Ako sledovať svojich zamestnancov?
Ak ste manažérom alebo vedúcim tímu, budete musieť svojich zamestnancov sledovať, aby ste sa ubezpečili, že sú produktívni. Majte zamestnancov na zodpovednosti tým, že s nimi budete pravidelne hovoriť o svojej práci. Opýtajte sa ich na konkrétne projekty alebo na to, čo v danom týždni dosiahli. Nechajte zamestnancov vyplňovať správy o pokroku pri konkrétnych úlohách, aby ste videli, ako efektívne pracujú alebo či sú mimo práce. Znova a znova sa skontrolujte u svojich zamestnancov v kancelárii v neplánovaných časoch. Ak často cvakajú z okna alebo vypínajú telefón, vyjadrte znepokojenie nad svojimi pracovnými návykmi. Ak sa obávate, že zamestnanci môžu tráviť príliš veľa osobného času online, zaobstarajte si softvérový balík, ktorý vám umožní blokovať webové stránky, ktoré považujete za rušivé alebo nevhodné, a monitorovať prehliadanie. Ak sa chcete dozvedieť, ako vyjadrujete svoje očakávania voči zamestnancom, čítajte ďalej.
Ak ste manažérom alebo vedúcim tímu, budete musieť svojich zamestnancov sledovať, aby ste sa ubezpečili, že sú produktívni.
Efektívni manažéri a vedúci tímov aktívne monitorujú svojich zamestnancov rôznymi spôsobmi, aby zabezpečili, že ľudia s nízkym výkonom sú rýchlo disciplinovaní a výkonní pracovníci sú odmeňovaní. Monitorovanie zamestnancov vám tiež môže pomôcť identifikovať oblasti, v ktorých zamestnanci mrhajú spoločnosťou čas alebo zdroje na súkromné záležitosti. Pomocou správneho softvéru môžete blokovať webové stránky, ktoré sú nevhodné alebo sa na obchodné operácie nevzťahujú. Cieľom každého efektívneho manažéra by malo byť úspešné sledovanie zamestnancov bez zbytočného trenia v kancelárii.
Metóda 1 zo 4: definovanie očakávaní
- 1Vytvorte písomné vysvetlenie svojich politík. Vaše zásady budú účinné, iba ak budú jasne vysvetlené v príručke alebo sprievodcovi pre zamestnancov. Táto príručka by mala byť ľahko prístupná pre všetkých zamestnancov a mala by definovať, aké sú vaše zásady a čo sa bude robiť v prípade ich nedodržiavania. Pre každú politiku monitorovania, napríklad internet alebo telefón, môžete tiež vysvetliť myšlienkový proces, ktorý viedol k vašim zásadám. Vysvetlenie, prečo tak robíte, môže pomôcť znížiť nedôveru zamestnancov spôsobenú monitorovaním ich činnosti.
- Stanovte jasné pravidlá týkajúce sa časomiery, fakturovateľných hodín (ak sú k dispozícii), osobných telefónnych hovorov a osobného používania internetu v práci. Povzbuďte zamestnancov, aby v prípade potreby robili prestávky mimo pracovný čas.
- 2Uistite sa, že zamestnanci sú oboznámení s týmito zásadami. Ak prebieha akýkoľvek typ monitorovania nad rámec štandardnej registrácie pokroku, napríklad ak používate monitorovanie cez telefón alebo internet, mali by ste o tom informovať priamo svojich zamestnancov. Usporiadajte schôdzu alebo pošlite hromadný e-mail, v ktorom vysvetlíte zmeny v politike monitorovania a presne vysvetlíte, kedy a ako sa budú informácie zaznamenávať, ukladať a mazať.
- V niektorých štátoch, napríklad v Connecticute a Delaware, je zo zákona požadované, aby ste svojich zamestnancov informovali o akomkoľvek monitorovaní internetu.
- Aj keď sa od vás nevyžaduje, aby ste svojich zamestnancov informovali o monitorovaní, môže to mať odpor, ak im to nepoviete a zistia to sami.
- 3Postupujte presne podľa disciplinárnych pokynov. Ak zamestnanec nedodržiava vaše pravidlá, uistite sa, že sú podniknuté uvedené disciplinárne opatrenia pre dané porušenie. Pravidlá uplatňujte rovnako na všetkých zamestnancov. Majte jasno vo svojich zámeroch. Zdokumentujte disciplinárne konanie a nechajte zamestnanca podpísať disciplinárne plány. Ak tieto pokyny nedodržíte správne, zamestnanci dôjdu k presvedčeniu, že vaše starostlivo stanovené pravidlá sa nebudú skutočne uplatňovať.
