Ako napísať uznávací list?
Tip: Na to, aby ste mohli napísať formálny uznávací list, nemusíte byť manažérom ani šéfom.
Uznávacie listy sa zvyčajne píšu od zamestnávateľa alebo manažéra zamestnancovi. To platí najmä pre formálne uznávacie listy. Určite však môžete napísať neformálny uznávací list spolupracovníkovi, priateľovi alebo mentorovi. Ak chcete napísať uznanie, vyjadrte vďaku, zahrňte niekoľko relevantných podrobností a poskytnite nejakú hmatateľnú odmenu za výkon osoby. Udržujte svoje rozpoznávacie listy krátke, aby ste nevyzerali príliš dramaticky alebo príliš neformálne; gesto je rovnako dôležité ako obsah vášho listu!
Metóda 1 z 2: zostavenie formálneho listu
- 1Udržujte formálny tón pre verejné listy zamestnancom. Verejné uznania sa spravidla udeľujú ako odmeny pre zamestnancov alebo členov tímu, ktorí dosiahli určitý cieľ, dôsledne tvrdo pracovali alebo sa snažili zlepšiť svoju úlohu. Pri formálnom liste sa rozhodnite pre profesionálny tón. Vyhnite sa kontrakciám, slangu alebo neodbornej dikcii, používajte rôzne vetné štruktúry a píšte aktívnym hlasom tak často, ako je to možné.
- Ak list odovzdávate osobne alebo ho posielate poštou, napíšte ho na hlavičkový papier, aby bol úradný.
Tip: Na to, aby ste mohli napísať formálny uznávací list, nemusíte byť manažérom ani šéfom. Môžete napríklad napísať formálny ďakovný list riaditeľovi o učiteľovi vášho dieťaťa. Väčšina formálnych uznávacích listov je však napísaná niekomu, koho riadite.
- 2Začnite uvedením uznania v mene spoločnosti. Prvá veta vášho formálneho listu by mala začínať frázou „v mene“, ktorá naznačuje, že celá spoločnosť, personál alebo obchod je dlžný osobe, ktorú poznáte. Vysvetlite, prečo je táto osoba uznávaná. Použite ich celé meno a pozíciu, aby boli formálne a pôsobivé. Používajte zámeno „my“ na rozpoznanie jednotlivca, pokiaľ nie ste generálnym riaditeľom alebo majiteľom spoločnosti.
- Pokiaľ neuznávate dlhodobé úsilie, uveďte všeobecný časový rámec príspevku, ktorý viedol k tomuto uznaniu.
- Ak ste majiteľom malej firmy, začnite takto: „V mene zamestnancov a predstavenstva spoločnosti Big Box Retail by som chcel formálne oceniť pána Jamesa Johnsa za jeho výkon za posledný mesiac.“
- 3Popíšte úspech danej osoby a zvýraznite jej výkon. Potom, čo ste napísali úvodné vyhlásenie, choďte podrobnejšie o výkone jednotlivca. Zahrňte informácie o tom, ako dlho a tvrdo osoba pracovala, a uveďte konkrétne informácie o spokojnosti inštitúcie s jej výkonom. Používať minulý čas a zámeno "my" zdôrazniť skutočnosť, že každý zaznamenal úsilie jedinca. Pridajte 3–5 viet o úspechoch danej osoby.
- Ak ste majiteľom firmy, povedzte: „V máji pán Johns dosiahol prekročenie svojho predajného cieľa o viac ako 50 kusov. Nedostal ani jednu negatívnu spätnú väzbu a niekoľko zákazníkov uviedlo, že bol mimoriadne nápomocný a druhu v ich prieskumoch spätnej väzby. Na jeho výkon nemôžeme byť viac hrdí. “
Určite však môžete napísať neformálny uznávací list spolupracovníkovi, priateľovi alebo mentorovi. - 4Popíšte ocenenie alebo darček, ktorý daná osoba za svoje úsilie získala. Mnoho formálnych uznávacích listov je spojených s hmatateľnou odmenou. Ďalší deň dovolenky, peňažné odmena, alebo darčekové karty sú vynikajúce možnosti. Môžete sa tiež rozhodnúť, že danej osobe dáte plaketu alebo certifikát. Zahrňte 1–2 vety o odmene, aby malo písmeno zmysluplnejší význam.
- Ak prevádzkujete malú firmu, môžete povedať: „Na počesť pána Johnsa a jeho práce uvádzame pána Johna ako zamestnanca mesiaca“.
- 5Ďakujem tejto osobe za tvrdú prácu a príspevky. Pred dokončením listu zopakujte svoje uznanie tým, že danej osobe priamo poďakujete. Používajte jednoduchý jazyk a nerobte z toho príliš rozvratné slová. Jednoduché vyjadrenie vďačnosti posilní pointu vášho listu. Pridajte 1–2 vety, ktoré vyjadrujú vašu vďačnosť.
- Môžete napríklad povedať: „Ďakujem, pán Johns, za vaše odhodlanie a tvrdú prácu. Ste dôležitou súčasťou našej komunity.“
- 6Na záver povzbudzujúcou poznámkou o budúcnosti. Ak chcete skončiť s pozitívnym povzbudením, prejavte záujem a dôveru v budúci výkon zamestnanca. Vášmu listu tak poskytne plynulý chronologický priebeh od minulej výkonnosti k budúcej nádeji. Pomôže to tiež povzbudiť vášho zamestnanca, aby v budúcnosti dosahoval dobré výkony. Pridajte 1–2 vety o svojom záujme o budúcnosť jednotlivca.
- Listy o uznaní nie sú rozľahlé eseje. Je úplne v poriadku napísať list, ktorý končí po 6 až 7 vetách.
