Ako napísať spätnú väzbu?

Ak chcete napísať spätnú väzbu, začnite poskytovaním pozitívnej spätnej väzby, aby ste zmiernili nadchádzajúcu kritiku.

Spätná väzba je zásadná pre to, aby pomohla zamestnancom alebo študentom zlepšiť sa. Spätná väzba je nielen dôležitá, ale je to aj požiadavka na väčšine pracovísk a tried. To platí najmä vtedy, ak pod vami pracujú zamestnanci alebo máte na starosti vyučovanie ostatných. Keďže stále viac zamestnancov pracuje na diaľku a pracuje na diaľku, písanie spätnej väzby v e -mailoch je obzvlášť dôležité. Ak dohliadate na ostatných zamestnancov, môžete nám napísať spätnú väzbu pri kontrole výkonnosti. Ak ste učiteľ, budete často musieť svojim študentom poskytnúť spätnú väzbu.

Metóda 1 z 3: Písanie spätnej väzby zamestnancom v e -maile

1
Uznajte svoj dôvod na odoslanie e -mailu. Môžete to urobiť v riadku predmetu alebo v e -maile. Často je najlepšie, ak dáte osobe vedieť do predmetu, aby vedel, čo môže od e -mailu očakávať.
- Predmet urobte „Spätná väzba k návrhu projektu - skvelý štart!“
2
Otvorte priateľskou poznámkou. To osobe ukáže, že dávate spätnú väzbu priateľským, a nie kritickým tónom. Zvýši sa tým pravdepodobnosť, že príjemca prečíta vaše slová ako konštruktívne.
- Napíšte vetu ako: „Dúfam, že máš skvelý týždeň!“
3
Uznajte prácu, ktorú daný človek vykonal. Je pravdepodobné, že osoba, ktorá dostáva spätnú väzbu, si už dala veľa práce s tým, čo hodnotíte. Spomeňte to vopred a dajte im vedieť, že poznáte ich úsilie.
- Dalo by sa povedať niečo ako: „Ďakujem za prácu, ktorú ste doteraz vynaložili na tento návrh. Máte tu toho veľa.“
4
Najprv dajte pozitívnu spätnú väzbu. Povedať osobe, čo robí správne, zmierni nadchádzajúcu kritiku. Buďte úprimní, ale snažte sa nájsť niečo pozitívne. Môžete sa zamerať buď na súčasnú úlohu, alebo na minulé pracovné úsilie.
- Povedzte: „Toto je ďalší silný návrh. Dali ste dohromady úžasný súbor cieľov a vo vašej metodológii vidím veľký pokrok.“
5
Frázovú negatívnu spätnú väzbu formulujte ako radu. Aj keď môže byť efektívnejšie vymenovať potrebné zmeny, môže to byť pre príjemcu ťažké čítať a môže ich to odrádzať. Namiesto toho ho zarámujte ako zmeny, ktoré by ste vykonali.
- Môžete napísať: „Vymenil by som sekcie 1 a 2 a potom sekciu 3 rozšíril tak, aby zahŕňala rozpočet“ alebo „Zrušil by som druhý odsek, ale potom by som na koniec sekcie pridal prehľad prebiehajúcich projektov.“
Ak chcete získať ďalšie tipy vrátane toho, ako napísať spätnú väzbu na kontrolu výkonnosti, čítajte ďalej!
6
Vysvetlite svoju negatívnu spätnú väzbu. Povedzte osobe, kde má problémy, a v prípade potreby objasnite, prečo je to problém. Ak je kritika spôsobená zmenou očakávaní alebo smerovania, povedzte im to a upresnite, prečo bola zmena vykonaná.
- Povedzte niečo ako: „Robíme celopodnikový prechod k podrobnejším návrhom, takže v niekoľkých častiach budeme potrebovať určité rozšírenie. Načrtol som, kde potrebujeme viac informácií.“
- Ak sa vaša spätná väzba týka správania, ktoré osoba robí, vždy poskytnite príklady toho, čo máte na mysli. Ak napríklad riešite neprofesionálne oblečenie na stretnutiach klientov, mali by ste uviesť príklady toho, čo urobili zle. Môžete povedať: „Keď sme sa naposledy stretli s klientom, nosili ste žabky a čas predtým, ako ste mali tričko. Tento typ neformálnych šiat nevyjadruje profesionálny imidž, akým chceme reprezentovať našu spoločnosť.“
7
Špecifikujte, ako môžu problémy vyriešiť. Vaša spätná väzba pravdepodobne nebude nápomocná bez spôsobov, akými môžu problémy vyriešiť. V závislosti od predmetu spätnej väzby to môže byť čokoľvek od zoznamu konkrétnych opráv až po všeobecný kontrolný zoznam vecí, na ktoré je potrebné zacieliť.
- Môžete poskytnúť príklady spôsobov, ktorými môžu problémy vyriešiť. Je to skvelá voľba, keď máte na mysli konkrétnu opravu. Môžete povedať: „Pri ďalšej prezentácii sa držte neutrálnych farieb a vyhýbajte sa používaniu prechodov. Keďže sa týchto stretnutí zúčastňujú klienti, nemali by ste používať ani používanie hovorenia spoločnosti.“
- Prípadne im môžete položiť otázky, ktoré im pomôžu vymyslieť spôsoby, ako ich opraviť. Táto možnosť je skvelým spôsobom, ako riešiť problémy, ktoré by mohli mať viacero prijateľných riešení. Napríklad: „Aké sú niektoré spôsoby, ktorými by ste mohli v budúcnosti zlepšiť dokumentáciu?“ alebo „Aké zmeny plánujete implementovať vo svojej ďalšej prezentácii?“
8
Pripomeňte im všetky dôsledky, ktoré môžu nastať. Niektoré pracovné problémy môžu poškodiť organizáciu a zamestnancovi by to malo byť povedané. Mnohokrát to má málo dôsledkov, ale niekedy môžete kvôli nedostatkom zamestnanca stratiť klientov alebo poskytovať menej efektívne zákaznícke služby. V závislosti od situácie môžu mať dôsledky aj zamestnanci, ak sa nevykonajú zmeny. V prípade problémov dajte zamestnancovi vedieť.
- Povedzte im napríklad o obavách, že by vaša firma mohla prísť o klientov kvôli chybám v papierovaní.
- Prípadne im dajte vedieť, či by mohli prestať pracovať na novom projekte, ak nevylepšia svoje dokumentačné úsilie.
9
Končite ponukou na objasnenie a vysvetlenie vašej spätnej väzby. Je to priateľský spôsob, ako ukončiť e -mail a dať osobe vedieť, že ste v jeho rohu. Navyše sa bude cítiť príjemne, ak požiada o objasnenie, ak ste niečo predstavili spôsobom, ktorému nerozumeli.
- Napíšte vetu ako: „Ak máte ďalšie otázky alebo potrebujete objasnenie problému, dajte nám vedieť.“

