Ako hodnotiť administratívneho asistenta?
Ak si vaše pracovné povinnosti vyžadujú vyhodnotenie administratívneho asistenta, mali by ste najskôr definovať, čo od roly očakávate, a rozhodnúť sa o cieľoch.
Administratívni asistenti sú často lepidlom, ktoré drží kanceláriu pohromade. Úloha administratívneho asistenta dnes presahuje tradičnú funkciu sekretára pri písaní poznámok a odpovedaní na telefóny. Z riadenia šéfa plán pre plánovanie akcií na vzťahy so zákazníkmi, administratívne asistenti hrajú kľúčovú úlohu v udržiavaní prevádzke vašej spoločnosti. Ak si vaše pracovné povinnosti vyžadujú vyhodnotenie administratívneho asistenta, mali by ste najskôr definovať, čo od roly očakávate, a rozhodnúť sa o cieľoch.
Časť 1 zo 4: Vytvorenie hodnotiaceho formulára
- 1Stanovte si hlavné povinnosti a zodpovednosti. Prvým krokom je určiť, aké sú presne povinnosti administratívneho asistenta. Nemôžete hodnotiť osobu, kým neviete, na základe čoho ju hodnotíte.
- K niektorým štandardným povinnostiam patrí napríklad odpovedanie na telefóny, pozdravovanie ľudí, správa zariadení, prenos správ a pošty, kontrola listov a publikácií, organizovanie súborov a dokumentov, koordinácia udalostí a údržba kancelárskych potrieb.
- Ďalšími zodpovednosťami by mohlo byť osvojenie si žargónu v tomto odvetví, schopnosť dobre riadiť kancelársky rozvrh a byť k dispozícii na vybavovanie pochôdzok podľa potreby.
- 2Uveďte ďalšie vlastnosti. Hodnotiace kritériá nemusia byť špecifické pre clá. Môžete napríklad uviesť aj vlastnosti, ktoré od osoby očakávate, napríklad profesionálny, organizovaný, dostupný a pozitívny prístup.
- K niektorým vlastnostiam, ktoré môžu byť pre administratívnych asistentov špecifické, patrí presnosť, profesionalita pri pozdravovaní zákazníkov, silný komunikátor, diplomat, schopnosť dobre hospodáriť s časom, prispôsobivosť a diskrétnosť.
- 3Napíšte očakávania. Pri každej povinnosti, zodpovednosti alebo kvalite napíšte, čo sa očakáva, že dosiahne vysokú známku za výkon. Môžete tiež napísať, čo by sa počítalo proti tejto vlastnosti.
- Napríklad pod „profesionál“ by ste mohli napísať „šaty v business casual“, „zdvorilo a pohotovo pozdraví zákazníkov“, „„udržiava úhľadný priestor pre zadávanie zákazníkov “, pričom medzi veci, ktoré by sa mohli započítať, patrí„neobliekanie sa do obchodnej neformálnej práce “, “„byť hrubý k zákazníkom “alebo„nechávať vstupný priestor neporiadny “.
- 4Majú štandardnú metódu hodnotenia. Môžete mať napríklad systém známkovania 1 až 10, kde 10 je vynikajúce a kdekoľvek pod 4 nie je prijateľné. Pod každou črtou nechajte miesto, kde môže recenzent napísať odôvodnenie k skóre.
- 5Diskutujte o týchto očakávaniach so svojim administratívnym asistentom. Od vášho zamestnanca nemožno očakávať, že uhádne, čo chcete. Keď prijmete zamestnanca, mali by ste mať popis práce, ktorý stanovuje tieto očakávania. Môžete zahrnúť hodnotiaci formulár, aby váš administratívny asistent presne vedel, čo ho čaká.
- Okrem toho prediskutujte, ako splnenie predpísanej rubriky ovplyvní jeho miesto v spoločnosti. Možno budete dávať bonusy zamestnancom, ktorým sa darí, alebo pomocou rubriky rozhodnete, kto postupuje. Na druhej strane možno zamestnanci, ktorí zle skórujú, budú postavení na skúšku, kým sa ich práca nezlepší, a ak získajú zlé recenzie na tri hodnotenia za sebou, budú prepustení.
