Ako napísať správu IT?
Pretože sumarizuje vašu správu, je zvyčajne jednoduchšie písať, ak počkáte, kým dokončíte svoju správu.
Správa o informačných technológiách (IT) opisuje konkrétnu technologickú otázku a výskum, ktorý ste dokončili, aby ste na ňu odpovedali, či už ide o univerzitu alebo pracovnú silu. Výsledkom vášho výskumu dospejete ku konkrétnym záverom a potom navrhnete odporúčania, ako implementovať vaše závery v odvetví, ktoré ste študovali alebo v ktorom pracujete. Správy IT sú navrhnuté tak, aby čitatelia nemuseli čítať každú časť, aby pochopili. podstata vašich zistení. Z tohto dôvodu je ich štruktúra formálna a predvídateľná.
Časť 1 z 3: formátovanie zostavy
- 1Vytvorte titulnú stránku svojej správy. Titulná stránka vášho prehľadu je zvyčajne vlastnou samostatnou stránkou a nasleduje samotný prehľad. Titulná strana okrem názvu vašej správy spravidla obsahuje vaše meno, dátum a osobu, pre ktorú správu píšete.
- Ak ste napríklad v škole, na vašej titulnej stránke by bol uvedený názov triedy, pre ktorú píšete správu, spolu so svojim profesorom alebo inštruktorom.
- Ak píšete správu za splnenie určitého titulu, titulná strana zvyčajne obsahuje príslušný jazyk. Môžete napríklad napísať „Odovzdané v rámci splnenia požiadaviek na titul MSIT“.
- 2Načrtnite nadpisy jednotlivých sekcií. Niektoré nadpisy správy IT, vrátane úvodu, zhrnutia, referencií a dodatkov, budú rovnaké bez ohľadu na predmet správy. V hlavnom texte vašej správy však budú vaše nadpisy odrážať konkrétny problém, ktorý ste študovali.
- Správy IT zvyčajne používajú štandardný systém desatinného číslovania. Hlavné sekcie začínajú na „1,0“ a pokračujú postupne. Pododdiely sú označené „1,1,“ pododdiely „1,1.1“ a tak ďalej.
- Zaistite, aby všetky vaše nadpisy mali konzistentnú a paralelnú štruktúru. Ak napríklad jeden z vašich nadpisov predstavoval falošnú frázu, napríklad „Vyhodnotenie štýlov správy informácií “, ostatné nadpisy by mali mať rovnakú štruktúru.
- 3Formátujte svoj obsah. Váš obsah obsahuje všetky sekcie a podsekcie vašej správy a číslo stránky, na ktorej sa každá z nich začína. Obsah uľahčuje čitateľovi preskočiť medzi sekciami.
- Väčšina programov na spracovanie textu má funkčnú šablónu, ktorá vám umožňuje automaticky vygenerovať obsah. Obsah potom aktualizuje čísla stránok pri vytváraní alebo revidovaní vašej správy.
Titulná stránka vášho prehľadu je spravidla vlastnou samostatnou stránkou a nasleduje samotný prehľad. - 4Vytvorte si referenčný zoznam pomocou vhodnej metódy citovania. Ak referencie naformátujete predtým, ako začnete s tvorbou správy, môžete ich jednoduchšie zapojiť bez prerušenia písania. Ak máte otázky týkajúce sa formátovania, môžete ich teraz skontrolovať bez toho, aby vás to rušilo.
- Ak nemôžete prísť na to, ako formátovať referenciu pre neobvyklý zdroj, možno budete musieť prestať písať svoju správu a vyhľadať si referenciu v príslušnom sprievodcovi štýlom alebo online. Ak ste uprostred písania správy, môže vám to nakoniec vziať veľa času a pozornosti.
Tip: V tejto fáze zahrňte všetky potenciálne referencie, ktoré ste našli vo svojom výskume. Po napísaní správy môžete odstrániť všetky zdroje, ktoré ste nakoniec nepoužili.
Časť 2 z 3: príprava vašej správy
- 1Zahrňte glosár všetkých skratiek alebo technických výrazov použitých vo vašej správe. Na začiatku správy uveďte na samostatnej stránke zoznam skratiek, akronymov a ďalších technických pojmov, ktoré vo svojej správe používate. Vďaka tomu nebudete musieť vo svojej správe strácať priestor definovaním týchto pojmov.