Metóda 2 z 3: písanie spätnej väzby v prehľade výkonnosti

1
Stanovte si cieľ kontroly výkonnosti. Preto robíte hodnotenie. Poznanie vášho cieľa vám môže pomôcť lepšie formulovať spätnú väzbu a pomôže vášmu zamestnancovi vedieť, čo môže očakávať.
- Zameriavate sa napríklad na zlepšovanie zamestnancov? Robíte celopodnikové hodnotenie, aby ste zistili, z akého druhu profesionálneho rozvoja by mala vaša spoločnosť najväčší prospech? Vykonávate štvrťročnú kontrolu?
- Keď im poskytnete spätnú väzbu, povedzte zamestnancovi cieľ. Dalo by sa povedať: „Spoločnosť plánuje ponúkať relácie profesionálneho rozvoja na základe potrieb zamestnancov, preto pre každého zamestnanca robím hodnotenia výkonnosti.“
2
Prečítajte si spätnú väzbu, ktorú im predtým poskytli. To môže zahŕňať spätnú väzbu z predchádzajúceho preskúmania, ako aj neformálnu spätnú väzbu poskytnutú počas hodnotiaceho obdobia. Mali by ste tiež zhodnotiť, čo urobili s touto spätnou väzbou. Využili to na zlepšenie? Nebolo to riešené?
- Ak by konali na základe spätnej väzby z minulosti, mohlo by to byť zahrnuté do tejto recenzie ako pozitívum.
- Ak neriešili spätnú väzbu z minulosti, môžete diskutovať o pôvodnom probléme a nedostatku iniciatívy v prípade, že sa k tejto spätnej väzbe nevyjadríte.
3
Vysvetlite pozitívnu spätnú väzbu a uveďte konkrétne príklady. Vždy je najlepšie začať dobrými komentármi. Povedzte zamestnancovi, čo robil správne, a uveďte všetky úspechy, ktoré dosiahol. Buďte úprimní, ale snažte sa zahrnúť toľko pozitívnych vecí, koľko budete negatívnych.
- Uveďte príklady, ako napríklad „Ukázali ste iniciatívu, keď ste sa dobrovoľne ujali vedenia projektu, a preukázali ste vynikajúce vodcovské schopnosti koordináciou svojho tímu, začlenením návrhov od ostatných a delegovaním pracovných úloh“.
- Chváľte správanie, ktoré chcete, aby pokračovalo.
4
Dajte konštruktívnu kritiku a uveďte konkrétne príklady. Zamerajte svoju kritiku na to, čo môže byť najviac prospešné pre vašu organizáciu alebo pracovné ciele zamestnanca. Povedzte im, s čím ste ich videli zápasiť a prečo je to problém.
- Upresnite svoje príklady. Napríklad: „V posledných troch prezentáciách ste prerušili projekcie rozpočtu, čím ste spomalili projekt“ alebo „Priemerný počet účtov, ktoré ste získali v minulom štvrťroku, bolo 6, ale zaistili ste iba 2. Toto sa považuje za nedostatočné plnenie.“
To môže zahŕňať spätnú väzbu z predchádzajúceho preskúmania, ako aj neformálnu spätnú väzbu poskytnutú počas hodnotiaceho obdobia.
5
