Ako poskytnúť svojim zamestnancom spätnú väzbu?
Ak sa pretrvávajúci problém nezlepší, poskytnite zamestnancovi písomnú spätnú väzbu buď formálnym listom, alebo e -mailom.
Väčšina manažérov chce svojich zamestnancov inšpirovať, ale pri osobnej spätnej väzbe môžu byť nervózne. Môžete mať obavy z reakcie zamestnanca, keď mu dáte vedieť, kde sa musí zlepšiť. Prípravou na stretnutie, konštruktívnym poskytovaním spätnej väzby a stanovením cieľov do budúcna môžete svojim zamestnancom pomôcť cítiť sa viac motivovaní než deflovaní. Správny prístup im môže dokonca pomôcť cítiť sa podporovaní a nadšení zo svojej práce!
Časť 1 z 3: načasovanie rutinnej spätnej väzby a nastavenie recenzie
- 1Pri poskytovaní spätnej väzby sa zamyslite nad svojimi pocitmi a zámermi. Pred zvážením poskytnutia spätnej väzby zhodnoťte svoj emocionálny stav. Ak sa kvôli nedávnej interakcii cítite nahnevane alebo nahnevane, spracujte svoje pocity predtým, ako sa pokúsite hovoriť so zamestnancom. Vaša spätná väzba bude najefektívnejšia, ak budete pokojní.
- Cieľom spätnej väzby je pomôcť vášmu zamestnancovi zlepšiť sa a netrestať jeho výkon.
- 2Poskytnite okamžitú spätnú väzbu, ak správanie vyžaduje okamžitú opravu. Poskytnite okamžitú spätnú väzbu na súkromnom mieste a pokojným spôsobom. Komunikujte, prečo sa musí správanie zastaviť a prečo oprava nemôže čakať. Porušovanie noriem alebo zásad spoločnosti by bolo dobrým dôvodom na poskytnutie okamžitej spätnej väzby.
- Môžete napríklad povedať: „Nerobte si pred klientom sexuálne žarty. Nie je to vhodné a porušuje to naše zásady na pracovisku. Obťažovanie beriem vážne a pripravujem pre vás aktualizáciu súladu s HR.“
- 3Pred stretnutím si precvičte doručenie. Ak si nie ste istí, ako sa dá interpretovať, precvičte si spätnú väzbu s dôveryhodným priateľom alebo kolegom. Môžu vám poskytnúť tipy na spresnenie vašej správy, aby boli pre zamestnanca najužitočnejšie
- Vyhnite sa skúšaniu s kolegom, ktorý pracuje so zamestnancom. Mohlo by to spôsobiť nepríjemnosť vo vašom pracovnom vzťahu s oboma ľuďmi.
- Ak potrebujete poskytnúť okamžitú spätnú väzbu o citlivom probléme, zvážte spustenie vašich komentárov od spolupracovníka v oblasti ľudských zdrojov, aby ste sa uistili, že správne formulujete akékoľvek porušenia zásad spoločnosti.
Aj keď je dôležité poskytnúť spätnú väzbu včas, vyhýbajte sa poskytovaniu spätnej väzby, ak vaše emócie vzplanú. - 4Poskytnite spätnú väzbu včas. Založte si so svojim zamestnancom týždenné hodnotiace stretnutie. Čakanie na štvrťročné alebo sezónne preskúmanie môže spôsobiť nárast problémového správania alebo zabudnutie dôležitých oblastí zlepšenia, ktoré by ste chceli riešiť.
- Aj keď je dôležité poskytnúť spätnú väzbu včas, vyhnite sa poskytovaniu spätnej väzby, ak vaše emócie vzplanú. Pred náročným rozhovorom sa poprechádzajte po bloku alebo si dajte šálku čaju, aby ste si ochladili hlavu.
- Ak máte niečo, čo by mal zamestnanec napraviť, včasná spätná väzba mu umožní problém ihneď vyriešiť. Zamestnanec sa môže cítiť zahanbený, ak uplynie dlhší čas, keď robí niečo, čo sa vám nepáči.
- 5Naplánujte si osobné stretnutie. Dohodnite si súkromnú schôdzku, aby ste svojmu zamestnancovi poskytli spätnú väzbu. Aj keď je vhodné občas poskytnúť pozitívnu spätnú väzbu na verejnosti, o akejkoľvek konštruktívnej kritike alebo oblastiach, ktoré je potrebné zlepšiť, by ste sa mali so svojim zamestnancom podeliť v súkromí.
Časť 2 z 3: poskytovanie verbálnej a písomnej spätnej väzby
- 1Požiadajte zamestnanca, aby zhodnotil svoj vlastný pokrok. Ponúknite zamestnancovi možnosť vyjadriť sa k svojmu vlastnému rastu a oblastiam, ktoré je potrebné zlepšiť. Tieto poznámky sú často v súlade s vašimi myšlienkami.
