Ako sa stať administratívnym asistentom?

Ak chcete byť administratívnym asistentom v konkrétnom odvetví, napríklad ako lekársky alebo právny administratívny asistent, nájdite si čas a preštudujte si postupy a terminológiu používanú v tomto odvetví.

Ako sa ekonomika stále zlepšuje, rastie počet spoločností, ktoré si vyžadujú pomoc, aby boli organizované. Administratívni asistenti môžu byť neoceniteľní pre bezproblémové fungovanie spoločnosti. Udržujte si aktuálne informácie o svojich počítačových a komunikačných schopnostiach, aby ste potenciálnemu zamestnávateľovi ukázali, že ste osobou, ktorá môže pomôcť ich podnikaniu udržať sa na dobrej ceste.

Časť 1 z 3: Príprava na prácu administratívneho asistenta

1

Absolvent strednej školy. Na to, aby ste sa stali administratívnym asistentom, vám postačí stredoškolský diplom a malé vzdelanie. Nie je potrebné mať vysokoškolské vzdelanie, ale malé školenie z technickej školy alebo komunitnej vysokej školy vám môže poskytnúť dodatočnú výhodu pri oslovení potenciálneho zamestnávateľa.
2
Absolvujte kurz klávesnice a zvýšte rýchlosť a presnosť písania. Kurzy klávesnice sú k dispozícii na technických, odborných školách, komunitných vysokých školách a online. Cieľom je naučiť sa písať na dotyku, čo vám umožní čítať text a písať ho do počítača bez toho, aby ste sa museli pozerať na klávesnicu.
- Naučíte sa tiež vytvárať, upravovať a ukladať dokumenty.
- Časovače vám pomôžu zvýšiť a presne spočítať, koľko slov môžete napísať za minútu, čo je pre vášho zamestnávateľa často dôležité pri pohovore na pozíciu asistenta administratívy.
3
Trénujte podľa špecifík vášho odvetvia. Ak hľadáte funkciu administratívneho asistenta v konkrétnom odvetví, je užitočné, ak sa poučíte o postupoch a terminológii, ktoré sa v tomto odvetví môžu používať.
- Napríklad zdravotnícke profesionálov a právnej sekretárky potrebujeme poznať terminológiu a kódy založené na poli práce.
4
Naučte sa informačné technológie alebo IT. Kurz IT bude veľmi nápomocný pri učení sa rôznych softvérových programov, od ktorých sa očakáva, že ich budete používať ako administratívny asistent. Počítačová technológia sa neustále rozširuje a zvyšuje. Držte krok so zmenami absolvovaním kurzu IT na miestnej komunitnej škole alebo technickej škole.
- Zoznámte sa s programami, ktoré sú súčasťou balíka Microsoft Office Suite.
- Zamerajte sa konkrétne na Word pre spracovanie textu, Excel pre tabuľky a Power Point pre prezentácie.
5
Pripravte sa na učenie v práci. Väčšina školení, ktoré budete potrebovať, sa uskutoční v kancelárii potom, ako začnete. Buďte pripravení na krivku vzdelávania prvých pár mesiacov po nástupe do nového zamestnania ako administratívny asistent. Každá kancelária je iná a bude mať konkrétne štýly, potreby a očakávania.
- Buďte trpezliví a buďte otvorení pokynom a opravám.
- Položte otázky a pokračujte otázkou, či vaša práca spĺňa očakávania.
- Opýtajte sa, čo môžete urobiť pre zlepšenie svojej práce.
- Dohodnite si schôdzku so šéfom na niekoľko mesiacov po dátume nástupu, aby ste zhodnotili školenie v práci a sledovali svoje zlepšenia.

Ako sa môžem stať administratívnym asistentom v kancelárii?

