Ako dokončiť veľké objemové zaťaženie?
Vráťte prácu spolupracovníkom, ktorú ste považovali za láskavosť, ak ste v poslednom čase prijali veľké množstvo práce.
Napriek tomu, že je dobré, aby pracovníci vykonávali veľký objem práce, aby ukázali, že sú usilovní a spoľahliví, znamená to tiež, že musíte mať zavedenú stratégiu na predchádzanie vyhoreniu. Naučiť sa zvládať deň tak, aby ste vykonali maximum práce, a prijať opatrenia na zníženie každodenného stresu, sú súčasťou plánu na to, aby ste veľké množstvo práce vykonali najlepším spôsobom.
Metóda 1 z 3: Organizácia práce
- 1Rozhodnite, ktoré záväzky nie sú potrebné. Na pracovisku môžete mať okrem záväzkov, ktoré sa týkajú vášho súčasného veľkého objemu projektu, mnoho ďalších záväzkov. Nájdite si čas a vyhodnotte tieto záväzky. Týkajú sa konkrétne vášho popisu práce? Existuje spolupracovník, ktorý je kvalifikovanejší na to, aby sa s nimi vysporiadal?
- Získajte povolenie na odstránenie záväzkov, ktoré nemusia byť nevyhnutne vašou úlohou. Povedzte svojmu nadriadenému, že úlohy mimo konkrétneho pracovného zaťaženia vám uberajú na produktivite a váš šéf vás môže ochotne nechať dať ich niekomu inému.
- Vráťte prácu spolupracovníkom, ktorú ste považovali za láskavosť, ak ste v poslednom čase prijali veľké množstvo práce. Keď máte veľkú pracovnú záťaž, musíte prestať brať zodpovednosť iných ľudí.
ODBORNÁ TIPPokiaľ ide o odstraňovanie nepotrebných úloh, Elizabeth Douglasová, generálna riaditeľka sprievodcu, radí: „Musíte si stanoviť priority. Potom buďte realistickí v tom, čo môžete urobiť, a komunikujte o úlohách, ktoré nebudete môcť dokončiť.
- 2Pozrite sa, koľko času venujete jednotlivým projektom. Vytvorte si časový záznam, v ktorom zaznamenáte, koľko času strávite typickou časťou pracovného zaťaženia. Keď zistíte, ako dlho trváte, môžete podniknúť kroky na skrátenie tohto času. Tento časový rámec môžete tiež použiť na zostavenie efektívnejšieho denného plánu.
- Mohlo by byť užitočné zostaviť tabuľku toho, ako dlho trvá každému projektu, aby sa údaje mohli automaticky generovať do akéhokoľvek typu vizuálu, ktorý vám pomôže najlepšie-čiarový graf, graf atď.
- Vytvorte riadky pre každý názov projektu, trvanie a čas začiatku a ukončenia. Môžete dokonca urobiť riadok pre prerušenia a zahrnúť tieto časy začiatku a konca.
- 3Odstráňte rušenia pracovného priestoru. Keď si zmapujete svoje každodenné pracovné skúsenosti, budete mať k dispozícii vizuálneho sprievodcu, kde môžete prestať robiť veci, ktoré znižujú váš pracovný tok. Môžete napríklad vypnúť e -mailové upozornenia, aby ste e -maily nestíhali na požiadanie, ale radšej si vyhradili časové bloky na odosielanie e -mailov.
- To isté môžete urobiť pre telefónne hovory vypnutím zvonenia a umiestnením telefónu tam, kde sa vám nezobrazujú zmeškané upozornenia. Vypnite upozornenia pre sociálne médiá a všetky ďalšie aplikácie v telefóne aj počítači.
- Zabráňte spolupracovníkom v prístupe do vášho pracovného priestoru tým, že v prípade potreby nepretržitého sústredenia umiestnite značku „Nerušiť“.
Keď pracujete na veľkom pracovnom zaťažení, ste pravdepodobne pod veľkým tlakom. - 4Naplánujte si čas prerušenia. Nikto sa nemôže vyhnúť rušeniu na rušnom pracovisku. Namiesto toho, aby ste zatvorili dvere a nikomu nehovorili, aby sa s vami celý deň rozprával, naplánujte si dni, v ktorých ste ochotní byť prerušený. Ak ste napríklad profesor, reklama „úradné hodiny“ znamená, že umožníte študentom prerušiť vás, kedykoľvek budú potrebovať pomoc.
- Môžete použiť protokol činnosti, ktorú ste vytvorili, aby vám ukázať, čo dennú dobu ste s najväčšou pravdepodobnosťou nebude potrebovať spolupracovníkov, a plánovať svoj okno prerušenie na vtedajšiu dobu.
