Ako napísať kruhové písmeno?
Pri písaní obežníka je dôležité, aby ste čitateľa dostatočne rýchlo informovali o svojom názore.
Napísanie nevyžiadaného obežného listu je skvelý spôsob, ako dostať informácie k veľkej skupine ľudí naraz. Používa sa najčastejšie na získanie informácií o tovare alebo službách, ktoré chce inzerovať. Môže sa však použiť aj na iné ako obchodné účely, napríklad na šírenie informácií o komunitnom stretnutí alebo o zmene vo vašom živote. Na to, aby ste ho mohli napísať sami, musíte začať tým, že sa rozhodnete pre svoju tému a svoje podporné body. Ak ich máte poruke, môžete ľahko načrtnúť a potom napísať svoj list. Aby ste to dokončili, stačí si ho ešte raz prečítať pre preklepy a zaistiť, aby list poskytoval všetky požadované informácie.
Časť 1 z 3: napísanie vášho úvodu
- 1Rozhodnite sa, komu by mal byť váš list napísaný. Pri písaní obežníka je dôležité mať na pamäti konkrétne publikum. Hneď na začiatku budete vedieť, kto je vaše publikum, a pomôže vám to vytvoriť jasný a efektívny list, ktorý je prispôsobený špeciálne pre nich.
- 2Napíšte úvodný pozdrav. Začnite všeobecným pozdravom, napríklad „Vážený investor“ alebo „Dobrý deň, vážený zákazník.“ Tento jednoduchý pozdrav určuje tón listu a ukazuje, že ste profesionál.
- V prípade kruhového listu, ktorý adresuje mnohým ľuďom, nemôžete použiť bežný osobný pozdrav, ako napríklad „Dear Jane Smith “. Namiesto toho musíte používať veľmi všeobecný jazyk a pritom byť vždy srdeční a pútaví.
- Môžete vyskúšať srdečný pozdrav, napríklad „Vážení zákazníci“ alebo „Vážení vážení kolegovia “, alebo len obyčajný pozdrav, napríklad „Vážení členovia komunity “.
- 3Stručne vysvetlite, kto ste. Tieto informácie by mali zahŕňať vaše profesionálne postavenie, ak sa to do písmena týka, a spôsob, akým ste v spojení s čitateľmi. To dáva čitateľovi kontext o tom, prečo mu píšete, a tým mu hovorí, prečo by mal pokračovať v čítaní.
- Ak napríklad vlastníte catering a píšete predchádzajúcim klientom, napíšte: „Moje meno je Erin Smith a vlastním spoločnosť Catering Plus. Píšem vám dnes, pretože som vďačný za to, že vás mám ako zákazníka v minulosť."
Tip: Aj keď si myslíte, že každý, kto list číta, už vie, kto ste, stručné vysvetlenie vašej pozície im poskytne kontext, prečo im píšete.
Napísanie nevyžiadaného obežného listu je skvelý spôsob, ako dostať informácie naraz k veľkej skupine ľudí.
Časť 2 z 3: zloženie tela vášho listu
- 1Povedzte svojim čitateľom o svojej hlavnej téme v prvom odseku. Pri písaní obežníka je dôležité, aby ste čitateľa dostatočne rýchlo informovali o svojom názore. Namiesto bitia okolo kríka povedzte čitateľovi, čo chcete, aby hneď vedel. To zabezpečí, že aj keď nebudú pokračovať v čítaní, získajú všeobecnú predstavu.
- Píšete na podporu predaja? Píšete, aby ste informovali ľudí o investičnej príležitosti? Bez ohľadu na to, čo je hlavným posolstvom, objasnite to na začiatku.
- Ak napríklad chcete, aby si čitateľ kúpil váš produkt, povedzte niečo ako: „Píšem dnes, pretože mám úžasný nový produkt, ktorý si myslím, že by vám mohol byť užitočný.“
Tip: Hlavný bod kruhového písmena by nemal byť komplikovaný. Čím jasnejšie a jednoduchšie budete svoje tvrdenie uvádzať, tým viac ľudí pravdepodobne porozumie tejto záležitosti aj pri rýchlom skenovaní vášho listu.
- 2Vytvorte si zoznam svojich podporných bodov, aby ste sa na ne mohli odvolávať pri písaní. Ak budete mať v liste zapísanom ďalšie body alebo nápady, ktoré chcete vyjadriť, môže vám to pomôcť udržať si správu pri písaní tela listu. Urobte odrážky zo všetkého, čo chcete zahrnúť do listu, aby ste si ich mohli zapamätať a odškrtnúť, keď ich zahrniete.
- Ak napríklad píšete o výpredaji výrobku, ktorý predávate, odrážky, ktoré by ste mohli uviesť, zahŕňajú predajnú cenu alebo percento zľavy, ako dlho bude výpredaj prebiehať a ako vás kontaktovať v súvislosti s kúpou produktu.
- 3Poskytnite podporné informácie v 1 alebo 2 základných odsekoch. Každý z vašich odsekov by sa mal zamerať na podporu vášho celkového bodu. Povedzte čitateľovi podrobnosti o tom, prečo potrebuje váš produkt, prečo by mal robiť to, čo od neho požadujete, alebo prečo sa vo vašej spoločnosti dejú zmeny. Musia to byť krátke a jasné odseky, ktoré slúžia na podporu ústredného bodu vášho listu.