Časť 2 z 3: Žiadosť o prácu ako administratívny asistent

1
Vytvorte si životopis. Váš životopis by mal byť dobre zorganizovaný a stručný. Malo by v ňom byť uvedené vaše meno a kontaktné informácie, za ktorými by mali nasledovať vaše skúsenosti, schopnosti a školenia. Vytvorte prehľadné a usporiadané sekcie a stĺpce v každej sekcii, aby boli čitateľné.
- Vytvorte si zoznam všetkých softvérových programov, ktoré môžete ovládať.
- Nezabudnite zahrnúť dobrovoľnícku prácu, ktorá sa nemusí zdať, že sa priamo týka kancelárskej práce, ale ukazuje váš altruizmus a dokazuje, že ste dôveryhodní.
- Dvojnásobná a trojitá kontrola gramatických a pravopisných chýb. Toto je obzvlášť dôležité pri uchádzaní sa o túto pozíciu, ktorá bude zahŕňať vašu efektívnu a správnu komunikáciu prostredníctvom písaného slova a poznámok.
2
Napíšte motivačný list, v ktorom vyjadríte svoj záujem o danú pozíciu a vyzdvihnete schopnosti, vďaka ktorým v práci vyniknete. Uveďte všetky skúsenosti a kurzy, ktoré ste absolvovali na prípravu na pozíciu, ale tiež prispôsobte list kancelárii, v ktorej sa uchádzate. Povedzte im, čo si ceníte na ich konkrétnom podnikaní.
- Nezabudnite zahrnúť veci, ktoré vám môžu v životopise chýbať, napríklad vašu dôveryhodnosť, schopnosť rýchlo sa naučiť pracovať a aktívne komunikačné schopnosti.
3
Spojte sa s ostatnými v danej oblasti a zvýšte svoje šance na prijatie. Ak máte v kancelárii niekoho, kto vás môže odporučiť osobne, získate výhodu nad perfektným cudzincom v tíme. Aj keď sa porozprávate s ostatnými v tejto oblasti, lepšie porozumiete dňu v živote administratívneho asistenta, ako aj očakávaniam a tipom, ako sa dostať dopredu. Niekto vás môže dokonca nasmerovať k otvoreniu pracovného miesta.
- Vaša bezprostredná sieť vás môže spojiť s ich sieťou. Tréner alebo futbalové tímy vášho dieťaťa vás môžu napríklad spojiť s ostatnými rodičmi.
- Dajte ľuďom vedieť, že hľadáte prácu administratívneho asistenta. Porozprávajte sa o tom s priateľmi a rodinou alebo na sociálnych médiách a požiadajte o spojenie s ostatnými v tejto oblasti.
4
Odošlite svoj sprievodný list a životopis spoločnostiam, ktoré vás zaujímajú. Životopis môžete odoslať online prostredníctvom webov ako Monster, Indeed a CareerBuilder. Najprv vyhľadajte spoločnosti, ktoré vás skutočne zaujímajú, a prihláste sa do nich. Čím viac budete pre spoločnosť nadšení, tým väčšia je pravdepodobnosť, že na túto pozíciu prejavíte pozitivitu a vášeň.
- Používanie týchto online stránok bude prvým krokom k preukázaniu vašej technickej zdatnosti. Neponáhľajte sa a uistite sa, že sa na stránke pohybujete a efektívne využívate jej funkcie.
- Vytvorte si profil na LinkedIn. Pokračujte v aktualizácii profilu, keď absolvujete ďalšie kurzy alebo získate skúsenosti.
5
Vydajte sa tam osobne tým, že sa prihlásite. Pri podávaní online prihlášok a pri aktualizovanej online prítomnosti sa môže ukázať, že ste technicky zdatní, ale pri osobnom prihlásení sa uistíte, že sa skutočne dostanete do dverí. Vyberte si jedno alebo dve miesta, kde by ste chceli pracovať, choďte tam počas pracovnej doby a odovzdajte svoj životopis osobne.
- Majte pozitívnu a energickú prítomnosť, keď ste v kancelárii. Ukážte im svoju osobnosť a usmejte sa na každého, koho stretnete.
- Zamestnávatelia budú pravdepodobne stále chcieť digitálnu verziu vášho životopisu. Pokračujte tiež odoslaním životopisu prostredníctvom ich online systému alebo e -mailom.

