Ako v telefóne znieť profesionálne?
Dôležitým prvkom profesionálneho telefonovania je istota a sebadôvera.
Profesionálny zvuk v telefóne je mimoriadne dôležitý z rôznych dôvodov. Je obzvlášť dôležité, ak sa veľká časť vašej firmy realizuje cez telefón. V tomto prípade je nevyhnutné, aby ste si vedeli udržať profesionalitu, pretože bude dávať dobrý dojem o vašich schopnostiach a schopnostiach. Na to, aby ste si zachovali profesionalitu, však musíte byť pripravení a vyleštení. Našťastie však s trochou praxe a časom budete môcť podniknúť kroky k udržaniu profesionality v telefóne.
Časť 1 z 3: vytvorenie obrysu
- 1Napíšte krátky náčrt svojich úvodných komentárov. Nie je nič profesionálnejšie ako niekto, kto vie, čo chce povedať a ako to povedať. Ak viete, čo chcete povedať, osoba, s ktorou hovoríte, sa uvoľní a bude mať pocit, že ste skutočným profesionálom.
- Ak telefonujete s predajom, skriptujte svoje predajné miesto. Ak sa pohybujete v oblasti informačných technológií, môžete povedať niečo ako: „Hovorím o počítačovom systéme, na ktorý ste sa pýtali. Je to veľmi populárny systém a bude zodpovedať potrebám vášho podnikania.“
- Napíšte niekoľko záverečných vyhlásení a pozdrav. Napríklad: „Bolo skvelé hovoriť s tebou, Andrew. Dúfam, že sa s tebou o tom porozprávam v budúcnosti. Prajem vám príjemný deň.“
- 2Načrtnite rôzne možnosti, kam bude vaša konverzácia smerovať. Skúmanie niektorých alternatív, kam môže konverzácia smerovať, vám pomôže byť pripravení na každú príležitosť. V dôsledku toho by ste mali načrtnúť najpravdepodobnejšie možnosti, ako bude konverzácia pokračovať.
- Buďte pripravení na všetky otázky, ktoré by vám osoba mohla položiť.
- Ak telefonujete s predajom, načrtnite rôzne možnosti, ako na vás potenciálny zákazník môže reagovať negatívne. Zahrňte napríklad komentáre o tom, ako môže produkt uľahčiť zákazníkovi život.
- Ak sa pri vašich hovoroch často vyskytuje problém s nákladmi, uistite sa, že načrtnete niekoľko spôsobov, ako vysvetliť náklady a ako si zákazník môže váš produkt dovoliť.
- 3Vo svojom skripte použite odrážky. Uistite sa, že akýkoľvek skript, ktorý vytvoríte, je väčšinou vo formáte s odrážkami. Aj keď možno budete chcieť napísať prvých pár vyhlásení a záverečné vyhlásenia, väčšina by mala byť krátka a ľahko čitateľná. Pripomeňte si, čo je súčasťou celého skriptu.
- Ak si chcete pripomenúť prehlásenie o odmietnutí zodpovednosti, napíšte „Vyhlásenie o odmietnutí zodpovednosti“.
- Ak si chcete pripomenúť, že hovoríte o nákladoch na produkt, napíšte „Hovorte o nákladoch“.
Pri telefonovaní v profesionálnom prostredí by ste mali používať uvoľnený a priateľský tón.
Časť 2 z 3: telefonovanie
- 1Zopakujte dôležité body, ktoré hovorí osoba, s ktorou sa rozprávate. Kedykoľvek budete mať príležitosť, overte si, čo hovorí osoba, s ktorou hovoríte, tým, že tieto myšlienky preformulujete rôznymi slovami. Týmto spôsobom dáte osobe vedieť, že počúvate a že rozumiete tomu, čo hovorí. To, čo hovoria, posilníte aj vo svojej vlastnej mysli.
- Nikdy neopakujte, čo daná osoba povedala presnými slovami.
- Opravte body a zopakujte ich neskôr.
