Ako dať negatívnu referenciu zamestnancovi?
Aj keď môžete určite poskytnúť negatívnu referenciu na zamestnanca, mali by ste zvážiť odmietnutie.
Keď vám zlí zamestnanci oznámia, že si hľadajú nové zamestnanie, môžete si vydýchnuť. Žiaľ, môžu vás požiadať, aby ste im poskytli referenciu. Aj keď môžete určite poskytnúť negatívnu referenciu na zamestnanca, mali by ste zvážiť odmietnutie. Napísanie negatívnej referencie so sebou prináša potenciálnu právnu zodpovednosť. Môžete byť napríklad žalovaní, ak preháňate svoju kritiku alebo ak nepravdivo uvádzate akúkoľvek skutočnosť. Ak chcete dať negatívnu referenciu, požiadajte zamestnanca, aby podpísal formulár o uvoľnení zodpovednosti. Riadne vypracovaná správa môže chrániť pred ohováraním a ďalších súdnych sporov.
Časť 1 z 3: napísanie negatívnej referencie
- 1Zvážte odmietnutie napísať referenciu. Nie ste povinní napísať referenciu, pokiaľ v pracovnej zmluve nie je uvedené, že ju dáte. Z tohto dôvodu by ste mali zvážiť vyslovenie „nie“. Negatívne referencie môžu byť väčším problémom, ako stoja za to.
- Ak je osobou žiadajúcou o referenciu bývalý zamestnanec, môžete mu povedať, že by bolo lepšie, keby si vybral niekoho, kto je s jeho nedávnou prácou oboznámený.
- Ak je však zamestnanec súčasným zamestnancom, môžete byť v pokušení podať referenciu, aby ste sa ich zbavili.
- 2Povedzte zamestnancovi, že referencia bude záporná. Nebíjajte okolo krovia. Namiesto toho povedzte zamestnancovi, že nemôžete napísať pozitívnu referenciu. Zamestnanec tak bude mať možnosť vybrať si niekoho iného na odporúčanie.
- Môžete povedať: „Prepáč, Janet, nie som si istý, či môžem napísať skutočne silnú referenciu. Si si istý, že nemôžeš nájsť niekoho iného?“
- 3Skontrolujte spis zamestnanca. Ak sa rozhodnete pokračovať v odporúčaní, mali by ste si starostlivo preštudovať dokumentáciu zamestnanca, aby ste uviedli iba presné informácie. Pamätajte si, že vás môžu žalovať za čokoľvek nepravdivé v referencii. Preto sa uistite, že všetko, čo píšete vo svojej referencii, je vecné.
- Zamestnanec vás môže napríklad žalovať za ohováranie, čo je nepravdivé tvrdenie, ktoré poškodzuje osobu. Zamestnanec môže žalovať za ohováranie, ak klamete a klamstvo stojí zamestnanca prácu.
- 4Naformátujte list. Je lepšie napísať referenciu zamestnancov, ako ju dať telefonicky. Písaním listu si uchovávate dôkaz o tom, čo ste potenciálnemu zamestnávateľovi povedali. Nastavte list ako štandardný obchodný list.
- Vyberte písmo, ktoré dokáže čítať väčšina ľudí. Spravidla najlepšie funguje Times New Roman alebo Arial 12 bodov.
Povedzte zamestnancovi, že referencia bude záporná. - 5Držte sa faktov. Referenciu by ste mali uchovávať čo najkratšiu. Recenziu môžete začať poskytnutím základných informácií o zamestnancovi, ako napríklad:
- keď u vás zamestnanec pracoval
- názov práce
- ich mzda (voliteľné)
- 6Vyhnite sa prílišnej negativite. Po poskytnutí faktov môžete chcieť povedať svoje dojmy o zamestnancovi. Tu musíte byť opatrní. Uistite sa, že nebudete príliš negatívni. Vyhnite sa špekuláciám alebo klebetám, ktoré ste o zamestnancovi počuli. Namiesto toho založte svoje názory na svojich priamych pozorovaniach. Nezabudnite, že môžete byť negatívny-za predpokladu, že sú negatívne informácie presné.
