Ako efektívne podávať katalógy od potenciálnych dodávateľov?

Odstráňte všetky nepotrebné katalógy.

• Odhoďte staršie kópie akýchkoľvek duplikátov.
• Vyhoďte všetko, čo je pre vaše podnikanie irelevantné. Ak viete, že vaša firma nakupuje kompletnú elektroniku a počítače, možno nikdy nebudete musieť objednať jeden odpor. Ak nemáte továrenskú podlahu na údržbu, nepotrebujete na ňu podlahový tmel.
• Vyhoďte všetku predajnú literatúru, ktorá má viac lesku ako obsahu. Z tej lesklej brožúry, ktorá hovorí o tom, aká je to skvelá spoločnosť, si nemôžete nič objednať, takže si to nenechajte.

Spolupracujte s oddelením nákupu a s kýmkoľvek, kto špecifikuje materiál na nákup (strojárstvo, manažment atď.), Aby vytvorili schválený zoznam dodávateľov. Ide o spoločnosti alebo predajcov, ktorí sú ústrednými prvkami vášho podnikania. Ak už máte databázu nákupov alebo dokonca hromadu starých nákupných požiadaviek, pozrite sa späť na ňu. Dodávatelia, ktorých vaša firma používa zriedka alebo nikdy, a všetci dodávatelia, ktorí spôsobili problémy (neskoré dodanie, nadmerné poplatky), by mali byť na zozname iba vtedy, ak dodajú niečo, čo potrebujete, ale inde sa nedostanú.

• Pri opätovnom objednávaní od každého dodávateľa upresnite a pridajte kontaktné údaje do svojej databázy.
• Na ďalší zber zbierky použite zoznam schválených dodávateľov. Ak si myslíte, že potrebujete viesť katalóg, opýtajte sa, či spoločnosť, ktorá ho odoslala, patrí do zoznamu.

Katalogy, ktoré si plánujete ponechať, označte dátumom a ak ich použijete, poznačte si ich (možno vnútri predného obalu).

Zbierku pravidelne čistite a odstraňujte všetko, čo ste dlho nepoužívali, a všetko, čo je tak zastarané a nesprávne.

Zvyšku si vyhraďte priestor. Vyložte knižnicu alebo kartotéku.

Konsolidovať. Každej osobe môže pomôcť, ak má kópiu katalógov, ktoré sa používajú veľmi často. Mohlo by celé oddelenie zdieľať poličku v štýle knižnice?

• Katalógy môžu byť ťažké, preto si vyberte pevnú poličku.

Vyberte schému podávania a choďte na jednoduchosť. Abecedne podľa výrobcu alebo dodávateľa pravdepodobne nie je zlá voľba, pretože existuje iba jeden spôsob, ako ich usporiadať. Pre väčšiu zbierku možno budete chcieť rozdeliť katalógy do širších kategórií (napríklad kancelárske potreby verzus diely pre vaše výrobky). Poličky označte štítkom podľa toho, čo sú tieto kategórie, aby ste vy a vaši spolupracovníci nemuseli hádať, kam ich vrátiť.

Upratujte knižnicu príležitostne, najmä ak ju používa niekoľko ľudí.