- 2Pri telefonovaní používajte uvoľnený a priateľský tón. Pri telefonovaní v profesionálnom prostredí by ste mali používať uvoľnený a priateľský tón. To je dôležité, pretože chcete osobu, s ktorou hovoríte, upokojiť. Ak použijete viac stresovaný alebo rozrušený tón, budú cítiť vašu nervozitu a môžu spochybňovať vašu profesionalitu.
- Zosúlaďte svoj tón hlasu s tónom klienta alebo potenciálneho klienta, s ktorým hovoríte. Ak napríklad klient hovorí pomaly a metodicky, kvalifikovaná telefónna technika by urobila to isté.
- 3Používajte slová, ktoré iba poznáte. Pri telefonovaní v profesionálnom kontexte používajte iba slová, ktoré poznáte a ktorým rozumiete. Uistenie sa, že ovládate svoju slovnú zásobu, vám pomôže udržať si profesionálne správanie.
- Nepoužívajte slová, ktoré nepoznáte, aby ste zneli inteligentnejšie. Ak sa vám ťažko vyslovujú slová, môže sa to obrátiť.
- Uistite sa, že svoje slová vyslovíte.
- Ak si chcete zlepšiť slovnú zásobu, urobte to v bežnejšej situácii, keď si môžete dovoliť robiť chyby.
- 4Vyvarujte sa vyrušovania osoby v telefóne. Vždy by ste sa mali zdržať prerušovania ľudí pri každom rozhovore s osobou v profesionálnom alebo sociálnom prostredí. Prerušenie ľudí signalizuje neúctu a neprofesionalizmus.
- Pred odpoveďou vždy počkajte, kým osoba, s ktorou hovoríte, neskončí.
- Ak sa bojíte, že zabudnete na odpoveď, napíšte si ju do poznámkového bloku a odkazujte na ňu, keď osoba skončí rozprávanie.
- Ak potrebujete prerušiť hovor alebo povedať niečo relevantné, urobte si prestávku, do ktorej môžete slušne skočiť, akonáhle dáte osobe dostatok času na rozhovor.
- 5Hovorte s istotou a asertivitou. Dôležitým prvkom profesionálneho telefonovania je rozprávanie s istotou a asertivitou. Ak nebudete pôsobiť dojmom, že ste si istí tým, čo poznáte, osoba, s ktorou sa rozprávate, nebude mať istotu, že ste profesionál.
- Nič nehovorte ani neodporúčajte, pokiaľ si nie ste istí, že robíte správne odporúčanie. Ak máte pochybnosti, povedzte im, že sa vám ozvú.
- Vyhnite sa komentárom ako „hádam“ alebo „možno je to pravda“.
- Nevytvárajte komentáre, ktoré by danej osobe dali vedieť, že ste na konverzáciu nedostatočne pripravení. Nehovorte napríklad veci ako „dobre, nebol som na to školený“, „to je viac ako moje platové ohodnotenie“ alebo niečo podobné.
Pri telefonovaní v profesionálnom kontexte používajte iba slová, ktoré poznáte a ktorým rozumiete. - 6Pokiaľ je to možné, postavte sa, kým telefonujete. Aj keď to môže znieť čudne, vstávanie pri telefonovaní zohráva dôležitú mentálnu úlohu pri sprostredkovaní profesionality. Postavením sa vysielate signál sebe samému, že musíte byť pripravení a aktívni na zodpovedanie akýchkoľvek otázok alebo obáv osoby, s ktorou hovoríte.
- Vstávanie môže vášmu hlasu dodať energiu.
- Tým, že sa postavíte, vytvoríte mentálny východ pre akúkoľvek nervovú energiu, ktorú môžete mať.
- 7Pri telefóne sa usmievajte. Skúste sa usmiať, keď s niekým hovoríte. To vám môže pomôcť rozjasniť charakter vášho hlasu a budete sa cítiť veselší. Nakoniec, aj keď váš úsmev nie je sprostredkovaný osobe po telefóne, pomôže vám to mentálne sa pripraviť na konverzáciu.
- Skúste uvoľnený úsmev.
- Nedovoľte, aby vás úsmev rušil pri počúvaní konverzácie. Skúste sa pomaly trénovať a usmievať sa. Časom si to zvnútorníte.
- 8Vyhnite sa rušeniu, keď telefonujete. Bez ohľadu na prostredie na pracovisku musíte minimalizovať možnosť rušenia pri telefonovaní. Obmedzením rušenia sa budete môcť sústrediť a preukážete profesionalitu osobe, s ktorou hovoríte.
- Ak môžete, zatvorte dvere svojej kancelárie.
- Dajte ostatným vedieť, že práve telefonujete.
- Vypnite rádio, televíziu alebo iný zdroj hluku.
- Zatvorte svoj e -mail a vypnite Facebook.
Časť 3 z 3: Príprava na rozhovor po telefóne
- 1Pracujte na svojom sebavedomí. Asi najdôležitejším mentálnym aspektom znenia profesionála je dôvera v seba samého. Bez dôvery budete znieť ako nováčik. Ak pôsobíte ako nováčik, osoba, s ktorou hovoríte, s vami nechce obchodovať.
- Verte v seba ako odborník aj ako profesionál.
- Pamätajte si, že keď chcete pôsobiť sebavedomo, nechcete byť prehnane sebavedomí ani povýšeneckí. Spoznajte svoje limity. Navyše viete, čo viete a čo neviete.
- 2Pripravte si všetky potrebné zásoby. Jeden z najlepších spôsobov, ako sa pripraviť na profesionálny hovor, je zhromaždiť všetok potrebný materiál, kým budete telefonovať. Keď si dopredu vybavíte zásoby, budete pripravení na najrôznejšie problémy alebo možnosti, s ktorými sa pri telefonovaní stretnete.
- Uistite sa, že máte ihneď k dispozícii papier a pracovné pero a používajte ich. Nechcete, aby osoba v telefóne opakovala informácie, pretože ste si nebrali na vedomie niektoré detaily.
- Nechajte počítač naštartovaný a pripravený na prístup. V závislosti od vášho podnikania bude možno potrebné získať prístup k určitým informáciám. Nie je nič menej profesionálne ako niekto, kto nemá informácie na dosah ruky.
- Nastavte všetky súbory alebo ďalšie informácie súvisiace s hovorom. Ak hovoríte s niekým, s kým ste sa už stretli, pravdepodobne budete mať informácie o nich. Nastavte to pomocou telefónu.
Aj keď to môže znieť čudne, vstávanie pri telefonovaní zohráva dôležitú duševnú úlohu pri sprostredkovaní profesionality. - 3Precvičte si pozdrav. Ak chcete znieť profesionálne, budete si musieť tiež precvičiť pozdrav, kým nevyznie úplne prirodzene. Prirodzený a profesionálny pozdrav uvoľní osobu, s ktorou sa rozprávate, a signalizuje, že viete, čo robíte.
- Uistite sa, že nie je dlhotrvajúci a neúprimný. Skúste niečo krátke a stručné, napríklad: „Dobrý deň. Volám sa John a volám vám v súvislosti s vyšetrovaním našich služieb.“
- Možno budete chcieť nahrať seba a prehrať to, aby ste sa presvedčili, že ste so spôsobom, akým to znie, spokojní.
- 4Poznáte svoj produkt alebo firmu. Okrem toho, že máte pripravený skript na vedenie konverzácie, musíte dobre poznať aj svoj produkt alebo firmu. Keď poznáte svoj produkt alebo firmu, vystupujete ako odborník a profesionál.
- Buďte pripravení odpovedať na bežné problémy.
- Ak predávate, uistite sa, že poznáte všetky dôležité detaily súvisiace s tovarom alebo službami, ktoré predávate.
- Ak ste v zákazníckom servise, uistite sa, že ste oboznámení so svojimi zodpovednosťami, bežnými problémami a produktom, pre ktorý budete poskytovať služby.
Prečítajte si tiež: Ako sa ospravedlniť svojmu najlepšiemu priateľovi?
Komentáre (1)
- Pracujem v call centre. Pomáha pri chladných hovoroch.
Súvisiace články