- Nechanie svojho zamestnanca najskôr vyjadriť svoj názor vám umožní súhlasiť a potom sa strategicky zamerať na to, ako môžete spoločne dosiahnuť pokrok v oblastiach slabosti.
- Môžete povedať: „Chcel som sa informovať a zistiť, ako sa veci vyvíjajú. Dúfal som, že sa porozprávame o niektorých veľkých pokrokoch, ktoré ste tento mesiac urobili, ako aj o oblastiach, ktoré môžete zlepšiť. Aké boli vaše dojmy?“
- 2Povedzte zamestnancovi, čo funguje dobre. Povedzte zamestnancovi, že ste odhodlaní pomôcť mu uspieť, a ukážte mu príklad jeho úspechu. Potom povedzte, že existuje niekoľko príležitostí na rast. Ak otvoríte svoje poznámky s ich pozitívnymi príspevkami, váš zamestnanec bude otvorenejší voči konštruktívnej kritike.
- Môžete si povedať: „Skutočne ti verím ako predajcovi a som odhodlaný pomôcť ti rásť a uspieť. Myslel som si, že si tento týždeň odviedol skvelú prácu, ako napríklad zrušenie tohto ťažkého účtu Mercer. Som skutočne hrdý. Myslím si tiež, že existuje niekoľko oblastí, ktoré je možné zlepšiť, napríklad presnosť stretnutí. “
- 3Buďte priamo so zamestnancom. Buďte priami, keď dáte zamestnancovi vedieť, že chcete prediskutovať oblasti možného zlepšenia. Cieľom nie je byť hrubý, ale dať jasne najavo svoje zámery na stretnutí.
- Môžete si povedať: „Okrem toho, že oslavujem tvoj úspech, mám pre teba aj spätnú väzbu na veci, na ktorých si myslím, že by si mohol zapracovať. O tie sa s tebou chcem podeliť, aby sme mohli prediskutovať, ako ťa môžem najlepšie podporiť.“
Mnoho väčších spoločností má zavedené zásady, kedy by mali manažéri poskytovať svojim zamestnancom písomnú spätnú väzbu. - 4Buďte konkrétni ohľadom možných vylepšení. Nech je vaša spätná väzba zameraná na úlohy, jasná a vecná. Všeobecná spätná väzba o produktivite alebo kvalite práce vášho zamestnanca ich zmätie v súvislosti s opravou aktuálnej cesty.
- Môžete si povedať: „10 článkov, ktoré pre nás píšete týždenne, skutočne pomohlo zvýšiť návštevnosť webových stránok. Chcel by som, aby ste písali 15 článkov týždenne, aby sme mohli naďalej zvyšovať naše online publikum.“
- Buďte pripravení na to, že váš zamestnanec bude nesúhlasiť alebo sa postaví proti vašim navrhovaným zlepšeniam. Aj keď to nie je ideálne, svoje žiadosti o zlepšenie by ste mali zálohovať dôkazmi, kedykoľvek je to možné.
- Vo vyššie uvedenom prípade by ste mohli povedať: „Chápem, že 15 článkov sa vám môže zdať veľa, ale keď ste prijali túto prácu, bolo to číslo, na ktorom sme sa dohodli. Úroveň, na ktorej ste vystupovali, bola iba oboznámiť sa s písanie článkov. Teraz, keď sa vaše schopnosti zlepšili, by som bol rád, keby ste sa snažili dosiahnuť tento nový cieľ.“
- 5Na podporu svojich tvrdení sa držte faktov. Rozprávajte sa o tom, čo ste pozorovali pri sledovaní zamestnanca, ako si robí svoju prácu, a nie hádajte, prečo sa mohol správať určitým spôsobom. Vyhnite sa klebetám o zamestnancovi z kancelárie; jednoducho sa držte toho, čo ste videli alebo zažili na vlastnej koži.
- Nepredpokladajte napríklad, že váš zamestnanec nemá záujem o svoju prácu, pretože správa nebola dokončená včas. Porozprávajte sa o vplyve neskorej správy na tím v práci a dajte zamestnancovi príležitosť vysvetliť.
- 6Zamerajte sa skôr na výkon zamestnanca než na jeho osobnosť. Vytvorte spätnú väzbu o tom, čo robí váš zamestnanec, a nie o tom, kým sú. Je ťažké zmeniť osobnostnú črtu, ale zmena správania-pravdepodobne spôsobená osobnostnou črtou-je zvládnuteľnejšia.