- Prílišnou negativitou sa môžete vyhnúť poskytnutím určitej rovnováhy. Myslite na niečo pozitívne, čo môžete o zamestnancovi povedať. Napríklad zamestnanec mohol byť nekompetentný, ale príjemný. Môžete pochváliť ich slnečný prístup.
- Alternatívne môže byť zamestnanec pre vašu spoločnosť nevhodný na základe osobnosti. Možno však urobili detailnú prácu.
- 7Nebuď príliš pozitívny. Tiež by ste nemali zakrývať žiadne pochybenia zamestnancov. Môžete byť v pokušení, najmä ak je zamestnanec slabý a chcete, aby pokračoval. Ak však klamete, potenciálny zamestnávateľ by vás mohol žalovať za nesprávne uvedenie pravdy.
- Vyhnite sa napríklad tvrdeniu „Karen je najlepší zamestnanec, akého som kedy mal“, ak máte v spise zamestnanca dôkaz, že bol priemerným zamestnancom. Pozitívne komentáre je potrebné podložiť aj dôkazmi.
- Problémom je aj nezverejnenie relevantných informácií. Napríklad zubná asistentka môže ukázali opitý alebo vysokej a pokračoval sa snažiť a čisté zuby. Tento typ informácií budete musieť odhaliť potenciálnemu zamestnávateľovi, aby ste sa ochránili pred podaním žaloby. Nehovorte jednoducho, že ste zamestnanca „vyhodili“.
- Okrem problémov so zneužívaním drog alebo návykových látok zverejnite aj krádeže, násilné správanie a sexuálne obťažovanie.
- 8Ukážte zamestnancovi svoj list. Dajte zamestnancovi ďalšiu šancu rozhodnúť sa, že vás nepoužije ako referenciu. Ukážte im list, než ho pošlete poštou. Opýtajte sa zamestnanca druhýkrát, či chce použiť váš referenčný list.
- Dajte im asi týždeň na rozhodnutie. Pred odoslaním počkajte, kým vám dajú súhlas.
- Zamestnanec sa spravidla rozhodne, že negatívnu referenciu nepoužije. Môžu však byť v tiesni. Potenciálny zamestnávateľ môže trvať na tom, aby dostal referenciu od svojho súčasného zamestnávateľa.
- 9Buďte otvorení revíziám. Ak zamestnanec chce list, ale nemá rád vaše komentáre, opýtajte sa, či môžete poskytnúť iba faktické podrobnosti o jeho zamestnaní: dátum, plat, atď. Ak áno, môžete odstrániť akýkoľvek negatívny komentár.
- Mali by ste tiež zvážiť, aby zamestnanec podpísal prepustenie.
Časť 2 z 3: Použitie vydania
- 1Nájdite ukážkové vydania. Keď zamestnanec podpíše prepustenie, súhlasí, že vás nebude žalovať za ohováranie alebo iné zranenie, ktoré utrpel v dôsledku odkazu. Existuje mnoho ukážok, ktoré môžete použiť online ako modely pri navrhovaní svojich vlastných. Vyhľadajte online „vydanie referencie pre zamestnancov “.
- Uvedomte si, že vás vydanie nechráni pred súdnymi spormi potenciálnych zamestnávateľov za skreslenie. Vo svojej referencii musíte byť stále 100% vecní a úprimní.
- 2Začnite s navrhovaním vydania. Môžete napísať svoju vlastnú základnú referenciu o zamestnaní otvorením prázdneho dokumentu na spracovanie textu a nastavením písma na čitateľnú veľkosť a štýl, napr. 12-bodový typ.
- V hornej časti stránky vložte názov-„Referenčné vydanie zamestnanosti“.