Zhodnoťte tiež, či váš administratívny asistent splnil požadované ciele.
Časť 2 zo 4: stanovovanie cieľov
- 1Vytvárajte si realistické ciele. V prípade kancelárskeho asistenta môže byť realistickým cieľom osvojenie si nového softvérového systému alebo začlenenie nových úloh, napríklad plánovania. Mohlo by to tiež znamenať naučenie sa novej zručnosti, ako napríklad základná údržba webu.
- Môže byť užitočné sadnúť si so svojim administratívnym asistentom a prediskutovať, aké ciele má on alebo ona v mysli, pretože daná osoba už možno sleduje určité profesionálne záujmy.
- 2Nastavte realistické časové harmonogramy. Rozložte veľké úlohy na menšie ciele. Ak napríklad chcete, aby sa váš administratívny asistent naučil základnú údržbu webu, mohli by ste mať na rok menšie ciele, ako napríklad absolvovať hodinu (12 týždňov), precvičiť zručnosti (12 týždňov), naučiť sa základný systém z webovej technológie (12 týždňov)) a začnite s údržbou webových stránok.
- 3Komunikujte o cieľoch. Ak ste si nesedeli so svojim zamestnancom pri rozhodovaní o cieľoch, mali by ste komunikovať, čo od danej osoby očakávate. Písomný dokument je dobrý, pretože poskytuje trvalý záznam o tom, čo by ste chceli vidieť, ale mali by ste s osobou prejsť aj ciele.
- 4Vyhodnoťte pri kontrole výkonu. Pri ďalšej kontrole výkonnosti zahrňte ciele z minulého roka. Vyhodnoťte, či daná osoba splnila alebo nesplnila ciele a či to bolo kvôli tomu, že nepodal adekvátny výkon. Inými slovami, nepotrestajte osobu, ak nemôže splniť ciele kvôli vonkajším okolnostiam, ako je napríklad nedostatok výučby v danom časovom období.
- 5Rozhodnite sa, ako najlepšie využiť nové zručnosti. Keď administratívny asistent dosiahne určité ciele, je načase sa rozhodnúť, ako ich najlepšie využiť. Využite hodnotenie výkonnosti na usmernenie nových cieľov pre nasledujúci rok na základe toho, čo sa človek v predchádzajúcom roku naučil.
Na druhej strane možno budete chcieť diskutovať o recenzii na osobnom stretnutí so svojim administratívnym asistentom.
Časť 3 zo 4: rozhodovanie, kedy a ako hodnotiť
- 1Vyberte si rozvrh. Možno budete chcieť každoročne kontrolovať svojho administratívneho asistenta. Môžete sa však rozhodnúť, že štvrťročná kontrola bude fungovať lepšie, pretože sa s ním môžete naďalej kontaktovať. Dlhšia doba umožní vašim zamestnancom dlhšie pracovať na dosiahnutí cieľov, ale kontrola v kratších intervaloch znamená, že sa s nimi budete častejšie dotýkať ich výkonu. Na druhej strane môžu vykonávať úpravy počas celého roka.
- Niektoré spoločnosti majú jeden veľký prehľad výkonnosti každý rok doplnený menšími hodnoteniami počas celého roka.
- 2Rozhodnite, kto bude recenzovať. Ak váš administratívny asistent pracuje pre viac ako jednu osobu, možno budete chcieť, aby každá osoba vyplnila formulár a poskytla spätnú väzbu. Ak pre vás pracuje iba váš administratívny asistent, mali by ste byť recenzentom.
- 3Rozhodnite sa pre formát. Možno chcete iba poskytnúť spätnú väzbu v písomnej forme. Na druhej strane možno budete chcieť diskutovať o recenzii na osobnom stretnutí so svojim administratívnym asistentom. Ďalšou alternatívou je malé stretnutie s niekoľkými ďalšími supervízormi.
Keď administratívny asistent dosiahne určité ciele, je načase sa rozhodnúť, ako ich najlepšie využiť.