- Napríklad: „Viem, že si nadšený, ale keď ma vyrušíš pred klientmi, môže to pôsobiť rušivo“, bude pravdepodobne prijaté lepšie ako „Tvoja arogancia pri stretnutiach s klientmi je problém“.
- Zameranie sa na správanie bude s väčšou pravdepodobnosťou prinášať zmeny, ako keby ste jednoducho hovorili, že váš zamestnanec je ťažký človek.
- 7Ukončite stretnutie pozitívne. Ukončite stretnutie tým, že zamestnancovi poviete, ako veľmi si vážite jeho úsilie v práci. Ak ste počas stretnutia oslávili nejaký rast alebo zlepšenie, zopakujte svoje šťastie z nich. To poskytne zamestnancovi dobrý pocit z interakcie, aj keď ste sa zaoberali niektorými ťažkými témami.
- 8Poskytnite písomnú spätnú väzbu na dokumentovanie prebiehajúceho problému. Ak sa pretrvávajúci problém nezlepší, poskytnite zamestnancovi písomnú spätnú väzbu buď formálnym listom, alebo e -mailom. V závislosti od povahy problému môže vaša spoločnosť chcieť dôkaz o vašej komunikácii ohľadom tohto problému.
- V prípade, že je správanie dostatočne závažné na to, aby si zaslúžilo ukončenie pracovného pomeru zamestnanca, vaše písomné oznámenia týkajúce sa tohto problému môžu potenciálne chrániť spoločnosť pred žalobami o nezákonné ukončenie pracovného pomeru.
- Mnoho väčších spoločností má zavedené zásady, kedy by mali manažéri poskytovať svojim zamestnancom písomnú spätnú väzbu. Ak si nie ste istí postupmi svojej spoločnosti, kontaktujte HR.
Prípravou na stretnutie, konštruktívnym poskytovaním spätnej väzby a stanovením cieľov do budúcna môžete svojim zamestnancom pomôcť cítiť sa viac motivovaní než deflovaní. - 9Do svojej písomnej spätnej väzby zahrňte dôležité detaily. Podrobne popíšte históriu problému, svoju vlastnú odpoveď a prípadné dôsledky vo svojej písomnej spätnej väzbe zamestnancovi. Vidieť jasné opatrenia a potenciálne sankcie môže zamestnancovi pomôcť zmeniť jeho problematické správanie.
- Dôsledne oneskoreného zamestnanca môžete napríklad napísať: „Toto je oficiálne upozornenie týkajúce sa toho, že ste neprišli do práce včas. V poslednom týždni ste meškali s prácou trikrát viac ako 15 minút a vždy, keď máte dostal slovné poradenstvo týkajúce sa vášho oneskorenia. Verbálne poradenstvo nemá taký vplyv, ako som dúfal, na vašu dochádzku. Upozorňujeme, že ďalšie problémy s dochádzkou môžu mať za následok disciplinárne konanie až do skončenia pracovného pomeru vrátane. “
Časť 3 z 3: zlepšenie budúcej výkonnosti
- 1Nechajte zamestnanca, aby si stanovil vlastné ciele zlepšovania. Požiadajte svojho zamestnanca, aby si v práci na budúci mesiac stanovil nejaké osobné ciele. Potom spoločne navrhnite konkrétne kroky, ktoré je možné vykonať na dosiahnutie týchto cieľov. Robte si poznámky, aby ste mohli zoznam konkrétnych krokov zdieľať so zamestnancom na konci schôdze.
- 2Ponúknite podporu, ktorá vám pomôže dosiahnuť tieto ciele. Opýtajte sa svojho zamestnanca, ako mu môžete pomôcť podporiť ho pri dosahovaní cieľov, ktoré si stanovil. Ponúknite možnosť vytvoriť opakujúce sa osobné stretnutie, aby vedeli, že vo svojom kalendári máte vždy čas na prediskutovanie akýchkoľvek potenciálnych problémov, s ktorými sa stretnú.
- Môžete povedať: „Chcem, aby si vedel, že som tu vždy, aby som sa porozprával o tom, čo sa môže stať, kým dosiahneme pokrok smerom k tvojmu cieľu. Ak chceš, mohol by som pre teba zorganizovať opakujúce sa stretnutie, aby sme mohli vyriešiť všetky ťažké problémy spolu. "
- 3Oslávte úspechy zamestnanca. Pochváľte svojho zamestnanca za pokrok, ktorý urobí v nasledujúcich týždňoch a mesiacoch. Oslava ich rastu im pomôže cítiť sa v kancelárii naplnení a ocenení. Ukazuje im to, že si všimnete ich tvrdú prácu.
Prečítajte si tiež: Ako sa vysporiadať so šikanovaním, keď čísla autorít nie sú podporné?
