kancelárskym manažérom a v tejto pozícii sa vám dariť.
1. časť zo 4: vykonávanie každodenných úloh
- 1Udržujte si čistú kanceláriu. Ako vedúci kancelárie ste zodpovedný za čistotu a bezpečnosť kancelárie a svojich zamestnancov. To znamená, že musíte externou údržbárskou spoločnosťou pravidelne upratovať kanceláriu alebo pracovať s vnútornou upratovacou čatou, aby ste udržali veci čisté.
- 2Odpovedajte na telefónne hovory a odpovedajte na e-maily a hlasové správy. Jednou z vašich hlavných povinností ako vedúceho kancelárie bude odpovedať na telefónne hovory zákazníkov a klientov a odpovedať na ne. To znamená prijímanie správ a doručovanie správ vhodným ľuďom vo vašej kancelárii. Bude to tiež znamenať zodpovedanie otázok a riešenie problémov pre ostatných zamestnancov internej kancelárie.
- 3Prijímajte a prijímajte nových zamestnancov. Ako vedúci kancelárie môže byť vašou zodpovednosťou prijímať pohovory a prijímať nových zamestnancov. Ak to musíte urobiť v rámci svojich povinností, je dôležité, aby ste vytvorili proces a podpísali a vyplnili všetky potrebné dokumenty novými zamestnancami. Môže byť tiež vašou povinnosťou ako vedúceho kancelárie vyškoliť nových zamestnancov a nechať ich aklimatizovať sa do kancelárie.
- 4Udržiavajte rozpočet kancelárie. Možno dostanete za úlohu vytvoriť a udržiavať rozpočet kancelárie. Môže sa to pohybovať od jednoduchých kancelárskych potrieb, ako sú atrament, papier a perá, až po zložitejšie výdavky, ako sú mzdy, verejné služby, vybavenie a peniaze za vylepšenia kancelárskeho dizajnu. Myslite na všetky svoje potenciálne výdavky počas celého roka a pripravte si realistický odhad, koľko všetko bude stáť.
- Môžete požiadať o prezretie si rozpočtov z predchádzajúceho roka, aby ste pochopili, z čoho by mali pozostávať tie vaše.
- 5Vybavujte sťažnosti a komentáre zákazníkov. Ak dôjde k vážnej sťažnosti zákazníka, bude pravdepodobne potrebné ju vyriešiť. Keď dostanete spätnú väzbu od klientov, je tiež dôležité, aby ste ich oznámili ostatným oddeleniam vo vašej kancelárii, aby mohli zodpovedajúcim spôsobom upraviť svoje operácie. Ak uvidíte opakujúcu sa sťažnosť, viete, že ide o bežný problém, ktorý si možno bude vyžadovať ďalšie kroky, napríklad zmenu spôsobu konania.
- 6Vytvorte núdzové postupy a postupujte podľa predpisov. Ďalším spôsobom, ako zaistiť bezpečnosť kancelárie, je zabezpečiť, aby všetko bolo v poriadku a aby vo vašej kancelárii neexistovali žiadne zdravotné alebo bezpečnostné riziká. Ak neexistujú núdzové postupy pre prípad núdze, ako je požiar alebo povodeň, mali by ste ich vyvinúť v spolupráci s vedením. Môže vás tiež poveriť školením zamestnancov, ako evakuovať budovu a zostať v bezpečí v prípade takejto núdze.
Môže byť tiež vašou povinnosťou ako vedúceho kancelárie vyškoliť nových zamestnancov a nechať ich aklimatizovať sa do kancelárie.
2. časť zo 4: budovanie užitočných schopností
- 1Rozvíjajte hviezdnu komunikáciu. Ak chcete byť dobrým manažérom kancelárie, musíte vo svojej kancelárii rozvíjať jasnú a stručnú písomnú a verbálnu komunikáciu. Ako vodca vás ľudia budú hľadať, aby ste nastavili štandardy v komunikácii. Uistite sa, že všetky vaše príkazy sú jasné a pri poskytovaní pokynov ľuďom sa snažte byť čo najpodrobnejší.