Časť 4 zo 4: hodnotenie
- 1Staňte sa súčasťou každodennej alebo týždennej práce. To znamená, že nemôžete revidovať zamestnanca raz za rok bez poznámok, ktoré by vás podporili. Na pamäť sa jednoducho nedá spoľahnúť. Počas celého roka si aspoň týždenne robte poznámky o výkonnosti svojho administratívneho asistenta s konkrétnymi podrobnosťami.
- Mali by ste napríklad napísať: „Traja zákazníci dnes pochválili zamestnanca X. Povedali, že robila dobrú prácu, ktorá pomohla s ich problémom,„nie „X dnes odviedol dobrú prácu“. Alebo môžete napísať "X bola tento týždeň neorganizovaná. Stratila tri dôležité súbory. Sľúbila, že urobí lepšie" nie "X nemá organizačné schopnosti."
- 2Vyplňte hodnotiaci formulár. Akonáhle nastane čas kontroly, vyplňte hodnotiaci formulár pomocou svojich poznámok. Pridajte podrobnosti, aby ste odôvodnili každé skóre, ktoré dáte. Zhodnoťte tiež, či váš administratívny asistent splnil požadované ciele.
- 3Predložte informácie administratívnemu asistentovi. Hneď ako skontrolujete svojho zamestnanca, predložte informácie vo formáte, pre ktorý ste sa rozhodli. Aj keď sa so zamestnancom stretnete, mali by ste mať písomný záznam o jeho výkone, ktorý by ste mu odovzdali.
- Aj keď prezentujete zlú recenziu, snažte sa zostať profesionálni. Nemali by ste napríklad hovoriť: „Ste emocionálny blbec a musíte získať kontrolu nad svojim životom.“ Namiesto toho by ste mali povedať: „Všimli sme si, že váš domáci život v posledných 3 mesiacoch ovplyvnil váš osobný život. Aj keď oceňujeme, že vaše problémy doma sú náročné, očakávame, že počas práce zostanete profesionál.“
- Diskutujte o akýchkoľvek dôsledkoch. Napríklad, ak osoba dostala si dobrý prehľad, na vedomie, že dostane bonus, zatiaľ čo v prípade, dostala zlá, že bude umiestnený v skúšobnej dobe.
- 4Dosiahnuť vzájomnú dohodu o oblastiach, ktoré je potrebné zlepšiť. Spolupracujte na odhalení realistických spôsobov, akými sa môže zamestnanec zlepšiť, napríklad poskytnutím viac času na dodržanie termínov denných správ. Obaja by ste mali byť ochotní urobiť kompromis. To znamená, že ak zamestnanec nemôže reálne splniť určité ciele, mali by ste ich upraviť. Ak však zamestnanec nedokončuje prácu, pretože sa nesústredí, mal by zamestnanec nájsť spôsob, ako sa prispôsobiť.
- Ponúknite koučovanie zamestnanca, ktorý pomôže prekonať slabé stránky. Zaistite, aby sa administratívny asistent cítil ocenený.
- 5Nekontrolovať osobnosť. Pokiaľ osobnosť osoby neovplyvňuje jeho prácu, zamerajte sa výlučne na prácu, ktorú osoba vykonáva. Inými slovami, buďte objektívni v hodnotení, ako sa danej osobe darí, bez toho, aby ste sa dostali do konfliktov osobnosti.
- Ak osobnosť človeka ovplyvňuje prácu, zamerajte sa na prácu, nie na osobu. Môžete napríklad povedať: „X bol k zákazníkovi hrubý najmenej raz za týždeň, čo spôsobilo stratu príjmu,“ nie „X je príliš emocionálny“.
- 6Skúste tajných volajúcich. Ak chcete vyskúšať, ako váš administratívny asistent interaguje s ľuďmi, keď nie ste nablízku, najmite si testerov a požiadajte o pomoc alebo zavolajte na telefón. Dajte im scenár a formulár, aby zhodnotili, ako si váš asistent počínal.
Prečítajte si tiež: Ako získať úprimnú spätnú väzbu od svojich zamestnancov?