Stanovte ciele výkonnosti na ďalšie hodnotiace obdobie. Pomôže to vášmu zamestnancovi vedieť, na čo by sa mal zamerať, aby ste sa mohli pohnúť dopredu, a umožní vám to dostať od zamestnanca to, čo vaša organizácia potrebuje. Vďaka tomu bude spätná väzba pre zamestnanca užitočnejšia, pretože vie, čo chcete, aby si z hodnotenia odniesol.
- Ciele by mali byť krátke a konkrétne. Napríklad „Zamestnanec urobí v priemere 4 tržby za deň“, „Zamestnanec zvýši komunikáciu s klientmi“ alebo „Zamestnanec absolvuje školenie o vedení“.
- Uistite sa, že ďalšie hodnotenie, ktoré pre tohto zamestnanca urobíte, sa zameria na tieto výkonnostné ciele, pretože to bude váš zamestnanec očakávať.
6
Navrhnite príležitosti na profesionálny rozvoj. Vychádzajte z konštruktívnej kritiky, ktorú ste uviedli. V závislosti od vašich zdrojov to môže zahŕňať workshopy, školenia, interné školenia alebo mentorstvo. Ak máte málo zdrojov, môžete si dokonca vyhľadať bezplatné kurzy online.
- Po diskusii o recenzii so zamestnancom buďte pripravení tieto návrhy zmeniť. Váš zamestnanec môže napríklad požadovať profesionálny rozvoj, o ktorom ste neuvažovali.
- Mali by ste tiež zvážiť zamestnanecké ciele svojho zamestnanca. Ak sa napríklad váš zamestnanec chce presunúť na riadiacu pozíciu, ako možnosť profesionálneho rozvoja môžete zvoliť školenie o vedení. Prípadne, ak má váš zamestnanec záujem o grafický dizajn, môžete mu umožniť účasť na školeniach, aby mohol tieto schopnosti využiť vo vašej organizácii.
7
Ukončite povzbudením. Bez ohľadu na to, ako žiarivá je kontrola výkonu, nikto nemá rád, keď mu niekto hovorí o svojich nedostatkoch alebo o tom, čo musí urobiť, aby sa zlepšil. Ukončenie trochou povzbudenia môže zamestnancovi pomôcť odísť s pocitom posilnenia, a nie ako zdrvený alebo znechutený.
- Povedzte niečo ako: „Minulý štvrťrok mal nečakané škytavky, ale odviedli ste skvelú prácu pri úprave pracovného zaťaženia. Páči sa nám to, čo sme videli, a dúfame, že v tomto štvrťroku uvidíme viac dobrých vecí.“
8
Podporte odpoveď príjemcu. Potom, čo s nimi prediskutujete recenziu, to môže byť verbálna odpoveď, alebo im môžete dať formulár na odoslanie spätnej väzby, ktorý majú vyplniť. Lepšiu odpoveď dostanete, ak umožníte zamestnancovi premýšľať o preskúmaní výkonu a napísať spätnú väzbu bez toho, aby ste ho predložili.
- Požiadajte osobu, aby ponúkla svoju vlastnú spätnú väzbu na spätnú väzbu, ktorú ste poskytli. Napríklad: „Ak by ste mohli zlepšiť jednu vec o tom, ako som poskytoval spätnú väzbu, ktorá by to bola?“ a „Bola spätná väzba jasná a užitočná?“

Metóda 3 z 3: poskytnutie spätnej väzby študentovi

1
Zamerajte sa na vzdelávanie študentov. Účelom spätnej väzby je pomôcť študentom učiť sa. Poskytnite preto užitočné komentáre, ktoré ich nasmerujú skôr k zlepšeniu práce, než káraniu za chyby. Berte to ako poučenie, nielen ako kritiku.
- Môžete poskytnúť písomnú spätnú väzbu na rôzne typy študentských úloh, vrátane písomných úloh, prezentácií a projektov.
2
Poskytnite spätnú väzbu k obsahu aj mechanike. Obaja sú dôležití a študenti musia vedieť, ako sa v oboch oblastiach zlepšiť. Toto je obzvlášť dôležité, ak je študent v jednej oblasti silnejší než v inej. Študent môže mať napríklad vynikajúce nápady s dobrým vývojom a zároveň slabú pravopis, nesprávnu interpunkciu a nadmerné fragmenty a hádky.
- Ak dávate spätnú väzbu na ústnu prezentáciu alebo projekt, nezabudnite poskytnúť spätnú väzbu na každú časť zadania.
- Ústna prezentácia by napríklad zahŕňala spätnú väzbu na obsahové a rečnícke schopnosti, pričom projekt môže získať spätnú väzbu na obsah, kreativitu a realizáciu.
3
Buďte konkrétni o pozitívnej aj negatívnej spätnej väzbe. Písanie komentárov ako „dobrá práca“, „veľmi zlepšené“ alebo „to potrebuje prácu“ študentovi nehovorí, čo musí urobiť, aby sa zlepšil, alebo čo robí správne. Aby bola spätná väzba účinná, musí študent vedieť, čo ste videli, že fungovalo alebo nie.
- Napíšte niečo ako: „Vaša téza je jasná, dobre napísaná a používa formát, ktorý sme precvičovali. Na druhej strane, vaše vety k téme môžu použiť určitú prácu, pretože sa k vašej práci nespájajú.“
- Navrhnite: „Vaše nápady sú dobre rozvinuté, ale odporučil by som vám prísť na doučovanie, aby sme mohli zapracovať na vašich spojovníkových čiarkach a zlomkoch viet.“
- Zahrňte kombináciu pozitívnych komentárov a konštruktívnej kritiky.
4
Navrhnite spôsoby, ako zlepšiť chyby, než opravovať chyby. Môžete označiť niektoré chyby, ale vyhnite sa kopírovaniu papiera. Uveďte problém, s ktorým ste sa v príspevku stretli, napríklad nadužívanie čiarok, a potom navrhnite zručnosť, na ktorej môže študent pracovať.
- Napríklad: „V eseji ste nadbytočne použili čiarky. Navrhujem, aby ste si prečítali pravidlá o čiarkach a o tom, ako sa vyhnúť spojovkám. Ak prídete na doučovanie, môžeme spoločne spracovať odsek.
Ústna prezentácia by napríklad zahŕňala spätnú väzbu o obsahu a schopnostiach hovoriť na verejnosti, zatiaľ čo projekt môže získať spätnú väzbu na obsah, kreativitu a realizáciu.
5
Stanovte priority pre nasledujúci návrh alebo úlohu. To poskytne študentovi niečo, na čo sa bude môcť zamerať dopredu. Priority môžete založiť na učebných cieľoch alebo potrebách študentov v závislosti od práce daného študenta.
- Povedzte: „Práve teraz chcem, aby ste sa zamerali na používanie aktívneho hlasu a vyhýbanie sa trhaným vetám.“
6
Ak je čas problémom, obmedzte svoju spätnú väzbu na jednu sekciu alebo zručnosť. Zamerajte svoju pozornosť buď na súčasné vzdelávacie ciele, alebo na potreby študenta, ktorého hodnotíte. Uistite sa, že vaši študenti vedia, že hodnotíte iba obmedzené časti ich písania, aby nepredpokladali, že ostatné časti sú dokonalé.
- Možno budete chcieť zvýrazniť alebo označiť sekciu, kde poskytujete spätnú väzbu.
- Predtým, ako študentom vrátite svoje úlohy, dajte im vedieť, že ste poskytli spätnú väzbu iba na časť úlohy.
- Môžete tiež študentom umožniť, aby si vybrali, na ktorú zručnosť alebo sekciu chcú spätnú väzbu.
7
Vyhnite sa preťažovaniu študenta. Ak existuje veľa chýb, nesnažte sa ich opraviť všetky v rámci jednej príležitosti na poskytnutie spätnej väzby. Poskytovanie príliš veľkého množstva peňazí naraz môže byť pre študenta zdrvujúce, pretože ho to odradí. Začnite namiesto toho základnými opravami alebo najľahšími vylepšeniami.
- Mohli by ste sa napríklad začať tým, že sa budete vyhýbať fragmentom viet a vyhľadávate slová, ktoré neviete napísať.
- Môžete sa tiež zamerať iba na vzdelávací cieľ, ktorému sa zadanie venuje.
8
Motivujte svojho študenta, aby pokračoval v práci. Skončite pozitívne, povzbudzujte ich, aby pokračovali v práci. Možno budete chcieť odkázať na ďalšie vylepšenia, ktoré ste videli pri ich práci, a posilniť ich tak, aby mierili vyššie.
- Napíšte niečo ako: „Potom, čo uvidím, ako sa vaše písanie tento rok vyvíjalo, viem, že s týmito návrhmi urobíte skvelú prácu. Teším sa na prečítanie vašej ďalšej eseje!“

Prečítajte si tiež: Ako pomôcť svojmu súrodencovi prispôsobiť sa novej škole?

Ako napísať spätnú väzbu?

Kroky

Metóda 1 z 3: Písanie spätnej väzby zamestnancom v e -maile

Metóda 2 z 3: písanie spätnej väzby v prehľade výkonnosti

Metóda 3 z 3: poskytnutie spätnej väzby študentovi

Otázky a odpovede

Prečítajte si tiež: