Ako sa vyhnúť hraniu telefónnej značky v práci?
Zistite, či sú ostatní k dispozícii na telefonovanie v konkrétnych časoch, a kontaktujte ich počas tejto doby.
Značka na telefóne znie ako zábavná hra, ale nie je to tak, najmä keď potrebujete niekomu zavolať ohľadom svojej práce. Ak druhá osoba nie je pri stole, keď voláte, a vy nie ste pri stole, keď volá späť, atď., Môže to byť veľmi frustrujúce a škodlivé pre produktivitu. Niekedy môže trvať niekoľko dní, kým sa dokážete porozprávať s druhým človekom a medzitým možno nebudete môcť dokončiť svoju prácu.
Metóda 1 z 3: Telefonovanie v najlepších časoch
- 1Vyhnite sa telefonovaniu v nevhodných časoch. Začiatok pracovného dňa, tesne pred obedom alebo tesne po obede alebo na konci dňa sú okamihy, kedy je zamestnanec kancelárie najpravdepodobnejšie mimo svojho stolu alebo sa zaujíma o iné veci. Dajte jej šancu usadiť sa po príchode do kancelárie a nesnažte sa ju chytiť, keď sa snaží zabaliť prácu a odísť.
- 2Volajte na rôzne časy. Ak nedostanete odpoveď, nevolajte opakovane v rovnakú dennú dobu. Aj keď je to čas, ktorý ste si vyhradili na telefonáty, rešpektujte toho druhého a volajte inokedy počas dňa.
- 3Požiadajte o najvhodnejší čas na telefonovanie. Ak zanecháte správu alebo prichytíte osobu pri odchode, opýtajte sa, kedy môžete zavolať späť vo vhodnejší čas. Budete prekvapení, koľko ľudí si vyhradí konkrétne časy na telefónne hovory každý deň.
Pravdepodobne je rovnako frustrovaná z hrania telefónnych značiek ako vy. - 4Dajte osobe konkrétny čas hovoru. Uistite sa, že ste v tom čase pri stole. Pravdepodobne je rovnako frustrovaná z hrania telefónnych značiek ako vy. Ak preukážete, že budete k dispozícii v uvedenom čase, bude vyzývaná, aby vám v tom čase zavolala.
- 5Dohodnite si predpokladaný termín vo svojej hlasovej schránke. Povedzte osobe, ktorú chcete kontaktovať, že sa vám v konkrétny čas ozve. To jej dáva možnosť usporiadať si rozvrh, aby bola k dispozícii, keď zavoláte späť.
- 6Každý deň si vyhraďte časové bloky na telefonovanie. Ak nie ste „telefón“, je to v poriadku. Vyhraďte si hodinu alebo dve každý deň na prijímanie a vracanie telefónnych hovorov. Buďte počas tejto doby k dispozícii tak často, ako je to možné, aby vaši spolupracovníci vedeli, kedy vás môžu dosiahnuť. Zistite, či sú ostatní k dispozícii na telefonovanie v konkrétnych časoch, a kontaktujte ich počas tejto doby.
- 7Zvážte používanie internetu, aby ste zistili, kedy je druhá osoba pri stole. Ak je prihlásená do celopodnikového systému okamžitých správ alebo telefónneho systému, možno budete vedieť, kedy je pri stole. Tieto služby môžete použiť aj na odoslanie rýchlej textovej správy s otázkou, či je k dispozícii na telefonovanie.
Metóda 2 z 3: Zanechanie správ, ktoré dostanú odpovede
- 1Zanechajte správu. Pred odoslaním správy s asistentom sa opýtajte, či je to najlepší spôsob, ako sa dostať do kontaktu. Niektorí ľudia by sa najradšej dotýkali základne s asistentom, ale iní si radšej vypočujú hlasovú schránku. Zanechajte správu pomocou preferovanej metódy druhej osoby.