- Ak je váš list napríklad o predaji, ktorý má vaša firma, urobte jeden odsek o tom, čo presne je na predaj. Začnite odsek tým, že napíšete: „Dovoľte mi, aby som vám povedal niečo o tomto produkte, aby ste pochopili, akú skvelú ponuku ponúkame.“
- Ďalší odsek by mohol byť o tom, prečo je vaša ponuka taká výhodná. Tento odsek by ste mohli začať tým, že svojim potenciálnym zákazníkom oznámite: „Ponúkame vám na tomto produkte tak veľa výhod, pretože si vás ako zákazníka vážime a chceme naše úspory preniesť na vás.“
- Ak píšete zamestnancom svojej spoločnosti o presťahovaní kancelárie do novej budovy, jeden alebo dva odseky v jadre by mali obsahovať všeobecný časový harmonogram sťahovania a to, ako by mali očakávať, že tento krok ovplyvní ich pracovný tok. Môžete začať tým, že poviete: „Celý krok by mal trvať 2 týždne“, a potom sa podrobne venovať tomu, ako bude tento čas rozdelený.
- 4Napíšte záverečný odsek alebo vyhlásenie. Na záver by ste mali zopakovať svoj hlavný bod a poďakovať čitateľovi, že si našiel čas na prečítanie vášho listu. To vás dovedie k myšlienke domov a vytvorí dobrý pocit, keď čitateľ dočíta váš list.
- Ak napríklad váš kruhový list čitateľom hovorí o vašej novej profesionálnej pozícii, zopakujte názov a prečo by tieto informácie mohli byť pre čitateľa dôležité. Môžete povedať: „Ešte raz som veľmi vďačný za to, že som teraz vedúcim marketingovej divízie Omniglobalu a dúfam, že s touto novou pozíciou budem schopný vybudovať nový a produktívny vzťah s vašou spoločnosťou.“
Okrúhly list by mal byť dostatočne dlhý, aby čitateľovi poskytol všetky relevantné informácie, ktoré chcete, aby vedel.
Časť 3 z 3: korektúra a úprava listu
- 1Upravte dĺžku listu. Okrúhly list by mal byť dostatočne dlhý, aby čitateľovi poskytol všetky relevantné informácie, ktoré chcete, aby vedel. Musí však byť aj dostatočne krátky, aby sa čitateľ pri jeho čítaní nenudil. Ak je list dlhší ako strana, je potrebné ho skrátiť. Hľadaj v písaní opakovanie a uprav to. Zvážte tiež, či váš čitateľ potrebuje poznať všetky podrobnosti, ktoré ste uviedli, a niektoré nie.
- Úprava vlastného písania môže byť náročná, pretože ste si mysleli, že všetko, čo ste uviedli, je dosť dôležité na to, aby ste to mohli zahrnúť. Z tohto dôvodu zvážte požiadanie niekoho s čerstvými očami, aby sa pozrel na vašu prácu.
- 2Prečítajte si svoj list a opravte preklepy. Keď skončíte s písaním, je dôležité, aby ste sa vo svojej práci pozreli na chyby. Nájdenie času pomôže zaistiť, aby bol váš list profesionálny a aby sa čitateľ mohol zamerať na vašu správu, nie na vaše chyby.
Tip: Ak máte obavy z preklepov aj po tom, ako si list prejdete sami, požiadajte priateľa alebo spolupracovníka, aby sa na to tiež pozreli.
- 3Uistite sa, že uvoľňujete autorizované informácie. Pri odosielaní obchodného listu je dôležité poskytnúť veľmi obmedzené informácie. Neposielajte kruhové listy dôverné informácie alebo informácie, ktoré nechcete, aby sa široká verejnosť dozvedela.
- Napríklad, ak píšete kruhový list, ktorý je určený zamestnancom o zmene vo vedení vo vašej spoločnosti, v mnohých prípadoch nechcete uviesť základné dôvody zmeny, pretože by sa mohli zle odrážať na spoločnosti alebo môžu otvoriť spoločnosť žalobe.
Neposielajte kruhové listy dôverné informácie alebo informácie, ktoré nechcete, aby sa široká verejnosť dozvedela. - 4Naformátujte list. Váš list by mal mať obchodný formát, ktorý v hornej časti obsahuje názov vašej firmy a jej adresu, zvyčajne v strede. Ak máte hlavičku podnikania, môže to slúžiť na tento účel. Dátum by ste mali zahrnúť aj v ľavom hornom rohu nad pozdravom, aby čitatelia pri jeho čítaní vedeli, či je list aktuálny.
- V spodnej časti listu by ste mali uviesť svoje meno a kontaktné informácie, ktoré zvyčajne obsahujú vašu e -mailovú adresu a telefónne číslo.
- 5Overte, či list odosielate správnym ľuďom. Keď svoj list dokončíte, stačí ho odoslať. Pred odoslaním si však zoznam adries prezrite ešte raz, aby ste sa uistili, že sú k dispozícii všetkým, ktorým chcete, a že adresy, ktoré používate, sú správne.
- Ak dostávate informácie o svojej firme, obecně urobte svoj zoznam adries čo najrozsiahlejší. Čím viac ľudí oslovíte, tým väčšia je pravdepodobnosť, že získate viac zákazníkov a obchodných kontaktov.
Prečítajte si tiež: Ako pripraviť dieťa na návrat do školy?
Prečítajte si tiež:
Súvisiace články