- Pravdepodobne by ste mali nastaviť dokument ako šablónu s prázdnymi riadkami pre informácie, ktoré sa budú meniť s každým vydaním. Vydanie tak môžete použiť viackrát.
Ak chcete dať negatívnu referenciu, požiadajte zamestnanca, aby podpísal formulár o uvoľnení zodpovednosti. - 3Identifikujte strany. Uvoľnenie je právnou dohodou medzi vami (spoločnosťou) a zamestnancom. Tieto informácie poskytnite v hornej časti stránky pod názvom.
- Môžete napríklad napísať: „Táto referencia o zamestnaní (ďalej len„dohoda “) je účinná a účinná [vložte prázdne riadky pre dátum] medzi„zamestnancom “[vložte prázdne riadky pre meno a adresu] a spoločnosťou ABC („Spoločnosť“), LLC, organizovaná a existujúca podľa zákonov Michiganu, s hlavným sídlom na [vložiť adresu]. Vzhľadom na tu uvedené sľuby sa zmluvné strany dohodli, že budú právne viazané takto: "
- 4Vysvetlite, aké informácie bude spoločnosť zdieľať. Vložte odsek, v ktorom uvediete informácie, ktoré budete zdieľať s potenciálnym zamestnávateľom. Nezabudnite si vyhradiť právo rozhodnúť, aké informácie zverejníte.
- Môžete napríklad napísať: „Zamestnanec podpisom tejto dohody dobrovoľne požaduje, aby sa spoločnosť odchýlila od jej všeobecných zásad týkajúcich sa žiadostí o referenciu. Zamestnanec poveruje spoločnosť, aby poskytovala informácie súvisiace so zamestnaním potenciálnemu zamestnávateľovi, ktorý zvažuje prijatie zamestnanca. Zamestnanec splnomocňuje spoločnosť, aby zverejnila, podľa vlastného uváženia a úsudku, akékoľvek informácie, ktoré Spoločnosť rozhodne, je vhodné zverejniť, vrátane hodnotení, hodnotení alebo informácií, ktoré má spoločnosť o správaní a výkone zamestnanca. “
- 5Zahrnúť vydanie. Uvoľnenie je výslovným prísľubom zamestnanca, že vás nebude považovať za právne zodpovedného za akékoľvek dôsledky vyplývajúce z vášho odkazu. Nezabudnite získať ochranu pre spoločnosť aj pre jednotlivých zamestnancov, ktorí poskytujú referenciu.
- Môžete napríklad napísať: „Výmenou za súhlas spoločnosti so zverejnením ďalších informácií o zamestnaní na žiadosť zamestnanca zamestnanec súhlasí s prepustením a zbavením nástupcov, vedúcich pracovníkov, riaditeľov a zamestnancov spoločnosti a spoločnosti všetkých nárokov, príčin konania a záväzkov., známy alebo neznámy, vyplývajúci alebo akýmkoľvek spôsobom spojený so zverejňovaním informácií o zamestnaní týkajúcich sa spoločnosti potenciálnym zamestnávateľom alebo s nimi akýmkoľvek spôsobom spojené. Toto vydanie obsahuje (okrem iného) nároky na urážku na cti, ohováranie, ohováranie, nedbalosť alebo zasahovanie do profesie alebo zmluvy. "
- 6Pridajte ustanovenia o štandarde. Tieto ustanovenia budete potrebovať na ochranu v prípade, že zamestnanec bude neskôr namietať proti vášmu odkazu. Zahrňte nasledujúce ustanovenia:
- Zamestnanec si zmluvu pozorne prečítal.
- Zamestnanec mal možnosť pred podpísaním dohody poradiť sa s právnikom alebo s ľubovoľnou osobou, ktorú si vybral.
- Zamestnanec podpísal prepustenie dobrovoľne a bez nátlaku.
- Toto vydanie obsahuje celú zmluvu medzi stranami a nahrádza všetky ostatné dohody o predmete.