- Dobrá komunikácia znamená tiež byť v e-mailoch jasná a stručná. Nepoužívajte skratky a buďte podrobní vo svojich e-mailoch.
- Nesprávna komunikácia medzi zamestnancami môže spôsobiť chaos a poškodiť produktivitu vašich kancelárií. Zakročte, keď majú zamestnanci nezhody, a problém vyriešte.
- 2Vedieť sa prispôsobiť a vykonávať viac úloh naraz. Byť agilný a zameraný na cieľ vám pomôže ako vedúci kancelárie. Často pracujete s viacerými oddeleniami a môžete prispieť do viac ako jedného projektu naraz. Prejdite s údermi a buďte pripravení na riešenie problémov, na ktoré môže váš tím naraziť. Ako vedúci kancelárie budete musieť svoj tím priviesť ku konečnému cieľu, čo znamená riešenie akýchkoľvek neočakávaných problémov, ktoré by mohli vzniknúť.
- Nenechajte sa zmiasť a frustrovať, pretože to nastaví náladu pre zvyšok kancelárie.
- Narábajte s jednou vecou a riešte problémy hneď, ako prídu.
- 3Buďte organizovaní. Je dôležité, aby všetky projekty, ktorých sa zúčastňujete, boli oddelené a organizované, pretože sa s najväčšou pravdepodobnosťou zúčastníte viacerých projektov súčasne. Ako manažér sa ľudia budú spoliehať na to, že budete správne archivovať informácie a spravovať ich spôsobom, ktorý je transparentný pre ostatných ľudí pracujúcich na projekte. Uchovávajte si dobré záznamy, zaznamenávajte všetko, čo môžete, zaznamenajte si zoznam toho, čo musíte urobiť, a zabezpečte, aby mali vaši zamestnanci prístup k potrebným informáciám.
- Každý projekt by mal mať vyhradený priečinok a niekedy obsahovať podpriečinky, aby ste mohli rýchlo a ľahko získať prístup k informáciám.
- 4Zachovajte pokojný a pozitívny prístup. Dobrý manažér kancelárie je pod tlakom pokojný a pre svojich zamestnancov v kancelárii je neustále zdrojom motivácie. Čím volatilnejší bude váš štýl riadenia, tým chaotickejšia bude kancelária. Pokiaľ ide o vašich zamestnancov a klientov, držte sa profesionálneho správania a buďte tu pre zamestnancov, ktorí potrebujú pomoc alebo motiváciu.
Ako vedúci kancelárie ste zodpovedný za čistotu a bezpečnosť kancelárie a svojich zamestnancov.
Časť 3 zo 4: získanie správneho vzdelania a skúseností
- 1Vyštudujte strednú školu alebo si urobte GED. Pozície vedúcich kancelárie zvyčajne vyžadujú minimálne stredoškolské vzdelanie alebo GED. Ak chcete byť vedúcim kancelárie, uistite sa, že ste najskôr absolvovali strednú školu alebo aby ste absolvovali kurz zameraný na získanie GED.
- 2Dosiahnite vyšší stupeň. Ak chcete zvýšiť šance na zváženie, vynikne vás pridružený alebo bakalársky titul v odbore obchodná administratíva. Ak chcete byť kancelárskym manažérom vo vysoko špecializovanom alebo technickom priemysle, bakalársky alebo magisterský titul v tomto odbore výrazne zvýši vaše šance na získanie zamestnania.
- 3Získajte skúsenosti s prácou v kancelárii. Mnoho vedúcich kancelárií začína ako administratívni alebo kancelárski asistenti. Ak chcete zvýšiť svoje šance na pristátie v kancelárii vedúceho kancelárie, skúste získať skúsenosti s objednávaním spotrebného materiálu, asistenciou iným správcom kancelárie, zákazníckym servisom, údržbou zariadení alebo riadením tímu. Tieto zručnosti sa prenesú do role manažéra kancelárie.