- Spolupracovníkom môžete oznámiť, keď budete k dispozícii, e -mailom alebo zverejnením podpisu vo svojom pracovnom priestore.
- 5Zorganizujte si pracovný priestor. Udržať si organizovaný pracovný priestor nie je dobré len na to, aby ste odstránili veci, ktoré vás rozptyľujú, ale je to tiež na udanie tónu efektívneho pracovného dňa. Ak sú potrebné dokumenty uložené na hromade, strácate čas hľadaním. Uložte všetko potrebné na konkrétne miesto, aby ste sa mohli rýchlo pohybovať.
- Skúste nechať pri stole malú kartotéku a vytvorte karty priečinkov, aby ste mohli rýchlo organizovať papierovanie, keď sa dostane na stôl.
- Zaobstarajte si veľký stolový kalendár a nechajte si ho na stole, aby ste si mohli rýchlo ceruzkou písať schôdze a dôležité termíny.
- 6Uprednostnite úlohy podľa termínu. Každý deň si dajte 30 minút a naplánujte si svoj deň vrátane zostavenia zoznamu najdôležitejších úloh v poradí podľa termínu. Upravte tento zoznam počas celého dňa, aby ste sa najskôr zaoberali najdôležitejšími úlohami, aj keď vám na stole počas celého dňa prídu nové úlohy.
- Ak napríklad pracujete v zákazníckom servise, môžu vám rozzúrení zákazníci volať a odosielať e-maily, aj keď vás šéf pripravuje o dlhodobý dokument. V dokumente by ste sa mali najskôr zastaviť, aby ste vyriešili obavy zákazníkov.
- Aktualizujte svoj zoznam, aby ste nevyšli z cesty.
Metóda 2 z 3: Interakcia so svojimi spolupracovníkmi
- 1Povedzte svojmu nadriadenému o svojej potrebe zostať koncentrovaný. Aj keď je váš šéf pravdepodobne tým, kto vám v prvom rade priradil veľkú záťaž, informovanie o vašich časových obmedzeniach im pomôže porozumieť tomu, aby vám neposkytli prácu, ktorá vás rozptyľuje. Buďte zdvorilí a požiadajte ich o informácie o vašom pracovnom vyťažení, aby ste s nimi udržovali dobré vzťahy.
- Buďte zdvorilí a vysvetlite svojmu šéfovi, že by ste chceli zapracovať na jeho novom zadaní, ale váš aktuálny termín tomu bráni. Ponúknite sa, že na tom budete pracovať inokedy, alebo ich odkážte kolegovi, ktorému dôverujete, že bude robiť dobrú prácu.
- Nezabudnite byť so svojim šéfom flexibilní. Ak vás požiadajú, aby ste pracovali na inom projekte, pretože termín je skôr ako ten váš, buďte otvorení tomuto rušeniu. Počítajte to ako súčasť vašich plánovaných vyrušení.
- 2Upozornite svojich spolupracovníkov na potrebu koncentrácie. Na svoju skriňu nedávajte iba nápis, ktorý hovorí svojim spolupracovníkom, aby vás nechali na pokoji. Pošlite e-mail alebo ich povedzte tvárou v tvár, aby nedošlo k žiadnej nevraživosti. Vysvetlite, že máte každý deň konkrétny časový rámec na prerušenie a požiadajte ich, aby rešpektovali váš denný rozvrh.
Keď máte veľkú pracovnú záťaž, musíte prestať brať zodpovednosť iných ľudí. - 3Nájdite spolupracovníkov, ktorí vám môžu pomôcť. Možno budete môcť zadať časť práce externe vo svojom veľkom pracovnom zaťažení vyhľadaním kvalifikovaných spolupracovníkov. Možno budete chcieť nájsť spolupracovníka, ktorý dokáže vykonávať úlohy, ktoré sa vám zdajú ťažké, alebo nájsť kolegov, ktorým môžete ľahkú prácu odovzdať.
- Uistite sa, že ktokoľvek, koho prijmete, má silnú pracovnú morálku a nemá problémy s dodržiavaním denného plánu, ktorý implementujete, aby ste dodržali svoju úlohu.
- 4Pri všetkých interakciách v práci buďte zdvorilí a taktní. Nezabudnite, že chcete udržiavať príjemné pracovné prostredie, pretože nespokojní spolupracovníci vám môžu zvýšiť stres a rozptýliť vás. Aby ste to urobili, buďte pri svojich interakciách čo najviac zdvorilí a láskaví.