- 4Udržujte svoje zásady v rozumnej miere. Nekontrolujte sa príliš často ani nezavádzajte príliš obmedzujúce internetové politiky. Zatajený šéf môže znížiť morálku a spôsobiť, že zamestnanci budú nervózni. Zamerajte sa skôr na výsledky ako na proces. Ak zamestnanec produkuje dobrú prácu a pracuje dobre v tíme, príliš sa netýkajte podrobností.
- Doprajte svojim zamestnancom na vyššej úrovni viac slobody. Aj keď by mohlo byť vhodné dať dočasnému alebo administratívnemu asistentovi, ktorý má do vašej firmy málo investícií, počítač s otvoreným priestorom, ktorý môžete monitorovať, zamestnanci na vyššej úrovni budú očakávať dôveru.
- Sloboda robiť si prácu vlastným spôsobom pravdepodobne zvýši produktivitu zamestnancov na vyššej úrovni, nie menej.
V niektorých štátoch, napríklad v Connecticute a Delaware, je zo zákona požadované, aby ste svojich zamestnancov informovali o akomkoľvek monitorovaní internetu.
Metóda 2 zo 4: hodnotenie produktivity
- 1Registrujte sa na svojich zamestnancoch. Z času na čas sa v neplánovanom čase skontrolujte so zamestnancami vo svojej vlastnej kancelárii. Ak zamestnanec často „cvaká“ z okna, keď vojdete, alebo zavesí telefón, možno budete musieť vyjadriť určité obavy. Osobné sledovanie zamestnancov vám tiež môže pomôcť konštruktívne kritizovať ich prácu.
- 2Požiadajte o vysvetlenie toho, na čom zamestnanec pracoval. Jedným z jednoduchých spôsobov, ako zaistiť zodpovednosť zamestnancov, je viesť s nimi pravidelné rozhovory o tom, ako im ide práca. Opýtajte sa ich, čo urobili od vašej poslednej konverzácie, opýtajte sa na viac otázok a zhodnoťte ich reakcie, keď sa rozhovor rozvinie. Požiadajte o podrobnosti a hmatateľný dôkaz výsledkov.
- 3Dajte zamestnancom dokumentovať svoju vlastnú prácu. Nechajte svojho zamestnanca zaznamenať jeho postup práce do denníkov aktivít, kontrolných zoznamov alebo správ o pokroku. Správy by však nemali byť príliš zaťažujúce ani „zaneprázdnené“, ale mali by povzbudzovať členov tímu aj vedenie, aby boli v kontakte a na rovnakej stránke. Keď sa rozprávate so zamestnancom, nebojte sa požiadať o doklad o práci popísaný v správe.
- 4Posúdiť prebiehajúce práce. Ak vám záleží na produktivite, požiadajte o konkrétny dôkaz o výkone, ktorý je merateľný a časovo ohraničený. Ak je zamestnanec vedúcim projektu, stanovte míľniky, ale tiež požadujte plány a časové harmonogramy projektu. Kontaktujte iných zamestnancov a uistite sa, že komunikujú všetci členovia projektového tímu. Osobne sledujem postup dlhodobejších projektov a hodnotím ich presnosť a úplnosť.
- Môžete napríklad sledovať zadávanie údajov o zamestnancovi, ktorý je pridelený na správu databázy. Mohli by ste vyhodnotiť aktuálnosť záznamov, ich presnosť a dodržiavanie pokynov spoločnosti.
- 5Opýtajte sa ostatných na interakcie so zamestnancami. Požiadajte dodávateľov, zákazníkov a ostatných zamestnancov o ich interakcie s daným zamestnancom, aby ste získali obraz o tom, ako sa daný zamestnanec správal. Potrebujete však spôsob, ako zvýšiť objektivitu týchto pozorovaní, aby zamestnanci neboli nespravodlivo zastúpení. Ak požadujete tieto informácie, namiesto dojmov požadujte podrobnosti o interakcii. Namiesto hodnotení si vyžiadajte popis interakcií. A vždy majte otvorenú myseľ; nikdy nevieš, kedy je zamestnanec skreslený.
Monitorovanie zamestnancov vám tiež môže pomôcť identifikovať oblasti, v ktorých zamestnanci mrhajú spoločnosťou čas alebo zdroje na súkromné záležitosti.