- Ak ste správu ešte skutočne nenapísali, možno ešte nemáte úplný zoznam. Keď začnete upravovať svoju prácu, môžete sa vrátiť a pridať slová, ktoré ste zmeškali.
- 2Vo svojom úvode uveďte základné informácie. Cieľom úvodu je zasadiť vašu správu do kontextu a vysvetliť jej účel. Môžete tiež zahrnúť súhrn svojho výskumu a výsledkov svojej práce.
- Úvod často obsahuje odsek, ktorý popisuje štruktúru vašej správy. Vo všeobecnosti je jednoduchšie počkať a napísať tento odsek po dokončení správy, aby ste zaistili jej presnosť.
- 3Popíšte informácie a dôkazy, ktoré ste našli. Telo vašej správy pozostáva z častí, ktoré predstavujú vaše informácie spolu s príkladmi a dôkazmi z vášho výskumu. Usporiadajte tieto informácie logicky pomocou vhodných nadpisov a podnadpisov, ktoré čitateľovi umožnia jednoduchú navigáciu vo vašej správe.
- Aj keď by väčšinu vášho textu tvorili úplné odseky, veľké časti textu môžete prípadne rozdeliť aj na zoznamy s odrážkami alebo číslované zoznamy.
Tip: Zahrnutie obrázkov a tabuliek vám pomôže efektívnejšie komunikovať informácie, aby váš čitateľ na prvý pohľad porozumel vašim zisteniam.
- 4Predložte odporúčania, ktoré ste vyvodili zo svojich zistení. Vaše odporúčania sa budú líšiť v závislosti od vášho publika a dôvodu, prečo ste správu napísali. Vaše odporúčania vo všeobecnosti poskytujú konkrétne návrhy na implementáciu vašich záverov alebo uplatnenie informácií, ktoré ste odhalili počas svojho výskumu.
- Ak píšete v univerzitnom prostredí, vaše odporúčania môžu zahŕňať ďalšie otázky vyvolané vašimi zisteniami, kde by bolo možné vykonať ďalší výskum.
- Ak píšete na pracovisku, vaše odporúčania by pravdepodobne zahŕňali spôsoby, akými by váš zamestnávateľ mohol implementovať vaše zistenia alebo opraviť problémy, ktoré ste zistili vo svojom výskume.
Pri vytváraní správy môže byť užitočné zaznamenať si informácie, ktoré chcete zahrnúť do súhrnu. - 5V prípade potreby pridajte prílohy s nespracovanými údajmi alebo inými podrobnosťami. Prílohy obsahujú nespracované údaje, podrobné výkresy, kódovanie, výpočty a ďalšie podporné informácie, ktoré sa nezmestili do vašej správy. Môžete to považovať za informáciu, ktorá by od vášho čitateľa vyžadovala, aby sa dostal „do buriny“ vašej správy.
- Informácie vo vašich prílohách nemusia vášho priemerného čitateľa zaujímať, najmä ak píšete na pracovisku. Ide však o informácie, ktoré by chceli skúmať ďalší vedci.
- Prílohám je spravidla priradené číslo alebo písmeno a názov. Keď diskutujete o informáciách vo svojom texte, ktoré sa týkajú konkrétneho dodatku, použite odkaz v zátvorke, aby ste naň čitateľov upozornili. Môžete napríklad napísať „Surové údaje nahromadené o používaní sociálnych médií sú uvedené v dodatku 1.“
- 6Vytvorte zhrnutie alebo abstrakt ako posledný. Zhrnutie poskytuje prehľad o vašej správe pre zaneprázdnených čitateľa, ktorí len chcú získať podstatu správy, bez toho aby museli prečítať celú vec. Pretože sumarizuje vašu správu, je zvyčajne jednoduchšie písať, ak počkáte, kým dokončíte svoju správu.
- Pri vytváraní správy môže byť užitočné zaznamenať si informácie, ktoré chcete zahrnúť do súhrnu.
- V prípade kratšej správy bude mať váš súhrn zvyčajne iba 100-200 slov. Najdlhšie to môže byť až stránka. Nikdy by však nemal byť dlhší ako stránka.
Časť 3 z 3: Vykonanie posledných úprav
- 1Skontrolujte svoju správu podľa pokynov alebo pokynov, ktoré ste dostali. Ak mal váš inštruktor alebo zamestnávateľ pre vašu správu konkrétne ciele, prečítajte si ju a uistite sa, že spĺňa všetky tieto ciele. Ak existujú konkrétne pokyny, ktorými ste sa mali riadiť, použite ich ako kontrolný zoznam a uistite sa, že ste splnili svoju úlohu.
- Ak sa ukázalo, že konkrétny pokyn alebo usmernenie nie je možné dodržať, môžete do správy pridať jednu alebo dve vety, ktoré potvrdzujú, že neboli dodržané, a vysvetľuje dôvod.
- 2Upravte prehľad tak, aby bol konzistentný a jasný. Vaša správa by mala byť bez žargónu a vysoko odborných výrazov a mala by byť pre priemerného človeka ľahko zrozumiteľná. Prečítajte si svoju správu nahlas a identifikujte pasáže, ktoré je ťažké dodržať. Ak pri čítaní narazíte na to, že ste klopýtli, je to znak toho, že ste našli oblasť, v ktorej by sa dalo pracovať.
- Zaistite, aby informácie, ktoré uvádzate vo svojej správe, boli úplné a presné, bez medzier alebo predpokladov, ktoré by čitateľa mohli spochybniť vaše závery alebo odporúčania. Vytvorenie osnovy zo správy (niekedy sa jej hovorí aj „obrátený obrys“) vám môže pomôcť nájsť medzery.
- 3Opravte chyby v gramatike a interpunkcii. Korektúry ponechajte na poslednú alebo predposlednú revíziu vašej správy. Zakaždým, keď revidujete, potenciálne zavádzate nové chyby, čo znamená, že budete musieť znova skontrolovať.
- Prečítajte si svoju správu pomaly a zamerajte sa na každú vetu samostatne. Pomôcť môže aj to, že začnete na konci a budete čítať spätne cez jedno slovo, aby ste zachytili prípadné pravopisné chyby.
- Váš program na spracovanie textu pravdepodobne obsahuje gramatiku a kontrolu pravopisu. Nespoliehajte sa však len na tieto, pretože im často chýbajú chyby. Ak máte napríklad chybu v hláskovaní homofónu (povedzme „mávajte“ namiesto „vzdajte sa“), kontrola pravopisu by to nezistila, pretože sú to obidve slová.
Niektoré nadpisy správy IT, vrátane úvodu, zhrnutia, referencií a dodatkov, budú rovnaké bez ohľadu na predmet správy. - 4Pošlite svoju správu najmenej jednej ďalšej osobe, aby skontrolovala chyby. Pretože ste napísali svoju správu, nie ste nevyhnutne najlepšia osoba na jej úpravu. Čerstvý pár očí zachytí veci, ktoré môžete niekoľkokrát preskočiť.
- Je dobré nechať prečítať si správu najmenej jednu osobu, ktorá nevie nič (alebo takmer nič) o predmete vašej správy. Môžu poukázať na umelecké výrazy alebo mätúce frázy, ktoré by mohli uniknúť vášmu upozorneniu.
Tip: Ak máte vo svojej správe potvrdenia, zadajte mená ľudí, ktorí vašu správu skontrolovali, a ponúknite návrhy na jej vylepšenie.
- 5Dokončite obsah, definície a odkazy. Po dokončení úprav skontrolujte obsah, definície a odkazy a uistite sa, že stále úplne zodpovedajú vašej správe. Aktualizujte tieto sekcie prehľadu tak, aby obsahovali všetky dodatky, ktoré ste urobili počas revízií.
- Starostlivo skontrolujte interpunkciu a formátovanie vašich referencií, aby ste sa uistili, že sú v súlade so sprievodcom štýlov, ktorého sa máte držať.
- Ak ste na vytvorenie obsahu použili šablónu, ktorá sa generuje automaticky, znova skontrolujte čísla strán a uistite sa, že sú správne.
- 6Pred odoslaním svojej správy urobte najmenej raz korektúru. Urobte z korektúry samostatnú časť procesu úprav. Ignorujte obsah svojej správy a zamerajte sa na mechaniku -formátovanie, interpunkciu a pravopis.
- Zaistite, aby boli všetky nadpisy a obrázky vo vašej správe zarovnané a formátované konzistentne.
- Čítanie správy spätne po jednom slove vám pomôže zamerať sa na pravopis jednotlivých slov a opraviť pravopisné chyby.
- Čítanie nahlas vám môže pomôcť nájsť chyby v interpunkcii a miesta, kde nie je vaše písanie také jasné, ako by mohlo byť.
Prečítajte si tiež: Ako sa BS dostať cez triedu a získať dobrú známku?