Ak chcete byť dobrým manažérom kancelárie, musíte vo svojej kancelárii rozvíjať jasnú a stručnú písomnú a verbálnu komunikáciu.
Časť 4 zo 4: Získanie práce
- 1Poraďte sa so svojím personálnym oddelením a povýšte na kancelárskeho manažéra. Ak už pracujete v kancelárii a je tu voľné miesto na pozícii vedúceho kancelárie, mali by ste si naplánovať stretnutie s HR a zistiť, či sa o miesto môžete uchádzať. Niektoré spoločnosti by najradšej interne najímali kancelárskych manažérov, a to môže byť príležitosť, ktorú potrebujete, aby ste dostali nohu do dverí.
- 2Vyhľadajte online voľné pracovné miesta. Prezrite si populárne pracovné ponuky a vyhľadajte pozície vedúcich kancelárií. Pokúste sa nájsť pozície v odvetviach, v ktorých už máte skúsenosti, aby ste maximalizovali šance na získanie zamestnania.
- 3Odošlite žiadosť a pokračujte. Váš životopis by mal zdôrazňovať všetky vaše profesionálne zručnosti a všetky technické, organizačné alebo administratívne schopnosti, ktoré vlastníte. Skúsenosti s údržbou kancelárskeho vybavenia, ako sú databázové systémy, počítače, tlačiarne a telefóny, prídu vhod.
- Analytické, finančné, organizačné a riadiace schopnosti sú prospešné aj pre manažéra kancelárie.
- Spomeňte si na časy, keď ste museli organizovať a riadiť ľudí v školských projektoch, ak nemáte profesionálne skúsenosti.
- 4Choďte na pohovory. Pri pohovore sa vás pravdepodobne spýtajú na riešenie vašich konfliktov, organizačné a finančné schopnosti. Buďte pripravení odpovedať na všetky príslušné otázky, ktoré by vám mohli hodiť do cesty, a zdôraznite svoje administratívne znalosti a schopnosti.
- Ak robíte pohovor pre vedúceho kancelárie vo vysoko technickej oblasti, ako je medicína alebo strojárstvo, buďte pripravení odpovedať na všetky technické otázky, ktoré vám môžu byť hodené.
Prečítajte si tiež: Ako zariadiť novú kanceláriu?
Otázky a odpovede
- Môžem uviesť príklad rozdelenia povinností?Osoba, ktorá požaduje nákup tovaru alebo služieb, by nemala byť osobou, ktorá nákup schvaľuje.
- Som nový vedúci kancelárie. Predchádzajúci manažér bol všetkým najlepším priateľom, takže ma nemajú radi a nechcú spolupracovať. Ako ich môžem získať?Len choď príkladom. Je pochopiteľné, že môžu existovať určité počiatočné predsudky, pretože ste novým zamestnancom, ale pokiaľ sa stanete dobrým manažérom kancelárie, časom sa to opotrebuje.
- Ako môžem prijať nové pravidlá s vedomím, že všetci sú zvyknutí robiť to starým spôsobom?Pochopte tieto pravidlá a implementujte ich tak, aby zamestnanci pochopili, že pravidlá slúžia na ich zlepšenie.
- Ako môžem dobre komunikovať?Buď milý. Hovorte s ostatnými s úctou. Vyslovte svoje slová a komunikujte sebavedome.
Komentáre (3)
- Bolo to naozaj pekné, milujem to.
- Je pre mňa veľmi užitočné, ako sa zlepšiť v tom, že som vodcom, a ako udržať projekt v záujme dlhodobej udržateľnosti.
- Tento článok veľmi pomohol rozšíriť moje vedomosti o manipulácii s kancelárskymi prácami. Ďakujem veľmi pekne.