Metóda 3 zo 4: monitorovanie aktivity online
- 1Vyberte monitorovací softvér. Monitorovací softvér je možné nastaviť rôznymi spôsobmi. Prvá vec, ktorú je potrebné zvážiť, je nastavenie kompletného systému so serverom. Bude to zahŕňať antivírusovú a malwarovú ochranu a tiež monitorovanie zamestnancov. Ak nemáte IT pracovníkov na údržbu zariadenia, môžete tieto služby získať pomocou cloudovej služby, ako je Trend Micro Business Security alebo Symantec Cloud. Tieto služby nie sú mimoriadne drahé; rátajte s tým, že zaplatíte asi 110€ ročne.
- Ak sa práve snažíte sledovať využitie webu zamestnancami a blokovať niektoré stránky, urobí to jednoduchší softvérový balík. Táto služba bude lacnejšia a umožní vám monitorovať a filtrovať webové stránky, zobrazovať stlačenia klávesov a snímať snímky obrazovky. Tieto služby poskytuje napríklad Interguard Sonar.
- V niektorých prípadoch dokonca budete môcť získať základné sledovacie systémy zadarmo. Napríklad ActivTrak monitoruje prenos na webe systému a vytvára pre vás mesačný prehľad.
- 2Blokujte škodlivé alebo nevhodné webové stránky. Zamestnávatelia majú právo monitorovať, ktoré webové stránky ich zamestnanci navštevujú, a blokovať webové stránky, ktoré považujú za nedôležité pre obchodné operácie, nevhodné alebo potenciálne škodlivé. Zamestnávatelia predovšetkým blokujú určité webové stránky, aby sa ubezpečili, že sú zamestnanci produktívni, napríklad blokujú stránky na Facebooku alebo burze cenných papierov, ktoré ich rozptyľujú, alebo aby zabezpečili, že zamestnanci nebudú obťažovať spolupracovníkov alebo sa nedopúšťajú špionáže v spoločnosti.
- Zamestnávatelia môžu tiež blokovať stránky považované za pornografické alebo nenávistné.
- Niektoré balíčky na sledovanie umožňujú na určitých druhoch webových stránok stanovené časové limity, napríklad na webových stránkach sociálnych médií umožňujú napríklad stanovený čas.
- Keď zistíte, že vaši zamestnanci navštevujú webové stránky, ktoré často nesúvisia s prácou, zablokujte ich a potom im pošlite e-mail s pripomienkou, že sú v pracovnom čase.
- 3Monitorujte e-mail. Monitorovanie e-mailov je pre zamestnávateľov náročnejšie. Pred čítaním akýchkoľvek e-mailov zamestnancov by mali byť zamestnanci informovaní o pravidlách, ktoré umožňujú čítanie ich e-mailov. Zamestnávateľ okrem toho zvyčajne potrebuje dôvod podozrenia, ktoré ich viedlo k čítaniu e-mailov, ako napríklad zdokumentovaný incident s týmto zamestnancom. Pre zamestnávateľov je tiež ťažké odôvodniť čítanie e-mailov, ak pôvodne tvrdili, že e-mailové adresy budú dôverné.
- 4Uistite sa, že dodržiavate zákon. Určité monitorovacie opatrenia môžu zasahovať do práva vašich zamestnancov na súkromie. Pred inštaláciou monitorovacieho softvéru sa poraďte s právnikom v zamestnaní. Uistite sa, že k softvéru, ktorý podpísali zamestnanci, je napísaná dokumentácia a že každý rozumie tomu, na čo tento softvér slúži.
Efektívni manažéri a vedúci tímov aktívne monitorujú svojich zamestnancov rôznymi spôsobmi, aby zabezpečili, že ľudia s nízkym výkonom sú rýchlo disciplinovaní a výkonní pracovníci sú odmeňovaní.
Metóda 4 zo 4: zavedenie ďalších druhov monitorovania
- 1Zaznamenávajte telefónne rozhovory. Federálny zákon umožňuje zamestnávateľom monitorovať telefonické rozhovory zamestnancov. To však platí iba pre hovory súvisiace s podnikaním, ako sú hovory so zákazníkmi alebo dodávateľmi. Zamestnávateľ nemá spravidla dovolené monitorovať osobné hovory a musí prestať nahrávať a monitorovať hovor, keď zistí, že je to osobné. Jedinou výnimkou je, ak pravidlá pre pracovisko výslovne zakazujú osobné telefónne hovory.
- Záznam a sledovanie hlasových správ by sa malo robiť iba s odôvodnením, ako je zdokumentované podozrenie z zneužitia úradnej moci.
- Telefonické rozhovory je možné zaznamenávať pomocou klepnutí na telefón alebo elektronického záznamového systému. V niektorých prípadoch to môže byť prepojené s vaším ďalším monitorovacím softvérom.
- 2Nastaviť sledovanie videa. Firmy zvyčajne používajú video sledovanie na odradenie zákazníkov od krádeže produktov. Niektoré podniky však používajú aj kamerový dohľad, aby sa ubezpečili, že zamestnanci sú produktívni a neporušujú firemné zásady. Monitorovanie zamestnancov týmto spôsobom vám môže poskytnúť neskreslené dôkazy o nesprávnom správaní zamestnancov a môže ich tiež motivovať k usilovnejšej práci. Neustály pocit sledovania by však zamestnancom mohol byť nepríjemný a viesť k poklesu morálky. Z týchto dôvodov pred použitím kamerového systému starostlivo zvážte výhody a nevýhody.
- V mnohých štátoch je kamerové sledovanie tiež starostlivo regulované štátnymi zákonmi. Pred implementáciou tohto typu monitorovania sa poraďte so svojimi štátnymi zákonmi.
- Videozáznamy zamestnancov, ktoré vykonávajú určité činnosti, napríklad používajú toaletu alebo sa prezliekajú, sú vždy nezákonné a môžu viesť k trestným postihom.
- 3Sledujte polohy svojich zamestnancov. Niektoré aplikácie, ako napríklad Xora a TSheets, umožňujú zamestnávateľom sledovať pohyb zamestnancov prostredníctvom svojich inteligentných telefónov. Spravidla sa používa na vchádzanie alebo odchod a je legálne, ak s tým zamestnanec dá súhlas. Niektorí zamestnanci sú však sledovaní pomocou softvéru 20,57, čo by im mohlo dať právne dôvody žalovať svojich zamestnávateľov za porušenie ochrany súkromia. Ak implementujete tento typ politiky, obráťte sa na právnika, aby ste sa uistili, že tak robíte legálne.
- Podniky pôsobiace v oblasti lodnej dopravy alebo riadenia motorových vozidiel môžu tiež používať sledovacie zariadenia vo vozidlách, aby zabezpečili, že vodiči zostanú na trase. Je to bežná prax a je všeobecne prijateľná.
Prečítajte si tiež: Ako získať úprimnú spätnú väzbu od svojich zamestnancov?
Otázky a odpovede
- Vediem tím zložený zo 4 členov. Ktorý nástroj na sledovanie času by ste odporučili?Chcel by som odporučiť sledovač WebWork. Používam ho na sledovanie svojich tímov už 7 mesiacov. Jeho použitie je veľmi jednoduché a obsahuje mnoho užitočných funkcií, ako sú úrovne aktivity, snímky obrazovky, správy, faktúry atď. Je to ešte dostupnejšie v porovnaní s inými aplikáciami.
- Spoločnosť zaviedla politiku, ktorú má každý zamestnanec nastavený na hodiny, keď idú do terénu alebo z kancelárie, a nastavený čas, keď sa vrátia. Ako môžem vyriešiť tento problém, ak to zamestnanci odmietnu urobiť?Je ťažké prinútiť vašich zamestnancov, aby to robili, tak prečo nevyužijete iný spôsob, ako dosiahnuť svoj účel? Môžete vyskúšať monitorovací softvér. Môže automaticky zaznamenávať čas prihlásenia a odhlásenia počítača, takže by to bol čas príchodu a odchodu, ktorý chcete zaznamenať. V opačnom prípade by ste sa mohli vyhrážať svojim zamestnancom, že nebudú správne vyplácaní, ak nebudú správne používať tento systém, budete však musieť byť pripravení, aby ste to vynútili. Uistite sa, že to máte uverejnené zákonne a poskytnite svojim zamestnancom dostatok času na prispôsobenie sa.
- Ako môžem robiť denné správy?Môžete vyskúšať softvér na monitorovanie a správu všetko v jednom. Bude zhromažďovať denné pracovné zhrnutie všetkých zamestnancov a exportovať denné, týždenné alebo mesačné správy, ktoré si môžete skontrolovať alebo stiahnuť.