- 7Požiadajte zamestnanca, aby sa podpísal. Vložte podpisový blok, ktorý majú podpísať zástupcovia spoločnosti a zamestnanec. Neposielajte referenčný list, pokiaľ nebudete mať v súbore podpísané vydanie.
- Ak zamestnanec odmietne podpísať prepustenie, mali by ste dôrazne zvážiť neposkytnutie odkazu nad rámec základných informácií.
Časť 3 z 3: zriadenie referenčného systému
- 1Vymyslite firemnú politiku. Vďaka zavedeniu zásad budete presne vedieť, ako odpovedať na akúkoľvek referenčnú žiadosť. Niektoré spoločnosti majú napríklad zásadu poskytovať iba informácie o holých kostiach, ako sú dátumy zamestnania, názov práce alebo popis a mzda.
- Môžete si nastaviť vlastnú politiku. Môžete napríklad chcieť poskytnúť rozsiahlejšie referencie pre zamestnancov. Ak je to tak, môžete nastaviť ako zásadu požiadať zamestnancov, aby podpísali vydania, a až potom poskytnúť úplnejší referenčný list.
- 2Rozhodnite, či sú osobné referencie prijateľné. Kolegovia spolupracovníci môžu chcieť poskytnúť referencie, aj keď spoločnosť nie. Budete musieť zvážiť, či povolíte osobné referencie, a navrhnete k nim pravidlá. Osobný odkaz napríklad nastane, keď Jane Smithová povie: „Hovorím ako Jane Smithová, ale nie ako zástupca spoločnosti.“
- Ak povolíte osobné odkazy, zahrňte zásady zakazujúce používanie hlavičkového papiera spoločnosti alebo adresy spoločnosti.
- Uistite sa tiež, že zamestnanci vo svojom odkaze uvedú, že nehovoria v mene spoločnosti.
Ak je však zamestnanec súčasným zamestnancom, môžete byť v pokušení podať referenciu, aby ste sa ich zbavili. - 3Na spracovanie referencií určte jednu osobu. Ak sa rozhodnete poskytnúť iba základné informácie, vyberte jednu osobu z oddelenia ľudských zdrojov, ktorá vám tieto informácie poskytne. Tréningom a používaním jednej osoby urobíte menej chýb.
- Keď je iná osoba požiadaná, aby poskytla referenciu, mala by odporučiť zamestnanca HR.
- Personalista by si mal taktiež uchovávať podrobné poznámky o referenciách, ktoré uvádzajú: komu bola poskytnutá a o kom zamestnancovi sa týka.
- 4Zverejnite referenčné zásady svojej spoločnosti. Zahrňte zásady do pracovných zmlúv a do manuálov alebo príručiek pre zamestnancov. Chcete, aby každý vedel, aká je pozícia spoločnosti v súvislosti s pracovnými referenciami. Zahrnúť aj informácie o vydaní.
- Môžete napríklad publikovať ukážkové vydanie vo svojej príručke pre zamestnancov, aby zamestnanci videli, s čím súhlasia, a potom vás požiadali o poskytnutie referencie.
- 5Poraďte sa s pracovným a zamestnaneckým právnikom. Ak ešte len začínate premýšľať o referenciách, mali by ste sa poradiť s právnikom, ktorý vám pomôže zorientovať sa v právnom bludisku. Každý štát má iné zákony týkajúce sa informácií, ktoré môžete poskytnúť o zamestnancovi.
- Napríklad v niektorých štátoch môžete poskytnúť informácie o zamestnancovi iba s ich súhlasom.
- Kalifornia tiež poskytuje právnu ochranu pri poskytovaní odpovedí na určité otázky.
- Advokáta môžete nájsť kontaktovaním miestnej alebo štátnej advokátskej komory. Dohodnite si konzultáciu s právnikom a prediskutujte svoje zákonné povinnosti ako zamestnávateľ. Diskutujte aj o tom, aké by mali byť referenčné zásady vašej spoločnosti.
Prečítajte si tiež: Ako odlíšiť svoj prepojený profil?