Časť 3 z 3: Pohovor za asistenta administratívy

1
Ukážte svoju úprimnosť a integritu. Na tejto pozícii sa od vás očakáva, že budete zaobchádzať s citlivými, osobnými a súkromnými informáciami. To môže zahŕňať lekárske záznamy, právne dokumenty a osobné identifikačné údaje, ako sú čísla sociálneho poistenia a informácie o bankovom účte. Dokážte svojmu potenciálnemu zamestnávateľovi, že vám tieto informácie môžu byť dôveryhodné.
- Vo svojom životopise uveďte skúsenosti, ktoré ukazujú váš altruizmus, napríklad dobrovoľnícku prácu, ktorú ste vykonali na pomoc druhým.
- Poskytnite osobné a profesionálne referencie, na ktoré sa môže potenciálny zamestnávateľ obrátiť, aby sa dozvedel viac o vašej dôveryhodnosti a etike.
2
Efektívne komunikujte vo svojom profesionálnom prostredí. Od administratívnych asistentov sa očakáva interakcia s inými administratívnymi pracovníkmi a klientmi spoločnosti. Pracujte na komunikácii spôsobom, ktorý je efektívny, osobný a vytvára pozitívnu atmosféru.
- Komunikujte pozitívne a priateľsky s každým, s kým sa v kancelárii stretnete. Patrí sem každý, koho stretnete pred a po pohovore.
- Buďte aktívnym poslucháčom. Sústreďte sa na to, čo hovoria ostatní, bez prerušenia. Zopakujte niečo z toho, čo povedali, aby ste vedeli, že rozumiete tomu, čo chcú.
- Nedovoľte, aby stres z pohovoru prebral. Používajte zdržiavaciu taktiku, kým sa neviete upokojiť. Ďalšou možnosťou je vložiť do konverzácie trochu humoru, aby ste prerušili napätie.
3
Nájdite miesto pre všetko. Veľkú časť práce administratívneho asistenta tvorí organizácia. Patria sem súbory a priečinky, údaje a plány. Naučte sa byť organizovaný a ukážte to, keď idete na pohovor.
- Byť včas. Prineste si plánovač. Majte svoj životopis, referenčné listy a akékoľvek ďalšie dokumenty usporiadané v priečinku a viete, kde k nim máte prístup.
- Ukážte organizačné a plánovacie schopnosti jednoduchou prípravou, ako je prinesenie vlastného pera.
4
Vytvorte organizačný systém. Vezmite si svoje zdroje, zhodnoťte výkonnostnú kapacitu, ktorú máte, na základe sily ľudí, rozpočtu a materiálov. Vykonajte opatrenia v rámci svojich zdrojov, aby ste dosiahli požadovaný výsledok a výstup. Získajte spätnú väzbu od svojich klientov, komunity alebo zamestnancov a podľa toho upravte svoju stratégiu.
- Toto je základný diagram na vytvorenie organizačného systému, ktorý je možné použiť za viacerých okolností. Tento systém použite na to, aby boli vaše žiadosti o zamestnanie organizované a zlepšili sa vaše budúce pohovory prostredníctvom spätnej väzby z vašich minulých pohovorov.
- Naučte sa zdroje a systém kancelárie, na ktorú sa uchádzate, a nebojte sa navrhnúť niektoré zmeny na zlepšenie výsledku a výstupu ich súčasného systému.

Tipy

Precvičte si svoje schopnosti pri hľadaní zamestnania.
Skúšaj ďalej. K dispozícii je množstvo pracovných miest.
Rozhovor s ľuďmi, ktorí už pracujú ako správcovia. Opýtajte sa ich, aký je typický deň.
Prečítajte si knihy o schopnostiach správcu. Vo vašej miestnej knižnici by malo byť veľa.
Pozrite sa na špecializované školiace a rozvojové programy s členstvom alebo certifikáciami.

Buďte pripravení na krivku vzdelávania prvých pár mesiacov po nástupe do nového zamestnania ako administratívny asistent.

Varovania

Kancelárska práca môže byť nudná, najmä v pomalých dňoch.
Administratívni asistenti sú na pracovisku niekedy podceňovaní a pochvala, ktorú dostanú od vrcholového manažmentu, je v porovnaní s inými oddeleniami, ako sú tržby, ktoré generujú peniaze pre spoločnosť, minimálna.
Táto práca môže byť stresujúca aj pri krátkych termínoch a veľkom pracovnom zaťažení.

Prečítajte si tiež: Ako sa stať krájačom mäsa?

Ako sa stať administratívnym asistentom?

Kroky

Časť 1 z 3: Príprava na prácu administratívneho asistenta

Časť 2 z 3: Žiadosť o prácu ako administratívny asistent

Časť 3 z 3: Pohovor za asistenta administratívy

Tipy

Varovania

Otázky a odpovede

Komentáre (6)

Prečítajte si tiež: