Ako prísť včas na schôdzky a prestať odkladať?

Pochopte, že čas každého človeka je rovnako cenný ako ten váš. Vždy meškať na schôdze alebo schôdzky nie je len otravné pre všetkých ostatných, ktorí na vás musia čakať alebo ktorých pozornosť, ktorú vyrušujete, narúša, ale je to neúctivé voči tým, ktorí sa tam dokázali dostať včas alebo skoro.

Rozpoznajte stres, ktorý tento zlozvyk spôsobuje vám a ďalším. Vždy byť tým, kto mešká, spôsobí nielen stres ostatných, ale môže to spôsobiť aj spätnú väzbu a získať povesť nespoľahlivosti.

Nastavte si v počítači alebo telefóne kalendár s programovateľnou pripomienkou. Spravidla sa vám predvolene pripomenú 15 minút pred plánovaným stretnutím alebo úlohou v kalendári. Ak sa na schôdzku alebo schôdzku musíte dostať viac ako pár kilometrov, nastavte si pripomenutie, aby odchádzalo dostatočne skoro na to, aby ste mohli odísť a prísť na schôdzku alebo schôdzu včas.

• Najdôležitejším faktorom pri fungovaní pripomenutia je všetko odložiť a odísť hneď, ako sa pripomienka spustí. Zdá sa to celkom zrejmé, ale ak ste zvyčajný prokrastinátor, máte tendenciu si povedať: „O minútu to nechám“ a keď sa dozviete, ako uplynulo ďalších 15 minút, a vy teraz meškáte.

Posúďte včas zložitosť úlohy alebo schôdze, aby ste úlohu splnili alebo zo schôdze vyťažili maximum. Ak je schôdzka len tá, ktorej sa zúčastňujete na informačné účely a budete potrebovať iba pripravený zápisník a pero, potom si tieto položky pripravte, než budete musieť odísť. Ak ste však sprostredkovateľom stretnutia alebo aktívnym účastníkom a potrebujete si pripraviť podklady alebo nejaký druh prezentácie, vyplňte všetky materiály pred odchodom z kancelárie deň pred stretnutím alebo schôdzkou. Čakanie do poslednej minúty bude mať vždy za následok zabudnutie niečoho kritického.

Rozložte úlohu na ľahko zvládnuteľné kúsky, aby ste sa neporazili skôr, ako vôbec začnete. Prokrastinácia je niekedy takmer prirodzenou reakciou na niečo, čo sa zdá byť príliš skľučujúce; namiesto toho, aby ste to riešili, najskôr dokončíte ďalšie menšie, zvládnuteľnejšie projekty a väčšiu úlohu budete posúvať stále ďalej.

• Ak sa napríklad chystáte na veľkú schôdzu alebo na dôležité stretnutie, nenechajte si v práci prekážať zložitosťou stretnutia. Prezentáciu, ktorú pripravujete, namiesto toho rozdeľte na malé časti s jednotlivými termínmi, aby bola dokončená v dostatočnom časovom predstihu, aby ste sa na stretnutie alebo schôdzku dostali úplne pripravení.

Vytvorte pracovné prostredie, kde môžete byť najproduktívnejší. To zahŕňa zaistenie toho, aby ste mali všetko, čo potrebujete na splnenie úlohy, na dosah ruky, aby ste nemuseli každých pár minút vstávať, aby ste niečo lovili.

• Ak vás telefón príliš ľahko rozptyľuje, nastavte ho na možnosť „Nerušiť“ alebo na hodinu vypnite zvonenie, aby ste mali k dispozícii najmenej jednu hodinu neprerušovaného času.
• Ak pracujete doma a televízor vás rozptyľuje, vypnite ho.
• Ak vám tichá hudba pomôže relaxovať a sústrediť sa, naprogramujte si obľúbenú hudbu do prehrávača MP3 alebo prenosného počítača. (Vyhnite sa rádiám, pretože reklamy, rozhlasoví hlásatelia a súťaže o výzvu môžu pôsobiť príliš rušivo.)