- Môžete napríklad povedať: „Sme si istí, že študenti pani Smithovej sa nevedia dočkať jej ďalšej jednotky, a sme si istí, že jej študenti budú dobre pripravení na budúci mesiac SAT.“
- Ak prevádzkujete malú firmu, povedzte: „Nemôžeme sa dočkať, čo bude pán Johns robiť ďalej, a tešíme sa na prečítanie všetkých pozitívnych ohlasov budúci mesiac.“
- 7Predložte list svojim zamestnancom. Ak chcete spoznať člena tímu alebo zamestnanca, ktorý prekročil rámec svojich povinností, zvážte zvolanie 5-minútovej schôdze a prečítanie listu nahlas pred svojimi zamestnancami. Toto je najlepší spôsob, ako sa podeliť o svoje uznanie, a bude to motivovať ostatných zamestnancov, aby v budúcnosti tvrdo pracovali. Ak nechcete list čítať nahlas, pošlite ho v celofiremnom e-maile.
- Nepotrebujete formálne predvádzať svoj uznávací list pred ostatnými, ale je to účinný spôsob, ako maximalizovať vplyv listu.
Môžete napríklad napísať formálny ďakovný list riaditeľovi o učiteľovi vášho dieťaťa.
Metóda 2 z 2: napísanie neformálnej poznámky
- 1Známym tónom dodajte súkromným listom osobný kontakt. Ak píšete uznávací list a neplánujete ho verejne čítať ani zdieľať, použite známy tón na posilnenie vplyvu poznámky. Pomocou zámena „ja“ zvýraznite svoje osobné ocenenie výkonu jednotlivca. Prevezmite priateľskejší tón pomocou kontrakcií, hovorových slov a jednoduchých vetných štruktúr.
Tip: Ak chcete niekomu dať neformálny uznávací list, nemusíte byť manažérom. Neformálny list o uznaní môžete dať šéfovi, zákazníkovi, priateľovi alebo spolupracovníkovi. Sú však určite vynikajúcim nástrojom na povzbudenie vašich zamestnancov!
- 2Otvorte svoj list úprimnou vetou, ktorá hovorí „ďakujem.“ Na začiatok zadajte jednu vetu, ktorá ďakuje predmetu vášho listu. Používajte zámeno prvej osoby „ja“, aby zostalo osobné, a zadajte dôvod, prečo danej osobe ďakujete. Toto je najlepší spôsob, ako začať list skutočnou poznámkou. Zahrňte 1–2 vety, aby ste rozpoznali úsilie danej osoby.
- Ak napríklad píšete zamestnancovi, povedzte: „Chcem sa vám poďakovať za vašu prácu minulý víkend. Vidím, akú tvrdú prácu ste odviedli, a veľmi si to vážim.“
- 3Dôvod poznámky rozšírte a popíšte, čo si ceníte. Potom, čo ste osobe poďakovali, zadajte niekoľko relevantných podrobností, ktoré opisujú, prečo si ich vážite. Zvýraznite niečo, čo na vás priamo zapôsobilo, aby sa subjekt cítil dobre zo svojho výkonu. Uveďte 2–4 vety o správaní subjektu a o tom, ako vás to pozitívne ovplyvnilo.
- Povedzte niečo ako: „Viem, že si v sobotu a nedeľu odpracoval veľa hodín a skutočne si mi pomohol tým, že si sa kryl so zamestnancami, ktorí ťa odvolali. Videl som, ako ste sa rozprávali so zákazníkmi a každú interakciu ste zvládali s láskavosť a poctivosť. Tvoja snaha nezostane bez povšimnutia a som skutočne požehnaný, že ťa mám v mojom tíme.“
- 4Ukončite ďalším poďakovaním a ponúknite malú odmenu. Ak chcete svoj list zavrieť, znova povedzte „ďakujem“, aby ste skutočne zdôraznili svoje uznanie. To posilní účel a silu vášho listu. Ak to chcete urobiť ešte o krok ďalej, zahrňte malú odmenu alebo ponuku odškodnenia. Darčekový poukaz v hodnote 7,50€, kvety alebo ponuka vziať osobu na obed - to všetko je prejavom uznania. Dokončite 1-2 vety, aby ste vyjadrili svoju vďačnosť.
- Nemusíte zahrnúť darček ani ponúknuť odmenu. To môže byť nevhodné, ak danú osobu skutočne veľmi dobre nepoznáte.
- Neformálne uznávacie listy sú zvyčajne dosť krátke. Ak máte pocit, že vo vašom liste chýba obsah, nie je dôvod sa znepokojovať. Gesto je rovnako dôležité ako slová vo vašom liste.
- Napríklad, keď píšete zamestnancovi, povedzte: „Skutočne oceňujem vašu snahu a vidím všetku tvrdú prácu, ktorú robíte. V prílohe nájdete darčekový poukaz v hodnote 7,50€ do miestnej kaviarne. Zoberte si espresso a občerstvenie. na mňa!"
- Napíšte svoj list ručne a doručte ho osobne, aby skutočne pôsobil na list osobne.
Ak chcete napísať uznanie, vyjadrte vďaku, zahrňte niekoľko relevantných podrobností a poskytnite nejakú hmatateľnú odmenu za výkon osoby.
- Uznávacie listy sú najúčinnejšie, ak sú krátke. Ak sa budete túlať príliš dlho, môže to začať znieť sarkasticky alebo príliš dramaticky.
- Pri písaní neformálnej poznámky svojmu šéfovi alebo manažérovi sa vyhýbajte prekročeniu akýchkoľvek hraníc. Ak im ponúknete, že im niečo kúpite, môžu si myslieť, že sa ich pokúšate uplatiť. Uchovávajte tieto poznámky o uznaní obzvlášť krátke, aby boli profesionálne.
Prečítajte si tiež: Ako si objednať časopis?