- Keď kolega ignoruje váš plánovaný časový rámec prerušenia a vbehne, keď ste obzvlášť koncentrovaní, odolajte impulzom byť hrubý. Namiesto toho povedzte niečo ako: „Áno, chápem, čo hovoríte, ale práve sa zameriavam na tento projekt. Mohol by som sa s vami porozprávať počas obednej prestávky?“
Metóda 3 z 3: Predchádzanie vyhoreniu
- 1Uvedomte si, že ste pravdepodobne v strese. Keď pracujete na veľkom pracovnom zaťažení, ste pravdepodobne pod veľkým tlakom. Môžete sa cítiť ohromení množstvom práce, ktorú musíte zvládnuť. Nakoniec stres spôsobí, že budete chcieť prestať, čo má za následok vyhorenie. Aby ste tomu zabránili, musíte znížiť stres.
- Príznaky stresu sa prejavujú vo vašej mysli, tele, emóciách a správaní. Môžete zaznamenať stres s príznakmi, ako je nedostatok pamäti, zrýchlený tep, zmena stravovacích návykov, podráždenosť, pocit samoty a mnoho ďalších.
- 2Doprajte si prestávky. Aby ste predišli vyhoreniu, urobte si malé prestávky po celý deň. Môžu to byť prestávky v technológiách, napríklad vykročenie od pracovného stola, aby sa s vami nikto na krátky okamih nemohol skontaktovať. Prestávky môžu byť aj krátkodobé prepínanie na inú úlohu. Prestávky sú dobré. Zoberte si jednu každú hodinu.
- 3Naplánujte si odmeny pre seba. Sľubovanie si, že v určitom bode projektu si dáte prestávku, vám môže pomôcť udržať si motiváciu, ktorú potrebujete na dokončenie práce. Môžete však uvažovať aj viac, než len o každodenných odmenách. Naplánujte si dovolenku alebo víkend, aby ste sa mali na čo tešiť.
- Môžete sa tiež odmeniť plánovaním niečoho kreatívneho na konci pracovného dňa alebo naplánovaním týždenného výletu do posilňovne alebo von s priateľmi.
Možno budete môcť zadať časť práce externe vo svojom veľkom pracovnom zaťažení vyhľadaním kvalifikovaných spolupracovníkov. - 4Prestaňte myslieť na prácu, keď pôjdete domov. Skúste na deň odísť z práce, keď odídete domov. Nastavte hranice so svojim šéfom a spolupracovníkmi tak, aby vás nekontaktovali, keď ste doma, alebo si zaobstarajte samostatný pracovný telefón a vypnite ho, akonáhle sa dostanete domov.
- Po ceste domov si precvičte relaxačné techniky, takže kým sa dostanete k dverám, budete oveľa pokojnejší.
- Môžete vyskúšať dýchacie techniky na spomalenie srdcového tepu alebo si do auta dať aromaterapiu, ak šoférujete.
- Ak jazdíte verejnou dopravou alebo spolujazdou, skúste si prečítať alebo počúvať knihu alebo časopis, ktoré vám pomôžu zabudnúť na pracovný deň.
- 5Vykonajte bezpečnostné opatrenia. Ak si vaša práca vyžaduje fyzickú prácu, môže byť tiež stresujúce myslieť na svoju fyzickú bezpečnosť a bezpečnosť svojich spolupracovníkov, keď pracujete na veľkom pracovnom zaťažení. Nastavte bezpečnostné opatrenia, aby ste mohli tento stresový faktor odstrániť z pracovného prostredia.
- Dodržujte všetky bezpečnostné pokyny, ktoré odporúča vaša spoločnosť, a pravidelne sa pýtajte svojich spolupracovníkov, aby ste sa uistili, že ich aj udržiavajú.
- Ak je vaša spoločnosť v bezpečnostných opatreniach trochu zdržanlivá, založte si ju sami.
- Zostaňte hydratovaní, ak je vaša práca fyzicky náročná.
- Porozprávajte sa s niekým, ak na sebe začnete vidieť príznaky vyhorenia, napríklad s dôveryhodným členom rodiny alebo priateľom, terapeutom, dokonca aj so šéfom. Môžu byť ochotní odobrať vám niektoré z úloh.
- Syndróm vyhorenia vás ľahko nájde, keď sklamete svoju stráž. Po vyhorení nastávajú bez varovania psychické a fyzické zdravotné problémy. Preto je dôležité, aby ste sa o seba starali, než sa začne vyhorenie.
Prečítajte si tiež: Ako zostať zaneprázdnený v práci?