Značka na telefóne znie ako zábavná hra, ale nie je to tak, najmä keď potrebujete niekomu zavolať ohľadom svojej práce. - 2Uveďte svoje meno a telefónne číslo. Zahrnutím týchto informácií do každej správy zaistíte, že si ho druhá osoba nebude musieť vyhľadať, kým vám zavolá späť. Do správy zadajte svoje meno a číslo najmenej dvakrát. Ak vás daný človek nepozná osobne, napíšte svoje meno, aby ste si boli istí, že vie, kto ho volal.
- 3Hovor pomaly a zreteľne. Niektoré hlasové správy skomplikujú správy a nechcete nechať ujsť príležitosť porozprávať sa len preto, že vaša správa bola nepochopená. Zopakujte všetky dôležité informácie, aby ste sa uistili, že ich dostane osoba, ktorú kontaktujete.
- 4Uveďte odhadovaný čas hovoru. Ak nevedia, ako dlho bude hovor trvať, ľudia sa začnú telefonátu báť. Do správy zahrňte odhadovaný čas hovoru. Hlavne sa toho držte. Nepýtajte sa desať minút a trvať hodinu. Zaistite, aby bol váš odhad presný.
- Skúste povedať niečo ako: „Potrebujem 10 minút vášho času“.
- Požiadajte o určitý čas: „Kedy môžeme naplánovať 15 minút na prediskutovanie nášho projektu?“
- Vezmite do úvahy rozvrh druhej osoby: „Môžete si vyhradiť tridsať minút na to, aby ste sa o tom porozprávali?“
- 5Ponúknite „agendu“ hovoru. Ak existujú konkrétne otázky alebo témy, na ktoré je potrebné odpovedať počas hovoru, pošlite ich e -mailom alebo pošlite SMS vopred svojmu spolupracovníkovi. Vďaka tomu sa bude cítiť lepšie pripravená na konverzáciu a udrží dĺžku hovoru krátku.
- 6Povedzte osobe, ako rýchlo potrebujete informácie. Nepredpokladajte, že vaši spolupracovníci poznajú vaše termíny. Dajte osobe, ktorej voláte, vedieť: „Tieto informácie potrebujem na dokončenie projektu do piatku 17.“.
To, že dávate prednosť telefonovaniu, neznamená, že osoba, s ktorou sa chcete skontaktovať, má rovnaké preferencie.
Metóda 3 z 3: zmena spôsobu kontaktu
- 1Pozvite druhú osobu, aby zanechala informácie vo vašej hlasovej schránke. Vo svojej správe pre ňu buďte konkrétni, čo potrebujete a kedy, a nie iba hovorte: „Zavolajte mi“. Váš kolega tak môže nechať informácie vo vašej hlasovej schránke, ak nebudú mať čas hovoriť, keď budete k dispozícii.
- 2Kontaktujte osobu namiesto toho prostredníctvom e -mailu alebo okamžitej správy. Ak ste urobili všetko, čo je v jeho silách, aby ste mu mohli bez telefonátu zavolať a porozprávať sa s ním, je načase zmeniť spôsob kontaktu. Niektorí ľudia jednoducho nevracajú telefónne hovory. Zmeňte svoj kontaktný spôsob tak, aby vyhovoval osobe, s ktorou sa chcete porozprávať.
- Mileniáli počúvajú svoje hlasové správy iba 39% času a odpovedajú na ne 9% času. Spoznajte svoje publikum a prejdite na textové správy alebo e -maily.
- Ak skutočne potrebujete hovoriť s niekým, s kým sa nemôžete spojiť s telefónom, prepnite zariadenia na e -mail, textovú správu alebo okamžitú správu a požiadajte ho, aby vám zavolal.
- 3Požiadajte osobu o preferovaný spôsob kontaktu. To, že dávate prednosť telefonovaniu, neznamená, že osoba, s ktorou sa chcete skontaktovať, má rovnaké preferencie. Namiesto toho, aby ste sa pýtali na telefónny čas, sa opýtajte, ako by bola radšej, keby ste ju kontaktovali, a rešpektujte jej priania.
Prečítajte si tiež: Ako sa znova stať priateľom s niekým, kto ťa zradil?
